2026年紙業(yè)公司采購(gòu)物資入庫(kù)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)物資入庫(kù)流程，保障入庫(kù)物資質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確，維護(hù)庫(kù)存物資安全，銜接采購(gòu)與生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)管理制度，制定本制度。第二條本制度適用于公司及所屬各部門(mén)（含分支機(jī)構(gòu)）所有采購(gòu)物資的入庫(kù)管理，包括生產(chǎn)用原材料（如紙漿、化工助劑、包裝材料）、輔助生產(chǎn)物資（如設(shè)備配件、工具）、辦公用品及其他采購(gòu)入庫(kù)的物資，不適用于外購(gòu)成品直接銷(xiāo)售的物資（另有專(zhuān)項(xiàng)制度的從其制度）。第三條采購(gòu)物資入庫(kù)遵循“先驗(yàn)收、后入庫(kù)，誰(shuí)驗(yàn)收、誰(shuí)負(fù)責(zé)，賬實(shí)一致、全程可溯”的原則，嚴(yán)禁未驗(yàn)收物資直接入庫(kù)，嚴(yán)禁驗(yàn)收不合格物資流入庫(kù)存或生產(chǎn)環(huán)節(jié)。第四條公司倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)是采購(gòu)物資入庫(kù)管理的責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)組織物資驗(yàn)收、辦理入庫(kù)手續(xù)、登記庫(kù)存臺(tái)賬；采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商配合驗(yàn)收、傳遞采購(gòu)單據(jù)；質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)（簡(jiǎn)稱(chēng)“質(zhì)檢部門(mén)”）負(fù)責(zé)生產(chǎn)用原材料及重要輔助物資的質(zhì)量檢驗(yàn)；使用部門(mén)（如生產(chǎn)部門(mén)、行政部門(mén)）需配合驗(yàn)收涉及本部門(mén)需求的物資，確認(rèn)物資規(guī)格型號(hào)符合使用要求。第二章入庫(kù)前準(zhǔn)備第五條采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同后，需在物資到貨前3個(gè)工作日，將《采購(gòu)合同》復(fù)印件、《采購(gòu)訂單》《送貨單》（供應(yīng)商提供，需注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期）等單據(jù)提交倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，同時(shí)告知物資預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、卸貨地點(diǎn)，便于倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)提前準(zhǔn)備。第六條倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)接到采購(gòu)單據(jù)后，需做好以下準(zhǔn)備工作：核對(duì)《采購(gòu)訂單》與《采購(gòu)合同》內(nèi)容是否一致，重點(diǎn)確認(rèn)物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)不一致的及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通修正；根據(jù)物資特性（如紙漿易受潮、化工助劑需避光儲(chǔ)存、設(shè)備配件需防碰撞），準(zhǔn)備相應(yīng)的倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)域與存儲(chǔ)設(shè)施，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求（如干燥通風(fēng)、溫度控制在5-25℃、遠(yuǎn)離火源等）；準(zhǔn)備驗(yàn)收工具與記錄表格，如磅秤（用于紙漿、包裝材料等稱(chēng)重物資）、卷尺（用于測(cè)量尺寸的物資）、取樣工具（用于質(zhì)檢取樣）、《采購(gòu)物資驗(yàn)收記錄表》等，確保驗(yàn)收工作順利開(kāi)展。第七條若采購(gòu)物資為特殊品類(lèi)（如易燃易爆的化工助劑、需低溫存儲(chǔ)的物資），倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需提前協(xié)調(diào)安全管理部門(mén)，做好安全防護(hù)準(zhǔn)備，如準(zhǔn)備滅火設(shè)備、檢查冷藏設(shè)施運(yùn)行狀態(tài)，必要時(shí)安排專(zhuān)人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督卸貨與驗(yàn)收。第三章物資驗(yàn)收流程第八條供應(yīng)商送貨到指定地點(diǎn)后，需向倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)提交《送貨單》，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)核對(duì)《送貨單》與采購(gòu)部門(mén)提供的《采購(gòu)訂單》一致后，方可開(kāi)始驗(yàn)收；若《送貨單》與《采購(gòu)訂單》信息不符（如物資規(guī)格錯(cuò)誤、數(shù)量偏差），需立即聯(lián)系采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)，未確認(rèn)前暫不驗(yàn)收。