1、審計報告項目編號：2013002項目名稱：設(shè)備采購審計報告時間：2013年1月21日主送：工程部、hrzK電工程科報送：*經(jīng)理、董事長抄送：總副總經(jīng)理目錄頁數(shù)項目概述3審計總體結(jié)論3審計發(fā)現(xiàn)與建議7后續(xù)跟蹤7【項目概述】1、項目背景應(yīng)公司董事會要求，審計部于20135月4日起對工程部、HR水電工程科涉及的工程設(shè)備采購事項進(jìn)行專項審計2、審計目的希望通過此次工程設(shè)備采購專項審計，達(dá)到以下預(yù)定目標(biāo)：(1)了解公司有關(guān)工程設(shè)備采購現(xiàn)狀；(2)發(fā)現(xiàn)工程設(shè)備采購事項的內(nèi)控缺失；(3)改善工程設(shè)備采購流程。3、審計范圍(1)業(yè)務(wù)范圍：工程部與HR水電科涉及到工程設(shè)備采購事項；(2)期間范圍：20091月至

2、20133月；(3)資料范圍：供應(yīng)商資質(zhì)清單、供應(yīng)商交易統(tǒng)計表、采購付款統(tǒng)計表等；(4)組織范圍：工程部、HR水電工程科、生產(chǎn)部、財務(wù)部、總經(jīng)辦法務(wù)；(5)流程范圍：公司現(xiàn)有涉及到工程設(shè)備采購的流程規(guī)范、外部法規(guī)要求；4、審計方法本次專項審計采用了以下審計取證方法：(1)對合同及公司制度執(zhí)行情況的檢查；(2)對相關(guān)人員進(jìn)行詢問、訪談；(3)對采購價格進(jìn)行審查、詢價；(4)對有關(guān)數(shù)據(jù)及檢查情況進(jìn)行計算；【審計總體結(jié)論】工程部作為公司工程設(shè)備管理部門，對公司的技術(shù)革新和工藝改進(jìn)有較大的促進(jìn)和推動作用。H冰電工程科在資料管理、采購制度執(zhí)行情況等方面表現(xiàn)良好。綜合本次專項審計來看，被審計單位通過工程設(shè)

3、備(含裝修)的采購工作(其中工程部采購額為2562.26萬元、HRK電工程科采購額為634.78萬元)有效的滿足了公司生產(chǎn)需求，為公司全年目標(biāo)的完成做出貢獻(xiàn)，但也存在一些問題，主要表現(xiàn)在詢價力度不足、儲備供應(yīng)商信息不夠、制度建設(shè)欠缺等方面?！緦徲嫲l(fā)現(xiàn)與建議】本次工程設(shè)備采購專項審計主要方向為制度檢查、合同及價格審查、內(nèi)控建設(shè)與改善。根據(jù)審計人員審計發(fā)現(xiàn)，并依照審計發(fā)現(xiàn)、合規(guī)規(guī)范、審計建議的順序列示如下：1、不相容職務(wù)沒有分離，部門牽制無法達(dá)成(1)審計發(fā)現(xiàn)：被審計部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)、詢價、議價、簽訂合同、設(shè)備驗收、跟進(jìn)付款等采購主要流程。(2)合規(guī)規(guī)范：采購流程中需求部門、供應(yīng)商開發(fā)、詢價議價

4、、確定并簽訂合同、設(shè)備驗收、跟進(jìn)付款等不相容職務(wù)應(yīng)分離。(3)審計建議：按照工程設(shè)備(標(biāo)準(zhǔn)型號)采購流程圖的思路由采購部起草工程設(shè)備(標(biāo)準(zhǔn)型號)采購程序文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。2、供應(yīng)商檔案管理及詢價資料保管不到位(1)審計發(fā)現(xiàn)：工程部40家供應(yīng)商，截止2010年4月30日保留營業(yè)執(zhí)照的僅為32.5%cHRK電工程科也是多次整理才找齊營業(yè)執(zhí)照。工程部有關(guān)工程設(shè)備采購的詢價、議價資料除中標(biāo)的均未保存。HRK電工程科議價資料也有遺漏。(2)合規(guī)規(guī)范：供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照在供應(yīng)商資信調(diào)查時應(yīng)當(dāng)提交。(采購與付款控制管理制度中2.3.條規(guī)定供應(yīng)商評估資料應(yīng)備案存檔)(3)審計建議：加強供應(yīng)商檔案管理，結(jié)

