企業(yè)行政管理流程化工具集一、工具集概述本工具集旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與配套表單，規(guī)范企業(yè)行政管理中的高頻場(chǎng)景（如會(huì)議、辦公用品、固定資產(chǎn)、印章、差旅、訪客、檔案等），提升行政工作效率，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，保證行政工作有據(jù)可依、責(zé)任到人。工具集適用于各類企業(yè)行政管理部門，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模與實(shí)際需求靈活調(diào)整細(xì)節(jié)。二、適用范圍與典型場(chǎng)景（一）會(huì)議管理：全流程規(guī)范會(huì)議效率典型場(chǎng)景：部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等，需覆蓋“會(huì)前籌備-會(huì)中執(zhí)行-會(huì)后跟進(jìn)”全周期。（二）辦公用品管理：從申領(lǐng)到發(fā)放的閉環(huán)管控典型場(chǎng)景：?jiǎn)T工日常辦公耗材（如筆、紙、文件夾）申領(lǐng)、部門批量采購(gòu)（如打印機(jī)墨盒、辦公用紙）、庫(kù)存盤點(diǎn)與補(bǔ)充等。（三）固定資產(chǎn)管理：全生命周期資產(chǎn)追蹤典型場(chǎng)景：新購(gòu)設(shè)備（電腦、打印機(jī)）入庫(kù)、領(lǐng)用登記、內(nèi)部調(diào)撥、維修報(bào)修、報(bào)廢處置等。（四）印章管理：合規(guī)用印風(fēng)險(xiǎn)防控典型場(chǎng)景：合同、證明、函件等文件用印申請(qǐng)、審批、登記、歸還，保證用印留痕、責(zé)任可溯。（五）差旅管理：標(biāo)準(zhǔn)化費(fèi)用與流程管控典型場(chǎng)景：?jiǎn)T工因公出差（國(guó)內(nèi)/國(guó)際）的申請(qǐng)、審批、機(jī)票酒店預(yù)訂、費(fèi)用報(bào)銷與結(jié)算。（六）訪客管理：專業(yè)接待與安全保障典型場(chǎng)景：外部客戶、合作伙伴、機(jī)構(gòu)等來(lái)訪人員的預(yù)約、登記、接待引導(dǎo)、離開核驗(yàn)。（七）檔案管理：重要文件有序歸檔典型場(chǎng)景：行政類文件（如制度、合同、會(huì)議紀(jì)要）、員工檔案（如入職資料、異動(dòng)記錄）的分類、歸檔、借閱與銷毀。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)議管理全流程操作會(huì)前籌備步驟1：會(huì)議發(fā)起人明確會(huì)議目的、議題、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)，填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》（含參會(huì)部門、人數(shù)、場(chǎng)地需求、設(shè)備需求等），提前2個(gè)工作日提交至行政部。步驟2：行政部根據(jù)申請(qǐng)表協(xié)調(diào)會(huì)議室（優(yōu)先使用預(yù)約系統(tǒng)）、設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議設(shè)備等），提前1天發(fā)送會(huì)議通知（含時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、需準(zhǔn)備材料）。會(huì)中執(zhí)行步驟1：參會(huì)人員提前10分鐘到場(chǎng)，行政部負(fù)責(zé)設(shè)備調(diào)試、簽到（通過(guò)簽到表或線上工具）。步驟2：會(huì)議主持人按議程引導(dǎo)討論，指定專人記錄《會(huì)議紀(jì)要》（含關(guān)鍵決議、待辦事項(xiàng)、責(zé)任部門/人、完成時(shí)限）。會(huì)后跟進(jìn)步驟1：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，由行政部分發(fā)至所有參會(huì)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。步驟2：行政部每周匯總《會(huì)議待辦事項(xiàng)跟蹤表》，提醒責(zé)任人進(jìn)度，決議完成后存檔。（二）辦公用品管理閉環(huán)操作申領(lǐng)與審批步驟1：?jiǎn)T工/部門負(fù)責(zé)人通過(guò)OA系統(tǒng)或線下填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途）。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核簽字（月累計(jì)申領(lǐng)金額超500元需部門總監(jiān)審批），提交至行政部。發(fā)放與登記步驟1：行政部根據(jù)申領(lǐng)表核對(duì)庫(kù)存，庫(kù)存不足時(shí)啟動(dòng)采購(gòu)流程（采購(gòu)需比價(jià)3家，金額超2000元需財(cái)務(wù)部審批）。