第九條物資驗(yàn)收分為數(shù)量驗(yàn)收、規(guī)格驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)，按以下順序開(kāi)展：第一節(jié)數(shù)量驗(yàn)收第十條倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)驗(yàn)收人員根據(jù)《采購(gòu)訂單》與《送貨單》，對(duì)物資數(shù)量進(jìn)行核對(duì)：對(duì)可計(jì)數(shù)的物資（如設(shè)備配件、辦公用品、包裝材料），采用逐件清點(diǎn)方式，確認(rèn)實(shí)際數(shù)量與單據(jù)數(shù)量一致；若數(shù)量較大（如包裝材料整箱到貨），可按“隨機(jī)抽樣”方式清點(diǎn)，抽樣比例不低于總數(shù)量的10%，抽樣發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符的，需全量清點(diǎn)；對(duì)需稱(chēng)重的物資（如紙漿、散裝化工助劑），使用經(jīng)校準(zhǔn)的磅秤稱(chēng)重，記錄實(shí)際重量，與單據(jù)標(biāo)注的重量對(duì)比，偏差允許范圍為±1%，超出范圍的需重新稱(chēng)重確認(rèn)；對(duì)按體積計(jì)量的物資（如部分包裝材料），使用卷尺測(cè)量體積，計(jì)算實(shí)際數(shù)量，與單據(jù)數(shù)量對(duì)比，偏差允許范圍為±2%，超出范圍的需重新測(cè)量。第十一條數(shù)量驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員在《采購(gòu)物資驗(yàn)收記錄表》“數(shù)量驗(yàn)收”欄填寫(xiě)實(shí)際數(shù)量、偏差情況，若數(shù)量符合要求，進(jìn)入規(guī)格驗(yàn)收環(huán)節(jié)；若數(shù)量偏差超出允許范圍，需立即聯(lián)系采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商溝通，暫不進(jìn)入后續(xù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)。第二節(jié)規(guī)格驗(yàn)收第十二條倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)驗(yàn)收人員聯(lián)合使用部門(mén)（涉及生產(chǎn)用物資時(shí)需生產(chǎn)部門(mén)參與，涉及辦公用品時(shí)需行政部門(mén)參與），對(duì)物資規(guī)格型號(hào)進(jìn)行驗(yàn)收：核對(duì)物資外包裝標(biāo)注的規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠(chǎng)家、生產(chǎn)日期（或批號(hào)）與《采購(gòu)訂單》要求是否一致，如紙漿需確認(rèn)品牌、等級(jí)、纖維長(zhǎng)度，化工助劑需確認(rèn)型號(hào)、濃度、保質(zhì)期；檢查物資外觀(guān)是否完好，有無(wú)破損、變形、污漬等情況，如設(shè)備配件表面無(wú)劃痕、包裝材料無(wú)撕裂、化工助劑包裝無(wú)泄漏；對(duì)有尺寸要求的物資（如設(shè)備配件、特定規(guī)格的包裝材料），使用卷尺、卡尺等工具測(cè)量實(shí)際尺寸，確認(rèn)符合《采購(gòu)訂單》規(guī)定的尺寸標(biāo)準(zhǔn)。第十三條規(guī)格驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收人員在《采購(gòu)物資驗(yàn)收記錄表》“規(guī)格驗(yàn)收”欄簽字確認(rèn)；若規(guī)格不符或外觀(guān)破損，需拍攝照片留存證據(jù)，填寫(xiě)《物資規(guī)格/外觀(guān)異常報(bào)告》，提交采購(gòu)部門(mén)與質(zhì)檢部門(mén)。第三節(jié)質(zhì)量驗(yàn)收第十四條質(zhì)量驗(yàn)收根據(jù)物資重要性分為“必檢”與“抽檢”兩類(lèi)：必檢物資：包括所有生產(chǎn)用原材料（如紙漿、化工助劑）、單批采購(gòu)金額超過(guò)5萬(wàn)元的輔助生產(chǎn)物資，需由質(zhì)檢部門(mén)按公司《采購(gòu)物資質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行全項(xiàng)檢驗(yàn)；抽檢物資：包括單批采購(gòu)金額低于5萬(wàn)元的輔助生產(chǎn)物資、辦公用品，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)驗(yàn)收人員按10%-20%的比例抽樣檢查，重點(diǎn)確認(rèn)物資功能是否正常（如工具是否能正常使用、辦公用品是否完好可用），無(wú)需專(zhuān)業(yè)檢驗(yàn)設(shè)備的質(zhì)量項(xiàng)目。第十五條質(zhì)檢部門(mén)開(kāi)展必檢工作時(shí)，需按以下流程執(zhí)行：從待驗(yàn)收物資中隨機(jī)取樣，取樣數(shù)量與方法符合檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（如紙漿取樣需從不同包裝中抽取3-5份樣品，每份樣品重量不低于1kg）；使用專(zhuān)業(yè)設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)，如紙漿的水分含量、白度、纖維強(qiáng)度檢驗(yàn)，化工助劑的成分含量、純度檢驗(yàn)；檢驗(yàn)完成后，在2個(gè)工作日內(nèi)出具《采購(gòu)物資質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，注明檢驗(yàn)結(jié)果（合格/不合格）、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、不合格項(xiàng)說(shuō)明，提交倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)。