1、教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化(SOP流程圖制作規(guī)范目錄壹、前言.P1貳、目的.P1叁、流程圖符號(hào).P1 肆、流程圖結(jié)構(gòu)說明.P2一、循序結(jié)構(gòu).P2二、選擇結(jié)構(gòu).P3(一二元選擇結(jié)構(gòu).P3(二多重選擇結(jié)構(gòu).P4三、重復(fù)結(jié)構(gòu).P5(一REPEAT-UNTIL 結(jié)構(gòu).P5(二DO-WHILE結(jié)構(gòu).P6伍、流程圖繪制原則.P7 陸、范例一、教育部暨所屬各機(jī)關(guān)計(jì)劃資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核作業(yè)流程P11二、教育部有效率會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程.P13三、國(guó)立技專校院資本門工程新興計(jì)劃審核作業(yè)流程.P16四、技術(shù)學(xué)院申請(qǐng)改名科技大學(xué)審核作業(yè)流程.P19教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化(SOP流程圖制作規(guī)范秘書室管考科制931009壹、前言標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)

2、流程是企業(yè)界常用的一種作業(yè)方法。其目的在使每一項(xiàng)作業(yè)流程均能清楚呈現(xiàn),任何人只要看到流程圖,便能一目了然。作業(yè)流程圖確實(shí)有助于相關(guān)作業(yè)人員對(duì)整體工作流程的掌握。制作流程圖的好處有三:(一所有流程一目了然,工作人員能掌握全局。(二更換人手時(shí),按圖索驥,容易上手。(三所有流程在繪制時(shí),很容易發(fā)現(xiàn)疏失之處,可適時(shí)予以調(diào)整更正,使各項(xiàng)作業(yè)更為嚴(yán)謹(jǐn)。貳、目的一、為建立本部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化(SOP流程圖之可讀性及一致性,乃參考美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)協(xié)會(huì)(American National Standards Institute, ANSI系統(tǒng)流程圖標(biāo)準(zhǔn)符號(hào),選定部份常用圖形,作為本規(guī)范流程圖制作符號(hào);及參考道勤企業(yè)管理顧

3、問有限公司效率會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)流程,作為本規(guī)范流程作業(yè)要項(xiàng)及流程圖之范例。二、本規(guī)范對(duì)于流程圖繪制方式,采用由上而下結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計(jì)(Top-down Structured Programming觀念,亦即流程圖的結(jié)構(gòu),由循序、選擇及重復(fù)三種結(jié)構(gòu)所組成,以制作一個(gè)簡(jiǎn)單、易懂及便于維護(hù)、修改的流程圖。三、對(duì)于制作流程圖共通性目標(biāo),本規(guī)范亦列出流程圖繪制原則。叁、流程圖符號(hào)可由計(jì)算機(jī)的Word 軟件中,工具列插入圖片快取圖案流程圖,選取各種圖示繪制;其中最常用者,有下列八種,說明如下: 肆、流程圖結(jié)構(gòu)說明:一、循序結(jié)構(gòu)(Sequence(一圖形: (二意義:處理程序循序進(jìn)行。(三語法:DO 處理程序1 TH

4、EN DO 處理程序2 (五運(yùn)用時(shí)機(jī):本結(jié)構(gòu)適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序,而繪制圖形上下順序就是處理程序進(jìn)行順序。(一圖形: (二意義:流程依據(jù)某些條件,分別進(jìn)行不同處理程序。(三語法:IF 條件 THEN DO 處理程序1 ELSE DO 處理程序2 (五運(yùn)用時(shí)機(jī):1.本結(jié)構(gòu)適用于須經(jīng)選擇或決策過程,再依據(jù)選擇或決策結(jié)果,擇一進(jìn)行不同處理程序。2.選擇或決策結(jié)果,可以用是、否、通過、不通過或其它相對(duì)文字,來敘明不同路徑處理程序。3.經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序,可以僅有一個(gè),例如:僅有是或否的處理程序。 (一圖形: (二意義:流程依據(jù)某些條件,分別進(jìn)行不同處理程序。(三語法:FOR 條