步驟2：發(fā)放時(shí)核對(duì)申領(lǐng)表與實(shí)物，雙方簽字確認(rèn)，同步更新《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》（入庫(kù)/出庫(kù)時(shí)間、物品、數(shù)量、經(jīng)手人）。盤點(diǎn)與補(bǔ)充步驟1：行政部每月末進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，填寫《月度庫(kù)存盤點(diǎn)表》。步驟2：針對(duì)常用低值易耗品（如A4紙、簽字筆），設(shè)置安全庫(kù)存（如1個(gè)月用量），庫(kù)存不足時(shí)及時(shí)補(bǔ)充采購(gòu)。（三）固定資產(chǎn)全生命周期管理操作入庫(kù)登記步驟1：新購(gòu)資產(chǎn)到貨后，行政部與采購(gòu)部共同驗(yàn)收（核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量），填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》。步驟2：驗(yàn)收合格后，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號(hào)、名稱、入庫(kù)日期），錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、采購(gòu)日期、使用部門、保管人、原值）。領(lǐng)用與調(diào)撥步驟1：資產(chǎn)領(lǐng)用需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，臺(tái)賬更新“保管人”信息。步驟2：內(nèi)部調(diào)撥需原使用部門提出申請(qǐng)，新使用部門確認(rèn)，行政部更新臺(tái)賬，雙方簽字確認(rèn)《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》。維修與報(bào)廢步驟1：資產(chǎn)故障時(shí)，保管人填寫《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，行政部聯(lián)系維修方（或內(nèi)部IT支持），維修后記錄維修費(fèi)用與結(jié)果。步驟2：資產(chǎn)報(bào)廢需經(jīng)技術(shù)部鑒定（確認(rèn)無(wú)法修復(fù)），填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表》，金額超5000元需總經(jīng)理審批，審批后由行政部處置殘值，臺(tái)賬注銷該資產(chǎn)。（四）印章管理合規(guī)操作用印申請(qǐng)步驟1：申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》（文件名稱、用印份數(shù)、用途、申請(qǐng)人），附需蓋章文件電子版。步驟2：根據(jù)文件類型分級(jí)審批：一般函件（部門負(fù)責(zé)人）、合同（法務(wù)部+總經(jīng)理）、公章（總經(jīng)理）、財(cái)務(wù)章（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+總經(jīng)理）。用印登記與歸還步驟1：審批通過(guò)后，申請(qǐng)人攜帶文件至行政部，印章管理員核對(duì)審批單與文件內(nèi)容，無(wú)誤后蓋章，填寫《印章使用登記表》（日期、用印類型、文件名稱、申請(qǐng)人、審批人、保管人簽字）。步驟2：用印后文件當(dāng)場(chǎng)歸還，禁止帶出辦公區(qū)域（特殊情況需總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，行政部全程跟蹤）。（五）差旅管理標(biāo)準(zhǔn)化操作出差申請(qǐng)與審批步驟1：?jiǎn)T工填寫《出差申請(qǐng)表》（出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、預(yù)算），提前3天提交（緊急出差可事后補(bǔ)簽）。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性，財(cái)務(wù)部審核預(yù)算合理性，出差超3天或跨省需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行程與費(fèi)用管控步驟1：審批通過(guò)后，員工通過(guò)企業(yè)合作平臺(tái)（如攜程、飛豬）預(yù)訂機(jī)票/酒店（需符合企業(yè)差旅標(biāo)準(zhǔn)，如經(jīng)濟(jì)艙、協(xié)議酒店），行政部可協(xié)助預(yù)訂。步驟2：出差結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，員工粘貼發(fā)票（發(fā)票抬頭為企業(yè)全稱），填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，附《出差申請(qǐng)表》與行程單，按審批流程報(bào)銷（部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部→總經(jīng)理）。