2026年飲料制造公司行政物資采購招標管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司行政物資采購招標工作，通過公開、公平、公正的招標方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低采購成本，保障物資質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性，防范采購風(fēng)險（如圍標串標、利益輸送），同時確保招標過程符合國家《招標投標法》《政府采購法實施條例》等法律法規(guī)要求，結(jié)合飲料制造公司行政物資采購特點（如辦公用品、后勤物資、行政設(shè)備等），特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司行政物資采購中符合以下條件的項目，未達到招標標準的采購項目參照《行政物資零星采購管理制度》執(zhí)行：金額標準：單批次采購預(yù)算金額達到5萬元（含）以上的行政物資采購項目，如年度辦公用品集中采購、辦公設(shè)備（電腦、打印機）批量采購、后勤物資（食堂食材、保潔用品）季度采購；物資類型：包括但不限于：（1）辦公用品類：打印機、電腦、投影儀、紙張、文具等；（2）后勤保障類：食堂食材、保潔用品、勞保用品、宿舍家具等；（3）行政設(shè)備類：空調(diào)、辦公家具、會議設(shè)備、車輛維修保養(yǎng)服務(wù)等；（4）服務(wù)類：綠植租賃、保潔服務(wù)、安保服務(wù)、行政軟件采購等。不適用于以下采購項目：應(yīng)急采購：如突發(fā)辦公設(shè)備故障需緊急更換（單批次金額低于5萬元）、臨時活動物資采購，可按應(yīng)急采購流程執(zhí)行，無需招標；獨家供應(yīng)物資：如特定品牌軟件、專利設(shè)備等僅一家供應(yīng)商可提供的物資，可采用單一來源采購，不適用招標；政府指定采購：如社保、醫(yī)保等需按政府規(guī)定渠道采購的服務(wù)，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三條管理原則合法合規(guī)原則：招標全過程需嚴格遵守國家招投標相關(guān)法律法規(guī)，確保招標流程、文件編制、評標標準等符合法律要求，避免法律風(fēng)險。公開透明原則：招標信息需公開（如在公司官網(wǎng)、行業(yè)采購平臺發(fā)布），招標流程、評標過程、中標結(jié)果需全程留痕，接受內(nèi)部監(jiān)督，避免暗箱操作。公平公正原則：所有符合資質(zhì)的供應(yīng)商均可參與投標，評標標準需客觀量化（如價格、質(zhì)量、服務(wù)各占一定權(quán)重），不得偏袒或排斥特定供應(yīng)商。性價比優(yōu)先原則：招標選擇供應(yīng)商時，需綜合評估價格、質(zhì)量、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商，避免單純以低價定標。權(quán)責對等原則：明確采購部門、招標小組、監(jiān)督部門在招標各環(huán)節(jié)的職責，確保責任落實到人，出現(xiàn)問題可追溯。第二章招標組織與職責分工第四條招標組織架構(gòu)公司行政物資采購招標工作由以下部門協(xié)同開展，形成分工明確的組織架構(gòu)：采購部門（行政部門兼任）：作為招標工作牽頭部門，負責招標項目立項、招標文件編制、供應(yīng)商邀請、招標信息發(fā)布、開標組織、合同對接等工作；需求部門：指行政物資的使用部門（如辦公室、后勤部門、IT部門），負責提出采購需求（如物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間）、參與招標文件評審、協(xié)助評標（如評估物資適用性）；財務(wù)部門：負責審核采購預(yù)算、參與招標文件中價格條款制定、審核中標金額與預(yù)算的匹配性、辦理招標項目付款；招標小組：由采購部門負責人（組長）、需求部門代表、財務(wù)部門代表、法務(wù)部門代表（如無專職法務(wù)可外聘法律顧問）組成，人數(shù)不少于3人（奇數(shù)），負責評標工作，確定中標候選人；監(jiān)督部門（審計部門）：負責監(jiān)督招標全過程，檢查招標流程合規(guī)性、評標公正性，受理招標相關(guān)投訴與異議。