第十六條質(zhì)量驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收人員在《采購(gòu)物資驗(yàn)收記錄表》“質(zhì)量驗(yàn)收”欄填寫(xiě)驗(yàn)收結(jié)果并簽字；若質(zhì)量不合格，質(zhì)檢部門(mén)需在《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》中明確不合格原因，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)據(jù)此填寫(xiě)《物資質(zhì)量異常報(bào)告》，提交采購(gòu)部門(mén)處理。第四章入庫(kù)登記與單據(jù)管理第十七條物資經(jīng)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量驗(yàn)收全部合格后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)驗(yàn)收人員方可辦理入庫(kù)手續(xù)：為入庫(kù)物資分配唯一的庫(kù)位編號(hào)，將物資搬運(yùn)至指定存儲(chǔ)區(qū)域，按“先進(jìn)先出”原則擺放，在庫(kù)位顯著位置張貼標(biāo)簽，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、保質(zhì)期（如有）；填寫(xiě)《采購(gòu)物資入庫(kù)單》，注明入庫(kù)單號(hào)、入庫(kù)日期、物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商名稱(chēng)、庫(kù)位編號(hào)、驗(yàn)收人員簽字等信息，《入庫(kù)單》一式四聯(lián)，一聯(lián)由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，一聯(lián)交使用部門(mén)（按需）；及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，將入庫(kù)物資的詳細(xì)信息（如入庫(kù)單號(hào)、物資信息、數(shù)量、庫(kù)位、供應(yīng)商）錄入臺(tái)賬，確保臺(tái)賬信息與實(shí)際入庫(kù)物資一致，做到“當(dāng)日入庫(kù)、當(dāng)日登賬”。第十八條財(cái)務(wù)部門(mén)收到《采購(gòu)物資入庫(kù)單》后，需與《采購(gòu)訂單》《采購(gòu)合同》《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》（必檢物資）核對(duì)，確認(rèn)信息一致后，作為采購(gòu)成本核算與付款審核的依據(jù)；若發(fā)現(xiàn)單據(jù)信息不符，需及時(shí)與倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)溝通修正。第十九條倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需將《采購(gòu)物資驗(yàn)收記錄表》《采購(gòu)物資入庫(kù)單》《送貨單》《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》（必檢物資）等單據(jù)整理歸檔，按入庫(kù)日期與入庫(kù)單號(hào)順序存放，保管期限不低于3年，便于后續(xù)查詢(xún)與審計(jì)。第五章驗(yàn)收異常處理第二十條驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量偏差、規(guī)格不符、質(zhì)量不合格等異常情況，需按以下流程處理：第一節(jié)數(shù)量偏差處理第二十一條若實(shí)際數(shù)量少于《采購(gòu)訂單》數(shù)量，且偏差超出允許范圍，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需立即聯(lián)系采購(gòu)部門(mén)，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商溝通核實(shí)：若為供應(yīng)商少發(fā)，要求供應(yīng)商在5個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)發(fā)缺少的物資，補(bǔ)發(fā)物資到貨后按正常驗(yàn)收流程處理；若為運(yùn)輸途中丟失或損壞（需物流方出具證明），由采購(gòu)部門(mén)協(xié)調(diào)供應(yīng)商或物流方賠償，賠償方案確定后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)按實(shí)際收到數(shù)量辦理入庫(kù)，財(cái)務(wù)部門(mén)按實(shí)際入庫(kù)數(shù)量核算成本。