行政文件歸檔及管理制度范本第一章總則一、制度目的為規(guī)范公司行政文件的管理流程，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性及安全性，提高文件利用效率，防范信息丟失或泄露風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家《檔案法》及公司管理要求，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）在行政活動中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料，包括但不限于：通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證（非涉密部分）、證照復(fù)印件等。電子文件及紙質(zhì)文件的歸檔管理均需遵循本制度。三、基本原則行政文件歸檔管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、安全保密、便于利用”的原則，由行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件歸檔工作。第二章行政文件歸檔范圍與分類一、歸檔范圍行政管理類文件：公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù)；內(nèi)部管理制度、流程文件；會議通知、議程、紀(jì)要、決議；對外函件、公函；大事記、年鑒等。人事管理類文件：員工招聘、錄用、勞動合同、離職手續(xù)；人事任免、獎懲文件；薪資調(diào)整、考勤記錄、社保繳納材料；員工培訓(xùn)檔案等。財(cái)務(wù)管理類文件：年度預(yù)算、財(cái)務(wù)決算報(bào)告；費(fèi)用報(bào)銷憑證、發(fā)票（復(fù)印件）；銀行對賬單、稅務(wù)報(bào)表；固定資產(chǎn)購置、報(bào)廢審批文件等。合同協(xié)議類文件：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議（含補(bǔ)充協(xié)議）、招投標(biāo)文件；合同評審、簽訂、履行過程中的相關(guān)材料。證照資質(zhì)類文件：公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（三證合一后為營業(yè)執(zhí)照）；各類資質(zhì)證書、許可證；公司印章備案文件等。其他具有保存價(jià)值的文件：外部單位發(fā)來的重要函件、表彰文件；公司重要活動（如年會、展會）的照片、視頻及文字材料等。二、歸檔分類按年度分類：以文件形成自然年度為第一分類年度，如“2024年”。按問題分類：在年度下按文件內(nèi)容屬性分為“行政管理”“人事管理”“財(cái)務(wù)管理”“合同協(xié)議”“證照資質(zhì)”“其他”六大類。按保管期限分類：分為“永久”“長期（10年以上）”“短期（3-10年）”三類，具體保管期限參照《文件保管期限表》（詳見附件一）。第三章行政文件歸檔操作流程一、文件收集（各部門文員負(fù)責(zé)）定期收集：各部門文員于每月25日前，對本月形成的各類文件進(jìn)行初步整理，核對文件完整性（含、附件、審批簽字），保證無遺漏。專項(xiàng)收集：對于重大項(xiàng)目、重要活動或?qū)ｍ?xiàng)工作形成的文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)完成收集，并移交行政部。電子文件收集：電子文件需同時(shí)收集原件及格式轉(zhuǎn)換后的PDF版本（保證不可編輯），存儲至指定服務(wù)器文件夾（路徑：\服務(wù)器\2024年），文件命名規(guī)則為“部門-文件題名-文號-日期”，如“行政部-關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知-行字2024。二、文件整理（行政部檔案管理員指導(dǎo)，各部門文員執(zhí)行）組卷：將同一類別的文件按“時(shí)間順序”或“邏輯關(guān)系”組合成案卷，避免跨年度、跨類別混卷。編頁：紙質(zhì)文件以卷為單位編寫頁碼（用鉛筆在右上角標(biāo)注），圖表、附件需連續(xù)編頁；電子文件需在文件屬性中添加頁碼信息。填寫卷內(nèi)目錄：每卷文件附《卷內(nèi)文件目錄》（詳見附件二），注明序號、文件題名、文號、責(zé)任者（形成部門）、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)。填寫卷內(nèi)備考表：說明本卷文件的數(shù)量、缺損、修改等情況，整理人、審核人簽字，日期填寫整理完成日期。三、歸檔移交（行政部檔案管理員接收）提交申請：各部門文員整理完成后，填寫《行政文件歸檔移交清單》（詳見附件三），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核簽字后，與檔案一并移交行政部。審核接收：行政部檔案管理員核對文件數(shù)量、分類、整理規(guī)范是否符合要求，對不符合要求的文件退回部門重新整理；審核無誤后，在《移交清單》上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份。入庫登記：檔案管理員將檔案信息錄入《行政檔案總登記簿》（詳見附件四），內(nèi)容包括檔案編號、部門、案題、年度、保管期限、卷數(shù)、移交人、接收人、日期等。四、檔案保管（行政部檔案管理員負(fù)責(zé)）存放要求：紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，按“年度-類別”順序排列，做到整齊有序；電子檔案定期備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)存儲于移動硬盤及云端（加密），保證數(shù)據(jù)安全。溫濕度控制：檔案庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，配備溫濕度計(jì)，每日記錄。安全防護(hù)：檔案庫房配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)施，嚴(yán)禁煙火，非工作人員禁止入內(nèi)。第四章行政檔案利用與保密一、檔案查閱查閱權(quán)限：公司員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》（詳見附件五），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政部審批；查閱涉密檔案（如未公開合同、人事薪酬）需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱流程：檔案管理員核對申請表及本人身份證件，調(diào)取檔案并登記《檔案查閱登記簿》（詳見附件六）；查閱人需在指定區(qū)域查閱，不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，確需摘抄或復(fù)印的，經(jīng)檔案管理員同意并加蓋“檔案證明章”。