費(fèi)用結(jié)算與審計(jì)步驟1：財(cái)務(wù)部核對(duì)報(bào)銷單與發(fā)票，超標(biāo)準(zhǔn)部分需員工說(shuō)明原因（如特殊情況需總經(jīng)理簽字）。步驟2：每季度由行政部、財(cái)務(wù)部聯(lián)合對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行抽審，保證合規(guī)。（六）訪客管理專業(yè)操作訪客預(yù)約與核驗(yàn)步驟1：被訪人提前1天通過(guò)OA系統(tǒng)或電話告知行政部訪客信息（姓名、單位、事由、到訪時(shí)間、聯(lián)系方式），填寫《訪客預(yù)約單》。步驟2：訪客到訪時(shí)，前臺(tái)核對(duì)預(yù)約信息，要求訪客出示身份證，填寫《訪客登記表》（姓名、單位、身份證號(hào)、事由、被訪人、到離時(shí)間），發(fā)放《訪證》（佩戴于胸前）。接待與引導(dǎo)步驟1：行政部提前通知被訪人，引導(dǎo)訪客至?xí)h室，提供茶水、紙筆（如需）。步驟2：重要訪客（如客戶、領(lǐng)導(dǎo)）由行政部全程陪同，保證接待禮儀規(guī)范。離開核驗(yàn)步驟1：訪客離開時(shí)，前臺(tái)收回《訪證》，核對(duì)《訪客登記表》中的到離時(shí)間，被訪人簽字確認(rèn)。步驟2：每日下班前，行政部匯總《當(dāng)日訪客記錄表》，存檔備查。（七）檔案管理規(guī)范操作文件分類與歸檔步驟1：行政部制定《檔案分類目錄》（如行政類、人事類、財(cái)務(wù)類、合同類），明確各類檔案的保管期限（如合同永久、制度10年、會(huì)議紀(jì)要3年）。步驟2：文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)，由責(zé)任人整理（去除金屬夾、標(biāo)注頁(yè)碼），填寫《檔案歸檔登記表》（文件名稱、編號(hào)、形成日期、頁(yè)數(shù)、歸檔人），移交至檔案室。檔案借閱與保密步驟1：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（檔案名稱、借閱原因、借閱期限），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需總經(jīng)理審批）。步驟2：檔案管理員核對(duì)審批單，辦理借閱手續(xù)（借閱期限一般不超過(guò)7天），借閱人當(dāng)場(chǎng)檢查檔案完整性，歸還時(shí)簽字確認(rèn)。檔案銷毀與留存步驟1：達(dá)到保管期限的檔案，由檔案室編制《檔案銷毀清冊(cè)》（名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因），經(jīng)行政部、法務(wù)部、總經(jīng)理審批。步驟2：銷毀時(shí)由2人以上共同監(jiān)督，填寫《檔案銷毀記錄表》，簽字確認(rèn)后留存?zhèn)洳椋顾阶凿N毀。四、配套工具表單（一）會(huì)議管理表單《會(huì)議申請(qǐng)表》（模板）會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)部門/人員會(huì)議議題預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)需準(zhǔn)備材料設(shè)備需求（投影儀/麥克風(fēng)等）申請(qǐng)人部門聯(lián)系方式審批人（簽字）《會(huì)議紀(jì)要》（模板）會(huì)議名稱時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人參會(huì)人員缺席人員及原因議題1：討論內(nèi)容決議責(zé)任人議題2：討論內(nèi)容決議責(zé)任人完成時(shí)限其他事項(xiàng)《會(huì)議待辦事項(xiàng)跟蹤表》（模板）待辦事項(xiàng)|責(zé)任部門/人|計(jì)劃完成時(shí)間|實(shí)際完成時(shí)間|完成情況（是/否）|備注|（二）辦公用品管理表單《辦公用品申領(lǐng)表》（模板）申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量用途審批人（部門）審批人（行政）發(fā)放人領(lǐng)取人簽字發(fā)放日期《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》（模板）入庫(kù)/出庫(kù)日期|物品名稱|規(guī)格|入庫(kù)數(shù)量|出庫(kù)數(shù)量|結(jié)存數(shù)量|經(jīng)手人|備注（采購(gòu)/領(lǐng)用）|（三）固定資產(chǎn)管理表單《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（模板）資產(chǎn)名稱規(guī)格/型號(hào)采購(gòu)日期供應(yīng)商采購(gòu)金額驗(yàn)收情況（合格/不合格）驗(yàn)收人采購(gòu)人行政部負(fù)責(zé)人《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》（模板）資產(chǎn)名稱編號(hào)領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期用途部門負(fù)責(zé)人審批行政部審批保管人簽字《固