1、北京市綜合檔案館檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式北京市檔案局2007 年 2月 2 日印發(fā)，京檔發(fā)20073 號1 范圍本標準規(guī)定了全宗索引、文書檔案、婚姻登記檔案、招工檔案、知青檔案、房產(chǎn)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案的目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、使用說明與數(shù)據(jù)交換格式。本標準適用于北京市各級綜合檔案館檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)據(jù)交換, 專業(yè)檔案館和檔案室可參照執(zhí)行。2 引用標準gb/t 15418-94 檔案分類標引規(guī)那么gb/t 11821-2002 照片檔案管理標準gb/t 18894-2002 電子文件歸檔與管理標準da/t 13-1994 檔號編制規(guī)那么da/t 18-1999 檔案著錄規(guī)那么da

2、/t 19-1999 檔案主題標引規(guī)那么da/t 1-2000 檔案工作根本術(shù)語da/t 22-2000 歸檔文件整理規(guī)那么da/t 33-2005 明清檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準明清檔案機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式3 定義按照一定的次序編排而成的條目聚集, 是檔案管理、檢索和報道的工具。在編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。將檔案目錄信息以一定的組織方式存儲在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。描述著錄條目中某一特定屬性的數(shù)據(jù)單元。目錄著錄工程的內(nèi)容和顯示的中文名稱。字段名稱的代碼。是指數(shù)據(jù)字段的根本屬性。本標準使用兩種字段類型：字符型和邏輯型。是指字段所包含字符的最大個數(shù)。是通過計算機

3、實現(xiàn)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上或以磁帶、光盤等作為載體所進行的跨平臺、跨系統(tǒng)的交換。4 檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及使用說明本標準對各數(shù)據(jù)庫使用說明的解釋如有相同，不再重復。建庫時，應(yīng)包括表中所有所列字段名。全宗索引數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)全宗索引數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 全宗名稱qzmc 字符型254 曾用名稱cymc 字符型254 起始時間qssj 字符型8 終止時間zzsj 字符型8 全宗索引使用說明.1 檔案館名稱：檔案館全稱。.2全宗號：檔案館賦予立檔單位的代碼。全宗號由四位阿拉伯數(shù)字組成，缺乏位數(shù)補“0” 。.3 全宗名稱：全宗構(gòu)成者的名稱，須

4、用全稱或通用簡稱。.4 曾用名稱：全宗構(gòu)成者所有曾用名稱或通用簡稱, 按時間順序著錄，曾用名稱之間用“、號相隔，須用全稱。.5 時間：用 8 位阿拉伯數(shù)字表示， 年代 4 位、月份 2 位、日期 2 位， “年、 “月、 “日省略，原文無法確定的時間補“0” 。案卷目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)案卷目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型8 案卷號ajh 字符型6 檔號dh 字符型30 檔案復制類型及編號* dafzh 字符型100 案卷題名ajtm 字符型254 卷內(nèi)文件起始時間wqs 字符型8 卷內(nèi)文件終止時間wzs 字符

5、型8 頁數(shù)ys 字符型4 保管期限bgqx 字符型4 開放狀態(tài)kfzt 邏輯型2 案卷目錄使用說明.1目錄號：全宗內(nèi)案卷目錄類別的代號。目錄號由三位阿拉伯數(shù)字組成，缺乏位數(shù)補“0” 。.2案卷號：案卷目錄內(nèi)每一個案卷的代號。案卷號由四位阿拉伯數(shù)字組成，缺乏位數(shù)補“ 0” 。.3檔案復制類型及編號：與本卷檔案有密切聯(lián)系的其他載體檔案的編號，如檔案縮微號、檔案掃描號、電子文檔號等。.4案卷題名：案卷題名應(yīng)揭示案卷檔案的主要內(nèi)容。一般應(yīng)照錄原案卷題名；案卷沒有題名或題名不能揭示案卷主要內(nèi)容或過于冗長，應(yīng)重新擬寫題名或加以修改后再著錄。案卷題名是第二種語言文字的，須另著錄其漢語題名。.5 卷內(nèi)文件起始

