1、文件記錄和檔案理制度1 目的對(duì)記錄進(jìn)行控制以及文件、檔案的有效管理。2 范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。3 職責(zé)各過程管理部門職責(zé)：負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。4 程序內(nèi)容確定文件種類為便于文件管理， 根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文

2、件、綜合管理體系文件。外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序） ；上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、 規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。綜合管理體系文件a. 方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b. 實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；c. 控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a. 各類分析 / 評(píng)價(jià) / 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；b. 特種設(shè)備及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；c. 圖紙、竣工驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；d. 各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄；e. 專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；f. 危化品應(yīng)建立一欄

3、三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、 異常工況處置卡）g. 技術(shù)資料；h. 供應(yīng)商和承包商檔案；i. 作業(yè)許可證等；h. 其他資料。提出文件的編制和修改需求所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請。過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。指定編寫人如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。管理手冊由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制；安全管理內(nèi)部文件：安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)文件、記錄和檔案等。進(jìn)行編寫按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a. 目的：明確編制本文件

4、要達(dá)到的目的；b. 范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍；c. 定義：需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語或詞匯；d. 職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門；e. 程序 / 規(guī)定內(nèi)容：針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限；f. 相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件；g. 相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄；h. 修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄；i. 文件概要 / 流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖；文件的編號(hào)文件的編號(hào)由各部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)，文件類型加流水號(hào)。評(píng)審和審批文件評(píng)審，文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相

5、關(guān)部門主管審閱會(huì)簽。文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準(zhǔn)。a. 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊、管理評(píng)審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，項(xiàng)目經(jīng)理批。b. 過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負(fù)責(zé)部門主管審核。c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由工程部主管審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。發(fā)放控制各種文件的發(fā)放范圍由文件編制部門或發(fā)放部門確定并填寫文件發(fā)放登記表。文件的存檔及使用安質(zhì)部組織負(fù)責(zé)更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保

6、持最新有效 狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不 得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。各部門負(fù)責(zé)文件存檔工作，建立本部門文件清單和記錄清單。每 月進(jìn)行自查，對(duì)照文件清單整理歸檔文件。行政部匯總各部門的文件錄入文件清單和記錄清單，結(jié)合各類檢 查和自評(píng)對(duì)文件歸檔情況進(jìn)行抽查。當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，可到文件控制部門辦理更換手 續(xù)，交回破損文件，換取新文件。新文件仍沿用原發(fā)放號(hào)碼。各部門的生產(chǎn)記錄由文件管理人員或指定人員負(fù)責(zé)貯存貯存地點(diǎn)應(yīng)保持防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防日曬等措施。文件更新文件

7、更改時(shí)，由過程管理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、電子一份）、填寫文件更改通知單，各部門登記備案后。同時(shí)更新文件控制清單，各部門保存批準(zhǔn)的文件原件。同時(shí)各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫 文件與回收記錄，防止作廢文件非預(yù)期使用。當(dāng)文件在實(shí)施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時(shí)，原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出文件更改申請后組織對(duì)文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。文件的修改文件修改時(shí)，應(yīng)填寫文件申請表，請?jiān)瓕徟伺鷾?zhǔn)后進(jìn)行修改。a. 安全管理制度由行政部進(jìn)行修改意見。b. 作業(yè)文件和安全操

8、作規(guī)程由各相關(guān)部門進(jìn)行修改。c. 項(xiàng)目其它文件的修改，由各部門進(jìn)行修改。d. 若原審批人不在時(shí)， 原文件審批部門應(yīng)向修改部門提供有關(guān)的背景材料。修改方式a. 文件由各部門以換頁、換版和手寫更改的形式進(jìn)行修改，并負(fù)責(zé)更換。換頁：當(dāng)一頁中出手寫更改超過1/4 內(nèi)容時(shí)，應(yīng)換頁。換版：文件大大幅度修改或結(jié)構(gòu)、經(jīng)營方針及策略發(fā)生變化后，應(yīng)換版。b. 其他文件根據(jù)需要由原發(fā)放部門根據(jù)具體情況制定修改形式。c. 文件不準(zhǔn)非授權(quán)部門手改或涂改。文件的借閱各部門需要借閱文件時(shí)，可向行政部提出申請，填寫 文件借閱登記表 ,經(jīng)人行政部主管批準(zhǔn)，方可借閱。借閱人要按時(shí)歸還，逾期不還者，由文件記錄管理員負(fù)責(zé)收回，原版文

9、件一律不準(zhǔn)外借，只允許在指定地點(diǎn)查閱，防止丟失。文件的失效/ 作廢失效 / 作廢文件由原發(fā)文部門按原發(fā)放范圍收回并記錄，需作資料保留的，加蓋 “作廢” 印章， 方可留存。 從所有發(fā)放和使用場所及時(shí)撤出失效/ 作廢文件，確保防止誤用。持有受控文件的人員，因工作調(diào)動(dòng)或其他原因離開原工作崗位，本部門應(yīng)收回該人員持有的受控文件。5相關(guān)記錄文件借閱登記表；文件發(fā)放登記表；文件清單；文件評(píng)審表；記錄清單；安全資料管理制度編制人及日期： 2018-6-29 審核人及日期：審批人及日期：被告知單位名稱：被通知人及日期：文件借閱登記表序號(hào)文檔名稱文檔編號(hào)份數(shù)借閱事由借閱人借閱日期規(guī)還日期備注發(fā)文登記表工程名稱：頁次:在舁 廳P文件編號(hào)文件名稱收文單位份數(shù)收件人簽名日期經(jīng)辦人簽名日期備注12345678910文件清單表序號(hào)文檔編號(hào)文檔名稱份數(shù)編制日期存放點(diǎn)備注文件評(píng)審表本次評(píng)審性質(zhì)：年度評(píng)審修訂文件口廢止文件文件名稱文件編號(hào)文件生效（廢止）日期文件評(píng)審日期評(píng)審參加人員簽名（或見評(píng)審會(huì)議簽到表）：（要求編制部門組織各部門相關(guān)的管理人員、技術(shù)人員及工人代表等）評(píng)審原因（按文件管理制度中