人事檔案管理規(guī)范流程手冊(cè)第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司人事檔案管理工作，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，為公司人力資源管理決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，保護(hù)員工合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司及所屬各部門(mén)所有員工的人事檔案管理工作，包括檔案的建立、收集、整理、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。1.3管理原則人事檔案管理遵循以下原則：*統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)：人事檔案工作在公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由人力資源部門(mén)歸口管理，各相關(guān)部門(mén)配合。*真實(shí)準(zhǔn)確，完整規(guī)范：檔案材料必須真實(shí)可靠，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，符合規(guī)范。*安全保密，依法利用：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案安全，按照規(guī)定范圍和程序提供利用。*動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新：檔案材料應(yīng)隨員工個(gè)人情況變化和職務(wù)變動(dòng)及時(shí)收集、補(bǔ)充和更新。第二章檔案的建立與接收2.1檔案的建立*新進(jìn)員工：人力資源部門(mén)在員工入職手續(xù)辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)為其建立人事檔案。檔案材料包括但不限于入職登記表、履歷表、學(xué)歷學(xué)位證明復(fù)印件、身份證明復(fù)印件、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件、與原單位解除或終止勞動(dòng)合同的證明、體檢合格證明、勞動(dòng)合同等。*原有員工無(wú)檔：對(duì)于公司原有但未建立人事檔案的員工，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織材料，按規(guī)定為其補(bǔ)建檔案。2.2檔案的接收*從外部接收的員工檔案（如應(yīng)屆畢業(yè)生檔案、調(diào)動(dòng)人員檔案），人力資源部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性、真實(shí)性，檢查檔案密封是否完好。核對(duì)無(wú)誤后，在檔案接收登記簿上簽字確認(rèn)，并及時(shí)歸庫(kù)管理。*接收檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)材料不全或有疑問(wèn)的，應(yīng)及時(shí)與原檔案管理單位或員工本人聯(lián)系，查明情況，補(bǔ)齊材料或注明原因。第三章檔案材料的收集與歸檔3.1歸檔范圍以下材料應(yīng)及時(shí)收集歸檔：*履歷材料：個(gè)人履歷表等；*鑒定考核、考察材料：各類(lèi)考核鑒定表、民主評(píng)議材料、考察報(bào)告等；*學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、職業(yè)資格、學(xué)術(shù)評(píng)議材料：學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、成績(jī)單、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件等；*政治歷史情況審查材料：審查結(jié)論、調(diào)查旁證材料等；*黨團(tuán)材料：入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、黨員登記表、民主評(píng)議黨員登記表、不合格黨員處置材料、退黨材料、入團(tuán)志愿書(shū)等；*獎(jiǎng)勵(lì)材料：各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)審批表、先進(jìn)模范事跡材料、嘉獎(jiǎng)令等；*處分材料：處分決定、調(diào)查報(bào)告、本人檢查或說(shuō)明、撤銷(xiāo)處分決定等；*招錄聘用、任免、調(diào)動(dòng)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、死亡等材料：錄用審批表、聘用合同、干部任免審批表、調(diào)動(dòng)介紹信、工資變動(dòng)審批表、出國(guó)審批材料、退（離）休審批表、死亡報(bào)告、撫恤材料等；*其他有參考價(jià)值的材料：如體檢表、重要家庭成員及社會(huì)關(guān)系材料等。3.2歸檔要求*及時(shí)性：各類(lèi)應(yīng)歸檔材料應(yīng)在形成后的一個(gè)月內(nèi)收集整理完畢并歸檔。*真實(shí)性：歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實(shí)。復(fù)印件須注明原件保管單位或經(jīng)組織核實(shí)并加蓋公章。*規(guī)范性：材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，字跡清楚，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。不符合要求的材料，應(yīng)退回形成單位或個(gè)人按規(guī)定補(bǔ)辦或復(fù)制。*完整性：確保每份材料的各項(xiàng)要素填寫(xiě)齊全，相關(guān)人員簽字、單位蓋章等手續(xù)完備。3.3歸檔流程*材料收集：人力資源部門(mén)是檔案材料收集的主要責(zé)任部門(mén)，應(yīng)主動(dòng)向員工本人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)（如行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)等）收集應(yīng)歸檔材料。員工本人應(yīng)積極配合提供相關(guān)個(gè)人材料。*材料審核：檔案管理員對(duì)收集到的材料進(jìn)行審核，檢查材料是否符合歸檔要求。對(duì)不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)退回并說(shuō)明原因，要求補(bǔ)充或更正。*材料整理：審核合格的材料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、排序、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。*材料入檔：將整理好的材料裝入相應(yīng)的檔案袋（盒），并在檔案材料交接登記簿上進(jìn)行登記。第四章檔案的日常管理4.1檔案保管*庫(kù)房要求：檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。