ICS01.140.203706SpecificationonrealestateregIDB3706/T101—2025前言 12規(guī)范性引用文件 13術語和定義 14總體要求 25檔案分類 26登記電子卷 3 38保管期限 49數(shù)字圖像處理 4 411檔案檢索 612檔案保護 713檔案利用 7附錄A （規(guī)范性）登記類型代碼字典表8 （規(guī)范性）權利類型代碼字典表9 參考文獻 DB3706/T101—2025本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。本文件由煙臺市自然資源和規(guī)劃局提出、歸口并組織實施。DB3706/T101—20251不動產登記電子檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了不動產登記電子檔案一體化分階段管理工作要求，包括電子文件形成、收集、整理、歸檔及其保護、利用等。本文件適用于不動產登記電子檔案管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則TD/T1066不動產登記數(shù)據(jù)庫標準TD/T1095不動產登記規(guī)程3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1不動產登記電子文件realestateregistrationelectronicdocument不動產登記辦理過程中，經(jīng)計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的數(shù)字格式的不動產登記簿等不動產登記結果和不動產登記原始資料，由內容、結構、背景組成。（簡稱“電子文件”)3.2不動產登記電子卷thesetofelectronicdocumentsonacaseofrealestateregistration一件不動產登記業(yè)務辦理完畢后所形成的電子文件集。（簡稱“電子卷”)3.3不動產登記電子檔案realestateregistrationelectronicrecords不動產登記業(yè)務辦結后歸檔保存的脫離不動產登記系統(tǒng)也能正確讀取與使用的電子卷（具有一定的獨立性），以及與其有承接關系或者依附關系的相關電子檔案。（簡稱“電子檔案”)3.4承接關系replacementregistrationrelationship同一不動產單元同一類權利類型登記的前后變化替代關系，或者由一個不動產單元分割的不動產單元權利登記的前后變化替代關系，或者由多個不動產單元合并的不動產單元權利登記的前后變化替代關系。3.5依附關系dependencyregistrationrelationship從權利與主權利的不動產登記辦件關系。從權利為同一不動產單元附著于其他權利登記的權利，主權利為被附著的權利。DB3706/T101—202524總體要求4.1分階段管理4.1.1前端控制4.1.1.1應從源頭上保障真實性、完整性、可用性和安全性。4.1.1.2規(guī)劃或升級不動產登記軟件系統(tǒng)時，以電子文件和電子檔案的管理為基礎要素綜合考慮。4.1.1.3辦理登記業(yè)務獲取的不動產登記資料,應做到權屬清楚、界址清晰、面積準確、內容完整、數(shù)據(jù)一致、圖像文件高清規(guī)整、聲像材料能正常使用，真實反映不動產及其變動的實際狀況。4.1.2過程控制在業(yè)務流轉、材料移交、檔案保護、信息共享過程中保持真實性、完整性、可用性和安全性。4.1.3終端控制電子檔案到達永久保存階段，應實施保護和利用過程的有效管控。4.2登記數(shù)據(jù)庫電子文件形成、歸檔、編制檢索工具、保護和利用等應全部納入煙臺市不動產登記數(shù)據(jù)庫。5檔案分類5.1按照不動產物權生命周期劃分包括不動產物權的設立、變更、轉讓和消滅登記檔案。5.2按照不動產權利客體劃分包括土地、海域、林地以及房屋、林木等定著物登記檔案。5.3按照不動產登記類型劃分包括首次登記、變更登記、轉移登記、注銷登記、更正登記、異議登記、預告登記、查封登記、補證、換證登記檔案。