第五條各部門核心職責采購部門職責：（1）接收需求部門采購申請，核實采購需求合理性與預(yù)算情況；（2）編制招標文件（含招標公告、物資需求清單、評標標準、合同草案）；（3）發(fā)布招標公告，邀請符合資質(zhì)的供應(yīng)商參與投標；（4）組織開標會議，核對投標文件密封性與有效性；（5）協(xié)助招標小組開展評標，整理評標記錄；（6）公示中標結(jié)果，與中標供應(yīng)商對接合同簽訂事宜。需求部門職責：（1）提交《行政物資采購需求申請表》，明確物資規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求、交付地點與時間；（2）參與招標文件評審，確認需求條款是否準確；（3）作為評標小組成員，從物資適用性角度參與評分（如評估辦公設(shè)備是否滿足日常辦公需求）；（4）驗收中標供應(yīng)商交付的物資，確認是否符合需求標準。財務(wù)部門職責：（1）審核采購預(yù)算是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，確認資金來源；（2）參與制定評標標準中的價格權(quán)重（如價格占比30%-50%）；（3）審核投標報價的合理性，排查異常低價或高價；（4）根據(jù)合同約定，按時向中標供應(yīng)商支付款項。招標小組職責：（1）評審?fù)稑宋募?，檢查供應(yīng)商資質(zhì)是否符合要求；（2）按預(yù)設(shè)評標標準對有效投標文件打分；（3）匯總評分結(jié)果，確定中標候選人（通常為1-3名）；（4）出具《評標報告》，說明評標過程、評分結(jié)果與中標理由。監(jiān)督部門職責：（1）檢查招標文件是否符合法律法規(guī)與公司制度要求；（2）監(jiān)督開標、評標過程，確保無違規(guī)操作（如泄露投標報價、偏袒特定供應(yīng)商）；（3）受理供應(yīng)商或內(nèi)部人員提出的招標異議，在5個工作日內(nèi)調(diào)查并反饋處理結(jié)果；（4）招標結(jié)束后，對招標項目進行復(fù)盤審計，出具審計意見。第三章招標全流程管理第六條招標立項與預(yù)算審核需求提出：需求部門根據(jù)實際需求，填寫《行政物資采購需求申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額、用途，提交至采購部門。立項審核：采購部門收到申請后，在3個工作日內(nèi)核實需求合理性（如是否重復(fù)采購、規(guī)格是否必要），確認無誤后提交財務(wù)部門審核預(yù)算；財務(wù)部門在2個工作日內(nèi)審核預(yù)算是否合規(guī)（如是否在年度行政預(yù)算內(nèi)），審核通過后，采購部門正式啟動招標立項。特殊情況：若采購預(yù)算超過年度預(yù)算，需由采購部門聯(lián)合需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請》，報總經(jīng)理審批，審批通過后方可啟動招標。第七條招標文件編制與發(fā)布文件編制：采購部門根據(jù)需求部門提交的采購需求，在5個工作日內(nèi)編制完成招標文件，文件需包含以下核心內(nèi)容：（1）招標公告：注明招標項目名稱、采購內(nèi)容、預(yù)算金額、供應(yīng)商資質(zhì)要求（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）、投標截止時間、開標時間與地點；（2）物資需求清單：詳細列明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、交付要求（如交付時間、地點、驗收方式）；（3）評標標準：明確評分維度與權(quán)重，如價格（40%）、質(zhì)量與技術(shù)符合度（30%）、供應(yīng)能力（15%）、售后服務(wù)（15%），各維度需量化評分標準（如價格得分=（最低投標價/該供應(yīng)商投標價）×40）；（4）合同草案：包含供貨周期、付款方式（如預(yù)付30%、到貨驗收后付60%、質(zhì)保期滿付10%）、質(zhì)保期（如辦公設(shè)備質(zhì)保1年、家具質(zhì)保3年）、違約責任等條款。