官方公文格式及字體使用規(guī)范說明一、引言官方公文作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有法定效力與規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)政令、溝通信息、處理事務(wù)的重要工具。其格式的規(guī)范性與字體使用的恰當(dāng)性，直接關(guān)系到公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和有效性，也體現(xiàn)了發(fā)文單位的工作作風(fēng)與專業(yè)素養(yǎng)。為確保公文處理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際工作需求，特制定本規(guī)范說明，旨在為公文擬制、審核、印制等環(huán)節(jié)提供明確指導(dǎo)。二、公文一般格式要求公文格式通常由版頭、主體、版記三大部分構(gòu)成，各部分的要素及編排均有嚴(yán)格規(guī)定。（一）用紙規(guī)格與排版公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。排版應(yīng)遵循“天頭、地腳、左白邊、右白邊”的原則，確保頁面布局合理、疏密有致。一般情況下，每頁排22行，每行排28個(gè)字，撐滿版心，段落首行左空二字，回行頂格。（二）印刷與裝訂公文應(yīng)雙面印刷。頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。騎馬釘或平訂的公文，頁碼應(yīng)編排在公文版心下邊緣之下，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文裝訂應(yīng)牢固、平整，不得有散頁、倒頁現(xiàn)象，騎馬釘裝訂位置為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。二、字體使用規(guī)范公文字體的選用應(yīng)遵循莊重、清晰、易讀的原則，不同部分的字體、字號有明確規(guī)定。（一）版頭部分1.份號：一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2.密級和保密期限：如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3.緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。5.發(fā)文字號：編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。6.簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對齊。（二）主體部分1.標(biāo)題：一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記，標(biāo)注方法見版記部分。主送機(jī)關(guān)名稱用3號仿宋體字。3.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。附件說明用3號仿宋體字。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居右排布，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。發(fā)文機(jī)關(guān)署名用3號仿宋體字，成文日期用3號阿拉伯?dāng)?shù)字。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。附注用3號仿宋體字。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）版記部分1.版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。2.抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。三、注意事項(xiàng)1.字體字號的一致性：同一公文內(nèi)，相同層級的標(biāo)題、相同類型的要素，其字體字號應(yīng)保持一致，避免出現(xiàn)混亂。2.數(shù)字的使用：公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。3.年份的標(biāo)注：公文中的年份均應(yīng)標(biāo)全稱，如“二〇二四年”不應(yīng)簡作“二四年”或“24年”（成文日期中的年份已明確用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注）。4.標(biāo)點(diǎn)符號的規(guī)范：嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)《標(biāo)點(diǎn)符號用法》使用標(biāo)點(diǎn)符號，確保文意表達(dá)準(zhǔn)確清晰。5.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。四、結(jié)語規(guī)范使用公文格式與字體，是確保公文質(zhì)量