登記類型代碼應符合附錄A的規(guī)定。5.4按照不動產權利類型劃分按照不動產權利中的所有權和使用權、不動產地貌特征（海域、水域灘涂、陸地）結合土地利用現(xiàn)狀（建設用地、農用地、林地、草地等）、結合其他相關權利（取水權、探礦權、采礦權等）、以及依附于上述權利的抵押權、地役權、異議、查封劃分的不動產權利類型檔案。權利類型代碼應符合附錄B的規(guī)定。5.5按照登記介質材料劃分電子文件單軌運轉，電子文件單套歸檔，形成電子登記檔案；電子文件與紙質文件雙軌運轉，電子文件、紙質文件同步歸檔，形成紙質登記檔案。5.6按照登記程序劃分包括依申請登記電子檔案、依囑托登記電子檔案和依職權登記電子檔案。DB3706/T101—202536登記電子卷6.1通則6.1.1依申請的不動產登記通過申請、受理、審核、登簿等環(huán)節(jié)生成電子卷。6.1.2依囑托的不動產登記通過囑托、受理、審核、登簿等環(huán)節(jié)生成電子卷。6.1.3依職權的不動產登記通過啟動、審核、登簿等環(huán)節(jié)生成電子卷。6.1.4依囑托登記和依職權登記電子檔案管理按本文件原則進行。登記申請人通過大廳辦件或云登記辦件提交登記申請材料、啟動登記業(yè)務。6.3受理登記機構查驗登記客體、權利客體、申請主體、申請材料，詢問登記事項、錄入相關信息，決定是否需要補充（補正）材料或者是否予以受理登記，并出具受理結果。6.4審核登記機構對決定受理的不動產登記申請，對申請事項及申請材料進行審查，做出是否予以登記決定。6.5登簿將登記審核決定予以登記的事項記載于不動產登記簿。登記事項自記載于不動產電子登記簿時完6.6公告作廢登記機構在相關門戶網(wǎng)站刊登未收回的原權利人紙質證書、證明作廢信息，公告該權屬證書、證明記載的權利滅失，權證作廢。6.7登記證照生成登記機構在登簿后實時生成不動產登記電子證照文件，根據(jù)權利人的需求，核發(fā)紙質不動產權證書、登記證明。6.8歸檔登記業(yè)務辦結后，電子卷歸檔。7歸檔范圍7.1予以登記的歸檔7.1.1登記結果材料包括不動產登記簿等。7.1.2登記申請材料包括登記申請書，申請人、代理人身份證明材料、授權委托書，相關的不動產權屬來源證明材料、登記原因證明文件、地籍調查成果材料，與他人利害關系的說明材料以及TD/T1095規(guī)定的其他材料。7.1.3登記審核材料DB3706/T101—20254包括登記機構對登記辦件進行審核形成的材料。7.2不予登記的歸檔包括不予登記告知書、退回登記申請材料清單、登記申請材料、其他登記材料。7.3不予受理的歸檔包括不予受理告知書、退回登記申請材料清單、登記申請材料、其他登記材料。7.4撤回登記的歸檔包括取回材料清單、撤回登記的申請材料、登記申請材料、相關登記簿資料、其他登記材料。8保管期限電子檔案的保管期限應為永久。9數(shù)字圖像處理9.1通用要求不動產登記辦件過程中形成電子文件數(shù)字圖像時，應滿足以下要求。a)依據(jù)原始材料的品質來確定掃描模式，推薦全彩色掃描：?材料上有紅頭、印章，或者插有黑白照片、彩色照片以及彩色插圖，宜采用彩色模式；?普通材料為黑白二色，但字跡清晰度欠佳，或者材料帶有插圖，頁面存在多色文字，宜采用灰度模式；?其他普通材料，宜采用黑白二值模式。b)分辨率宜選擇300dpi，最低不低于200dpi，圖像大小不超過3M。c)數(shù)字化圖像處理應視情進行糾偏、旋轉還原、去污、去除多余的白邊。d)數(shù)字化圖像存儲宜采用JPEG格式,也可存儲為OFD、PDF格式。壓縮率應保證圖像清晰可讀。e)圖像材料名稱唯一，與電子材料目錄對應。9.2清晰電子文件數(shù)字圖像總體、細部及其邊界通過人眼辨識，應不存在因調焦、亮度、對比度等造成的識讀困難。9.3潔凈電子文件數(shù)字圖像，不存在多余的明顯斑駁陰影以及污點污線黑邊，并保留原始材料原貌。9.4平正電子文件數(shù)字圖像原始材料底邊與圖像邊框底邊相合，四邊與圖像邊框四邊平行，表面平坦，不存在顛倒、歪倒或起伏。9.5飽滿電子文件數(shù)字圖像保留原始材料全貌、無縮放，如需裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2mm到3mm。