6、、終止時間：案卷內(nèi)檔案文件的起止時間。.6 頁數(shù)：案卷內(nèi)的總頁數(shù)。.7 保管期限：案卷所劃定的保管期限。.8 開放狀態(tài)：案卷是否開放，如“是或“否。文書檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)文書檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型8 案卷盒號ajh 字符型6 冊號 * ch 字符型6 頁件號yh 字符型4 檔案復制類型及編號* dafzh 字符型100 責任者zrz 字符型100 文件題名wjtm 字符型254 文號wh 字符型50 文件形成日期xcrq 字符型8 分類號 * flh 字符型50 主題詞 * ztc

7、 字符型200 保管期限bgqx 字符型4 開放狀態(tài)kfzt 邏輯型2 密級mj 字符型4 文書檔案文件使用說明.1案卷盒號：案卷目錄內(nèi)每一個案卷的代號，立卷改革后著錄案卷目錄內(nèi)一個歸檔盒的代號。案卷號盒號由四位阿拉伯數(shù)字組成，缺乏位數(shù)補“0” 。.2 冊號：案卷目錄內(nèi)每一個案卷中多冊的代號。二位阿拉伯數(shù)字組成，缺乏位數(shù)補 “0” 。.3頁件號：檔案文件的首頁號或件號。頁件號由三位阿拉伯數(shù)字組成，缺乏位數(shù)補“ 0” 。.4檔案復制類型及編號：與本件檔案有密切聯(lián)系的其他載體檔案的編號，如檔案縮微號、檔案掃描號等。.5 責任者：團體責任者和個人責任者全稱。.6 文件題名：題名應(yīng)揭示卷內(nèi)檔案文件中心

8、內(nèi)容。.7 文號：原文件編號。.8 文件形成日期：用8 位阿拉伯數(shù)字著錄文件的形成日期，如19730608。.9 分類號：檔案主題內(nèi)容和檔案信息分類體系中的類目代碼。.10 主題詞：是用以表達主題概念的標準或非標準詞和詞組。.11 保管期限：案卷所劃定的保管期限。.12 開放狀態(tài)：文件是否開放，如“是或“否。.13 密級：文件保密程度的等級?；橐龅怯洐n案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)婚姻登記檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型8 案卷號ajh 字符型6 頁號yh 字符型6 檔案復制類型及編號* dafzh 字符型100

9、 申請人姓名xm 字符型50 申請人身份證號* sfzh 字符型50 登記日期djrq 字符型8 登記性質(zhì)djxz 字符型4 結(jié)離婚證書字號zszh 字符型50 承辦機關(guān)名稱cbjgmc 字符型50 保管期限bgqx 字符型4 婚姻登記檔案使用說明.1 姓名：結(jié)婚離婚雙方當事人姓名，著錄時將男女方姓名用空格隔開。.2申請人身份證號：結(jié)婚離婚雙方當事人身份證件號碼，著錄時將男女方身份證號用空格隔開。.3 登記日期：結(jié)婚離婚登記具體日期，用8 位阿拉伯數(shù)字著錄，如19730608。.4 登記性質(zhì)：結(jié)婚、離婚或補證。.5 結(jié)離婚證書字號：證書字號，按原文照實著錄。.6 承辦機關(guān)名稱：婚姻登記的辦理機

10、關(guān)名稱。招工檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)招工檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型8 案卷號ajh 字符型6 頁號yh 字符型6 保管期限bgqx 字符型4 密級mj 字符型4 字段名稱字段名字段類型字段長度檔案復制類型及編號* dafz 字符型100 招工單位zgdw 字符型100 單位性質(zhì) * dwxz 字符型4 原單位 * ydw 字符型100 招工日期zgrq 字符型8 姓名xm 字符型20 性別xb 字符型2 開放狀態(tài)kfzt 邏輯型2 招工檔案使用說明.1 招工單位：招工單位全稱。.2 單位性質(zhì)：

