員工離職管理流程規(guī)范手冊(cè)引言員工離職是組織生命周期中不可避免的一環(huán)，如何妥善、規(guī)范地處理離職事宜，不僅關(guān)系到離職員工的個(gè)人體驗(yàn)，更直接影響到組織內(nèi)部的工作連續(xù)性、團(tuán)隊(duì)士氣以及企業(yè)的整體聲譽(yù)。本手冊(cè)旨在提供一套系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)且具有實(shí)操性的離職管理流程規(guī)范，以期實(shí)現(xiàn)離職過程的平穩(wěn)過渡，最大限度降低潛在風(fēng)險(xiǎn)，并從中汲取管理改進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。一、離職預(yù)警與溝通在員工明確提出離職前，往往會(huì)有一些跡象或信號(hào)。部門管理者及人力資源部門應(yīng)保持敏銳的觀察力，及時(shí)察覺并進(jìn)行有效溝通。1.1離職風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別部門管理者需關(guān)注員工的工作狀態(tài)變化，如工作積極性明顯下降、頻繁請(qǐng)假、對(duì)職業(yè)發(fā)展表現(xiàn)出強(qiáng)烈困惑或不滿、與外部聯(lián)系異常頻繁等。人力資源部門可通過日常員工訪談、敬業(yè)度調(diào)研等方式，整體把握員工動(dòng)態(tài)。1.2初步溝通與挽留面談一旦察覺潛在離職風(fēng)險(xiǎn)，部門管理者應(yīng)主動(dòng)與員工進(jìn)行非正式的溝通，了解其真實(shí)想法和訴求。若員工去意已決或核心訴求難以滿足，應(yīng)適時(shí)轉(zhuǎn)入正式的挽留面談。挽留面談應(yīng)在尊重、坦誠的氛圍下進(jìn)行，重點(diǎn)了解離職原因，評(píng)估挽留的可能性與可行性。若決定嘗試挽留，需提出具體的、有誠意的挽留方案；若挽留無效，則應(yīng)表達(dá)理解，并引導(dǎo)員工規(guī)范辦理離職手續(xù)。二、離職申請(qǐng)與審批當(dāng)員工正式?jīng)Q定離職，需啟動(dòng)規(guī)范的申請(qǐng)與審批流程。2.1提交書面離職申請(qǐng)員工應(yīng)提前以書面形式（通常為辭職信）向直接上級(jí)提交離職申請(qǐng)，說明離職意向、預(yù)計(jì)離職日期及簡(jiǎn)要原因。辭職信需由員工本人簽字確認(rèn)。2.2離職審批流程直接上級(jí)在收到離職申請(qǐng)后，應(yīng)與員工進(jìn)行離職面談（可與挽留面談合并或單獨(dú)進(jìn)行），明確離職原因，并在辭職信上簽署意見后，按公司規(guī)定的審批權(quán)限逐級(jí)上報(bào)。相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批。審批過程中，若涉及關(guān)鍵崗位或特殊情況，人力資源部門應(yīng)參與評(píng)估。2.3審批結(jié)果告知與離職日期確認(rèn)人力資源部門在收到最終審批意見后，應(yīng)及時(shí)與員工確認(rèn)審批結(jié)果，并就離職日期進(jìn)行協(xié)商確定。離職日期的確定需綜合考慮員工個(gè)人意愿、崗位交接所需時(shí)間以及勞動(dòng)合同相關(guān)約定。原則上，員工應(yīng)遵守勞動(dòng)合同中關(guān)于提前通知期的規(guī)定。三、工作交接工作交接是離職管理的核心環(huán)節(jié)，確保崗位工作的連續(xù)性和公司財(cái)產(chǎn)、信息的安全。3.1制定交接計(jì)劃在確認(rèn)離職日期后，由直接上級(jí)牽頭，與離職員工共同制定詳細(xì)的工作交接計(jì)劃，明確交接內(nèi)容、交接對(duì)象（接任者或指定人員）、交接期限及具體時(shí)間表。3.2交接內(nèi)容交接內(nèi)容應(yīng)全面細(xì)致，通常包括但不限于：*當(dāng)前工作任務(wù)：已完成、進(jìn)行中及待啟動(dòng)任務(wù)的詳細(xì)說明、進(jìn)度、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及注意事項(xiàng)。