企業(yè)行政管理手冊(cè)統(tǒng)一內(nèi)部規(guī)范前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政管理流程，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，提升行政工作效率，保障各項(xiàng)行政工作有序開(kāi)展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為企業(yè)各部門(mén)及全體員工提供清晰的行政管理指引，明確職責(zé)分工、操作規(guī)范及工具使用方法，保證行政管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化，為企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)提供堅(jiān)實(shí)的行政支持。一、適用范圍與場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)的全體員工，涵蓋行政管理的核心場(chǎng)景，包括但不限于：日常辦公管理：辦公環(huán)境維護(hù)、辦公設(shè)備使用、辦公用品申領(lǐng)與管理；會(huì)議與活動(dòng)管理：內(nèi)部會(huì)議組織、外部會(huì)議籌備、企業(yè)活動(dòng)策劃與執(zhí)行；資產(chǎn)與檔案管理：固定資產(chǎn)采購(gòu)、登記、維護(hù)與報(bào)廢，文件檔案分類(lèi)、歸檔與查閱；行政服務(wù)支持：差旅管理、車(chē)輛調(diào)度、訪客接待、后勤保障等。二、核心管理規(guī)范（一）行政管理制度體系制度框架：企業(yè)行政管理制度包括“總則+專(zhuān)項(xiàng)制度+實(shí)施細(xì)則”三層結(jié)構(gòu)，總則明確管理目標(biāo)與原則，專(zhuān)項(xiàng)制度覆蓋辦公環(huán)境、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理等核心模塊，實(shí)施細(xì)則針對(duì)具體場(chǎng)景（如會(huì)議室使用規(guī)范）細(xì)化操作要求。制度修訂：每年末由行政部牽頭，各部門(mén)反饋意見(jiàn)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求對(duì)制度進(jìn)行修訂，修訂后經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批發(fā)布，保證制度適用性。（二）辦公環(huán)境管理區(qū)域劃分：辦公區(qū)域分為公共區(qū)（會(huì)議室、走廊、茶水間）、辦公區(qū)（工位）、功能區(qū)（檔案室、打印室），各區(qū)明確責(zé)任部門(mén)與責(zé)任人。維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)：工位：?jiǎn)T工每日下班前整理桌面物品，保持整潔，禁止堆放與工作無(wú)關(guān)物品；公共區(qū)：行政部每日巡查，保證地面清潔、設(shè)備完好，每周五組織集體大掃除；功能區(qū)：使用后及時(shí)歸位物品，關(guān)閉電源，檔案室保持通風(fēng)、干燥，溫度控制在18-22℃。（三）辦公設(shè)備與資產(chǎn)管理設(shè)備分類(lèi)：辦公設(shè)備分為固定資產(chǎn)（電腦、打印機(jī)、投影儀等）和低值易耗品（筆、本、文件夾等），分別建立管理臺(tái)賬。申領(lǐng)流程：固定資產(chǎn)：?jiǎn)T工填寫(xiě)《固定資產(chǎn)申領(lǐng)表》，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交行政部，行政部根據(jù)庫(kù)存情況調(diào)配或采購(gòu)，領(lǐng)用時(shí)簽署《固定資產(chǎn)領(lǐng)用確認(rèn)書(shū)》，明保證管責(zé)任；低值易耗品：?jiǎn)T工通過(guò)OA系統(tǒng)提交申領(lǐng)申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后至行政部領(lǐng)取，每月匯總各部門(mén)消耗情況，優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃。維護(hù)與報(bào)廢：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人及時(shí)報(bào)行政部維修，維修記錄錄入臺(tái)賬；固定資產(chǎn)報(bào)廢需填寫(xiě)《報(bào)廢申請(qǐng)表》，由行政部鑒定后報(bào)總經(jīng)理審批，報(bào)廢殘值交財(cái)務(wù)部處理。（四）會(huì)議與活動(dòng)管理會(huì)議分類(lèi)：內(nèi)部會(huì)議（部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)等）、外部會(huì)議（客戶洽談、行業(yè)峰會(huì)等）、企業(yè)活動(dòng)（年會(huì)、團(tuán)建等）。