合同審查及歸檔標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理效率，保證合同檔案的完整性與安全性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景編制，適用于企業(yè)各部門合同起草、審查、簽署、履行及歸檔管理全流程。一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)所有對(duì)外合同（包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等）的管理流程，涉及業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、行政部門及財(cái)務(wù)部門的協(xié)同工作。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景業(yè)務(wù)發(fā)起階段：業(yè)務(wù)部門與潛在合作方達(dá)成初步合作意向，需起草正式合同時(shí)；合同談判階段：雙方就合同條款（如價(jià)格、履行期限、違約責(zé)任等）協(xié)商一致，需形成書(shū)面文本時(shí)；內(nèi)部審批階段：合同文本需通過(guò)企業(yè)內(nèi)部多級(jí)審批（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等）時(shí)；簽署用印階段：審批通過(guò)后，需完成合同簽署及企業(yè)用印流程時(shí)；履行跟蹤階段：合同生效后，需跟蹤履行進(jìn)度、處理爭(zhēng)議或變更時(shí)；歸檔管理階段：合同履行完畢或終止后，需整理、歸檔合同及相關(guān)文件時(shí)。二、合同審查全流程操作細(xì)則（一）合同需求提出與資料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*（需為合作對(duì)接的具體負(fù)責(zé)人）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*與合作方初步溝通合作需求，明確合作主體、標(biāo)的、金額、履行期限等核心要素；（2）收集合作方基礎(chǔ)資料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)（若由代理人簽署）、合作方資信調(diào)查報(bào)告（如需）；（3）填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），說(shuō)明合同背景、合作目的、主要條款及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，附合作方基礎(chǔ)資料，提交部門負(fù)責(zé)人審核。輸出成果：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（含部門負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)）、合作方基礎(chǔ)資料清單。（二）合同起草責(zé)任主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（主導(dǎo)起草）、法務(wù)專員（提供模板支持）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*根據(jù)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》及合作方協(xié)商結(jié)果，選擇對(duì)應(yīng)類型的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》）；（2）按模板要求填寫(xiě)核心條款：合同主體（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式）、標(biāo)的名稱/規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/報(bào)酬（含稅費(fèi)承擔(dān)方式）、履行期限/地點(diǎn)/方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、結(jié)算方式與期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（建議優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄）、保密條款、合同生效條件等；（3）避免使用模糊表述（如“大概”“左右”“盡快”等），金額、日期需明確具體數(shù)字，違約責(zé)任需量化或明確計(jì)算方式；（4）法務(wù)專員*對(duì)合同起草提供模板指導(dǎo)，協(xié)助規(guī)避常見(jiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無(wú)效風(fēng)險(xiǎn)）。輸出成果：合同草案（加蓋“草案”章）、附件清單（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）。（三）法務(wù)審查責(zé)任主體：法務(wù)專員*（主審）、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（協(xié)審）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*將合同草案、合作方基礎(chǔ)資料、《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》提交法務(wù)部門，填寫(xiě)《合同審查流轉(zhuǎn)單》（見(jiàn)附件2）；（2）法務(wù)專員*在收到材料后3個(gè)工作日內(nèi)完成審查，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合作項(xiàng)目，授權(quán)委托書(shū)是否載明明確的授權(quán)范圍和期限；合法性：合同條款是否符合法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在“以合法形式掩蓋非法目的”等無(wú)效情形；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，是否存在單方加重企業(yè)責(zé)任或排除主要權(quán)利的格式條款；核心條款完整性：價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款是否明確、可執(zhí)行；風(fēng)險(xiǎn)提示：識(shí)別合同潛在風(fēng)險(xiǎn)（如履約能力風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力條款適用性等），提出修改建議。