技術(shù)部研發(fā)項(xiàng)目文檔歸檔管理模板引言為規(guī)范技術(shù)部研發(fā)項(xiàng)目文檔的歸檔管理，保證項(xiàng)目文檔的完整性、可追溯性和安全性，提高文檔利用效率，避免因文檔散失、版本混亂導(dǎo)致的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，特制定本模板。本模板覆蓋研發(fā)項(xiàng)目全生命周期文檔管理，適用于技術(shù)部所有自主研發(fā)、合作開發(fā)及技術(shù)優(yōu)化類項(xiàng)目，為項(xiàng)目復(fù)盤、技術(shù)積累、合規(guī)審計(jì)及后續(xù)維護(hù)提供可靠依據(jù)。一、適用范圍與觸發(fā)條件（一）適用項(xiàng)目類型本模板適用于技術(shù)部主導(dǎo)的各類研發(fā)項(xiàng)目，包括但不限于：新產(chǎn)品/功能研發(fā)項(xiàng)目（如智能終端開發(fā)、平臺(tái)系統(tǒng)迭代）；技術(shù)升級(jí)與優(yōu)化項(xiàng)目（如架構(gòu)重構(gòu)、功能調(diào)優(yōu)）；算法模型研發(fā)項(xiàng)目（如機(jī)器學(xué)習(xí)模型訓(xùn)練與部署）；技術(shù)預(yù)研與驗(yàn)證項(xiàng)目（如新技術(shù)可行性測(cè)試）；客戶定制化技術(shù)項(xiàng)目（如行業(yè)解決方案開發(fā)）。（二）歸檔觸發(fā)場(chǎng)景符合以下任一條件時(shí)，需啟動(dòng)文檔歸檔流程：項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)：完成項(xiàng)目所有開發(fā)、測(cè)試、驗(yàn)收工作，輸出《項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告》后10個(gè)工作日內(nèi)；階段性交付：項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)（如需求凍結(jié)、設(shè)計(jì)評(píng)審、測(cè)試上線）交付成果前，需歸檔當(dāng)前階段核心文檔；合規(guī)與審計(jì)：外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查（如ISO認(rèn)證、知識(shí)產(chǎn)權(quán)審計(jì)）或內(nèi)部合規(guī)審計(jì)要求時(shí)；人員變動(dòng)：項(xiàng)目組成員（含項(xiàng)目經(jīng)理、核心開發(fā)、測(cè)試人員）調(diào)離或崗位調(diào)整前，需完成工作交接及文檔歸檔；長(zhǎng)期維護(hù)：項(xiàng)目進(jìn)入運(yùn)維期后，每年需對(duì)歸檔文檔進(jìn)行復(fù)盤更新，保證文檔與當(dāng)前系統(tǒng)狀態(tài)一致。二、文檔歸檔全流程操作指南（一）準(zhǔn)備階段：明確歸檔責(zé)任與規(guī)范指定責(zé)任人：項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理*某某指定1名文檔管理員（可由項(xiàng)目成員兼任），明確其職責(zé)包括：制定項(xiàng)目文檔清單及分類規(guī)則；跟蹤文檔編制進(jìn)度，收集、審核、整理文檔；協(xié)調(diào)文檔歸檔存儲(chǔ)及后續(xù)維護(hù)。制定歸檔計(jì)劃：在《項(xiàng)目管理計(jì)劃》中增加“文檔歸檔章節(jié)”，明確：歸檔文檔類型（見下文“文檔分類與范圍”）；文檔格式要求（如PDF、Word、等，圖表需清晰可讀，公式可編輯）；命名規(guī)則（示例：項(xiàng)目編號(hào)_文檔類型_版本號(hào)_日期，如PRJ2024-001_需求規(guī)格說明書_V1.0_20240301）；歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如每周五提交周文檔、階段結(jié)項(xiàng)前3天提交階段文檔）。培訓(xùn)宣貫：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上，文檔管理員向成員講解歸檔規(guī)范、工具使用（如文檔管理系統(tǒng)操作）及延遲提交的后果，保證全員理解并執(zhí)行。（二）執(zhí)行階段：文檔收集與動(dòng)態(tài)管理文檔編制與提交：項(xiàng)目成員按《歸檔文檔清單》要求編制文檔，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、符合模板格式（如需求文檔需包含用戶故事、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；設(shè)計(jì)文檔需包含架構(gòu)圖、接口說明）；文檔完成后，提交至文檔管理員，并在“文檔管理系統(tǒng)”中創(chuàng)建對(duì)應(yīng)目錄，標(biāo)注“待審核”狀態(tài)。文檔審核與修訂：文檔管理員收到文檔后，2個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)檢查：格式是否符合規(guī)范（如字體、頁碼、簽字欄完整性）；內(nèi)容是否與項(xiàng)目進(jìn)展一致（如需求文檔是否覆蓋已評(píng)審需求）；版本是否正確（避免覆蓋未定稿版本）。