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表》（模板）資產(chǎn)名稱編號(hào)報(bào)廢原因原值已使用年限技術(shù)部鑒定意見財(cái)務(wù)部意見總經(jīng)理審批處置殘值經(jīng)辦人日期（四）印章管理表單《印章使用申請(qǐng)表》（模板）文件名稱用印份數(shù)用途申請(qǐng)人部門聯(lián)系方式審批人（部門）審批人（法務(wù)）審批人（總經(jīng)理）印章管理員簽字用印日期歸還時(shí)間《印章使用登記表》（模板）用印日期|用印類型（公章/合同章）|文件名稱|申請(qǐng)人|審批人|保管人簽字|備注|（五）差旅管理表單《出差申請(qǐng)表》（模板）出差人部門出差事由出發(fā)時(shí)間返回時(shí)間出差地點(diǎn)交通方式（飛機(jī)/火車/汽車）預(yù)計(jì)費(fèi)用部門負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批《差旅費(fèi)報(bào)銷單》（模板）報(bào)銷人部門出差時(shí)間出差地點(diǎn)交通費(fèi)金額住宿費(fèi)金額補(bǔ)助金額（餐/交通）發(fā)票張數(shù)報(bào)銷總額審批人（部門）審批人（財(cái)務(wù)）審批人（總經(jīng)理）（六）訪客管理表單《訪客登記表》（模板）訪客姓名單位身份證號(hào)到訪時(shí)間離開時(shí)間被訪人事由訪證號(hào)前臺(tái)接待《訪客預(yù)約單》（模板）被訪人部門訪客姓名單位到訪時(shí)間離開時(shí)間事由預(yù)約人（申請(qǐng)人）聯(lián)系方式行政部確認(rèn)（七）檔案管理表單《檔案歸檔登記表》（模板）檔案名稱檔案編號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)保管期限歸檔人接收人（檔案室）分類（行政/人事）備注《檔案借閱申請(qǐng)表》（模板）檔案名稱檔案編號(hào)借閱原因借閱期限借閱人部門審批人（部門）審批人（檔案室）歸還日期歸還人簽字檔案管理員簽字《檔案銷毀記錄表》（模板）檔案名稱檔案編號(hào)保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人經(jīng)辦人五、執(zhí)行關(guān)鍵點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）會(huì)議管理關(guān)鍵點(diǎn)：會(huì)議通知需提前1天送達(dá)，保證參會(huì)人準(zhǔn)備充分；會(huì)議紀(jì)要需在24小時(shí)內(nèi)分發(fā)，避免拖延；待辦事項(xiàng)需明確責(zé)任人與時(shí)限，定期跟蹤。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：禁止臨時(shí)變更會(huì)議時(shí)間（緊急情況需提前2小時(shí)通知）；重要會(huì)議需全程錄音/錄像（需提前告知參會(huì)人），保證決議可追溯。（二）辦公用品管理關(guān)鍵點(diǎn)：申領(lǐng)需按需提交，避免浪費(fèi)；采購(gòu)需公開透明，禁止暗箱操作；庫(kù)存盤點(diǎn)需每月1次，保證賬實(shí)相符。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：嚴(yán)禁個(gè)人私自挪用辦公用品；高價(jià)值耗材（如打印機(jī)墨盒）需以舊換新，防止流失。（三）固定資產(chǎn)管理關(guān)鍵點(diǎn)：資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼清晰，嚴(yán)禁撕毀；調(diào)撥/報(bào)廢需經(jīng)審批，避免資產(chǎn)流失；每年末需全面盤點(diǎn)，更新臺(tái)賬。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：嚴(yán)禁個(gè)人將企業(yè)資產(chǎn)帶離辦公區(qū)域（特殊情況需審批）；資產(chǎn)維修需記錄明細(xì)，費(fèi)用單獨(dú)核算。（四）印章管理關(guān)鍵點(diǎn)：“用印必申請(qǐng)，審批必到位”；空白文件禁止蓋章；印章需由專人保管（非工作時(shí)間鎖入保險(xiǎn)柜）。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上蓋章；用印文件需留存原件或復(fù)印件，存檔備查。（五）差旅管理關(guān)鍵點(diǎn)：出差需提前申請(qǐng)，禁止先斬后奏；交通/住宿需符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如經(jīng)濟(jì)艙、協(xié)議酒店）；報(bào)銷需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交，發(fā)票需合規(guī)。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：嚴(yán)禁虛報(bào)差旅費(fèi)用（如超標(biāo)準(zhǔn)住宿、虛報(bào)交通費(fèi)用）；出差期間禁止從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。（六）