1、人事檔案管理暫行辦法1目的為了加強對公司內(nèi)部員工人事檔案管理，理順人事檔案和勞動關(guān)系變動轉(zhuǎn)移程序，做好個人檔案的收集、整理工作，有效地保護(hù)和使用檔案，規(guī)范公司人事檔案管理行為，以滿足現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的需要，特制定本辦法。2釋義2.1人事檔案管理按照“統(tǒng)一規(guī)范、分級管理”的原則，由各級人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的歸集和管理，以保證檔案完整與安全。2.2人事檔案屬永久性保存檔案，對離退休、離職、除名人員人事檔案可轉(zhuǎn)入有關(guān)部門保管，任何單位或部門不得銷毀或丟失個人檔案。3適用范圍本辦法適用于XXXX公司。4人事檔案的管理權(quán)限和職責(zé)4.1公司辦公室是公司人事檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)制訂人事檔案的管理制度

2、，指導(dǎo)和監(jiān)督公司分廠及處室的人事檔案管理工作。4.2人事檔案管理權(quán)限根據(jù)集團(tuán)相關(guān)文件規(guī)定，集團(tuán)組織人事部負(fù)責(zé)公司各部室員工、全資子公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、控股子公司由集團(tuán)公司派出班子成員的人事檔案管理，并代管駐XXXX公司合同制員工的人事檔案，XXXX公司負(fù)責(zé)本單位聘用制員工的檔案保管；集團(tuán)公司派出到XXXX公司（除班子成員外）員工的人事檔案原則上由原單位管理，若需轉(zhuǎn)移人事檔案關(guān)系，按組織人事部人事變動通知辦理。4.3人事檔案管理的職責(zé)負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和查詢使用人事檔案，及時對人事檔案資料進(jìn)行歸檔，保證檔案的完整性和真實性；辦公室負(fù)責(zé)人對人事檔案工作要進(jìn)行定期檢查，了解各類人事檔案材料歸檔

3、情況，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理權(quán)限；按規(guī)定程序辦理檔案的接收和轉(zhuǎn)移手續(xù)，及時做好檔案接收和轉(zhuǎn)移記錄；妥善保管人事檔案，做好防火、防蝕、防盜等工作，確保檔案安全；嚴(yán)肅人事檔案的保密性，未經(jīng)權(quán)限主管批準(zhǔn)不得私自傳借、提供人事檔案材料或檔案復(fù)印件，不得私自讓他人查閱、抄錄、復(fù)制人事檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、偽造檔案，禁止擅自銷毀檔案。4.4對擅自涂改、偽造檔案或傳借、向他人提供檔案或復(fù)印件以及丟失、銷毀他人檔案的責(zé)任人，視情節(jié)給予行政處分，嚴(yán)重者依法追究法律責(zé)任。5人事檔案的編碼5.1為便于人事檔案的歸檔和查詢，本著“簡便、易行、有效”的原則，對公司人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼由兩部分組成：第一部分為員工所在單

4、位的代碼，用單位名稱前兩個字的大寫拼音字母表示；第二部分為個人編碼，用員工身份證號碼表示，作為個人檔案的識別碼。例：XXXX公司員工張××身份證號為342532771203181，其個人檔案編碼即為：BL342524771203181。當(dāng)其調(diào)到XXXX公司時，其檔案編碼改為TL342524771203181。5.2人事檔案存放登記按姓氏筆劃由簡到繁依次分類歸集，制定按姓氏筆劃排放目錄,實行微機化統(tǒng)一人事檔案管理。6人事檔案的內(nèi)容和歸集6.1員工人事檔案材料應(yīng)包含以下內(nèi)容：員工基本情況、體檢情況表、家庭情況（包括家庭主要成員及社會關(guān)系、家庭詳細(xì)通訊地址）、工作簡歷、學(xué)習(xí)簡歷、