初審不通過的，退回編制人修訂，注明修改意見；審核通過的，標(biāo)注“已審核”狀態(tài)，提交項(xiàng)目經(jīng)理*某某進(jìn)行終審。動(dòng)態(tài)更新清單：文檔管理員每周更新《研發(fā)項(xiàng)目文檔歸檔清單》（見第三部分），新增/修改文檔需同步更新清單中的“版本號(hào)”“編制日期”“審核人”等字段，保證清單與實(shí)際文檔一致。（三）結(jié)項(xiàng)階段：系統(tǒng)化整理與歸檔最終文檔梳理：項(xiàng)目達(dá)到結(jié)項(xiàng)條件后，項(xiàng)目經(jīng)理*某某組織項(xiàng)目組進(jìn)行“文檔完整性檢查”，對(duì)照《歸檔文檔清單》逐項(xiàng)核對(duì)，保證無遺漏（如會(huì)議紀(jì)要、變更記錄、測(cè)試用例、用戶反饋記錄等均需歸檔）；對(duì)缺失文檔，由責(zé)任人3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全，無法補(bǔ)全的需在清單中注明原因并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)。格式統(tǒng)一與封裝：文檔管理員對(duì)通過終審的文檔進(jìn)行最終整理：統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（涉密文檔需加密，密碼由項(xiàng)目經(jīng)理保管）；添加封面（含項(xiàng)目名稱、文檔名稱、版本號(hào)、編制/審核/批準(zhǔn)人、日期）；按文檔類型分類打包（如“需求類”“設(shè)計(jì)類”“測(cè)試類”），壓縮包命名規(guī)則：項(xiàng)目編號(hào)_文檔類型_歸檔日期（如PRJ2024-001_需求類_20240320）。歸檔審核與提交：將整理好的文檔包及《歸檔文檔清單》提交至技術(shù)部經(jīng)理*某某審批，重點(diǎn)確認(rèn)：文檔是否覆蓋項(xiàng)目全生命周期關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；審批流程是否完備（需求、設(shè)計(jì)、測(cè)試等關(guān)鍵文檔需有產(chǎn)品、技術(shù)、測(cè)試負(fù)責(zé)人簽字）；審批通過后，文檔管理員在1個(gè)工作日內(nèi)將文檔包至公司“文檔管理系統(tǒng)”，按“項(xiàng)目編號(hào)-年份-文檔類型”目錄結(jié)構(gòu)存放（如/PRJ2024-001/2024/需求類/），并填寫歸檔登記信息（歸檔人、日期、存儲(chǔ)路徑、訪問權(quán)限）。（四）維護(hù)階段：更新、備份與審計(jì)文檔更新管理：項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后，如需對(duì)歸檔文檔進(jìn)行修改（如修復(fù)重大錯(cuò)誤、補(bǔ)充說明），由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*某某提交《文檔變更申請(qǐng)》，注明變更原因、內(nèi)容及影響范圍，經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審批后，由文檔管理員執(zhí)行變更：更新文檔版本號(hào)（如V1.0→V1.1）；在《歸檔文檔清單》中記錄變更日期及變更說明；重新至文檔管理系統(tǒng)，替換舊版本并保留舊版本1個(gè)月（用于追溯）。備份與安全：文檔管理員每月對(duì)歸檔文檔進(jìn)行異地備份（如公司總部服務(wù)器+云端存儲(chǔ)），備份文件需加密存儲(chǔ)，密鑰由技術(shù)部經(jīng)理與文檔管理員分別保管；涉密文檔（如核心技術(shù)方案、客戶敏感數(shù)據(jù)）需存儲(chǔ)在專用加密服務(wù)器，訪問權(quán)限僅限項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)部經(jīng)理及文檔管理員，嚴(yán)禁通過私人郵箱、網(wǎng)盤傳輸。定期審計(jì)：技術(shù)部每半年組織一次“歸檔文檔審計(jì)”，由技術(shù)部經(jīng)理、質(zhì)量部代表、項(xiàng)目經(jīng)理組成審計(jì)小組，檢查：歸檔清單與文檔數(shù)量、版本一致性；文檔存儲(chǔ)介質(zhì)完好性（如光盤、服務(wù)器狀態(tài)）；審批流程合規(guī)性（關(guān)鍵文檔簽字是否齊全）；審計(jì)結(jié)果形成《文檔審計(jì)報(bào)告》，對(duì)問題項(xiàng)（如文檔缺失、權(quán)限混亂）限期整改，整改結(jié)果納入項(xiàng)目組績(jī)效考核。三、研發(fā)項(xiàng)目文檔歸檔清單模板序號(hào)文檔名稱文檔編號(hào)版本號(hào)編制人編制日期審核人批準(zhǔn)人歸檔日期存放位置（系統(tǒng)路徑/介質(zhì)編號(hào)）備注（如密級(jí)、關(guān)聯(lián)需求ID）1項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書PRJ2024-001-APP-001V1.0*2024-01-05**2024-03-20/PRJ2024-001/001-立項(xiàng)/內(nèi)部密級(jí)，關(guān)聯(lián)戰(zhàn)略規(guī)劃2需求規(guī)格說明書PRJ2024-001-REQ-001V2.1*趙六2024-02-10**2024-03-20/PRJ2024-001/002-需求/公開，含U001-U020需