企業(yè)行政管理常用文件模板手冊一、《會議紀要》模板適用情境適用于企業(yè)內(nèi)部各類工作會議（如部門例會、項目推進會、專題研討會、高層決策會等）的記錄與信息歸檔，保證會議內(nèi)容準確傳達、決議事項有效落實。操作流程1.會前準備明確會議信息：提前獲取會議主題、時間、地點、參會人員（主持人、記錄人、發(fā)言嘉賓等）、議程及預期目標，由行政人員或會議發(fā)起人提前1-2天通知相關(guān)人員。準備記錄工具：根據(jù)會議重要性選擇記錄方式（手寫、電子文檔、錄音輔助），提前準備會議簽到表、議程表模板，保證記錄要素完整。2.會中記錄簽到與信息核對：參會人員簽到時記錄姓名、部門、聯(lián)系方式；主持人宣布會議開始后，核對參會人員與議程是否一致，如有調(diào)整需備注說明。聚焦核心內(nèi)容：重點記錄會議議題討論要點、不同意見、最終決議事項（含決策依據(jù)）、行動項（明確負責人、完成時限、所需資源），避免記錄與主題無關(guān)的閑聊內(nèi)容。標注關(guān)鍵信息：對決議事項、截止日期、負責人等核心信息用符號（如“★”“△”）標注，便于后續(xù)整理；對存疑內(nèi)容及時向主持人或發(fā)言人確認，避免記錄偏差。3.會后整理初稿撰寫：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，根據(jù)會中記錄整理初稿，結(jié)構(gòu)一般為“會議基本信息-議程回顧-討論要點-決議事項-行動項-其他說明”。審核與修訂：將初稿提交會議主持人審核，重點核對決議事項準確性、行動項責任人與時限是否明確；根據(jù)審核意見修訂后，形成最終版會議紀要。分發(fā)與歸檔：最終版會議紀要通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘）或郵件分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)領(lǐng)導；紙質(zhì)版需經(jīng)主持人簽字確認后，由行政部門統(tǒng)一歸檔（保存期限不少于3年）?！稌h紀要》模板會議基本信息會議名稱部門月度工作例會（2024年X月）會議時間2024年X月X日14:00-16:00會議地點公司3樓第一會議室主持人*經(jīng)理（行政部）記錄人*助理（行政部）參會人員總監(jiān)（市場部）、主管（技術(shù)部）、*專員（財務(wù)部）等共8人缺席人員*（銷售部），事由：外出拜訪客戶會議議程1.上月工作總結(jié)；2.本月工作計劃；3.跨部門協(xié)作事項討論；4.其他議程回顧與討論要點上月工作總結(jié)（匯報人：*主管）市場部：完成3場線下推廣活動，新增客戶200+，未達成線上引流目標（原定500+），主要因推廣渠道預算未及時到位。技術(shù)部：完成產(chǎn)品V2.1版本開發(fā)，修復15個已知BUG，測試通過率98%。討論要點：財務(wù)部反饋推廣預算審批流程需優(yōu)化，建議建立“緊急預算綠色通道”。本月工作計劃（匯報人：各部門負責人）市場部：重點推進線上引流，計劃與2家頭部平臺合作，預算申請5萬元。技術(shù)部：啟動V2.2版本需求調(diào)研，計劃15日前完成用戶需求收集?？绮块T協(xié)作事項議題：新品上市推廣方案聯(lián)合制定決議：市場部與技術(shù)部需在X月X日前聯(lián)合輸出推廣初稿，財務(wù)部配合預算評審。決議事項與行動項序號決議事項責任人完成時限所需支持1優(yōu)化推廣預算審批流程，建立綠色通道*經(jīng)理（財務(wù)部）X月X日無2市場部與技術(shù)部聯(lián)合制定新品推廣方案總監(jiān)（市場部）、主管（技術(shù)部）X月X日設(shè)計部提供素材支持3完成V2.2版本用戶需求收集*主管（技術(shù)部）X月15日產(chǎn)品部配合提供需求模板其他說明下次例會時間：2024年X月X日14:00，地點不變。附件：上月各部門工作數(shù)據(jù)報表、新品推廣需求框架。關(guān)鍵提示會議紀要需客觀中立，避免記錄個人主觀評價；行動項必須明確“誰來做、何時完成、需要什么支持”，避免模糊表述（如“盡快”“盡快完成”）；涉及敏感信息（如人員調(diào)整、未公開決策）需標注“內(nèi)部保密”，嚴格控制分發(fā)范圍。