行政機(jī)關(guān)檔案管理操作規(guī)范第一章總則第一條為規(guī)范本行政機(jī)關(guān)檔案管理工作，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范適用于本行政機(jī)關(guān)（以下簡稱“本機(jī)關(guān)”）各類檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)和移交等管理工作。機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、直屬單位及派出機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，參照本規(guī)范執(zhí)行。第三條檔案工作是本機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。各部門應(yīng)高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入機(jī)關(guān)整體工作計(jì)劃和考核體系，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施和設(shè)備。第四條檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范，安全保密、便于利用的原則。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全，方便各項(xiàng)工作利用。第二章管理機(jī)構(gòu)與人員第五條本機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的體制。機(jī)關(guān)辦公室（或指定專門機(jī)構(gòu)，下同）是本機(jī)關(guān)檔案工作的職能管理部門，負(fù)責(zé)對本機(jī)關(guān)及所屬單位檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。第六條檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，忠于職守，廉潔奉公，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，并保持相對穩(wěn)定。檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的檔案交接手續(xù)。第七條檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。第三章文件材料的收集與歸檔第八條文件材料的收集歸檔是檔案管理的基礎(chǔ)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累和預(yù)立卷工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料不丟失、不遺漏。第九條歸檔范圍包括：本機(jī)關(guān)在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的文件材料，如公文、會(huì)議材料、調(diào)研材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、音像制品、電子文件等。具體歸檔范圍參照國家及本機(jī)關(guān)制定的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。第十條歸檔的文件材料應(yīng)符合以下要求：1.手續(xù)齊全，格式規(guī)范。發(fā)文應(yīng)有簽發(fā)人、文號、成文日期、印章；收文應(yīng)有收文編號、處理意見、承辦人等。2.內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清楚，符合歸檔文件的質(zhì)量要求。不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等易褪色的書寫工具。3.與檔案內(nèi)容相關(guān)的附件、圖表、說明等材料應(yīng)齊全完整。4.電子文件應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。第十一條歸檔時(shí)間：1.文書檔案一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.專門檔案（如會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等）應(yīng)按照相應(yīng)專業(yè)檔案管理規(guī)定的時(shí)限進(jìn)行歸檔。3.重大活動(dòng)、重要會(huì)議形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或會(huì)議閉幕後及時(shí)歸檔。第四章檔案的整理第十二條檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第十三條檔案分類應(yīng)按照本機(jī)關(guān)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》規(guī)定的分類方案進(jìn)行。通常采用年度、組織機(jī)構(gòu)（或問題）、保管期限的分類方法，并保持分類體系的一致性和穩(wěn)定性。第十四條檔案編號應(yīng)在分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行，編號方法應(yīng)科學(xué)簡便，具有唯一性和可追溯性。第十五條檔案文件的排列應(yīng)按照事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等順序進(jìn)行。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；批復(fù)在前，請示在后。第十六條檔案編目應(yīng)規(guī)范有序，主要包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等的編制。著錄項(xiàng)目應(yīng)完整、準(zhǔn)確，符合《檔案著錄規(guī)則》的要求。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的機(jī)讀目錄和檢索系統(tǒng)。第十七條對于聲像檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)單獨(dú)整理，妥善保管，并在相應(yīng)的文字檔案中注明其存放位置和編號。電子檔案的整理應(yīng)符合國家關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保其長期可讀。第五章檔案的保管第十八條檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵、防鼠、防磁（簡稱“九防”）等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。第十九條檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，整齊劃一。檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行必要的檢查和處理，防止蟲蛀、霉變的檔案進(jìn)入庫房。第二十條嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)履行登記手續(xù)。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。第二十一條定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。對破損、褪色、霉變的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。第二十二條積極推廣應(yīng)用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和方法，延長檔案的壽命。對于重要檔案，應(yīng)采取異質(zhì)備份、異地備份等措施。第六章檔案的利用與服務(wù)第二十三條檔案利用工作應(yīng)堅(jiān)持為機(jī)關(guān)工作服務(wù)、為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的宗旨，嚴(yán)格遵守檔案利用制度和保密規(guī)定。第二十四條本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，須持本部門介紹信或經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱。查閱涉密檔案，須經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十五條外單位人員查閱本機(jī)關(guān)檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱涉密檔案，須經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十六條查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的閱檔室進(jìn)行。檔案原件一般不得帶出閱檔室。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。檔案借出期間，借閱單位和個(gè)人對檔案的安全、保密負(fù)全部責(zé)任。第二十七條查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁擅自復(fù)制、拍攝、摘錄涉密檔案內(nèi)容。第二十八條復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門同意，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。復(fù)制件須加蓋檔案證明章。第二十九條檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，編制必要的檢索工具（如案卷目錄、全引目錄、專題索引等），為利用者提供便捷的查詢服務(wù)。逐步建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)字化利用。第七章檔案的鑒定與銷毀第三十條檔案鑒定工作是指對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估，確定其保管期限，并對已到保管期限的檔案進(jìn)行審查，決定其存毀。第三十一條檔案鑒定工作應(yīng)由機(jī)關(guān)檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本機(jī)關(guān)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，客觀公正地進(jìn)行鑒定。第三十二條經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案前，必須編造《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)登記銷毀檔案的題名、數(shù)量、起止年度、檔號等。第三十三條檔案銷毀應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)對照《檔案銷毀清冊》認(rèn)真核對；銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期和地點(diǎn)。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案。第三十四條對于已到保管期限但仍有部分利用價(jià)值的檔案，應(yīng)酌情延長保管期限或?qū)τ袃r(jià)值的部分進(jìn)行摘錄、復(fù)制后再行銷毀。第八章電子檔案管理第三十五條電子檔案是指本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的數(shù)字形態(tài)的記錄。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。第三十六條電子文件的形成、辦理、歸檔應(yīng)全程電子化，符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求。確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。第三十七條電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)介質(zhì)，并進(jìn)行定期備份和檢測，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。重要電子檔案應(yīng)實(shí)行雙套制保管，一套封存，一套提供利用。第三十八條電子檔案的管理應(yīng)配備必要的軟硬件設(shè)施，建立健全安全保密制度，防止信息泄露、丟失和篡改。第三十九條電子檔案的利用應(yīng)遵循便捷高效、安全可控的原則，利用方式和權(quán)限應(yīng)符合檔案保密規(guī)定。第九章檔案的統(tǒng)計(jì)第四十條檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理的重要組成部分。檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，準(zhǔn)確、及時(shí)地對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第四十一條檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，并按照規(guī)定向上級檔案行政管理部門報(bào)送。同時(shí)，應(yīng)定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為改進(jìn)檔案工作提供依據(jù)。第十章監(jiān)督與指導(dǎo)第四十二條機(jī)關(guān)辦公室（檔案管理部門）應(yīng)加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案工作檢查和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。第四十三條對在檔案工作中做出顯著成績的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)