5、獎懲情況、職務(wù)履歷及任免表、工資升降情況、技術(shù)職稱履歷、業(yè)績考核情況、勞動/聘用合同書等。6.2各部門應(yīng)將所屬員工的崗位變動、獎懲、業(yè)績考核、職稱評定、培訓(xùn)情況、轉(zhuǎn)正定級、工資職務(wù)升降及其他考核情況等材料在完成后十五天內(nèi)向所屬人事檔案管理部門報送歸入個人檔案。如員工人事檔案不在所屬人事部門管理，其人事檔案材料應(yīng)在十五天內(nèi)向其人事檔案管理部門報送歸檔。6.3人事檔案管理人員應(yīng)及時將歸檔材料登記后分類進(jìn)檔，同時在檔案目錄中做好記錄。7人事檔案的查閱7.1人事檔案查閱權(quán)限集團(tuán)組織人事部有權(quán)查閱各子公司人事檔案管理部門所有員工的人事檔案；子公司人事部門有權(quán)查閱所管員工的人事檔案；子公司人事檔案管理部門

6、需查閱其他子公司員工檔案，通過聯(lián)系函方式經(jīng)對方人事部門同意后方可查閱；子公司人事檔案管理部門需查閱集團(tuán)組宣部所管員工的人事檔案，應(yīng)提交申請報告說明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)集團(tuán)組織人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱；人事檔案查閱屬組織行為，任何個人行為無權(quán)查閱本人及他人檔案資料。7.2人事檔案查閱程序集團(tuán)公司內(nèi)部單位需查閱人事檔案的，應(yīng)注明查閱理由和內(nèi)容，憑單位或部門的介紹信，按“本人及親屬回避”的原則，并經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱；集團(tuán)公司外部單位需查閱人事檔案的，須憑單位介紹信，并注明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱；凡需抄錄或復(fù)印留用的，必須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可抄錄或復(fù)印

7、留用；人事檔案除上級主管部門外原則上不借出查閱，但在特殊情況下，憑單位介紹信說明借用理由和時間，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人同意報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可暫時借出查閱。嚴(yán)禁檔案管理部門人員將人事檔案帶回家查閱。如商調(diào)人員對方單位需調(diào)檔查閱的，必須出具商調(diào)函，并注明調(diào)檔，經(jīng)人事部負(fù)責(zé)人同意，報經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可調(diào)出查閱，同時檔案管理人員按規(guī)定辦理檔案調(diào)出手續(xù)；各類查閱結(jié)束后，檔案管理人員要及時登記查閱時間、原因、內(nèi)容和查閱人等。8人事檔案的轉(zhuǎn)移8.1人事檔案的轉(zhuǎn)移員工在集團(tuán)公司內(nèi)部調(diào)動，其人事檔案隨行政關(guān)系轉(zhuǎn)入所在單位的，其檔案在本人與原單位辦清移交手續(xù)后，行政介紹信開出3天內(nèi)，由原單位人事部門將檔案轉(zhuǎn)入調(diào)入單位檔案管理所屬的人事部門，調(diào)入單位人事部門須出具檔案發(fā)收回執(zhí)證明報送調(diào)出單位人事部門；員工經(jīng)公司同意調(diào)出集團(tuán)公司的，憑接受單位調(diào)函，在本人與原單位辦清移交手續(xù)后，其檔案在行政介紹信開出15天內(nèi)轉(zhuǎn)出到接受單位；員工被公司除名、辭退或解除、終止勞動合同的，其人事檔案一律在1個月內(nèi)轉(zhuǎn)入地方勞動就業(yè)中心或人才交流中心等部門。員工個人離職的，其人事檔案需轉(zhuǎn)入其他單位，必須持接收單位人事部門接受函，在本人與原單位辦清所有移交手續(xù)后的15天內(nèi)轉(zhuǎn)出；如本人在離職十五天內(nèi)不來辦理離職手續(xù)的，單位在終止與其勞動合同后的三天內(nèi)將其人事檔案轉(zhuǎn)入地方勞