（3）法務(wù)專員*出具《合同審查意見(jiàn)表》（見(jiàn)附件3），明確“通過(guò)”“修改后通過(guò)”“不通過(guò)”的審查結(jié)論，并逐條列明修改意見(jiàn)；（4）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)審查意見(jiàn)修改合同草案，重大爭(zhēng)議條款需與法務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人協(xié)商一致后調(diào)整；修改完成后，重新提交法務(wù)專員*復(fù)核，直至審查通過(guò)。輸出成果：《合同審查意見(jiàn)表》（含法務(wù)專員*簽字及審查日期）、修改后的合同終稿。（四）內(nèi)部審批責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級(jí)審批）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*將法務(wù)審查通過(guò)后的合同終稿、合同審查意見(jiàn)表、合作方基礎(chǔ)資料等，按《合同審批權(quán)限表》（見(jiàn)附件4）提交對(duì)應(yīng)審批人；（2）審批人重點(diǎn)審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，合作方選擇是否合規(guī)，價(jià)款是否合理；法務(wù)部門負(fù)責(zé)人：法律風(fēng)險(xiǎn)是否已有效控制，審查意見(jiàn)是否落實(shí)；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，重大合同（如金額超50萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（3）各審批人在《合同審批流程表》（見(jiàn)附件5）簽署審批意見(jiàn)，審批通過(guò)后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)；審批不通過(guò)的，退回業(yè)務(wù)部門重新協(xié)商或起草。輸出成果：《合同審批流程表》（含各審批人簽字及審批日期）、審批通過(guò)后的合同文本（加蓋“審批通過(guò)”章）。（五）簽署與用印責(zé)任主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（協(xié)調(diào)簽署）、行政專員（用印管理）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*與合作方溝通簽署方式：紙質(zhì)簽署：雙方法定代表人或授權(quán)代理人需當(dāng)面簽署，簽署人需提供身份證原件及授權(quán)委托書(shū)（若需），核對(duì)無(wú)誤后簽署；電子簽署：通過(guò)合規(guī)電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）簽署，保證簽署主體身份真實(shí)、電子簽名法律效力有效。（2）簽署完成后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將合同文本提交行政專員，申請(qǐng)用?。唬?）行政專員*核對(duì)用印材料：合同文本是否為審批終稿、簽署是否齊全、用印申請(qǐng)單（見(jiàn)附件6）是否經(jīng)審批人簽字，核對(duì)無(wú)誤后加蓋企業(yè)公章或合同專用章（“騎縫章”需根據(jù)合同份數(shù)確定）；（4）用印完成后，行政專員在《用印登記表》（見(jiàn)附件7）登記用印信息（合同名稱、編號(hào)、份數(shù)、用印日期、用印人等），并將合同原件返還業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。輸出成果：簽署蓋章完成的合同原件（至少一式兩份，企業(yè)留存一份）、《用印登記表》。（六）履行跟蹤與爭(zhēng)議處理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（主責(zé)）、法務(wù)專員（協(xié)助）、財(cái)務(wù)部門（配合）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*建立《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)附件8），記錄合同履行進(jìn)度（如付款節(jié)點(diǎn)、交付時(shí)間、驗(yàn)收情況等），定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)；（2）合同履行過(guò)程中，若出現(xiàn)變更、解除或爭(zhēng)議情況：變更：雙方協(xié)商一致后，簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》（需按原合同流程審查審批）；解除：符合法定或約定解除條件的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后向?qū)Ψ桨l(fā)出《解除合同通知書(shū)》，明確解除日期及后續(xù)處理事宜；爭(zhēng)議：協(xié)商不成的，可按合同約定申請(qǐng)仲裁或向法院起訴，法務(wù)專員*協(xié)助收集證據(jù)、制定應(yīng)對(duì)方案。（3）財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定條款審核付款申請(qǐng)，保證付款節(jié)點(diǎn)與履行進(jìn)度一致。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《合同補(bǔ)充協(xié)議》（若有）、《解除合同通知書(shū)》（若有）、爭(zhēng)議處理相關(guān)法律文書(shū)。