1、采購與付款業(yè)務(wù)流程一 業(yè)務(wù)目標(biāo)1.經(jīng)營目標(biāo)通過標(biāo)準(zhǔn)采購業(yè)務(wù)流程,保證采購業(yè)務(wù)按規(guī)定程序和適當(dāng)授權(quán)進行,實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo).2.財務(wù)目標(biāo)保證采購與付款業(yè)務(wù)及相關(guān)會計賬目的核算真實、完整、標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)防過失和舞弊；保證帳實相符,財務(wù)會計報告合理揭示采購業(yè)務(wù)享有的折扣、折讓.3.合規(guī)目標(biāo)保證采購及付款業(yè)務(wù)、相關(guān)采購、招標(biāo)合同等符合國家有關(guān)法律法規(guī).保證付款、與采購有關(guān)的貨幣資金治理符合中國人民銀行等國家有關(guān)部門的法規(guī)要求.二業(yè)務(wù)風(fēng)險1.經(jīng)營風(fēng)險由于采購業(yè)務(wù)流程設(shè)計不合理或限制不當(dāng),可能導(dǎo)致采購物資及價格偏離目標(biāo)要求, 或出現(xiàn)舞弊和過失.2 .財務(wù)風(fēng)險可能導(dǎo)致會計核算多記、錯記、漏記物資采購本錢和應(yīng)付帳款以及其

2、他應(yīng)付負(fù)債,造成核算和反映不真實、不完整、不標(biāo)準(zhǔn).3 .合規(guī)風(fēng)險可能導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)處理違反國家有關(guān)規(guī)定而受到行政處分或法律制裁.(三)業(yè)務(wù)流程步驟與限制點1 .米購申請和米購方案(1)使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營、 建設(shè)需要和預(yù)算,提出采購申請.注明所需物資的名稱、 規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求等,經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報倉儲部門審核. (2)倉儲部門根據(jù)物資儲藏定額,符合儲藏定額的給予辦理發(fā)貨手續(xù)；定額缺乏的 編制物資請購方案,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報采購部門. (3)采購部門根據(jù)采購申請方案編制物資采購實施方案,報部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再報主管領(lǐng)導(dǎo)審批.2 .編制、審定采購實施方案(1)經(jīng)審批的采購方案,交財務(wù)

3、部申請資金方案.采購方案需根據(jù)貨幣資金內(nèi)部限制 制度的規(guī)定審批. (2)采購部門依據(jù)經(jīng)審定的采購實施方案和資金方案制定相關(guān)采購方案.包括選擇確定采購價格、供給商、采購合同、采購物資的技術(shù)指標(biāo)等.3 .選擇確定采購價格及供給商(1)采購部門依據(jù)批準(zhǔn)的物資采購實施訂單和資金方案,通過詢比價、招標(biāo)、網(wǎng)上采 購和公開采購信息等公平、 透明的方式,并按公司物資采購的有關(guān)規(guī)定提出選擇和確定采購 價格和供給商的方案,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核確定. (2)需與供給商就價格、付款方式或供貨質(zhì)量及要求等進行談判確定的,由采購、 財務(wù)及相關(guān)技術(shù)部門等人員組成談判組,提出初步意見,報授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審定后由采購部門前頭談判. (3)對

4、公司要求實施統(tǒng)一采購的大宗或進口物資,應(yīng)按公司的相關(guān)規(guī)定辦理.屬招 標(biāo)采購范圍的,應(yīng)組織采標(biāo)采購.4 .簽訂采購合同 (1)大宗、批量或比擬重要的物資采購必須簽訂采購合同.合同文本由采購部門擬訂,傳送財務(wù)、法律或技術(shù)有關(guān)部門 /崗位審核. (2)財務(wù)、法律或技術(shù)部門/崗位依據(jù)責(zé)任權(quán)限對合同有關(guān)條款進行認(rèn)真審核,提 出修改意見交擬訂部門修改合同文本. (3)分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)總監(jiān)審定合同,交授權(quán)人員簽訂合同. 合同需報財務(wù)部、檢驗部、法律部門等備案.原件留采購部門.(4)采購合同需要變更或提前終止時,應(yīng)報原審批領(lǐng)導(dǎo)同意.重大合同變更需報公司總經(jīng)理辦公會研究同意.5 .跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行 (1)采