歸還期限：查閱檔案應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)歸還，如需延長使用，需重新申請；歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后簽字。二、檔案保密涉密檔案管理：涉密檔案需單獨(dú)存放，加密存儲，查閱權(quán)限嚴(yán)格控制，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳。責(zé)任追究：嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案室（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)并辦理借出手續(xù)），違者視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分，造成損失的依法追究責(zé)任。第五章檔案鑒定與銷毀一、檔案鑒定鑒定周期：行政部每3年組織一次檔案鑒定工作，由行政部負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員組成鑒定小組。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)《文件保管期限表》，對到期檔案進(jìn)行鑒定，對仍有保存價(jià)值的檔案重新劃定保管期限；對無保存價(jià)值的檔案確認(rèn)銷毀。二、檔案銷毀銷毀申請：鑒定小組對擬銷毀檔案編制《檔案銷毀清冊》（詳見附件七），經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀流程：由行政部檔案管理員及監(jiān)銷人*（2人以上）共同執(zhí)行銷毀，銷毀時(shí)需核對檔案名稱、數(shù)量，并在《銷毀清冊》上簽字確認(rèn)；銷毀過程全程記錄，留存《檔案銷毀記錄表》（詳見附件八）備查。第六章附則一、責(zé)任分工行政部：負(fù)責(zé)制度制定、監(jiān)督執(zhí)行、檔案接收、保管、利用及銷毀工作。各部門：負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、整理及初步審核，指定專人擔(dān)任部門檔案員，保證文件歸檔及時(shí)、規(guī)范。全體員工：遵守本制度規(guī)定，配合文件歸檔工作，保護(hù)檔案安全。二、培訓(xùn)與監(jiān)督行政部每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，提升各部門檔案員的業(yè)務(wù)能力；定期對本制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對未按規(guī)定歸檔的部門及個(gè)人通報(bào)批評。三、制度生效本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附件列表附件一：《行政文件保管期限表》附件二：《卷內(nèi)文件目錄》附件三：《行政文件歸檔移交清單》附件四：《行政檔案總登記簿》附件五：《檔案查閱申請表》附件六：《檔案查閱登記簿》附件七：《檔案銷毀清冊》附件八：《檔案銷毀記錄表》附件一：行政文件保管期限表序號文件類別保管期限備注1公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)永久含年度工作報(bào)告2會議紀(jì)要、決議永久重大會議、專題會議3內(nèi)部管理制度、流程長期10年以上4員工勞動合同永久離職后繼續(xù)保存5人事任免文件永久含中層及以上干部任免6財(cái)務(wù)決算報(bào)告永久年度、季度決算7合同協(xié)議長期履行完畢后保存10年以上8公司證照、資質(zhì)文件永久含變更、年檢材料9費(fèi)用報(bào)銷憑證短期3年（審計(jì)完成后）10一般通知、函件短期3年附件二：卷內(nèi)文件目錄序號文件題名文號責(zé)任者日期頁數(shù)備注1關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知行字2024-001行政部2024-01-15122024年春節(jié)放假安排細(xì)則行字2024-002行政部2024-01-183附件1份…附件三：行政文件歸檔移交清單部門：____________移交人：____________移交日期：____年__月__日序號檔案編號案題—————-——12024-01-001行政管理類-2024年工作計(jì)劃22024-01-002行政管理類-春節(jié)放假通知及細(xì)則………合計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核簽字：____________行政部接收人簽字：____________附件四：行政檔案總登記簿檔案編號部門案題年度保管期限卷數(shù)移交人接收人歸檔日期備注2024-01-001行政部行政管理類-2024年工作計(jì)劃2024永久1**2024-01-302024-02-001人事部人事管理類-2024年招聘計(jì)劃2024長期1**2024-01-28…………附件五：檔案查閱申請表查閱人姓名____________所在部門____________聯(lián)系方式____________查閱檔案名稱_________________________________________________________查閱用途_________________________________________________________查閱期限____年__月日至__年__月__日部門負(fù)責(zé)人意見簽字：____________日期：____年__月__日行政部審批意見簽字：____________日期：____年__月__日備注（如需借出、復(fù)印，請注明）附件六：檔案查閱登記簿查閱日期查閱人部門查閱檔案名稱及編號查閱用途歸還日期經(jīng)辦人備注2024-02-01趙六*市場部2024-03-001-合同協(xié)議-項(xiàng)目合同業(yè)務(wù)核查2024-02-02*復(fù)印2份……附件七：檔案銷毀清冊序號檔案編號案題年度保管期限銷毀原因卷數(shù)備注12021-05-001行政管理類-會議通知（1-3月）2021短期保管期滿122021-05-002行政管理類-活動總結(jié)（上半年）2021短期保管期滿1……鑒定小組簽字：____________總經(jīng)理審批簽字：____________銷毀日期：____年__月__日附件八：檔案銷毀記錄表銷毀地