文件評審：采購部門將招標文件提交需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門（或法律顧問）評審，各部門在2個工作日內(nèi)反饋意見，采購部門根據(jù)意見修改完善，確保文件無歧義、無違規(guī)條款。公告發(fā)布：招標文件定稿后，采購部門在公司官網(wǎng)“采購招標”欄目發(fā)布招標公告，同時可在行業(yè)采購平臺（如地方政府采購網(wǎng)、辦公用品采購平臺）發(fā)布，公告發(fā)布時間不少于5個工作日（自公告發(fā)布次日起計算），確保供應(yīng)商有充足時間準備投標文件。第八條供應(yīng)商邀請與投標文件接收供應(yīng)商邀請：采購部門可通過以下方式邀請供應(yīng)商：（1）公開邀請：通過招標公告吸引符合資質(zhì)的供應(yīng)商主動報名；（2）定向邀請：對長期合作、信譽良好的供應(yīng)商（如過往辦公用品供應(yīng)商），可定向發(fā)送招標邀請，定向邀請供應(yīng)商數(shù)量不少于3家，確保競爭充分。資質(zhì)預(yù)審：供應(yīng)商報名后，采購部門需在3個工作日內(nèi)審核其資質(zhì)，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如食品經(jīng)營許可證，針對食堂食材采購）、近1年類似項目業(yè)績證明，資質(zhì)審核通過的供應(yīng)商方可獲取招標文件。投標文件接收：采購部門在招標公告約定的投標截止時間前，接收供應(yīng)商提交的投標文件（需密封并加蓋公章），做好接收登記（注明供應(yīng)商名稱、提交時間、文件份數(shù)）；投標截止時間后提交的投標文件，一律拒收。第九條開標與評標開標會議：采購部門在招標公告約定的時間組織開標會議，招標小組成員、監(jiān)督部門代表、各投標供應(yīng)商代表（自愿參加）需到場；開標前，由監(jiān)督部門代表檢查投標文件密封性，確認無破損或開啟痕跡后，由采購部門工作人員當眾拆封，宣讀供應(yīng)商名稱、投標報價、交付時間等關(guān)鍵信息，做好開標記錄，參會人員簽字確認。評標準備：開標結(jié)束后，招標小組進入封閉評標環(huán)節(jié)，監(jiān)督部門代表全程監(jiān)督；招標小組首先審核投標文件有效性，剔除無效投標（如未加蓋公章、資質(zhì)不全、未響應(yīng)關(guān)鍵需求條款的投標文件），有效投標供應(yīng)商數(shù)量需不少于3家，若少于3家，需重新組織招標（特殊情況經(jīng)總經(jīng)理審批可采用競爭性談判）。評分與匯總：招標小組成員根據(jù)預(yù)設(shè)評標標準，獨立對有效投標文件打分，打分過程不得相互討論；各成員打分完成后，去掉一個最高分與一個最低分，計算剩余得分的平均值，作為該供應(yīng)商最終得分；采購部門工作人員匯總所有供應(yīng)商最終得分，按得分從高到低排序，確定中標候選人（第一名作為中標供應(yīng)商，第二、三名作為備選供應(yīng)商）。評標報告：招標小組在評標結(jié)束后2個工作日內(nèi)，出具《評標報告》，詳細說明評標過程、有效投標供應(yīng)商名單、各供應(yīng)商得分明細、中標候選人推薦理由，經(jīng)招標小組成員簽字后，提交至監(jiān)督部門審核，審核通過后生效。第十條中標結(jié)果公示與合同簽訂結(jié)果公示：采購部門在評標報告生效后1個工作日內(nèi)，在公司官網(wǎng)發(fā)布中標結(jié)果公示，公示內(nèi)容包括中標供應(yīng)商名稱、中標金額、中標物資清單、公示期限（不少于3個工作日）、異議受理方式；公示期間若收到異議，由監(jiān)督部門按規(guī)定調(diào)查處理，異議處理完成前暫停后續(xù)流程。