化肥廠外來(lái)郵件收發(fā)細(xì)則化肥廠外來(lái)郵件收發(fā)細(xì)則適用范圍：化肥廠全體員工及客戶第一條總則為規(guī)范化肥廠外來(lái)郵件的收發(fā)管理，確保郵件安全、及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞，提高工作效率，保障企業(yè)信息安全，維護(hù)企業(yè)形象，特制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于化肥廠全體員工及客戶的郵件收發(fā)活動(dòng)，包括但不限于信函、包裹、快遞等。第二條組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.行政部負(fù)責(zé)全廠外來(lái)郵件的統(tǒng)一收發(fā)、登記、分揀、傳遞及歸檔工作，并監(jiān)督本細(xì)則的實(shí)施。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)郵件的接收、簽收及保管，并對(duì)郵件內(nèi)容的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。3.安保部門(mén)負(fù)責(zé)郵件的保密及安全監(jiān)督，確保郵件在廠區(qū)內(nèi)的傳遞過(guò)程符合保密要求。4.廠領(lǐng)導(dǎo)對(duì)郵件收發(fā)工作負(fù)總責(zé)，確保郵件管理制度的落實(shí)。第三條郵件收發(fā)流程1.郵件接收（1）行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)每日郵件的接收工作，確保郵件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)廠區(qū)。（2）接收人員應(yīng)核對(duì)郵件的收件人、地址、數(shù)量等信息，確保無(wú)誤后進(jìn)行登記，并粘貼接收標(biāo)簽。（3）對(duì)于寄件人要求加急的郵件，接收人員應(yīng)優(yōu)先處理，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)。2.郵件登記（1）所有外來(lái)郵件必須進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括收件人、發(fā)件人、郵件類(lèi)型、數(shù)量、接收時(shí)間、備注等。（2）登記人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)郵件信息，確保登記內(nèi)容的準(zhǔn)確性，并簽字確認(rèn)。（3）登記表應(yīng)存檔備查，存檔期限為一年。3.郵件分揀（1）行政部根據(jù)郵件的收件部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行分揀，確保郵件能夠及時(shí)傳遞至目的地。（2）對(duì)于部門(mén)內(nèi)部郵件，分揀人員應(yīng)直接傳遞至相關(guān)部門(mén)的簽收人員；對(duì)于個(gè)人郵件，應(yīng)通知收件人領(lǐng)取。（3）分揀過(guò)程中應(yīng)注意郵件的安全性，避免郵件丟失或損壞。4.郵件傳遞（1）部門(mén)內(nèi)部郵件由行政部指定專(zhuān)人傳遞，確保郵件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)。（2）個(gè)人郵件由收件人直接領(lǐng)取，或由行政部通知收件人領(lǐng)取。（3）對(duì)于涉密郵件，傳遞人員應(yīng)采取必要的保密措施，確保郵件內(nèi)容不被泄露。5.郵件簽收（1）各部門(mén)簽收人員應(yīng)核對(duì)郵件信息，確認(rèn)無(wú)誤后簽字簽收。（2）個(gè)人郵件由收件人簽字簽收，或由收件人指定專(zhuān)人代簽。（3）簽收人員應(yīng)妥善保管簽收記錄，并存檔備查。第四條郵件保密管理1.保密要求（1）所有外來(lái)郵件必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露企業(yè)機(jī)密信息。（2）涉密郵件應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)傳遞，并采取必要的保密措施，如加鎖、加密等。（3）對(duì)于含有企業(yè)機(jī)密信息的郵件，收件人應(yīng)妥善保管，并在使用后及時(shí)銷(xiāo)毀。2.違規(guī)處理（1）對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露企業(yè)機(jī)密信息的個(gè)人或部門(mén)，將依法依規(guī)進(jìn)行處理。（2）情節(jié)嚴(yán)重的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。第五條郵件破損及丟失處理1.破損處理（1）對(duì)于在收發(fā)過(guò)程中破損的郵件，接收人員應(yīng)及時(shí)通知發(fā)件人，并協(xié)商處理方案。（2）破損郵件的修復(fù)費(fèi)用由發(fā)件人承擔(dān)，如屬我方責(zé)任，則由我方承擔(dān)修復(fù)費(fèi)用。2.丟失處理（1）對(duì)于丟失的郵件，接收人員應(yīng)及時(shí)查找，并通知發(fā)件人。（2）如無(wú)法找回，則由發(fā)件人承擔(dān)損失，如屬我方責(zé)任，則由我方承擔(dān)賠償責(zé)任。第六條郵件歸檔管理1.歸檔范圍（1）所有外來(lái)郵件必須進(jìn)行歸檔，歸檔內(nèi)容包括信函、包裹、快遞等。（2）歸檔郵件應(yīng)按照收件時(shí)間順序排列，并標(biāo)注清晰。2.歸檔方式（1）歸檔郵件應(yīng)采用紙質(zhì)或電子方式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、干燥、防潮。（2）電子存儲(chǔ)的郵件應(yīng)定期備份，并確保備份文件的完整性。3.歸檔期限（1）郵件歸檔期限為一年，一年后可按規(guī)定銷(xiāo)毀。（2）銷(xiāo)毀郵件時(shí)應(yīng)采取安全措施，確保郵件內(nèi)容不被泄露。第七條執(zhí)行監(jiān)督1.行政部定期對(duì)郵件收發(fā)工作進(jìn)行檢查，確保本細(xì)則的執(zhí)行。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合行政部的檢查工作，并及時(shí)整改存在的問(wèn)題。3.安保部門(mén)對(duì)郵件的保密及安全進(jìn)行監(jiān)督，確保郵件在廠區(qū)內(nèi)的傳遞過(guò)程符合