企業(yè)行政管理例會紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板及使用指南一、適用范圍與召開目的本模板適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團化公司）定期召開的行政管理例會，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化會議流程與紀(jì)要記錄，實現(xiàn)以下目標(biāo)：工作復(fù)盤：總結(jié)前期行政管理工作的完成情況，分析問題與經(jīng)驗；任務(wù)部署明確下一階段工作重點、責(zé)任分工及時間節(jié)點；協(xié)同溝通：協(xié)調(diào)跨部門資源，解決行政管理中的堵點與難點；決策落地：固化會議決議，保證各項行政指令可追溯、可執(zhí)行。適用場景包括但不限于：周例會、月度例會、季度工作會等常規(guī)行政管理會議，參會人員通常包括行政負(fù)責(zé)人、各部門行政對接人、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)等。二、會議紀(jì)要編制全流程操作指南（一）會前準(zhǔn)備：奠定高效會議基礎(chǔ)明確會議要素行政部門提前1-2個工作日發(fā)布會議通知，明確會議主題（如“公司202X年X月行政管理月度例會”）、時間（精確到分鐘，如“14:00-16:00”）、地點（會議室名稱/線上會議）、參會人員（需列明部門及職務(wù)，如“行政部經(jīng)理、人力資源部主管”）。若有緊急議題，提前收集并納入會議議程，保證議題聚焦、避免發(fā)散。準(zhǔn)備會議材料匯總各部門提交的《行政管理周/月度工作報表》，內(nèi)容需包含：已完成事項、未完成事項（含原因說明）、需協(xié)調(diào)支持事項等。準(zhǔn)備上次會議紀(jì)要回顧材料（重點標(biāo)注未完成事項及當(dāng)前進度）。（二）會中記錄：保證信息完整準(zhǔn)確把握記錄核心記錄人需圍繞“議題-討論-決議-行動”四要素展開，重點捕捉：各部門匯報的核心數(shù)據(jù)（如“辦公用品采購成本較上月下降15%”）；討論中的分歧點及最終共識（如“關(guān)于會議室預(yù)約系統(tǒng)升級，決議采用*部門提出的方案”）；明確的“任務(wù)-負(fù)責(zé)人-完成時間”（如“行政辦公區(qū)綠植更換由*主管負(fù)責(zé)，X月X日前完成”）。規(guī)范記錄格式采用“議題+匯報人+主要內(nèi)容+討論要點+決議事項”的條目式記錄，避免口語化表述（如將“這個事盡快辦”改為“需在X月X日前完成事項，負(fù)責(zé)人為*”）。對存疑或需后續(xù)確認(rèn)的內(nèi)容，標(biāo)注“[待核實]”，會后及時與發(fā)言人確認(rèn)。（三）會后整理：實現(xiàn)決議閉環(huán)管理紀(jì)要初稿撰寫會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成紀(jì)要初稿，結(jié)構(gòu)參照本模板“三、標(biāo)準(zhǔn)模板”部分，保證：會議基本信息完整（時間、地點、參會人員等無遺漏）；議題與決議一一對應(yīng)，避免模糊表述（如“加強部門溝通”改為“行政部每周五收集各部門行政需求，形成清單同步至分管領(lǐng)導(dǎo)”）；責(zé)任人、時間節(jié)點明確，無“盡快”“適時”等模糊詞匯。審核與分發(fā)初稿提交行政負(fù)責(zé)人審核，重點核對決議事項的準(zhǔn)確性與可執(zhí)行性；審核通過后，1個工作日內(nèi)將紀(jì)要正式版分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門抄送人（如公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案室），并同步歸檔至企業(yè)OA系統(tǒng)或行政檔案庫。跟蹤與督辦行政部建立《會議決議跟蹤表》，每周更新未完成事項進度，在下次例會優(yōu)先回顧；對逾期未完成的任務(wù)，及時向責(zé)任人及分管領(lǐng)導(dǎo)反饋，保證決議落地。