企業(yè)會(huì)議組織與執(zhí)行工作清單模板一、適用場(chǎng)景說(shuō)明本模板適用于企業(yè)各類常規(guī)會(huì)議的組織與執(zhí)行管理，包括但不限于：部門周例會(huì)、月度/季度工作總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、年度戰(zhàn)略研討會(huì)等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程清單，可保證會(huì)議籌備充分、執(zhí)行高效、結(jié)果落地，尤其適合行政、項(xiàng)目或會(huì)議負(fù)責(zé)人作為工作指引，避免遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提升會(huì)議效率與質(zhì)量。二、會(huì)議全流程操作步驟（一）會(huì)議籌備階段（會(huì)前1-3天完成）明確會(huì)議核心目標(biāo)與范圍與發(fā)起人（如部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理）確認(rèn)會(huì)議主題、需解決的核心問(wèn)題、預(yù)期成果（如決策事項(xiàng)、輸出方案、任務(wù)分配等）。確定會(huì)議類型（決策型/溝通型/匯報(bào)型），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致會(huì)議偏離方向。制定會(huì)議方案并審批編制《會(huì)議方案》，內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間（建議控制在1.5-2小時(shí)，超長(zhǎng)會(huì)議需分段設(shè)置休息）、地點(diǎn)（會(huì)議室容量/線上會(huì)議平臺(tái)選擇）、參會(huì)人員（區(qū)分必須參加與列席人員，提前確認(rèn)日程沖突）、議程（按重要性排序，預(yù)留討論時(shí)間）、所需物料（投影儀、麥克風(fēng)、白板、會(huì)議資料等）。提交方案至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如分管副總*總）審批，根據(jù)反饋調(diào)整后最終確定。發(fā)布會(huì)議通知通過(guò)企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如OA系統(tǒng)、企業(yè)）發(fā)送正式通知，至少提前2天送達(dá)，包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)/、議程、參會(huì)人員、需提前準(zhǔn)備的資料（如項(xiàng)目PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表）。對(duì)關(guān)鍵參會(huì)人員（如外部嘉賓、高層領(lǐng)導(dǎo)）進(jìn)行一對(duì)一電話或當(dāng)面提醒，保證信息接收到位。準(zhǔn)備會(huì)議物料與場(chǎng)地物料準(zhǔn)備：打印會(huì)議材料（按參會(huì)人數(shù)+備用份數(shù)）、準(zhǔn)備簽到表、筆、筆記本、礦泉水；線上會(huì)議需提前測(cè)試軟件穩(wěn)定性（如騰訊會(huì)議、Zoom），保證共享屏幕、錄制功能正常。場(chǎng)地布置：提前1小時(shí)預(yù)訂會(huì)議室，檢查設(shè)備（投影儀、音響、網(wǎng)絡(luò)）運(yùn)行情況；根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)整座位布局（如圓桌式便于討論，課桌式適合匯報(bào)）；擺放會(huì)議資料、席卡（標(biāo)注姓名及職務(wù)）。會(huì)前溝通與確認(rèn)與主持人（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*主管）確認(rèn)議程細(xì)節(jié)，重點(diǎn)環(huán)節(jié)（如議題討論、決策點(diǎn)）需提前溝通發(fā)言順序及時(shí)間控制。若有外部嘉賓，提前確認(rèn)交通、住宿需求（如需），安排專人對(duì)接接待事宜。（二）會(huì)議執(zhí)行階段（會(huì)中管理）簽到與入場(chǎng)引導(dǎo)會(huì)議開(kāi)始前15分鐘開(kāi)放簽到，紙質(zhì)簽到表需標(biāo)注參會(huì)人員部門，電子簽到可通過(guò)掃碼完成；對(duì)遲到人員及時(shí)引導(dǎo)入座，避免干擾會(huì)議進(jìn)程。主持人開(kāi)場(chǎng)前5分鐘提醒參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)靜音，檢查麥克風(fēng)、投影設(shè)備是否正常。會(huì)議進(jìn)程控制主持人嚴(yán)格按照議程推進(jìn)，每個(gè)議題設(shè)定計(jì)時(shí)員（可由助理?yè)?dān)任），超時(shí)議題需提醒并協(xié)商是否延后或轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)。鼓勵(lì)參會(huì)人員圍繞主題發(fā)言，避免偏離話題；對(duì)爭(zhēng)議性問(wèn)題，引導(dǎo)各方充分表達(dá)后，由主持人匯總關(guān)鍵分歧，推動(dòng)形成共識(shí)或明確下一步調(diào)研方向。關(guān)鍵信息記錄指定專人（如行政助理*助理）擔(dān)任會(huì)議記錄員，重點(diǎn)記錄：決議事項(xiàng)（明確“做什么”“誰(shuí)負(fù)責(zé)”“何時(shí)完成”）、待辦任務(wù)（需標(biāo)注負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間）、重要建議及未解決問(wèn)題。