費用申請與審批標準化表單工具指南一、適用范圍與典型應用場景本表單工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在日常運營中產生的各類費用申請與審批管理場景，具體包括但不限于：日常辦公支出：如辦公用品采購、通訊費、快遞費、維修費等常規(guī)運營費用；項目專項費用：如研發(fā)項目、市場活動、工程項目等專項支出的預算內費用申請；員工差旅費用：因公出差產生的交通費、住宿費、伙食補助、市內交通費等；業(yè)務招待費用：客戶接待、商務洽談等場合產生的餐費、禮品費等；固定資產采購：單價超過規(guī)定標準的辦公設備、工具等采購支出；其他合規(guī)費用：符合公司財務制度及國家法律法規(guī)的其他必要支出。通過標準化表單的使用，可統(tǒng)一費用申請流程，明確審批權限，提高費用管理效率，保證費用支出的合規(guī)性與合理性。二、標準化操作流程詳解（一）申請準備：明確費用需求與依據確認費用性質：申請人需根據實際業(yè)務需求，判斷費用類型（如辦公費、差旅費等），保證費用符合公司預算及財務制度規(guī)定。收集支持材料：根據費用類型準備相應附件，例如：采購類費用：需提供供應商報價單、采購合同（如適用）、需求部門申購單；差旅類費用：需提供出差審批單、行程單（機票/車票）、住宿發(fā)票（預付憑證）；招待類費用：需提供招待事由說明、參與人員名單、消費清單。預估費用金額：根據實際需求及市場價格，合理預估費用金額，保證與實際支出偏差不超過公司規(guī)定比例（如±10%）。（二）填寫表單：保證信息完整準確獲取模板：申請人可通過公司OA系統(tǒng)、行政部或財務部門《費用申請與審批表單》（模板見第三部分），或使用標準化電子表單。填寫基本信息：申請人信息：填寫姓名*、所屬部門、工號、聯(lián)系方式（辦公電話/企業(yè)）；申請日期：填寫提交表單的當日日期；費用類別：勾選對應費用類型（如“辦公費-辦公用品”“差旅費-交通費”等）；預算科目：根據公司財務預算編碼填寫對應科目（如“銷售費用-市場推廣-辦公費”）。填寫費用明細：按“費用項目-單位-數(shù)量-單價-金額”逐項填寫，若為多項費用需分列明細；用途說明需簡明扼要（如“采購部門A4紙100包，用于日常打印”）；附件清單需列明所有支持材料的名稱及份數(shù)（如“增值稅發(fā)票1張，采購合同1份”）。簽字確認：申請人需在“申請人簽字”處手寫簽名，保證所填信息真實無誤。（三）提交審批：按權限逐級流轉確定審批路徑：根據費用金額及公司審批權限規(guī)定，確定審批流程（參考示例）：金額≤500元：部門負責人*審批；500元＜金額≤5000元：部門負責人→分管領導審批；金額＞5000元：部門負責人→分管領導→總經理*審批。*注：審批權限可根據企業(yè)規(guī)模及管理需求調整。提交表單與附件：將填寫完整的紙質表單（需簽字）及附件材料一并提交至第一審批人（部門負責人*），或通過OA系統(tǒng)線上提交（掃描件+電子版）。跟進審批進度：提交后需及時跟蹤審批狀態(tài)，若審批人提出修改意見，應根據反饋調整后重新提交。（四）審核反饋：審批人職責與要求部門負責人*審核：核查費用需求的合理性（如是否為必要支出、是否符合部門預算）；審核費用明細及附件的完整性（如是否有發(fā)票、合同等支持材料）；確認金額是否在部門審批權限內，若超權限則提交至下一級審批。分管領導*審核：重點審核費用與業(yè)務目標的關聯(lián)性（如項目費用是否對應項目進度）；判斷費用支出的必要性，避免重復或超標申請；對權限內的費用簽署審批意見，超權限則提交至總經理*?？偨浝?審核：審核大額或特殊費用（如固定資產采購、重大招待費）的戰(zhàn)略合規(guī)性；保證費用支出符合公司整體財務規(guī)劃及內控要求；簽署最終審批意見。