三、企業(yè)行政管理例會紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會議基本信息會議名稱公司202X年X月行政管理月度例會會議時間202X年X月X日14:00-16:00會議地點總部301會議室/線上會議（騰訊會議）主持人行政部*經(jīng)理記錄人行政部*專員參會人員行政部經(jīng)理、人力資源部主管、財務(wù)部*專員、各業(yè)務(wù)部門行政對接人等缺席人員及原因市場部*主管（出差）會議議程及內(nèi)容記錄序號議題匯報人主要內(nèi)容/討論要點決議事項負(fù)責(zé)人1上月工作完成情況回顧行政部*經(jīng)理1.辦公用品采購：已完成X月計劃，成本同比降低12%，主要優(yōu)化了供應(yīng)商合作模式；2.辦公環(huán)境維護：X樓會議室空調(diào)故障已修復(fù)，但X樓飲水機濾芯需更換；3.固定資產(chǎn)盤點：已完成80%，待財務(wù)部配合完成數(shù)據(jù)核對。1.行政部于X月X日前完成X樓飲水機濾芯更換；2.財務(wù)部*專員配合行政部于X月X日前完成固定資產(chǎn)盤點數(shù)據(jù)核對。行政部專員財務(wù)部專員2本月重點工作部署行政部*經(jīng)理1.辦公用品采購：需重點調(diào)研節(jié)能辦公設(shè)備，提交采購方案；2.團建活動策劃：計劃X月底組織員工團建，預(yù)算控制在X元內(nèi)，需各部門征集意見；3.制度修訂：現(xiàn)行《車輛使用管理辦法》需根據(jù)新規(guī)更新，涉及員工自駕車補貼標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整。1.行政部專員于X月X日前完成節(jié)能辦公設(shè)備調(diào)研及方案提交；2.人力資源部主管牽頭，各部門于X月X日前反饋團建活動建議；3.行政部*經(jīng)理牽頭，X月X日前完成《車輛使用管理辦法》修訂版初稿。行政部專員人力資源部主管行政部*經(jīng)理3跨部門協(xié)調(diào)事項財務(wù)部*專員近期行政報銷流程存在延遲，主要因部分部門未按要求粘貼票據(jù)，導(dǎo)致財務(wù)審核耗時增加。1.行政部*專員于X月X日前修訂《費用報銷規(guī)范》，明確票據(jù)粘貼標(biāo)準(zhǔn)并組織培訓(xùn)；2.各部門指定1名報銷對接人，負(fù)責(zé)本部門票據(jù)初審。行政部*專員各部門負(fù)責(zé)人4其他事項—1.人力資源部提出：員工工牌制作周期較長，影響新員工入職；2.技術(shù)部建議：升級會議室預(yù)約系統(tǒng)，支持實時查看空閑狀態(tài)。1.行政部專員聯(lián)系供應(yīng)商，優(yōu)化工牌制作流程，保證新員工入職3個工作日內(nèi)領(lǐng)??；2.行政部經(jīng)理牽頭，X月X日前完成會議室預(yù)約系統(tǒng)升級需求調(diào)研。行政部專員行政部經(jīng)理遺留問題及待跟進事項問題描述負(fù)責(zé)人計劃完成時間當(dāng)前進度備注員工食堂滿意度調(diào)查結(jié)果未反饋人力資源部*主管X月X日進行中待各部門收集員工意見后匯總新入職員工辦公設(shè)備配置不及時行政部*專員X月X日已解決已完成X月新員工設(shè)備申領(lǐng)附件|《X月行政管理周報表》《車輛使用管理辦法（修訂版初稿）》|||||四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項內(nèi)容準(zhǔn)確性：記錄人需對關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如成本、時間節(jié)點）、決議表述反復(fù)核對，避免因信息誤差導(dǎo)致執(zhí)行偏差；涉及部門協(xié)作事項，需提前與相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)內(nèi)容。決議明確性：禁止使用“原則上同意”“適時推進”等模糊表述，必須明確“做什么、誰來做、何時完成”，例如“由*負(fù)責(zé)X事項，X月X日前完成X成果”。分發(fā)及時性：會議紀(jì)需在會后24小時內(nèi)完成初稿，48小時內(nèi)正式分發(fā)，保證參會人員及時知曉決議并啟動執(zhí)行。保密與歸檔：紀(jì)要中涉及企業(yè)敏感信息（如成本數(shù)據(jù)、人員調(diào)整計