外來文件管理規(guī)范目的范圍為規(guī)范和加強對外來文件的管理，提高文件管理的效率和安全性。確保外來文件的真實性、完整性和有效性，防止誤用、損害、丟失或泄露，確保外來文件的有效管理和安全使用，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于所有非本單位編制或出版的文件的管理，包括但不限于技術文件、標準文件、法律法規(guī)、客戶文件等。職責權限2.1綜合部職責負責外來行政文件的管理工作；負責外來行政文件的保密和銷毀工作。2.2技術部職責負責外來技術文件的識別、簽收、使用等管理工作；負責外來技術文件的保密、存檔和銷毀工作；負責本管理規(guī)范的編寫、修改和審批工作。2.3銷售部職責負責接收提供的外來文件，如：銷售合同、技術協(xié)議等；負責按照本規(guī)范對外來文件進行管理。術語定義3.1外來文件外來文件是指非本單位或非工作人員所編寫或出版的文件。可能包括行政文件、技術協(xié)議、技術文件、圖紙資料、光盤等。3.2文件信息及其承載媒介。要求4.1接收與登記4.1.1接收外來文件到達公司后，應有專人進行接收，并填寫《外來文件接收登記表》。登記信息應包括文件名稱、文件來源、接收日期、接收人等信息。4.1.2登記對于重要的外來文件，還需在登記時注明文件的重要性和緊急程度。確保文件流轉有跡可循，便于追蹤文件的來源和去向。4.2審查與確認4.2.1完整性審查檢查文件是否完整，是否有缺頁、模糊等問題。4.2.2內容審查審查文件內容是否準確、清晰，是否符合法律法規(guī)和公司政策。如有必要，與文件發(fā)送方進行溝通，確認文件內容。4.2.3問題處理審查過程中發(fā)現(xiàn)文件存在問題或疑慮時，應及時向相關部門或領導匯報。4.3分類與存儲4.3.1分類根據(jù)文件內容、性質、重要程度等因素進行分類，如技術類、管理類、法律類等。4.3.2存儲分類后的文件應存儲在相應的文件夾或文件柜中，以便后續(xù)查閱和管理。對于電子文件，還需做好備份工作，以防數(shù)據(jù)丟失。4.4傳閱與審批4.4.1傳閱對于需要傳閱的外來文件，應明確傳閱流程和責任人。傳閱過程中應確保文件按照規(guī)定的流程進行傳遞，避免出現(xiàn)遺漏或延誤。4.4.1審批對于需要審批的外來文件，應嚴格按照公司的審批制度和流程進行。確保審批的公正性和有效性。外來行政文件由公司主管領導審批。外來技術文件由公司技術負責人或總師批準。4.5使用與更改4.5.1使用1）外來行政文件的使用由綜合管理部負責實施；2）外來技術文件的使用由技術部負責實施，在使用的過程中防止文件的丟失、損壞、泄密等問題的發(fā)生；3）外來標準、技術協(xié)議等文件由各業(yè)務主管部門負責使用管理。4.5.1更改1）外來行政文件、法規(guī)、標準等不允許修改；2）外來技術文件在使用的過程中如果需要修改，則應編制《文件修改申請單》，經(jīng)主管技術領導審核和批準后實施更改，并保留更改的相關記錄。3）外料合同、技術協(xié)議等文件不允許修改。4.6歸檔與銷毀4.6.1歸檔對于已經(jīng)完成處理的外來文件，應及時進行歸檔。歸檔文件應按照規(guī)定的格式、順序進行整理，以便后續(xù)查閱。4.6.2銷毀對于已經(jīng)過期或無需保存的文件，應及時進行銷毀。銷毀過程中應確保文件的安全性和保密性，防止信息泄露。4.7其他要求4.7.1安全管理1）建立完善的外來文件安全管理制度和流程。對文件的獲取、存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)進行嚴格監(jiān)控和管理。2）對于涉及國家機密或重要信息的外來文件，應嚴格控制訪問權限。設立專門保護措施，并采取加密、簽名等技術手段確保信息的安全性。3）加強對員工的培訓，提高員工對外來文件管理的認識和重視程度。4）通過宣傳、教育等方式，提升員工的保密意識和責任心。確保外來文件的安全性和保密性得到全員重視。支持性文件相關記錄

外來文件受控清單編號：序號文件編號文件名稱版本文件類別發(fā)布日期實施日期編寫審核批準負責部門備注注：文件類別為“法規(guī)”、“標準”、“外來”、“手冊”、“程序”、“作業(yè)”、“技術”、“管理”?！胺ㄒ?guī)”、“標準”、“外來”：代表外來文件中的法律法規(guī)、國際國家標準和其他外來文件?！笆謨浴薄ⅰ俺绦?/p>