5、合供應(yīng)商管理及輔導(dǎo)程序，部門建立供應(yīng)商信息登記和儲備制度。3、供應(yīng)商或加工方資質(zhì)調(diào)查(考核)執(zhí)行內(nèi)容缺失(1)審計發(fā)現(xiàn)：工程部未能提供工程設(shè)備生產(chǎn)商的有關(guān)資質(zhì)調(diào)查資料，可能影響工程設(shè)備質(zhì)量及后續(xù)維修質(zhì)保(2)合規(guī)規(guī)范：對于工程設(shè)備采購必須明確技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)，同時進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)考察，避免設(shè)備技術(shù)缺陷和維修難度。(3)審計建議：參考品管部制訂的供應(yīng)商認(rèn)證細(xì)則，采購部門與工程技術(shù)部門等部門進(jìn)行必要的現(xiàn)場考察和技術(shù)詢問，并提交書面資質(zhì)技術(shù)認(rèn)證報告。4、詢價力度不夠，沒有“貨比三家”，影響公司采購成本(1)審計發(fā)現(xiàn)：被審計部門在比價時供應(yīng)商個數(shù)一般都少于3家，有時僅有1家。審計部在隨機(jī)抽取工程部3個標(biāo)準(zhǔn)

6、設(shè)備進(jìn)行價格審查，占工程部標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購總數(shù)的6%取得的抽查報價有8家，有82%氐于公司采購價格，其中東莞*機(jī)報價為12萬元(我司采購價格為12.4萬元)。HRK電工程科劉獻(xiàn)祥主任建議裝修、輔助安裝類非標(biāo)工程報價供應(yīng)商建議有兩家或以上，通過所作工程項目的可靠性和信益度建議長期固定1-2家進(jìn)行相應(yīng)工程制作。(2)合規(guī)規(guī)范：采購詢價原則上是“貨比三家”。(3)審計建議：原則上設(shè)備采購應(yīng)當(dāng)貨比三家，若達(dá)不到，需提出書面意見經(jīng)主管副總批準(zhǔn)方可。同時采取多種渠道進(jìn)行價格咨詢，建立價格信息庫。5、工程設(shè)備采購立項尚無規(guī)范程序(1)審計發(fā)現(xiàn)：工程部從2010年度啟動工程設(shè)備采購立項工作，但有些工程立項與實施時

7、間銜接較緊。經(jīng)詢問生產(chǎn)部*經(jīng)理了解到，有些立項指標(biāo)并未經(jīng)使用部門會商，立項也未經(jīng)其會簽，可能造成生產(chǎn)線人員編制剩余。工程部李工解釋為由于生產(chǎn)部簽閱立項意見時間較久，影響工程進(jìn)展計劃，所以后期沒有再找生產(chǎn)部會簽。(2)合規(guī)規(guī)范：立項目的是為了改善工藝，達(dá)成年度生產(chǎn)目標(biāo)，所以立項應(yīng)經(jīng)各部門共同會商制訂。(3)審計建議：啟動工程設(shè)備革新立項計劃工作，采取由上而下與由下而上相結(jié)合的立項計劃，同時由工程部牽頭起草立項規(guī)范程序，明確立項流程及方法。6、工程驗收制度未完全履行(1)審計發(fā)現(xiàn)：H冰電工程科存在部分工程設(shè)備尚無驗收單據(jù)或驗收時間與竣工時間問隔3個月以上情形。H冰電工程科經(jīng)辦的某些工程存在一個部門

8、(HRK電工程科)驗收的情況。工程部的設(shè)備驗收雖是使用部門與工程部共同驗收，但使用部門大多是班組長簽字，生產(chǎn)部主管或經(jīng)理沒有簽名確認(rèn)，且班組長簽字內(nèi)容大多為“符合要求、滿足生產(chǎn)需要”等詞句，沒有明確具體設(shè)計指標(biāo)數(shù)據(jù)。(2)合規(guī)規(guī)范：設(shè)備或裝修都應(yīng)驗收，且應(yīng)當(dāng)是使用部門與工程技術(shù)部門共同驗收合格方可。(3)審計建議：已與工程部陳*、HRK電工程科劉主任就工程設(shè)備驗收單提出驗收工作需使用部門與工程技術(shù)部門共同驗收，且使用部門負(fù)責(zé)人需在驗收單上簽字確認(rèn)達(dá)到技術(shù)合作協(xié)議中的某些指標(biāo)(涉及保密性指標(biāo)不會寫在驗收單上)。7、加工方未提供合作開發(fā)的非標(biāo)設(shè)備技術(shù)圖紙(1)審計發(fā)現(xiàn)：非標(biāo)設(shè)備加工方未提供給我司相