*檔案裝具：檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案袋（盒）存放，做到整齊有序。檔案袋（盒）上應(yīng)清晰標(biāo)明檔案編號(hào)、姓名、部門(mén)等信息。*存放秩序：檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)或姓氏筆畫(huà)等順序排列存放，便于查找。建立檔案存放位置索引。*定期檢查：檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)和安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告。一般每半年至少檢查一次。4.2檔案借閱*借閱條件：因工作需要借閱人事檔案，須由所在部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。查閱本部門(mén)員工檔案，由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱非本部門(mén)員工檔案或外單位查閱檔案，須經(jīng)公司分管人力資源工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。*借閱手續(xù)：借閱人須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱事由、檔案編號(hào)、借閱人、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后，方可將檔案交予借閱人。*借閱要求：*借閱檔案僅限在指定地點(diǎn)查閱，一般不得帶出閱檔室。確因特殊情況需帶出的，須經(jīng)人力資源部門(mén)最高負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。*查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料。*嚴(yán)禁復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。如確需復(fù)制，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。*借閱檔案不得轉(zhuǎn)借他人。*歸還手續(xù)：借閱人應(yīng)按期歸還檔案。檔案管理員在收回檔案時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案材料是否齊全、有無(wú)損壞，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期。4.3檔案轉(zhuǎn)遞*轉(zhuǎn)遞條件：?jiǎn)T工因辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同、開(kāi)除、調(diào)出、升學(xué)、參軍等原因離開(kāi)公司，或因其他原因需要轉(zhuǎn)出檔案的，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)將其人事檔案按規(guī)定轉(zhuǎn)遞至新的檔案接收單位。*轉(zhuǎn)遞方式：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人送取，嚴(yán)禁個(gè)人自帶或通過(guò)普通郵寄方式轉(zhuǎn)遞。*轉(zhuǎn)遞手續(xù)：*轉(zhuǎn)遞前，檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、整理，確保材料齊全、準(zhǔn)確，并填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明材料份數(shù)、頁(yè)數(shù)等。*檔案轉(zhuǎn)出后，應(yīng)及時(shí)跟蹤檔案接收情況，確保對(duì)方單位收到并在回執(zhí)上簽字蓋章后收回存檔。*接收外單位轉(zhuǎn)來(lái)的檔案，參照本手冊(cè)第二章“檔案的接收”條款執(zhí)行。第五章檔案的鑒定與銷(xiāo)毀5.1檔案鑒定*定期鑒定：對(duì)于已故人員檔案和長(zhǎng)期無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作由人力資源部門(mén)組織相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。*鑒定內(nèi)容：主要鑒定檔案的保存價(jià)值、保存期限，確定哪些檔案可以銷(xiāo)毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存或移交相關(guān)部門(mén)。5.2檔案銷(xiāo)毀*銷(xiāo)毀范圍：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，可按規(guī)定程序予以銷(xiāo)毀。*銷(xiāo)毀程序：*檔案管理員填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、姓名、形成時(shí)間、材料份數(shù)、銷(xiāo)毀原因等。*《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》須經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。*銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀前對(duì)檔案進(jìn)行最后核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期和方式。*《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。第六章責(zé)任與監(jiān)督6.1責(zé)任分工*人力資源部門(mén)：是公司人事檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織、指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作，配備合格的檔案管理人員，提供必要的工作條件。*檔案管理員：具體負(fù)責(zé)檔案的建立、接收、收集、整理、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞、鑒定、銷(xiāo)毀等日常工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案安全。*各部門(mén)：配合人力資源部門(mén)做好本部門(mén)員工應(yīng)歸檔材料的及時(shí)收集與提交工作。*公司所有員工：有義務(wù)向公司提供真實(shí)、完整的個(gè)人材料，并對(duì)所提供材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。6.2保密要求檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁私自復(fù)制、摘抄、拍攝、公布檔案信息。6.3監(jiān)督檢查公司將定期或不定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)在檔案管理工作