合同簽訂：公示期滿無異議或異議處理完成后，采購部門在5個工作日內(nèi)與中標供應(yīng)商對接合同簽訂事宜，合同條款需與招標文件中的合同草案一致，不得擅自修改關(guān)鍵條款（如價格、質(zhì)量標準、交付時間）；合同需經(jīng)采購部門負責人、法務(wù)部門（或法律顧問）、財務(wù)部門審核，報分管行政的副總經(jīng)理審批后，雙方簽字蓋章生效。備選供應(yīng)商啟用：若中標供應(yīng)商因自身原因無法簽訂合同或履行合同，采購部門可按評標排名順序，與備選供應(yīng)商協(xié)商簽訂合同，或重新組織招標（需說明理由并報總經(jīng)理審批）。第四章招標后續(xù)管理與監(jiān)督第十一條物資驗收與付款物資驗收：中標供應(yīng)商按合同約定交付物資后，需求部門需在3個工作日內(nèi)組織驗收，對照合同約定的物資規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量進行核對，填寫《行政物資驗收單》，驗收合格的，在驗收單上簽字確認；驗收不合格的，需注明問題（如規(guī)格不符、質(zhì)量瑕疵），要求供應(yīng)商限期整改或退換貨，整改后重新驗收?？铐椫Ц叮贺攧?wù)部門根據(jù)驗收合格的《行政物資驗收單》、合同約定的付款方式，在5個工作日內(nèi)辦理付款手續(xù)；涉及質(zhì)保金的，需在質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題后，支付剩余質(zhì)保金。第十二條招標檔案管理采購部門需在招標項目完成后（物資驗收合格且款項支付完畢）10個工作日內(nèi)，整理招標檔案，檔案內(nèi)容包括：《行政物資采購需求申請表》《預(yù)算審核意見》；招標文件（含公告、需求清單、評標標準、合同草案）及評審記錄；投標文件（含供應(yīng)商資質(zhì)文件、報價單、技術(shù)響應(yīng)文件）；開標記錄、評標報告、中標結(jié)果公示；正式簽訂的采購合同、《行政物資驗收單》、付款憑證；異議處理記錄（如有）、審計報告（如有）。招標檔案需統(tǒng)一存放于采購部門專用檔案柜，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計與查詢。第十三條監(jiān)督與問責日常監(jiān)督：監(jiān)督部門需全程參與招標關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如開標、評標），檢查招標流程是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為（如泄露投標信息、修改評標結(jié)果）需立即制止，責令整改，并上報公司管理層。定期審計：監(jiān)督部門每季度對已完成的招標項目進行抽樣審計（抽樣比例不低于30%），檢查招標文件合規(guī)性、評標公正性、合同履行情況，審計結(jié)果納入采購部門績效考核。責任追究：對違反本制度的部門或個人，按以下規(guī)定處理：（1）采購部門工作人員泄露招標信息、與供應(yīng)商串通、擅自修改招標文件或評標結(jié)果的，給予記過處分，扣發(fā)當月績效薪酬的30%；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，涉嫌違法的，移交司法機關(guān)；（2）招標小組成員不按評標標準打分、偏袒特定供應(yīng)商、泄露評分信息的，取消其評標資格，給予警告處分，扣發(fā)當月績效薪酬的20%；（3）需求部門提供虛假采購需求、隱瞞關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)導(dǎo)致招標失誤的，對需求部門負責人給予警告處分，扣發(fā)當月績效薪酬的10%；（4）供應(yīng)商存在圍標串標、提供虛假資質(zhì)或產(chǎn)品的，取消其投標資格，列入公司“供應(yīng)商黑名單”，3年內(nèi)不得參與公司任何采購項目，同時追究其違約責任（如要求賠償損失）。第五章附則第十四條制度修訂本制度根據(jù)國家《招標投