9、關(guān)非標(biāo)設(shè)備的機(jī)械原理圖和電氣線路圖等相關(guān)技術(shù)圖紙信息。工程部李工解釋為公司已有部分設(shè)備的易損件圖紙和編程源程序。(2)合規(guī)規(guī)范：按照公司與非標(biāo)設(shè)備加工方簽訂的技術(shù)協(xié)議明確指出雙方為合作開發(fā)，公司有理由和權(quán)力取得經(jīng)加工方確認(rèn)的書面的非標(biāo)設(shè)備的相關(guān)技術(shù)資料和圖紙，否則可能影響我司申請專利或是增加維修革新成本。(3)審計建議：建議由工程部與非標(biāo)設(shè)備加工方協(xié)商取回所有已簽訂技術(shù)合作開發(fā)合同的技術(shù)資料和圖紙的書面資料。建議法務(wù)專員重新修訂技術(shù)合同版本，明確提交方式和提供資料的內(nèi)容。8、合同未蓋章、總經(jīng)理未簽字已實施、未簽保密協(xié)議和技術(shù)協(xié)議等(1)審計發(fā)現(xiàn):HRK電工程科工程部備注抽查份數(shù)10份42份合同

10、總數(shù)35份251份抽查比例28.6%16.7%問題點12009年HRK電工程科的二棟一樓男廁所蹬位隔墻安裝維修工程，合同簽訂日期早于總經(jīng)理批準(zhǔn)請購單日期7份合同未簽訂保密協(xié)議，占抽查總數(shù)的17%問題點2法務(wù)專員在審查合同時發(fā)現(xiàn)HRK電工程科有關(guān)裝修工程未附工程圖紙，且有部分合同未經(jīng)其審核，或者是法務(wù)審核后其它人員又自行添加相關(guān)條款。3份合同未簽技術(shù)協(xié)議，占抽查總數(shù)的7%問題點334份合同未加蓋公章或采購合同章(總經(jīng)理已簽名)，占抽查總數(shù)的80.9%問題點4在抽查的35份已簽保密協(xié)議的合同中，有28份違約金額處畫“/”，有7處違約金額處為10000元，合同總額與違約金比例嚴(yán)重不符問題點5工程部李

11、工解釋為總經(jīng)理出差，電話中口頭授權(quán)生產(chǎn)王總代簽合同。(2)合規(guī)規(guī)范：按照公司規(guī)定有關(guān)合同必須簽訂技術(shù)協(xié)議和商務(wù)保密協(xié)議；2009年11月1日實施的財務(wù)審批制度中明確規(guī)定超過200M的請購單、合同批準(zhǔn)人為公司總經(jīng)理。合同一般是在公司法人或授權(quán)簽字人簽字、蓋章后方可生效，除例外情況外。(3)審計建議：第一、由工程部對未加蓋公章或采購合同章的合同進(jìn)行補蓋印章；第二、由總經(jīng)辦法務(wù)專員起草合同評審管理制度，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施；第三、對于保密協(xié)議中的保密期限與違約金金額，由法務(wù)專員根據(jù)有關(guān)規(guī)定和公司實際情況制定相關(guān)期限和比例，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施；第四、對于已返還供應(yīng)商的合同，可以采取發(fā)回補蓋（若設(shè)備已完成

12、驗收并交付使用，可以不用補蓋）；對于未簽訂保密協(xié)議的補簽保密協(xié)議；對于保密協(xié)議金額空白或劃“/”的，簽訂補充協(xié)議，明確保密期限和金額。由法務(wù)專員制訂有關(guān)合同的標(biāo)準(zhǔn)格式，經(jīng)公司高管簽閱后受控并實施。（在公司OA上已有部分格式合同，但經(jīng)詢問法務(wù)專員*證實，部分格式合同已失效或與現(xiàn)行的不符，同時也存在部分格式未上傳的情況。）【后續(xù)跟蹤】根據(jù)報告中【審計發(fā)現(xiàn)與建議】的內(nèi)容，與業(yè)務(wù)部門達(dá)成共識，制定改進(jìn)計劃如下我們將在2010年11月實施后續(xù)跟蹤：序號問題點反饋意見責(zé)任人完成時1可1審計發(fā)現(xiàn)與建議【1】號由采購部制訂工程設(shè)備采購程序文件*2010-6-152審計發(fā)現(xiàn)與建議【2】號加強資料檔案管理*2010-6-103審計發(fā)現(xiàn)與建議【5】號工程設(shè)備立項程序文件李*斌2010-6-154審計發(fā)現(xiàn)與建議【6】號工程設(shè)備驗收單改版*群2