二、《辦公用品申請表》模板適用情境適用于企業(yè)員工因日常工作需要申請領(lǐng)取或采購辦公用品（如文具、耗材、辦公設(shè)備配件等），規(guī)范物資申領(lǐng)流程，避免資源浪費。操作流程1.確認需求員工根據(jù)工作需要核對所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量，參考《辦公用品庫存清單》（行政部門定期更新）確認是否需申領(lǐng)或采購。申領(lǐng)非必需品或超出常規(guī)用量（如一次性申領(lǐng)10個以上筆記本）需提前說明用途，經(jīng)部門負責人審批。2.填寫申請表登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或聯(lián)系行政部門領(lǐng)取紙質(zhì)版《辦公用品申請表》，逐項填寫“申請人信息”“物品明細”“申請事由”等內(nèi)容，保證信息真實、完整。物品明細需注明“品牌/規(guī)格”（如A4紙“80g/白色”）、“單位”（包/箱/個）、“數(shù)量”，避免籠統(tǒng)填寫（如“一批”“若干”）。3.審批與領(lǐng)用部門負責人審核申請表，重點確認物品必要性及數(shù)量合理性；審批通過后提交至行政部門。行政部門核對庫存：若庫存充足，1-2個工作日內(nèi)安排領(lǐng)用；若庫存不足，匯總需求統(tǒng)一采購，采購完成后通知領(lǐng)用（一般3-5個工作日）。申請人領(lǐng)用時需在《辦公用品領(lǐng)用登記表》簽字確認，保證物品與申請信息一致?！掇k公用品申請表》模板申請人信息申請人姓名*（市場部專員）所屬部門市場部申請日期2024年X月X日聯(lián)系方式138申請事由新項目籌備：需打印項目方案、制作宣傳物料是否緊急□是□否物品明細序號物品名稱品牌/規(guī)格單位申請數(shù)量實際領(lǐng)用數(shù)量用途說明1A4復印紙80g/白色包5打印項目方案2簽字筆0.5mm黑色（晨光）支10會議記錄3訂書釘標準型盒2裝訂宣傳物料4文件夾A4/藍色個20存放項目資料審批信息部門負責人審批簽字：*（市場部經(jīng)理）日期：2024年X月X日行政部門審核簽字：*（行政主管）日期：2024年X月X日領(lǐng)用確認簽字：______________日期：______________關(guān)鍵提示辦公用品僅限工作用途，嚴禁私人申領(lǐng)或虛報數(shù)量；低值易耗品（如筆、紙）按月申領(lǐng)，辦公設(shè)備（如U盤、鼠標）需以舊換新（損壞需說明原因）；行政部每月公示辦公用品使用情況，超常規(guī)部門需提交書面說明。三、《差旅報銷單》模板適用情境適用于企業(yè)員工因公出差（如客戶拜訪、項目調(diào)研、參加會議等）產(chǎn)生的交通費、住宿費、伙食費、市內(nèi)交通費等費用的報銷，規(guī)范費用報銷流程，保證合規(guī)合理。操作流程1.出差前申請員工填寫《出差審批單》，注明出差事由、時間、地點、行程安排、預估費用，經(jīng)部門負責人審批；出差超過3天或跨省需額外報請分管領(lǐng)導審批。審批通過后，憑《出差審批單》到行政部門備案（如需預訂機票/酒店，提前3個工作日提交申請）。2.差旅中票據(jù)收集費用發(fā)生時索取正規(guī)發(fā)票（抬頭需為“公司全稱”），發(fā)票項目需與實際消費一致（如“住宿費”“交通費”“餐飲費”），避免開“辦公用品”“耗材”等模糊名稱?；疖嚻?、飛機票、汽車票等交通憑證需保留行程信息（如時間、車次、座位），住宿費發(fā)票需附酒店入住單（含日期、天數(shù)）。3.報銷單填寫與提交出差返回3個工作日內(nèi)，登錄財務(wù)系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《差旅報銷單》，按“交通費-住宿費-伙食費-市內(nèi)交通費-其他費用”分類粘貼票據(jù)，每張票據(jù)背面注明“消費日期、用途”。填寫報銷金額時，需符合公司標準（如住宿費上限：一線城市500元/晚，二線城市300元/晚；伙食補助：100元/天，無需提供發(fā)票）。4.審核與付款部門負責人審核報銷單的出差真實性及費用合理性；財務(wù)部審核票據(jù)合規(guī)性、金額準確性，超標準費用需注明原因并由分管領(lǐng)導簽字。