*工作資料與文檔：各類紙質(zhì)及電子文件、數(shù)據(jù)、報(bào)告、操作手冊(cè)、密碼等。*固定資產(chǎn)與辦公用品：公司配備的電腦、辦公設(shè)備、工具、文具及其他財(cái)物。*未了事項(xiàng)：需后續(xù)跟進(jìn)處理的事項(xiàng)清單及聯(lián)系人信息。*外部聯(lián)系人：客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等關(guān)鍵外部關(guān)系的聯(lián)系方式及合作背景。*內(nèi)部協(xié)作關(guān)系：與其他部門、同事的主要工作接口和協(xié)作流程。3.3交接過程監(jiān)督與確認(rèn)交接過程中，直接上級(jí)應(yīng)全程監(jiān)督，確保交接質(zhì)量。交接完成后，需填寫《員工離職工作交接清單》，由離職員工、接任者（或指定人員）、直接上級(jí)三方簽字確認(rèn)。重要崗位的交接，應(yīng)有人力資源部門人員參與監(jiān)交。四、離職手續(xù)辦理在完成工作交接的基礎(chǔ)上，離職員工需到人力資源部門及相關(guān)部門辦理系列離職手續(xù)。4.1人力資源部手續(xù)*離職面談：人力資源專員與離職員工進(jìn)行正式的離職面談，深入了解其離職的真實(shí)原因、對(duì)公司管理、文化、薪酬福利等方面的意見和建議，并做好詳細(xì)記錄。面談信息應(yīng)予以保密，主要用于組織改進(jìn)。*薪酬結(jié)算：核算員工截至離職日的應(yīng)付工資、加班工資、未休年假工資等，明確支付時(shí)間和方式。*社保公積金處理：明確離職后社保、公積金的停繳時(shí)間及員工后續(xù)續(xù)接事宜的指引。*勞動(dòng)合同解除/終止：雙方確認(rèn)無勞動(dòng)爭(zhēng)議后，簽署《勞動(dòng)合同解除/終止協(xié)議書》。*離職證明開具：為員工出具符合法律規(guī)定的《解除/終止勞動(dòng)合同證明》。*其他：收回員工工卡、門禁卡、借閱的書籍資料等；注銷內(nèi)部系統(tǒng)賬號(hào)、郵箱等。4.2財(cái)務(wù)部門手續(xù)*結(jié)清員工與公司之間的借款、備用金。*處理員工的費(fèi)用報(bào)銷事宜。*確認(rèn)是否存在其他財(cái)務(wù)未了事項(xiàng)。4.3其他部門手續(xù)根據(jù)員工崗位性質(zhì)及公司規(guī)定，可能涉及到IT部門（電腦設(shè)備回收、系統(tǒng)權(quán)限注銷）、行政部門（宿舍退租、辦公用品回收）、業(yè)務(wù)部門（客戶資料交接確認(rèn)）等相關(guān)手續(xù)的辦理。五、離職后管理員工離職后，仍有部分事宜需要跟進(jìn)與管理。5.1離職信息存檔人力資源部門應(yīng)將離職員工的辭職信、離職審批表、工作交接清單、勞動(dòng)合同解除/終止協(xié)議書、離職面談?dòng)涗浀认嚓P(guān)文件整理歸檔，保存期限按法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行。5.2薪資發(fā)放與后續(xù)事宜按約定時(shí)間足額發(fā)放離職員工的結(jié)算薪資。對(duì)于離職員工提出的合理咨詢，應(yīng)予以耐心解答。5.3離職員工關(guān)系維護(hù)（可選）對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀、離職原因正當(dāng)?shù)膯T工，可將其納入公司“人才庫”，保持適當(dāng)?shù)穆?lián)系，為未來可能的合作或返聘創(chuàng)造機(jī)會(huì)。這有助于維護(hù)良好的雇主品牌形象。5.4離職數(shù)據(jù)分析與管理改進(jìn)定期對(duì)離職數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括離職率、離職原因分布、關(guān)鍵崗位流失情況等，從中發(fā)現(xiàn)組織管理中存在的問題與不足，并提出針對(duì)性的改進(jìn)措施，如優(yōu)化招聘流程、完善薪酬福利體系、加強(qiáng)員工關(guān)懷、改進(jìn)績(jī)效管理等。六、附則6.1解釋權(quán)本手冊(cè)由