*注：審批人需在收到表單2個工作日內完成審核（特殊情況需提前告知申請人），逾期未反饋視為默認通過。（五）財務復核與支付：保證合規(guī)入賬財務部門審核：審批通過后，表單流轉至財務部門，財務人員需：核查發(fā)票真?zhèn)渭昂弦?guī)性（如發(fā)票抬頭、稅號、金額是否與申請一致）；審核費用是否超出預算，若超預算需提供額外說明及審批文件；確認審批流程完整（所有審批人簽字齊全）。費用支付：審核通過后，財務部門按公司支付流程辦理：現(xiàn)金報銷：申請人填寫《費用報銷單》，財務部門現(xiàn)金支付或轉入工資卡；對公轉賬：供應商信息確認無誤后，通過銀行轉賬支付；預付/墊付費用：憑付款憑證及后續(xù)發(fā)票沖抵。資料歸檔：費用申請表單、發(fā)票、合同等材料由財務部門統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于5年。三、費用申請表單模板費用申請與審批表基本信息申請人姓名*_______________部門*工號*_______________聯(lián)系方式*申請日期*____年__月__日費用類別*預算科目*_____________________________________________________________費用明細單位數(shù)量單價（元）金額（元）用途說明附件名稱及份數(shù)1.2.3.合計金額（大寫）審批流程審批人職務*審批意見簽字*日期*申請人____________年__月__日部門負責人審核________部門負責人*____年__月__日分管領導審核________分管領導*____年__月__日總經理審批________總經理*____年__月__日財務審核________財務主管*____年__月__日備注|1.附件清單：□發(fā)票□合同□報價單□審批單□其他________2.特殊說明：_________________________________________________________|四、使用規(guī)范與常見問題提示（一）填寫規(guī)范要求信息真實準確：申請人需保證所填姓名、部門、金額等信息真實無誤，虛假填報將按公司規(guī)定追究責任；字跡清晰工整：紙質表單需用黑色簽字筆填寫，避免涂改；電子表單需打印后簽字掃描提交；金額大小寫一致：表中“合計金額”需同時填寫阿拉伯數(shù)字和中文大寫（如：1000.00元，壹仟元整）；附件齊全有效：所有費用均需提供合法合規(guī)的原始憑證（如增值稅發(fā)票），發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號需準確無誤。（二）審批時限與權限審批時限：各級審批人需在收到表單后1-3個工作日內完成審核（緊急費用可加急標注，但需說明緊急事由）；權限不可下放：審批人不得委托他人代簽審批意見，需本人手寫簽字或通過OA系統(tǒng)電子簽批；超預算處理：若費用超出部門預算，需提前提交《預算調整申請表》，經財務部門及總經理*審批通過后方可提交費用申請。（三）常見問題處理填寫錯誤如何修改：紙質表單填寫錯誤需在修改處加蓋申請人私章或簽字確認；電子表單需作廢后重新填寫，避免涂改痕跡；審批駁回如何處理：若審批人駁回申請，需注明駁回原因（如“附件不全”“超預算”），申請人根據意見修改后重新提交；緊急費用申請：若因突發(fā)情況需緊急支付，可先通過電話向部門負責人及分管領導報備，隨后補填表單并注明“緊急”字樣，財務部門可優(yōu)先處理；費用報銷與申請分離：已發(fā)生費用的報銷需使用《費用報銷表》，本表單僅用于事前申請，禁止將已發(fā)生費用填入本表單申請審批。（四）違規(guī)責任說明申請人虛報、冒領費用，一經查實，需全額退還公司款項，并根據情節(jié)輕重給予警告、降職直至解除勞