11、招工單位性質(zhì)，全民或集體。.3 原單位：招工前所在單位全稱。.4 招工日期：招工審批日期，用8 位阿拉伯數(shù)字著錄，如19741123。.5 姓名：招工當事人姓名，以個人為單位分別著錄。知青檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)知青下鄉(xiāng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表( 表-1) 字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型8 案卷號ajh 字符型6 頁號yh 字符型6 保管期限bgqx 字符型4 密級mj 字符型4 檔案復制類型及編號* dafz 字符型100 姓名xm 字符型20 性別xb 字符型2 學校xx 字符型50 下鄉(xiāng)時間xxsj 字符型8 下鄉(xiāng)

12、地點xxdd 字符型100 開放狀態(tài)kfzt 邏輯型2 知青返城檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表( 表-2) 字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型8 案卷號ajh 字符型6 字段名稱字段名字段類型字段長度頁號yh 字符型6 保管期限bgqx 字符型4 密級mj 字符型4 檔案復制類型及編號* dafz 字符型100 姓名xm 字符型20 性別xb 字符型2 學校xx 字符型50 返城時間fcsj 字符型8 入戶時間rhsj 字符型8 入戶地址rhdz 字符型100 開放狀態(tài)kfzt 邏輯型2 知青檔案使用說明.1 姓名：當事人姓

13、名，以個人為單位分別著錄。.2 學校：當事人所在學校全稱。.3 下鄉(xiāng)時間：文件所記錄時間，用8 位阿拉伯數(shù)字著錄，如19661021。.4 下鄉(xiāng)地點：當事人下鄉(xiāng)具體地點。.5 回城時間：批準回城時間。.6 入戶時間：戶口辦理完結(jié)時間。.7 入戶地址：具體戶口所在地。房產(chǎn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)房產(chǎn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型4 案卷號ajh 字符型10 頁號yh 字符型6 檔案復制類型及編號* dafz 字符型100 業(yè)主yz 字符型20 地址dz 字符型100 房產(chǎn)證號fczh 字符型20 發(fā)

14、證日期fzrq 字符型8 房產(chǎn)檔案使用說明.1 業(yè)主：房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人姓名。.2 地址：房屋所在詳細地址。.3 房產(chǎn)證號：完整的房產(chǎn)證證號。.4 發(fā)證日期：房產(chǎn)證發(fā)放日期，用8 位阿拉伯數(shù)字著錄，如19551206。照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型4 冊號ch 字符型6 頁號yh 字符型6 照片號zph 字符型6 數(shù)字影像號 * szyxh 字符型10 底片翻轉(zhuǎn)片號* dph 字符型20 參見號 * cjh 字符型20 攝影者syz 字符型10 顏色ys 字符型4 來源 *

15、 ly 字符型40 題名tm 字符型160 文字說明wzsm 字符型254 開放狀態(tài)kfzt 邏輯型2 照片檔案使用說明.1 照片號：一組照片或單張照片的編號。.2 數(shù)字影象號：數(shù)字化照片存儲編號。.3 底片翻轉(zhuǎn)片號：與照片相對應(yīng)的底片或翻轉(zhuǎn)片編號。.4 參見號：與本組照片有密切聯(lián)系的其他檔案的編號。.5 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。.6 顏色：黑白或彩色。.7 來源：照片的提供單位或個人。.8 題名：本組照片的標題。.9 文字說明：本組照片的說明，包括事由、時間、人物、地點、背景等要素。錄音錄像檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)錄音錄像檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱dagmc 字符型20 全宗號qzh 字符型6 目錄號mlh 字符型4 盤號ph 字符型6 文件編號 * wjbh 字符型4 軌道號 * gdh 字符型10 參見號 * cjh 字符型20 載體類型ztlx 字符型4 字段名稱字段名字段類型字段長度保管期限bgqx 字符型4 密級mj 字符型4 文字說明wzsm 字符型254 開放狀態(tài)kfzt 邏輯型2 錄音錄像檔案使用說明.1 盤號：同案卷號。.2 文件編號：本盤錄音或錄像帶內(nèi)的假設(shè)干文件的編號。.3 軌道號：指帶內(nèi)文件存儲位置。.4 參見號：與本盤錄音或錄像帶有密切聯(lián)系的其他檔案的編號。.5 載體類型：錄