審核通過后，財務(wù)部按公司付款周期安排報銷款發(fā)放（一般為審核通過后5-10個工作日）?！恫盥脠箐N單》模板基本信息報銷人姓名*（銷售部經(jīng)理）所屬部門銷售部出差事由拜訪上?？蛻簦萍加邢薰荆┏霾钊掌?024年X月X日-X月X日（共5天）出差地點上海隨行人員無預估費用3000元實際費用2850元費用明細費用類型日期發(fā)票號碼消費項目金額（元）備注（如超標說明）交通費X月X日5678北京-上海機票（經(jīng)濟艙）1200交通費X月X日87654321上海-北京機票1200住宿費X月X-X日11223344上海酒店（4晚）1600標準內(nèi)（400元/晚）伙食補助X月X-X日-每日100元×5天500無需發(fā)票市內(nèi)交通費X月X-X日55667788地鐵、打車150憑票報銷其他X月X日99887766客戶招待餐費300附客戶簽到單票據(jù)粘貼區(qū)審批信息部門負責人審批簽字：*（銷售部總監(jiān)）日期：2024年X月X日財務(wù)部審核簽字：*（財務(wù)主管）日期：2024年X月X日分管領(lǐng)導審批簽字：*（副總經(jīng)理）日期：2024年X月X日出納付款簽字：______________日期：______________關(guān)鍵提示發(fā)票抬頭、稅號必須與公司信息一致，否則不予報銷；超標費用需書面說明（如“客戶臨時安排高端商務(wù)接待”），并由分管領(lǐng)導簽字確認；差旅期間不得虛報冒領(lǐng)，嚴禁將私人費用混入公費報銷，違者按公司規(guī)定處理。四、《員工請假申請單》模板適用情境適用于企業(yè)員工因個人原因（如病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假等）需暫時離開工作崗位，規(guī)范請假審批流程，保障員工權(quán)益及工作正常運轉(zhuǎn)。操作流程1.確認請假類型與時長員工根據(jù)請假原因選擇對應(yīng)類型（病假需提供醫(yī)院證明，年假需提前3天申請，婚假/產(chǎn)假需提供相關(guān)證件復印件），明確請假起止時間（精確到小時）。請假時長：事假一般不超過3天，年假根據(jù)司齡計算（司齡1-10年5天，10-20年10天，20年以上15天），婚假3天，產(chǎn)假98天+生育獎勵假（按地方政策）。2.填寫申請表并提交登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《員工請假申請單》，填寫“請假人信息”“請假類型”“起止時間”“請假事由”“工作交接人”等內(nèi)容。工作交接人需為同崗位或協(xié)作部門同事，明確交接事項（如手頭工作進度、緊急聯(lián)系人等），保證請假期間工作不受影響。3.審批與備案審批權(quán)限：1天內(nèi)由部門負責人審批，1-3天需分管領(lǐng)導審批，3天以上需總經(jīng)理審批；請假期間需保持通訊暢通，緊急情況可聯(lián)系工作交接人。審批通過后，將申請單提交至人力資源部備案，人力資源部更新員工考勤記錄；請假結(jié)束后，需在1個工作日內(nèi)銷假（病假需補交醫(yī)院證明）?！秵T工請假申請單》模板請假人信息姓名*（技術(shù)部工程師）所屬部門技術(shù)部入職日期2022年X月X日司齡2年聯(lián)系方式1395678崗位軟件開發(fā)工程師請假詳情請假類型□事假□病假□年假□婚假□產(chǎn)假□其他____請假時間2024年X月X日09:00-2024年X月X日18:00（共1天）請假事由身體不適，需去醫(yī)院就診（附醫(yī)院診斷證明）工作交接人*（技術(shù)部主管）審批信息部門負責人審批簽字：*（技術(shù)部經(jīng)理）日期：2024年X月X日分管領(lǐng)導審批簽字：*（技術(shù)總監(jiān)）日期：2024年X月X日人力資源部備案簽字：*（HR專員）日期：2024年X月X日銷假確認實際銷假時間簽字：______________日期：______________關(guān)鍵提示病假需提供二級及以上醫(yī)院開具的診斷證明及病歷，急診需提供急診病歷；年假應(yīng)提前規(guī)劃，避免與工作高峰期沖突；請假期間未經(jīng)批準不得擅自延長假期，否則按曠工處理；未提交請假申請擅自缺崗視為曠工，扣發(fā)當日工資。