行政管理工具合同審核執(zhí)行表記錄工具標(biāo)準(zhǔn)一、適用場(chǎng)景：合同審核執(zhí)行的全流程管理本工具適用于企業(yè)行政管理部門、法務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門協(xié)作場(chǎng)景，用于規(guī)范合同從接收、審核、簽署到執(zhí)行跟蹤的全流程記錄與管理。具體包括：新簽/續(xù)簽合同的審核流程跟蹤，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任到人、意見可追溯；合同執(zhí)行過程中的進(jìn)度監(jiān)控與問題記錄，防范履約風(fēng)險(xiǎn)；合同歸檔前的信息核對(duì)與完整性檢查，滿足合規(guī)審計(jì)要求。尤其適用于合同數(shù)量較多、涉及部門復(fù)雜（如采購、銷售、人力資源等）、需跨部門協(xié)同的企業(yè)或機(jī)構(gòu)。二、操作流程：從合同接收到歸檔的七步管理法（一）合同接收與初始登記操作內(nèi)容：行政部門或合同發(fā)起人收到合同文本（含電子版/紙質(zhì)版）后，首先核對(duì)合同基本信息完整性，包括合同名稱、簽約主體、合同金額、合同期限、主要條款（如服務(wù)內(nèi)容、付款方式、違約責(zé)任）等是否清晰明確；唯一“合同編號(hào)”（規(guī)則建議：年份+部門縮寫+序號(hào)，如“2024-XZ-001”），在《合同審核執(zhí)行記錄表》中填寫初始信息，包括接收日期、發(fā)起部門、聯(lián)系人*及聯(lián)系方式（內(nèi)部短號(hào)）；將合同掃描存檔（紙質(zhì)版需復(fù)?。?，并將電子版與記錄表同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（如無系統(tǒng)，可使用共享文件夾）。輸出物：帶編號(hào)的《合同審核執(zhí)行記錄表》（初始版）、合同電子存檔文件。（二）初步審核（形式與內(nèi)容完整性核對(duì)）操作內(nèi)容：行政部門指定專人（如行政主管*）進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查：合同文本是否為最終版本，是否有雙方公章/簽字頁（電子版是否為PDF格式，可編輯版本需標(biāo)注）；合同要素是否齊全（如當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等）；是否存在明顯法律風(fēng)險(xiǎn)（如條款模糊、責(zé)任不對(duì)等、違反法律法規(guī)等）。將審核意見記錄至記錄表“初步審核意見”欄，通過/需修改/退回；若需修改，注明修改要點(diǎn)并退回發(fā)起部門調(diào)整。輸出物：記錄表“初步審核”欄填寫完成、修改后的合同文本。（三）部門會(huì)簽（業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)協(xié)同審核）操作內(nèi)容：根據(jù)合同類型，發(fā)起跨部門會(huì)簽：采購類合同：需采購部門確認(rèn)采購需求合規(guī)性、供應(yīng)商資質(zhì)，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)付款預(yù)算與流程；銷售類合同：需銷售部門確認(rèn)銷售條款與客戶需求，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)收款方式與信用政策；服務(wù)類合同：需需求部門（如人力資源部、IT部）確認(rèn)服務(wù)范圍與標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門*確認(rèn)費(fèi)用預(yù)算。各部門在記錄表“部門會(huì)簽意見”欄簽署審核意見（通過/不同意/建議修改），注明修改建議并簽字/蓋章，會(huì)簽時(shí)限不超過3個(gè)工作日（緊急合同可縮短至1個(gè)工作日，需備注原因）。輸出物：記錄表“部門會(huì)簽”欄各部門意見齊全、修改后的合同文本。（四）法務(wù)審核（法律風(fēng)險(xiǎn)把控）操作內(nèi)容：行政部門將經(jīng)部門會(huì)簽的合同提交法務(wù)部門*（或外部法律顧問）進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審核：合同條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）；權(quán)責(zé)對(duì)等性（雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、違約責(zé)任是否合理）；潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款、爭(zhēng)議解決方式等）。法務(wù)部門出具書面審核意見（通過/需修改/重大風(fēng)險(xiǎn)提示），在記錄表“法務(wù)審核意見”欄詳細(xì)說明修改理由，重大風(fēng)險(xiǎn)需同步抄送分管領(lǐng)導(dǎo)*。輸出物：記錄表“法務(wù)審核”欄法務(wù)意見完成、法務(wù)審核后的合同終稿。（五）審批簽署（最終授權(quán)與生效）操作內(nèi)容：行政部門根據(jù)合同金額及重要性，提交至對(duì)應(yīng)審批人審批：金額≤5萬元：部門負(fù)責(zé)人*審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理/董事長*審批。審批人在記錄表“審批簽署”欄簽署“同意簽署”意見并簽字，明確簽署權(quán)限（如法定代表人或授權(quán)代表）；行政部門根據(jù)審批意見，安排雙方簽署合同（紙質(zhì)合同需當(dāng)面簽署并保留原件，電子合同需使用合法電子簽章平臺(tái)），簽署后1個(gè)工作日內(nèi)將合同原件掃描存檔，并在記錄表“簽署信息”欄填寫簽署日期、簽署地點(diǎn)、合同份數(shù)。