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文檔簡介

合同管理標準化流程模板風險控制版一、適用范圍與典型應用場景二、標準化操作流程詳解(一)合同立項與需求確認需求發(fā)起:業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務計劃(如采購需求、銷售訂單、項目立項書),填寫《合同需求申請表》,明確合同目的、合作方基本信息(名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等)、核心需求(如標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、服務期限、預算金額等),部門負責人*簽字確認后提交至法務部門。初步可行性評估:法務部門聯(lián)合業(yè)務部門、財務部門對合作方主體資格(是否存續(xù)、有無經(jīng)營異?;蚴庞涗洠?、業(yè)務合規(guī)性(是否符合行業(yè)監(jiān)管要求、公司內(nèi)部制度)進行初步評估,形成《合同立項評估報告》,重大項目需報請分管領(lǐng)導*審批。(二)合同談判與起草談判準備:業(yè)務部門根據(jù)立項評估結(jié)果,與合作方進行前期溝通,明確合同核心條款(如價格、交付標準、付款方式、違約責任等),談判過程中需留存溝通記錄(如郵件、會議紀要)。合同起草:業(yè)務部門或法務部門根據(jù)談判結(jié)果,使用公司《合同示范文本》(無示范文本時需參照行業(yè)通用模板)起草合同,保證以下核心要素完整:雙方主體信息(全稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人);合同標的(名稱、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準);權(quán)利義務(履行期限、地點、方式、驗收標準);價格條款(金額、計價方式、支付條件、票據(jù)類型);違約責任(違約情形、賠償范圍、爭議解決方式);保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力等特殊約定。(三)合同審核與審批部門審核:業(yè)務部門審核:確認合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求、技術(shù)參數(shù)是否準確、履約能力是否匹配,簽字并標注“業(yè)務審核通過”。法務部門審核:重點審核合同合法性(是否符合法律法規(guī)、有無無效條款)、完整性(是否遺漏核心要素)、公平性(是否存在單方加重己方責任的“霸王條款”)、風險點(如違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院),形成《合同審核意見表》,提出修改建議并反饋至業(yè)務部門。財務部門審核:審核價格條款是否合理、付款方式是否符合財務制度、稅務處理是否合規(guī)(如發(fā)票類型、稅率)、履約保證金或預付款安排是否安全,簽字確認財務意見。領(lǐng)導審批:根據(jù)合同金額及重要性分級審批(示例):金額≤10萬元:業(yè)務部門負責人、法務專員、財務經(jīng)理*審批;10萬元<金額≤50萬元:增加分管業(yè)務領(lǐng)導、法務部門負責人審批;金額>50萬元:需提交總經(jīng)理*或董事會審批。審批通過后,形成《合同審批表》,作為簽署依據(jù)。(四)合同簽署與用印文本校對:業(yè)務部門匯總審核意見,與合作方最終確認合同文本,保證所有修改內(nèi)容已落實,雙方版本一致,加蓋騎縫章(多頁合同)或每頁小簽(重要條款)。用印申請:填寫《合同用印申請表》,附《合同審批表》《最終版合同文本》,按公司印章管理制度報請印章保管人*用印。嚴禁在空白合同、未審批合同上加蓋印章。簽署交付:合同雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字(需提供授權(quán)委托書),注明簽署日期;簽署后原件至少一式兩份(雙方各執(zhí)一份),業(yè)務部門及時將復印件抄送法務、財務部門備案。(五)合同履行與跟蹤履行交底:業(yè)務部門向履行團隊(如采購組、項目組)移交合同,明確履約節(jié)點、責任人、驗收標準及風險提示,形成《合同履行交底記錄》。進度跟蹤:履行團隊按合同約定跟蹤履約情況(如交付進度、付款節(jié)點),填寫《合同履行跟蹤表》,記錄關(guān)鍵節(jié)點完成時間、驗收結(jié)果、對方履約表現(xiàn)(如延遲交付、質(zhì)量瑕疵等)。風險預警:出現(xiàn)可能無法按約履約的情形(如對方違約、政策變化影響履行),業(yè)務部門須在24小時內(nèi)啟動風險預警,提交《合同履行風險報告》,說明風險原因、影響范圍及應對建議,法務部門協(xié)同制定應對方案(如協(xié)商變更、發(fā)函催告、準備仲裁/訴訟材料)。(六)合同變更與終止變更流程:因業(yè)務需要或不可抗力需變更合同,雙方協(xié)商一致后簽訂《合同變更協(xié)議》,按原審批流程履行審核、用印手續(xù),變更協(xié)議作為原合同補充,具有同等法律效力。終止處理:協(xié)商終止:雙方簽訂《合同終止協(xié)議》,明確終止后權(quán)利義務(如已履行部分結(jié)算、保密義務延續(xù));單方終止:依據(jù)合同約定行使解除權(quán),需書面通知對方,留存送達證據(jù)(如快遞簽收記錄),必要時通過法律程序確認解除效力;終止后,業(yè)務部門牽頭完成款項結(jié)算、資料交接,形成《合同終止清算報告》。(七)合同歸檔與復盤歸檔管理:合同履行完畢或終止后,業(yè)務部門收集合同正本、審批文件、履行記錄(如驗收單、付款憑證、溝通函件)、變更/終止協(xié)議等資料,按“一合同一檔”原則整理,標注合同編號、歸檔日期,移交至檔案管理部門*,電子版同步存儲至公司合同管理系統(tǒng)。復盤總結(jié):每季度或每年末,法務部門牽頭組織業(yè)務、財務部門對合同管理流程進行復盤,分析高頻風險點(如條款漏洞、履約延遲原因)、審核效率問題,優(yōu)化《合同示范文本》及管理流程,形成《合同管理復盤報告》。三、核心配套工具表單表1:合同需求申請表合同編號需求部門合作方名稱業(yè)務類型(采購/銷售/服務等)核心需求描述(標的、數(shù)量、預算等)部門負責人簽字申請日期表2:合同審核意見表合同名稱審核部門審核要點(合法性/完整性/風險點等)審核意見(通過/修改后通過/不通過及理由)審核人日期法務財務表3:合同履行跟蹤表合同編號履約節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行情況(正常/延遲/異常)相關(guān)證明材料(驗收單/函件等)責任人交付第一批貨物2024-03-312024-04-02延遲2天(對方物流原因)物流跟蹤記錄、對方說明函*表4:合同變更申請表原合同編號變更內(nèi)容(標的/金額/期限等)變更原因合作方意見審批意見變更協(xié)議編號四、風險控制關(guān)鍵提示主體資格審查:合作方為企業(yè)的,需核查其《營業(yè)執(zhí)照》(最新年檢記錄)、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書(如行業(yè)許可證),避免與無民事行為能力企業(yè)或分支機構(gòu)簽約;個人合作方需核實證件號碼件及履約能力(如提供擔保)。條款嚴謹性:禁止使用“大概”“左右”等模糊表述,質(zhì)量標準需引用國家標準或行業(yè)標準,違約責任需明確具體賠償計算方式(如“按合同總額20%支付違約金”),爭議解決優(yōu)先約定公司所在地法院管轄。印章與文本管理:嚴禁攜帶合同印章外出用?。ㄌ厥馇闆r需經(jīng)總經(jīng)理*批準并雙人陪同),用印前核對合同文本與審批表一致性,防止“假章”“假合同”風險;合同文本需統(tǒng)一編號,避免重復或遺漏簽署。履約證據(jù)留存:履行過程中所

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