5、件PCASE 1 DO 處理程序1CASE 2 DO 處理程序2.CASE n DO 處理程序n(四實(shí)例: (五運(yùn)用時(shí)機(jī):1.本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)構(gòu)之變化,流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果,擇一進(jìn)行不同處理程序。2.選擇或決策結(jié)果路徑名稱,可用不同文字,來敘明不同路徑之處理程序。三、重復(fù)結(jié)構(gòu)(Iteration (一圖形: (二意義:重復(fù)執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止,即直到條件變成真(True為止。(三語法:REPEAT-UNTIL 條件DO 處理程序(四實(shí)例: (五運(yùn)用時(shí)機(jī):1.本結(jié)構(gòu)適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況,而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后,即離開重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程。2.本重復(fù)結(jié)構(gòu)

6、是先執(zhí)行處理程序,再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行。 (一圖形: (二意義:除了在執(zhí)行處理程序之前,得先測(cè)試條件外,DO-WHILE結(jié)構(gòu)和REPEAT-UNTIL結(jié)構(gòu)很相似,若條件為偽(False,就不再執(zhí)行處理程序。(三語法:DO-WHILE 條件DO 處理程序(四實(shí)例: (五運(yùn)用時(shí)機(jī):1.本結(jié)構(gòu)適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況,而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后,即離開重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程。2.本重復(fù)結(jié)構(gòu)是先判斷條件是否成立,再執(zhí)行處理程序。伍、流程圖繪制原則一、流程圖分中心主軸及旁支說明,主軸內(nèi)各流程圖文字請(qǐng)鍵入KEYWORD,各細(xì)部流程若需補(bǔ)充說明,請(qǐng)精簡(jiǎn)條列以虛線旁支說明,每點(diǎn)以不超過二

7、行為原則(請(qǐng)見范例。二、各項(xiàng)細(xì)部流程有辦理期程者,應(yīng)注明。三、各項(xiàng)步驟有選擇或決策結(jié)果,如(可、否、通過、不通過或其它相對(duì)文字時(shí),請(qǐng)回饋校正流程是否有遺漏,以避免懸而未決狀況。四、注意各流程圖動(dòng)線勾稽的合理性、并考慮是否需建置分表或合成簡(jiǎn)要總表,分表與總表應(yīng)以符號(hào)、顏色或字段等區(qū)隔,使人一目了然。五、流程圖符號(hào)繪制排列順序,為由上而下,由左而右。六、處理程序請(qǐng)以阿拉伯?dāng)?shù)字,由1開始,依處理程序排列順序編號(hào),并以文字依處理程序功能命名。文字命名部份,以動(dòng)詞+受詞及簡(jiǎn)明扼要敘述為原則。若須表示處理程序之單位,則在編號(hào)之后,加上單位名稱?！緦?shí)例】 處理程序若屬并行操作關(guān)系,其編號(hào)請(qǐng)多加一碼(如8.1

8、,8.2等依序編號(hào),并宜排列在流程圖同一高度,而下一個(gè)處理程序編號(hào),則自動(dòng)增加1(如9。【實(shí)例】 七、處理程序須以單一入口與單一出口(Single-Entry, Single-Exit 特性繪制。 【修正前】 【修正后】八、流程圖一頁放不下時(shí),可使用連接符號(hào)連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中,若流程較復(fù)雜,亦可使用連接符號(hào)來述明流程連接性。連接符號(hào)內(nèi)請(qǐng)以文數(shù)字標(biāo)示,以資區(qū)別。九、相同流程圖符號(hào)宜大小一致。 十、路徑符號(hào)宜避免互相交叉。 【實(shí)例】 十一、同一路徑符號(hào)之指示箭頭應(yīng)只有一個(gè)。 【實(shí)例】 【修正前】 【修正后】十二、開始符號(hào)在流程圖中只能出現(xiàn)一次,但結(jié)束符號(hào)則不限。若流程圖能一目了然,則開始符號(hào)及結(jié)束符號(hào)可省略。十三、選擇結(jié)構(gòu)及重復(fù)結(jié)構(gòu)之選擇或決策條件,文字?jǐn)⑹鰬?yīng)簡(jiǎn)明清晰,路徑并加注是及否或其它相對(duì)性文字指示說明。十四、流程圖中若有參考到其它已定義流程,可使用已定義處理程序符號(hào),不必重復(fù)繪制?！緦?shí)例】 十五、流程圖若一頁繪制不下,可以使用階層性分頁繪制方式,并在處理程序編號(hào)上表示其階層性。【實(shí)例】 【第一頁】 【第二頁:處理程序2的階層性分頁繪制】陸、范例(一教育部暨所屬各機(jī)關(guān)計(jì)劃資本支出預(yù)算執(zhí)行