輸出物：審批完成的記錄表、簽署生效的合同原件及掃描件。（六）執(zhí)行跟蹤（履約過程監(jiān)控）操作內(nèi)容：行政部門將已簽署合同同步至執(zhí)行部門（如采購合同同步至采購部，銷售合同同步至銷售部），明確執(zhí)行負(fù)責(zé)人*及起止時(shí)間；執(zhí)行部門按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)），并在記錄表“執(zhí)行進(jìn)度”欄定期更新：按周/月記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“2024-03-01：供應(yīng)商發(fā)貨”“2024-03-15：貨物驗(yàn)收合格”）；遇履約異常（如延遲、違約、爭(zhēng)議），需在24小時(shí)內(nèi)記錄異常情況、原因分析及處理措施，抄送法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)。合同履行完畢前，執(zhí)行部門需持續(xù)跟蹤直至所有義務(wù)完成。輸出物：記錄表“執(zhí)行進(jìn)度”欄動(dòng)態(tài)更新、履約異常處理記錄。（七）歸檔管理（信息閉環(huán)與留存）操作內(nèi)容：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，執(zhí)行部門向行政部門提交《合同履約情況說明》（含是否完全履約、遺留問題、結(jié)算憑證等）；行政部門核對(duì)記錄表信息與合同原件、履約說明是否一致，保證：合同編號(hào)唯一、各環(huán)節(jié)審核意見完整；執(zhí)行進(jìn)度與實(shí)際履約情況一致；附件（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、結(jié)算單）齊全。核對(duì)無誤后，將合同原件、記錄表、附件統(tǒng)一歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版按“年份-合同類型-編號(hào)”分類存放，保存期限不少于合同履行期后5年。輸出物：完整的合同檔案（原件+記錄表+附件）、歸檔臺(tái)賬。三、工具模板：合同審核執(zhí)行記錄表合同基本信息合同編號(hào)年份-部門縮寫-序號(hào)（如2024-XZ-001）合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同金額（大寫/小寫）合同期限自年月日至年月日主要標(biāo)的/服務(wù)內(nèi)容合同接收日期年月日發(fā)起部門/聯(lián)系人*聯(lián)系方式（內(nèi)部短號(hào)）審核流程記錄審核環(huán)節(jié)審核部門/人*初步審核行政主管*部門會(huì)簽采購部門*財(cái)務(wù)部門*法務(wù)審核法務(wù)部門*審批簽署分管領(lǐng)導(dǎo)*簽署信息簽署日期簽署地點(diǎn)合同份數(shù)執(zhí)行跟蹤記錄執(zhí)行部門/負(fù)責(zé)人*關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)1（時(shí)間）：內(nèi)容：節(jié)點(diǎn)2（時(shí)間）：內(nèi)容：實(shí)際執(zhí)行進(jìn)度1.年月日：（如“供應(yīng)商發(fā)貨，物流單號(hào)X”）2.年月日：（如“貨物驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人X”）履約異常記錄異常時(shí)間：年月日異常情況：原因：處理措施：歸檔信息歸檔日期年月日歸檔人*附件清單1.合同原件份2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告3.發(fā)票4.其他：備注（如合同變更、補(bǔ)充協(xié)議說明等）四、使用要點(diǎn)：保證規(guī)范落地的關(guān)鍵提醒（一）信息準(zhǔn)確性：源頭把控，杜絕錯(cuò)漏合同編號(hào)需唯一且規(guī)則統(tǒng)一，避免重復(fù)或混亂；接收登記時(shí)，合同主體、金額、期限等核心信息必須與合同文本完全一致，嚴(yán)禁“先登記后補(bǔ)信息”；審核環(huán)節(jié)的“審核意見”需具體明確，避免“同意”“不同意”等模糊表述，需說明修改理由或通過依據(jù)。（二）審核時(shí)效性：明確時(shí)限，避免拖延初步審核、部門會(huì)簽、法務(wù)審核等環(huán)節(jié)需設(shè)定時(shí)限（如3個(gè)工作日），緊急合同可縮短時(shí)限但需書面說明原因；審批人需在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，逾期未反饋視為“同意”（需提前在制度中明確）。（三）執(zhí)行跟蹤：動(dòng)態(tài)監(jiān)控，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警執(zhí)行部門需按周/月更新進(jìn)度，重大節(jié)點(diǎn)（如付款、交付）完成后24小時(shí)內(nèi)記錄；履約異常時(shí)，需同步抄送法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)，避免“問題私下解決”導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（四）保密要求：分級(jí)管理，防止泄露涉及商業(yè)秘密（如核心技術(shù)、客戶信息）的合同，需在記錄表中標(biāo)注“保密”，僅限審批人、執(zhí)行