（七）歸檔管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（整理）、行政專員（歸檔）、檔案管理員*（保管）操作步驟：（1）歸檔范圍：合同原件（含附件、補(bǔ)充協(xié)議）、審批文件（立項(xiàng)申請(qǐng)表、審查意見(jiàn)表、審批流程表）、用印登記表、履行跟蹤記錄、爭(zhēng)議處理文件、對(duì)方資質(zhì)文件等；（2）整理要求：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*在合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，將上述材料按“合同審批-簽署-履行-爭(zhēng)議”順序整理，編寫(xiě)合同編號(hào)（規(guī)則：年份-部門代碼-合同類型-序號(hào)，如“2024-CG-001”）；填寫(xiě)《合同歸檔登記表》（見(jiàn)附件9），注明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方主體、金額、歸檔材料清單、經(jīng)辦人等信息；（3）移交歸檔：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將整理好的合同材料及《合同歸檔登記表》移交行政專員，行政專員核對(duì)無(wú)誤后，交檔案管理員入庫(kù)保管；（4）保管要求：紙質(zhì)檔案：按編號(hào)順序存入專用檔案柜，防火、防潮、防蟲(chóng)，保管期限根據(jù)合同類型確定（一般合同3-10年，重要合同永久保存）；電子檔案：將掃描件（PDF格式）存儲(chǔ)至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案同步備份，保證可檢索、可追溯。輸出成果：完整合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔登記表》。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板與工具附件（一）附件1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表項(xiàng)目名稱合作方名稱申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□其他申請(qǐng)人合作背景與目的核心條款簡(jiǎn)述標(biāo)的：金額：履行期限：風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)說(shuō)明部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：（二）附件2：合同審查流轉(zhuǎn)單合同名稱合同編號(hào)提交部門提交日期審查環(huán)節(jié)□立項(xiàng)□起草□審批□其他審查人材料清單□立項(xiàng)申請(qǐng)表□合同草案□合作方資質(zhì)□其他審查意見(jiàn)（可附頁(yè)）審查人簽字日期：（三）附件3：合同審查意見(jiàn)表合同名稱合同編號(hào)審查日期審查人審查環(huán)節(jié)審查結(jié)論□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)具體審查意見(jiàn)1.主體資格：2.合法性：3.條款完整性：…業(yè)務(wù)部門修改意見(jiàn)簽字：日期：復(fù)核意見(jiàn)復(fù)核人：日期：（四）附件4：合同審批權(quán)限表合同金額（萬(wàn)元）審批人審批部門＜10業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)部門10-50分管領(lǐng)導(dǎo)法務(wù)部門審核≥50總經(jīng)理總經(jīng)理辦公會(huì)審議（五）附件5：合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見(jiàn)簽字日期業(yè)務(wù)部門審核法務(wù)部門審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批（六）附件6：用印申請(qǐng)單合同名稱合同編號(hào)用印類型□公章□合同章□騎縫章用印份數(shù)申請(qǐng)人用印事由審批人審批意見(jiàn)簽字：日期：用印登記用印人：用印日期：（七）附件7：用印登記表序號(hào)合同名稱合同編號(hào)用印日期用印類型用印份數(shù)經(jīng)辦人備注1（八）附件8：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號(hào)對(duì)方主體履行階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)應(yīng)履行內(nèi)容實(shí)際履行情況責(zé)任人備注（九）附件9：合同歸檔登記表序號(hào)合同名稱合同編號(hào)簽訂日期對(duì)方主體金額（元）歸檔材料清單歸檔人歸檔日期存放位置1四、風(fēng)險(xiǎn)提示與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主體風(fēng)險(xiǎn)：合作方無(wú)簽約資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照過(guò)期、超越經(jīng)營(yíng)范圍）、授權(quán)代理人無(wú)有效授權(quán)，導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法追責(zé)；條款風(fēng)險(xiǎn)：合同條款模糊（如“驗(yàn)收合格后付款”未明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）、違約責(zé)任缺失或不對(duì)等，引發(fā)履約爭(zhēng)議；流程風(fēng)險(xiǎn)：先簽后批（未完成審批即簽署）、用印不規(guī)范（未經(jīng)審批擅自用?。?，導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)超預(yù)期責(zé)任；保密風(fēng)險(xiǎn)：合同文本及商業(yè)秘密未標(biāo)注保密條款或泄露，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。（二）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避措施嚴(yán)格審查合作方資質(zhì)：簽約前務(wù)必核實(shí)合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)等文件，可通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀況；使用標(biāo)準(zhǔn)化模板：優(yōu)先選用企業(yè)已制定的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，非標(biāo)合同需經(jīng)法務(wù)專員*專項(xiàng)審查，避免“口頭約定”“模糊條款”；規(guī)范審批用印流程：嚴(yán)禁“先簽后批”，用印前必須完成全部審批環(huán)節(jié)，行政專員*對(duì)用印材料嚴(yán)格核對(duì)，留存完整記錄；加強(qiáng)保密管理：合同文