求3系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔PRJ2024-001-ARCH-001V1.3*周七2024-02-25*吳八*2024-03-20/PRJ2024-001/003-設(shè)計(jì)/秘密，含微服務(wù)架構(gòu)圖4數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)說明書PRJ2024-001-DBD-001V1.0*鄭九2024-03-01*吳八*2024-03-20/PRJ2024-001/003-設(shè)計(jì)/內(nèi)部密級(jí)，含ER圖5接口設(shè)計(jì)文檔PRJ2024-001-API-001V1.2*王十2024-03-05*吳八*2024-03-20/PRJ2024-001/003-設(shè)計(jì)/公開，RESTful接口規(guī)范6單元測(cè)試報(bào)告PRJ2024-001-UT-001V1.0*馮十一2024-03-10*陳十二*2024-03-20/PRJ2024-001/004-測(cè)試/內(nèi)部密級(jí)，覆蓋核心模塊7集成測(cè)試報(bào)告PRJ2024-001-IT-001V1.0*褚十三2024-03-12*陳十二*2024-03-20/PRJ2024-001/004-測(cè)試/公開，含接口測(cè)試用例8用戶操作手冊(cè)PRJ2024-001-UM-001V1.0*衛(wèi)十四2024-03-15**2024-03-20/PRJ2024-001/005-交付/公開，含圖文說明9項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告PRJ2024-001-CLO-001V1.0*2024-03-18**趙十五2024-03-20/PRJ2024-001/006-管理/內(nèi)部密級(jí)，含項(xiàng)目總結(jié)填寫說明文檔編號(hào)規(guī)則：項(xiàng)目編號(hào)-文檔類別縮寫-流水號(hào)，其中：項(xiàng)目編號(hào)：由公司統(tǒng)一分配（如PRJ2024-001，2024為年份，001為項(xiàng)目序號(hào)）；文檔類別縮寫：需求（REQ）、設(shè)計(jì)（ARCH/DBD/API）、測(cè)試（UT/IT）、交付（UM）、管理（APP/CLO）等；流水號(hào)：按文檔類型從001開始遞增。版本號(hào)規(guī)則：主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)（如V1.2.0），首次發(fā)布為V1.0.0，小修改（如文字校對(duì)）次版本號(hào)遞增，大修改（如需求變更）主版本號(hào)遞增。存放位置：系統(tǒng)路徑需填寫文檔管理器的完整目錄（如/PRJ2024-001/002-需求/）；介質(zhì)編號(hào)需填寫備份光盤/硬盤的唯一編號(hào)（如BK20240320-001）。備注：可填寫文檔密級(jí)（公開/內(nèi)部/秘密）、關(guān)聯(lián)需求ID、特殊說明（如“需配合文檔使用”）等。四、歸檔管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）避免文檔遺漏項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，文檔管理員需參考《公司研發(fā)文檔管理規(guī)范》制定《項(xiàng)目歸檔文檔清單》，并根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)（如算法項(xiàng)目需增加“模型訓(xùn)練日志”，硬件項(xiàng)目需增加“PCB設(shè)計(jì)文件”）補(bǔ)充清單項(xiàng)；階段性交付（如需求評(píng)審、設(shè)計(jì)評(píng)審）前，需先完成當(dāng)前階段文檔歸檔，再啟動(dòng)下一階段工作，避免“先推進(jìn)、后補(bǔ)檔”導(dǎo)致的文檔混亂。（二）保證版本唯一性歸檔文檔必須為“最終審批版本”，禁止歸檔“草稿”“修訂中”版本；文檔管理員需在文檔管理器中設(shè)置“版本鎖定”功能，防止誤覆蓋；文檔更新時(shí)，需保留舊版本至少1個(gè)月，舊版本命名規(guī)則：文檔名稱_舊版本號(hào)_日期（如需求規(guī)格說明書_V1.0_20240301），便于追溯歷史變更。（三）強(qiáng)化保密管理涉密文檔（如核心技術(shù)方案、客戶定制化項(xiàng)目數(shù)據(jù)）需在文檔封面標(biāo)注“★”符號(hào)，存儲(chǔ)于專用加密服務(wù)器，訪問權(quán)限需經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審批；禁止將涉密文檔帶離辦公場(chǎng)所，打印需使用公司內(nèi)部打印機(jī)，廢頁需碎紙?zhí)幚?；電子文檔傳輸需通過公司內(nèi)部加密通訊工具（如企業(yè)釘釘密聊）。（四）規(guī)范命名與存儲(chǔ)文檔名稱禁止使用“最新版”“最終版”“修改版”等模糊表述，必須包含版本號(hào)和日期；文檔存儲(chǔ)路徑需嚴(yán)格按“項(xiàng)目編號(hào)-年份-文檔類型”層級(jí)劃分，禁止跨項(xiàng)目混放；同一文檔類型的子目錄需統(tǒng)一命名（如“需求類”下設(shè)“001-原始需求”“002-評(píng)審后需求”等）。（五）明確責(zé)任追究因文檔編制人延遲提交導(dǎo)致歸檔超期的，扣減當(dāng)月績(jī)