五、《固定資產(chǎn)登記表》模板適用情境適用于企業(yè)固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具、投影儀等）的采購、領(lǐng)用、調(diào)撥、報廢等全生命周期管理，保證資產(chǎn)安全完整，賬實相符。操作流程1.資產(chǎn)采購與入庫部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，提交《固定資產(chǎn)采購申請表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估金額及用途，經(jīng)部門負責人、財務(wù)部、總經(jīng)理審批后采購。資產(chǎn)到貨后，行政部門與采購部門共同核對資產(chǎn)信息（品牌、型號、配置）與采購申請是否一致，確認無誤后填寫《固定資產(chǎn)登記表》，分配唯一資產(chǎn)編號（格式：部門代碼-年份-序號，如“XZB-2024-001”），并在資產(chǎn)上粘貼標簽。2.資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥員工領(lǐng)用資產(chǎn)時需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，簽字確認后行政部門更新《固定資產(chǎn)登記表》（領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、使用地點）；部門間調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門負責人審批后，行政部門更新領(lǐng)用信息。3.資產(chǎn)盤點與報廢行政部每季度組織一次資產(chǎn)盤點，核對資產(chǎn)編號、使用人、存放地點與登記表是否一致，盤盈盤虧需提交書面說明（如盤虧需注明原因：損壞/丟失/遺失）。資產(chǎn)報廢（使用年限到期/損壞無法修復）時，使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，附資產(chǎn)現(xiàn)狀照片及鑒定意見，經(jīng)行政部門、財務(wù)部審批后，回收殘值并注銷資產(chǎn)信息?！豆潭ㄙY產(chǎn)登記表》模板資產(chǎn)基本信息資產(chǎn)編號XZB-2024-001資產(chǎn)名稱聯(lián)想ThinkPad筆記本規(guī)格型號T14AMD銳龍版R7-7730U/16G/512G采購日期2024年X月X日采購金額（元）6500供應(yīng)商北京科技有限公司使用部門市場部使用人*（市場部經(jīng)理）存放地點3樓市場部辦公室資產(chǎn)狀態(tài)□在用□閑置□維修□報廢變動記錄日期變動類型變動詳情經(jīng)辦人審批人2024–領(lǐng)用市場部領(lǐng)用，用于日常工作*（行政助理）*（行政主管）2024–調(diào)撥調(diào)至銷售部，使用人變更為*（銷售總監(jiān)）*（行政助理）*（銷售總監(jiān)）2024–維修屏幕故障，送修3天*（銷售部助理）*（行政主管）報廢記錄報廢日期報廢原因殘值（元）審批人備注----（未報廢）關(guān)鍵提示固定資產(chǎn)不得私自外借、轉(zhuǎn)移或變賣，違者按公司規(guī)定賠償；員工離職時需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，保證資產(chǎn)完好歸還，未交接清楚不予辦理離職手續(xù)；行政部每年更新《固定資產(chǎn)清單》，提交財務(wù)部備案，作為資產(chǎn)折舊及審計依據(jù)。六、《外來人員登記表》模板適用情境適用于外來人員（如客戶、應(yīng)聘者、訪客、維修人員等）進入企業(yè)辦公區(qū)域的登記管理，保障企業(yè)辦公安全，防止無關(guān)人員隨意進出。操作流程1.前臺接待與登記外來人員到達前臺時，前臺人員主動詢問來訪事由、被訪部門及人員姓名，確認是否有預約（線上/電話預約需提供預約編號）。填寫《外來人員登記表》，記錄“姓名、身份證號、聯(lián)系方式、來訪事由、被訪人、到訪時間、預計離開時間”，身份證信息需核對原件（僅登記，不留存復印件）。2.發(fā)放與收回門