第二十二條若實(shí)際數(shù)量多于《采購(gòu)訂單》數(shù)量，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需聯(lián)系采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)是否為供應(yīng)商多送：若為供應(yīng)商誤送且公司無(wú)需額外采購(gòu)，需由采購(gòu)部門(mén)通知供應(yīng)商在7個(gè)工作日內(nèi)取回多送物資，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)暫存，期間產(chǎn)生的存儲(chǔ)費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)；若公司需要額外采購(gòu)多送物資，需采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)充簽訂采購(gòu)補(bǔ)充協(xié)議，按補(bǔ)充協(xié)議價(jià)格辦理入庫(kù)。第二節(jié)規(guī)格/質(zhì)量異常處理第二十三條若規(guī)格不符或質(zhì)量不合格，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需將異常物資單獨(dú)存放，標(biāo)注“待處理”，嚴(yán)禁與合格物資混放，同時(shí)提交《物資規(guī)格/外觀(guān)異常報(bào)告》或《物資質(zhì)量異常報(bào)告》至采購(gòu)部門(mén)。第二十四條采購(gòu)部門(mén)接到異常報(bào)告后，需在3個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商處理方案，處理方案包括以下類(lèi)型：退換貨：若供應(yīng)商同意退換貨，需約定退換貨期限（一般不超過(guò)10個(gè)工作日），退換貨物資到貨后按正常驗(yàn)收流程處理，原異常物資由供應(yīng)商在約定期限內(nèi)取回；折價(jià)接收：若物資雖有輕微異常（如外觀(guān)輕微瑕疵但不影響使用），且使用部門(mén)同意接收，采購(gòu)部門(mén)需與供應(yīng)商協(xié)商折價(jià)，折價(jià)幅度不低于原價(jià)格的10%，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核、分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按折價(jià)后的價(jià)格辦理入庫(kù)；報(bào)廢處理：若物資無(wú)法退換貨且無(wú)使用價(jià)值，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商賠償，賠償?shù)轿缓?，異常物資按公司《采購(gòu)庫(kù)存處理管理制度》的報(bào)廢流程處理，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需留存報(bào)廢記錄與照片。第二十五條處理方案經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行；處理完成后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)更新庫(kù)存臺(tái)賬，財(cái)務(wù)部門(mén)按處理結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理（如退換貨沖減待入庫(kù)記錄、折價(jià)接收調(diào)整采購(gòu)成本、報(bào)廢確認(rèn)損失）。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十六條公司倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需每月開(kāi)展入庫(kù)管理自查，重點(diǎn)檢查驗(yàn)收流程是否合規(guī)、入庫(kù)單據(jù)是否完整、臺(tái)賬記錄是否準(zhǔn)確、異常處理是否及時(shí)，形成《入庫(kù)管理自查報(bào)告》，提交分管倉(cāng)儲(chǔ)領(lǐng)導(dǎo)。第二十七條公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)需每季度開(kāi)展采購(gòu)物資入庫(kù)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，檢查內(nèi)容包括：驗(yàn)收環(huán)節(jié)是否存在未驗(yàn)收直接入庫(kù)、驗(yàn)收記錄不完整的情況；入庫(kù)單據(jù)與采購(gòu)合同、質(zhì)檢報(bào)告是否一致，是否存在虛假入庫(kù)；異常物資處理是否合規(guī)，是否存在隱瞞異常、違規(guī)接收不合格物資的行為。第二十八條對(duì)違反本制度的行為，按以下方式追究責(zé)任：倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)驗(yàn)收人員未按規(guī)定驗(yàn)收，導(dǎo)致不合格物資入庫(kù)，或驗(yàn)收記錄虛假，給予警告處分，扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的10%-20%；若造成生產(chǎn)事故或經(jīng)濟(jì)損失，由責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任；采購(gòu)部門(mén)未及時(shí)傳遞采購(gòu)單據(jù)、未及時(shí)處理驗(yàn)收異常，導(dǎo)致入庫(kù)延誤或損失，給予采購(gòu)專(zhuān)員警告處分，扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的5%-10%；質(zhì)檢部門(mén)未按標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)，導(dǎo)致質(zhì)量不合格物資入庫(kù)，給予質(zhì)檢人員記過(guò)處分，扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的20%-30%；相關(guān)