對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、結(jié)論性內(nèi)容可同步拍照或截圖（如白板板書(shū)），會(huì)后補(bǔ)充至紀(jì)要。突發(fā)情況處理設(shè)備故障：立即聯(lián)系IT支持（如技術(shù)員*工），同時(shí)啟用備用方案（如提前打印的PPT紙質(zhì)版、切換至備用會(huì)議室）。人員缺席：若必須參會(huì)人員臨時(shí)請(qǐng)假，主持人需調(diào)整討論重點(diǎn)或推遲相關(guān)議題，會(huì)后單獨(dú)溝通補(bǔ)充意見(jiàn)。（三）會(huì)議收尾與跟進(jìn)階段（會(huì)后1-2天內(nèi)完成）整理會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，記錄員根據(jù)速記和補(bǔ)充材料整理《會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員）、議程回顧、決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)清單（明確負(fù)責(zé)人、時(shí)限）、下一步行動(dòng)計(jì)劃。紀(jì)要需經(jīng)主持人（如*經(jīng)理）審核確認(rèn)，保證信息準(zhǔn)確、無(wú)遺漏后，在24小時(shí)內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。任務(wù)跟蹤與反饋建立會(huì)議任務(wù)跟蹤表，更新待辦任務(wù)的負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間及當(dāng)前進(jìn)度，通過(guò)項(xiàng)目管理工具（如釘釘待辦、飛書(shū)多維表格）定期提醒責(zé)任人（每周至少1次跟進(jìn)）。對(duì)跨部門任務(wù)，需抄送至部門負(fù)責(zé)人（如市場(chǎng)部總監(jiān)、研發(fā)部主管），協(xié)調(diào)資源支持，保證任務(wù)按時(shí)推進(jìn)。會(huì)議資料歸檔將會(huì)議通知、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、演示PPT、錄音/錄像（如需）等資料整理存檔，按“年份+月份+會(huì)議主題”命名（如“202405-產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)”），保存至企業(yè)共享文件夾，便于后續(xù)查閱。效果評(píng)估與優(yōu)化每季度收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的反饋（如通過(guò)匿名問(wèn)卷），重點(diǎn)評(píng)估：會(huì)議效率、目標(biāo)達(dá)成度、流程合理性等，針對(duì)共性問(wèn)題（如議程冗長(zhǎng)、決策延遲）提出優(yōu)化措施，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議質(zhì)量。三、會(huì)議組織與執(zhí)行工作清單表階段任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時(shí)限備注籌備階段確認(rèn)會(huì)議目標(biāo)與范圍*經(jīng)理會(huì)前3天需書(shū)面記錄核心問(wèn)題制定會(huì)議方案并審批*助理會(huì)前2天方案含時(shí)間、地點(diǎn)、議程等發(fā)布會(huì)議通知*助理會(huì)前2天提醒關(guān)鍵參會(huì)人員準(zhǔn)備會(huì)議物料與場(chǎng)地*行政專員會(huì)前1天提前1小時(shí)布置場(chǎng)地會(huì)前溝通與確認(rèn)*主管會(huì)前1天與主持人確認(rèn)議程細(xì)節(jié)執(zhí)行階段簽到與入場(chǎng)引導(dǎo)*助理會(huì)議開(kāi)始前15分鐘標(biāo)注參會(huì)人員部門會(huì)議進(jìn)程控制*主持人全程嚴(yán)格按議程推進(jìn)，控制時(shí)間關(guān)鍵信息記錄*助理全程重點(diǎn)記錄決議與待辦任務(wù)突發(fā)情況處理*全員（按職責(zé)）發(fā)生時(shí)即時(shí)處理設(shè)備故障需立即啟動(dòng)備用方案收尾跟進(jìn)階段整理會(huì)議紀(jì)要*助理會(huì)后2小時(shí)內(nèi)需主持人審核任務(wù)跟蹤與反饋*主管會(huì)后每周跟進(jìn)更新任務(wù)進(jìn)度表會(huì)議資料歸檔*行政專員會(huì)后1天內(nèi)按規(guī)范命名并存檔效果評(píng)估與優(yōu)化*經(jīng)理每季度末收集反饋，提出改進(jìn)措施四、執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)目標(biāo)導(dǎo)向原則：每次會(huì)議需有明確目標(biāo)，避免“為開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)”；若議題不成熟或信息不足，可提前溝通解決，暫緩召開(kāi)。效率優(yōu)先：嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，避免無(wú)關(guān)人員長(zhǎng)時(shí)間參會(huì)；線上會(huì)議可開(kāi)啟“等候室”功能，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。責(zé)任到人：所有決議事項(xiàng)必須明確負(fù)責(zé)