會(huì)議組織規(guī)范：內(nèi)部會(huì)議：發(fā)起人提前2個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)預(yù)定會(huì)議室，明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員、議程，會(huì)議前1小時(shí)發(fā)送通知，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，24小時(shí)內(nèi)分發(fā)至參會(huì)人員并歸檔；外部會(huì)議：行政部提前3個(gè)工作日確認(rèn)參會(huì)人員、場(chǎng)地、物料（橫幅、席卡、資料袋等），安排接待人員，做好交通、餐飲等后勤保障；企業(yè)活動(dòng)：活動(dòng)前1周制定詳細(xì)方案（含流程、預(yù)算、分工），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，活動(dòng)中全程跟進(jìn)，活動(dòng)后3日內(nèi)提交總結(jié)報(bào)告。（五）檔案管理檔案分類(lèi)：按文件類(lèi)型分為行政類(lèi)（制度、通知）、人事類(lèi)（員工檔案、合同）、財(cái)務(wù)類(lèi)（發(fā)票、報(bào)銷(xiāo)單）、項(xiàng)目類(lèi)（方案、總結(jié)）等，按年度編號(hào)歸檔。歸檔流程：各部門(mén)每月末將本月文件整理成冊(cè)，填寫(xiě)《檔案歸檔清單》，交行政部審核后存入檔案柜，電子檔案同步至企業(yè)云盤(pán)，設(shè)置查閱權(quán)限。查閱規(guī)范：內(nèi)部員工查閱檔案需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；外部單位查閱需持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政部全程陪同，查閱后簽署《保密承諾書(shū)》。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）辦公設(shè)備申領(lǐng)流程步驟1：?jiǎn)T工根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《辦公設(shè)備申領(lǐng)表》（詳見(jiàn)第四章模板示例1），注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算。步驟2：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申領(lǐng)必要性，確認(rèn)符合部門(mén)預(yù)算后簽字。步驟3：行政部核對(duì)庫(kù)存，如無(wú)庫(kù)存則啟動(dòng)采購(gòu)流程（比價(jià)、選型、簽訂合同），如有庫(kù)存則直接調(diào)配。步驟4：?jiǎn)T工至行政部領(lǐng)取設(shè)備，簽署《固定資產(chǎn)領(lǐng)用確認(rèn)書(shū)》，行政部更新臺(tái)賬。步驟5：設(shè)備使用期間出現(xiàn)故障，員工聯(lián)系行政部維修，維修記錄錄入臺(tái)賬；離職或崗位變動(dòng)時(shí)，設(shè)備交還行政部，辦理注銷(xiāo)手續(xù)。（二）會(huì)議組織流程步驟1：會(huì)議發(fā)起人確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程，提前2個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)預(yù)定會(huì)議室，填寫(xiě)《會(huì)議預(yù)定申請(qǐng)表》。步驟2：OA系統(tǒng)自動(dòng)推送會(huì)議通知至參會(huì)人員，發(fā)起人提前1天發(fā)送會(huì)議材料（如有）。步驟3：會(huì)議前30分鐘，行政部檢查會(huì)議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等），擺放席卡、資料、飲用水等。步驟4：會(huì)議開(kāi)始后，行政部負(fù)責(zé)簽到、記錄會(huì)議要點(diǎn)，如需拍照或錄像，提前征得主持人同意。步驟5：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)，會(huì)議發(fā)起人整理會(huì)議紀(jì)要（含決議、待辦事項(xiàng)、責(zé)任人及deadlines），通過(guò)OA系統(tǒng)分發(fā)至參會(huì)人員，并提交行政部歸檔。（三）檔案歸檔流程步驟1：各部門(mén)指定檔案管理員，每月25日前收集本月需歸檔文件，按分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)整理（排序、裝訂、編寫(xiě)頁(yè)碼）。