10歸檔方式DB3706/T101—2025510.1通用要求10.1.1電子文件以電子卷為單位移交歸檔。10.1.2電子文件應隨辦理、隨收集；隨收集、隨整理；隨移交、隨入庫。10.1.3電子卷文件目錄統(tǒng)領登記業(yè)務電子卷，承載登記業(yè)務電子文件的描述信息。電子卷文件目錄見10.2電子文件來源要求10.2.1.1申請人通過云登記辦件提交的電子文件應使用合法有效的電子簽名或者電子印章；或者使用不動產登記機構核驗通過、經(jīng)當事人確認與原件一致在線提交的紙質材料數(shù)字化文件。10.2.1.2通過信息共享獲取的電子證照、電子數(shù)據(jù)以及通過電子方式送達的法律文書等，以政務服務事項辦理系統(tǒng)上形成的符合標準的格式為準。10.2.1.3數(shù)字圖像文件的格式要求見第9章，音頻宜采用MP3格式，視頻宜采用MP4格式，版式文檔和各類圖紙宜采用OFD格式。10.2.2紙質形式大廳辦件收取的紙質材料，在受理過程中進行數(shù)字化掃描，生成數(shù)字圖像文件。10.3電子文件來源描述10.3.1通用要求10.3.1.1采用“電子文件來源方式.辦理登記環(huán)節(jié)名稱”“電子文件來源方式.共享文件提供部門名稱.辦理登記環(huán)節(jié)名稱”的方式表述，可根據(jù)實際情況調整具體稱謂。10.3.1.2電子文件來源方式包括，電子收件、接收共享文件、電子文件生成、紙質材料掃描、云登記辦件等。10.3.2大廳辦件登記申請人現(xiàn)場核驗的到場申請材料以及現(xiàn)場采集的照片、錄音、錄像等材料，材料來源注明“電子收件.受理”。10.3.3云登記辦件電子文件，材料來源注明“云登記辦件.報件人名稱”。10.3.4接收推送、接收共享的電子文件由其他部門推送或共享渠道進入不動產登記系統(tǒng)的電子文件，無需配套的紙質材料。10.3.5生成版式文件10.3.5.1申請過程材料登記申請書、詢問記錄等，生成版式文件，材料來源注明“電子文件生成.受理”。10.3.5.2審核過程材料簽署的審核意見、實地查看、調查、登記公告等，生成版式文件，材料來源注明“電子文件生成.審核”。DB3706/T101—2025610.3.5.3登記成果材料生成登記簿版式電子文件，材料來源注明“電子文件生成.登簿”。10.3.5.4作廢公告生成作廢公告電子文件，材料來源注明“紙質材料掃描.公告”。10.3.5.5登記證照文件不動產登記電子證照文件，材料來源注明“電子文件生成.證照庫下載”。10.4電子文件命名文件名依文件自身特征確定中文標題，應準確反映文件主題、用詞簡練。登記業(yè)務首接辦件人為立卷人，負責統(tǒng)籌電子卷整理。將辦件電子文件及其電子文件目錄封裝為電子卷。宜以壓縮文件格式存儲。10.7歸檔清單由不動產登記系統(tǒng)形成電子檔案歸檔清單。對應的電子卷同步推送。電子卷歸檔清單參見附錄D。10.8歸檔清點按照歸檔清單，自動清點歸檔電子檔案，列表顯示不符合項。10.9電子檔案驗證通過可信時間戳或數(shù)字摘要等手段，生成電子檔案驗證信息，確?？勺匪?。11檔案檢索應根據(jù)不動產權利類型綜合分類（見附錄B）分年度按辦件歸檔順序流水編號方式生成檔號，檔號的結構應符合DA/T13第7章的規(guī)定。建立檔號與庫柜的對應關系。11.3檢索檢索工具要素包括業(yè)務號、承接業(yè)務號、依附業(yè)務號、坐落、權利人名稱、權利人證件號碼、不動產單元號、檔號和證照號碼等。應通過電子卷電子文件目錄中元數(shù)據(jù)承接業(yè)務號、依附業(yè)務號建立與關聯(lián)檔案的承接關系或依附關系，更新關聯(lián)檔案的變化動態(tài)。DB3706/T101—2025712檔案保護電子檔案的存儲、備份、安全、保密應符合GB/T18894第9章、TD/T1095中9.4的規(guī)定。13檔案利用13.1權利人、利害關系人等應在權限允許范圍內檢索利用電子檔案。13.2對電子檔案的利用應保留記錄。13.3不動產登記簿記載的權利人查詢，可上傳查詢申請材料和查詢結果；其他查詢應上傳查詢申請材料和查詢結果。DB3706/T101—20258