5、購部門采購人員、合同治理人員及有關(guān)部門在合同簽訂后,應(yīng)當(dāng)跟蹤并監(jiān)督 合同的執(zhí)行.(2)物資采購、技術(shù)、設(shè)計等部門和需用部門對長周期運行的關(guān)鍵重要設(shè)備、材料實 行過程監(jiān)造,確定監(jiān)造方式,編制大綱,簽訂監(jiān)造協(xié)議,落實監(jiān)造責(zé)任人.(3)采購人員根據(jù)采購合同中確定的制造周期、交貨時間、工程工程進度方案落實催交催運舉措,監(jiān)督合同按期執(zhí)行.6 .采購物資驗收入貨 (1)質(zhì)檢部門對到貨物資進行質(zhì)量檢驗,出具質(zhì)量檢驗報告書傳送給采購部門、倉 儲部門、財務(wù)部門. (2)采購部門編制物資入庫單或系統(tǒng)自動生成入庫單(入庫單應(yīng)連續(xù)編號),倉儲部門對到貨物資進行外觀和數(shù)量檢驗并審核入庫單,對符合合同要求的合格物資辦理驗

6、收入庫手續(xù),并將入庫驗收單傳送給財務(wù)部門和采購部門分別審核編制入帳,經(jīng)會計主管復(fù)核后過帳；對檢驗不符合合同要求的物資,不得辦理入庫手續(xù). (3)不合格物資由采購部門辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案,報授權(quán)部門或人員審批后進行處理.7 .發(fā)票檢驗、貨款支付及核算記帳 (1)財務(wù)部門對購貨增值稅發(fā)票進行校驗認(rèn)證,未能通過發(fā)票認(rèn)證的必須退回重新開具.將校驗審核夠的發(fā)票、采購合同、貨物入庫驗收單等信息錄入系統(tǒng)中生成會計憑證或編制會計憑證,經(jīng)會計主管審核后過帳.(2)采購部門根據(jù)采購合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況,提出采購資金支付申請,填制付款申請單并附采購合同、驗收單據(jù)等付款依據(jù), 經(jīng)采購部門領(lǐng)導(dǎo)

7、審核簽字后傳送到財務(wù)部門辦理貨款支付和結(jié)算手續(xù). (3)財務(wù)部門收到采購部門的貨款支付申請,首先要對采購合同、購貨發(fā)票、貨物入庫驗收單等進行審核, 同時對應(yīng)付、預(yù)付帳款和分期付款等付款約定, 以及采購享有的折 扣和折讓等進行審核, 在審核確認(rèn)無違反合同、 程序和其他問題的情況下, 編制付款會計憑 證和填制銀行付款單據(jù), 經(jīng)會計主管復(fù)核、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后付款入帳. 假設(shè)需提前 付款、更改合同約定條件的以及金額較大的,按規(guī)定權(quán)限報批. (4)月末財務(wù)部門與采購部門對采購預(yù)付款、備用金以及未結(jié)算的貨款進行核對, 發(fā)現(xiàn)問題即使報告并查明原因和處理.享有采購折扣或折讓的,應(yīng)在會計報表中恰當(dāng)披露. ( 5)季末或半年末,倉儲部門和有關(guān)資產(chǎn)治理部門必須對存貨等實物資產(chǎn)進行盤點. 財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)派人監(jiān)督盤點. (6)公司財務(wù)和采購部門應(yīng)定期與客戶核對確認(rèn)應(yīng)付、預(yù)付帳款,發(fā)