步驟2：檔案管理員填寫(xiě)《檔案歸檔清單》（詳見(jiàn)第四章模板示例3），注明檔案名稱、編號(hào)、份數(shù)、歸檔日期，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。步驟3：行政部接收檔案，審核分類(lèi)是否正確、手續(xù)是否齊全，審核通過(guò)后存入檔案柜，電子檔案至云盤(pán)并設(shè)置權(quán)限。步驟4：檔案管理員更新部門(mén)檔案臺(tái)賬，行政部匯總?cè)緳n案信息，編制《年度檔案目錄》，報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。四、實(shí)用工具模板示例示例1：辦公設(shè)備申領(lǐng)表申領(lǐng)日期部門(mén)申請(qǐng)人設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)算（元）用途部門(mén)負(fù)責(zé)人審批行政部審批2023-10-08市場(chǎng)部*小王筆記本電腦ThinkPadX1臺(tái)18,000新員工入職*張經(jīng)理*李主管示例2：會(huì)議記錄表會(huì)議名稱部門(mén)例會(huì)時(shí)間2023-10-1014:00-15:30地點(diǎn)301會(huì)議室主持人*趙經(jīng)理記錄人*小李參會(huì)人員張經(jīng)理、王主管、*劉專(zhuān)員等8人會(huì)議議程1.上周工作總結(jié)；2.本周工作計(jì)劃；3.重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要1.張經(jīng)理匯報(bào)上周市場(chǎng)活動(dòng)數(shù)據(jù)，達(dá)成目標(biāo)120%；2.王主管本周啟動(dòng)客戶回訪計(jì)劃，需協(xié)調(diào)銷(xiāo)售部配合；3.*劉專(zhuān)員匯報(bào)項(xiàng)目A進(jìn)度，延期2天，需增加1名開(kāi)發(fā)人員決議事項(xiàng)1.銷(xiāo)售部配合客戶回訪，10月15日前提交名單；2.行政部協(xié)調(diào)新增1名開(kāi)發(fā)人員，10月12日前到崗待辦事項(xiàng)責(zé)任人完成時(shí)間客戶回訪名單*王主管2023-10-15新增開(kāi)發(fā)人員*李主管2023-10-12示例3：檔案歸檔清單部門(mén)行政部歸檔日期2023-10-25檔案管理員*陳明序號(hào)檔案名稱文件編號(hào)年度份數(shù)頁(yè)數(shù)1企業(yè)行政管理制度（2023版）XZ-2023-0012023532210月部門(mén)例會(huì)紀(jì)要XZ-2023-010120233153固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表XZ-2023-015202328五、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）審批權(quán)限管理嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度：低值易耗品申領(lǐng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；固定資產(chǎn)采購(gòu)、會(huì)議預(yù)算超支（單次超5000元）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；制度修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。禁越級(jí)審批或事后補(bǔ)批，保證審批流程的嚴(yán)肅性和合規(guī)性。（二）時(shí)效性要求會(huì)議通知需提前1-2個(gè)工作日發(fā)出，會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成并分發(fā)；檔案歸檔需在每月25日前完成，逾期未歸檔將納入部門(mén)績(jī)效考核；設(shè)報(bào)修需在故障發(fā)生后2小時(shí)內(nèi)提交申請(qǐng)，緊急情況（如會(huì)議設(shè)備故障）可電話聯(lián)系行政部，30分鐘內(nèi)響應(yīng)。（三）保密與合規(guī)涉密檔案（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、合同草案）需單獨(dú)存放，查閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，嚴(yán)禁復(fù)印或外傳；會(huì)議內(nèi)容未經(jīng)允許不得錄音、錄像，外部會(huì)議資料需標(biāo)注“內(nèi)部資料，嚴(yán)禁外傳”；辦公設(shè)備僅限工作使用，禁止私自外借或用于個(gè)人事務(wù)，違者將按公司規(guī)定處理。（四）問(wèn)題反饋機(jī)制員工對(duì)行政工作有疑問(wèn)或建議，可通過(guò)OA系統(tǒng)“行政服務(wù)反饋”模塊提交，