合同審查與檔案管理模板系統(tǒng)使用指南一、系統(tǒng)適用場(chǎng)景與價(jià)值本模板系統(tǒng)適用于企業(yè)法務(wù)部門、中小企業(yè)管理者、律師事務(wù)所及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等主體，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程解決合同審查效率低、檔案管理混亂、風(fēng)險(xiǎn)防控薄弱等問(wèn)題。具體場(chǎng)景包括：企業(yè)日常合同管理：規(guī)范采購(gòu)、銷售、服務(wù)、勞動(dòng)等各類合同的審查與歸檔，保證條款合規(guī)；律所批量案件處理：統(tǒng)一合同審查標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)案件材料的系統(tǒng)化整理與快速檢索；項(xiàng)目全周期管控：針對(duì)合作項(xiàng)目中的合同文件，從簽訂履約到歸檔銷毀進(jìn)行全流程跟蹤；合規(guī)審計(jì)支持：提供完整的合同檔案鏈，滿足內(nèi)外部審計(jì)對(duì)合同管理規(guī)范性的要求。通過(guò)使用本系統(tǒng)，可顯著降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)合同信息的可追溯與可復(fù)用。二、全流程操作指引（一）合同起草階段：需求梳理與文本初擬操作目標(biāo)：明確合同核心需求，形成初步文本。操作步驟：需求溝通與記錄：由業(yè)務(wù)發(fā)起人（如采購(gòu)經(jīng)理、銷售主管）與對(duì)方對(duì)接，確認(rèn)合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素，填寫《合同需求溝通表》（見(jiàn)模板1），并經(jīng)需求方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。文本初擬：根據(jù)確認(rèn)的需求，選擇對(duì)應(yīng)類型合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），結(jié)合業(yè)務(wù)特性調(diào)整條款，重點(diǎn)明確雙方權(quán)利義務(wù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。初擬文本需標(biāo)注“待審查”字樣。（二）合同審查階段：合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)把控操作目標(biāo)：保證合同內(nèi)容合法、條款完整、風(fēng)險(xiǎn)可控。操作步驟：提交審查申請(qǐng)：起草人將初擬文本及《合同需求溝通表》提交至法務(wù)/審查崗（如法務(wù)專員、律師），填寫《合同審查申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板2），說(shuō)明合同背景、重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)及時(shí)間要求。多維度審查：審查人依據(jù)《合同審查要點(diǎn)清單》（見(jiàn)模板3），從以下方面進(jìn)行審查：主體資格：核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如簽約人非法定代表人）、經(jīng)營(yíng)范圍等；內(nèi)容合法性：檢查條款是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效情形；條款完整性：確認(rèn)標(biāo)的、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心要素是否明確；業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：結(jié)合行業(yè)特性評(píng)估履約風(fēng)險(xiǎn)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、付款條件等）。出具審查意見(jiàn)：審查人將審查意見(jiàn)標(biāo)注于合同文本中，形成《合同審查意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板4），明確“通過(guò)”“修改后通過(guò)”或“不通過(guò)”結(jié)論，并說(shuō)明修改理由。意見(jiàn)反饋與修改：起草人根據(jù)審查意見(jiàn)修改文本，重大爭(zhēng)議需組織業(yè)務(wù)部門與對(duì)方協(xié)商，協(xié)商一致后重新提交審查。（三）合同簽訂階段：審批與簽署留痕操作目標(biāo)：完成合同審批流程，保證簽署行為合法有效。操作步驟：履行審批流程：審查通過(guò)的合同，由起草人填寫《合同審批表》（見(jiàn)模板5），按企業(yè)權(quán)限提交至相關(guān)負(fù)責(zé)人審批（如部門總監(jiān)、總經(jīng)理），審批需明確“同意簽署”或“補(bǔ)充說(shuō)明后簽署”。文本最終確認(rèn)：審批通過(guò)后，與對(duì)方核對(duì)最終文本，保證雙方版本一致，加蓋合同專用章或公章（如為個(gè)人合同，需簽字按手?。：炇鹆艉郏簩?duì)簽署過(guò)程進(jìn)行拍照或掃描存檔，保證簽署頁(yè)清晰可見(jiàn)，騎縫章（如需）完整。（四）合同歸檔階段：分類存儲(chǔ)與信息錄入操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同材料的系統(tǒng)化歸檔，便于后續(xù)檢索與查閱。操作步驟：材料整理：簽訂完成后，收集合同文本（含所有附件）、審查意見(jiàn)表、審批表、簽署頁(yè)、溝通記錄等全套材料，按“正本+副本”方式整理，正本為簽署原件，副本為掃描件或復(fù)印件。分類編號(hào)：根據(jù)合同類型（如采購(gòu)、銷售、服務(wù)）、簽訂年度等規(guī)則進(jìn)行分類編號(hào)（示例：CG-2024-001表示2024年采購(gòu)合同第1號(hào)），編號(hào)規(guī)則需在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一。信息錄入：將合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、合同主體、金額、履行期限、歸檔日期等信息錄入《合同歸檔清單》（見(jiàn)模板6），同步至電子檔案系統(tǒng)（如企業(yè)OA、檔案管理軟件），保證電子檔與紙質(zhì)檔一致。存放與保管：紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，標(biāo)注合同編號(hào)及名稱；電子檔案定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）合同借閱與更新階段：規(guī)范使用與動(dòng)態(tài)管理操作目標(biāo)：控制合同借閱權(quán)限，及時(shí)更新履約及變更信息。操作步驟：借閱申請(qǐng)：因業(yè)務(wù)需要借閱合同檔案時(shí)，借閱人（如財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員）填寫《合同借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板7），說(shuō)明借閱事由、用途、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員簽字同意。借閱與歸還：檔案管理員核對(duì)申請(qǐng)信息后，提供檔案副本（原則上不借閱原件），借閱人需在承諾期限內(nèi)歸還，歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案完整性，更新借閱記錄。合同變更與補(bǔ)充：履行過(guò)程中如需變更或補(bǔ)充合同，需簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，參照上述“起草-審查-簽訂-歸檔”流程處理，并在原合同檔案中補(bǔ)充存放，同時(shí)在《合同歸檔清單》中標(biāo)注變更信息。（六）合同到期與銷毀階段：履約評(píng)估與合規(guī)處置操作目標(biāo)：評(píng)估合同履約情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行合規(guī)銷毀。操作步驟：履約評(píng)估：合同到期前1個(gè)月，由業(yè)務(wù)部門牽頭，聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門評(píng)估履約情況（如付款是否完成、義務(wù)是否履行），填寫《合同履約評(píng)估表》（見(jiàn)模板8），明確“已完全履約”“部分履約”或“未履約”結(jié)論。檔案保管期限確定：根據(jù)檔案管理規(guī)定及合同類型確定保管期限（如一般合同保管5-10年，重要合同永久保存），在《合同歸檔清單》中標(biāo)注。銷毀審批與執(zhí)行：超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清單》（見(jiàn)模板9），提交法務(wù)及分管負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后由2人以上共同監(jiān)銷，銷毀時(shí)記錄銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人，并在《合同歸檔清單》中標(biāo)注“已銷毀”。三、核心模板與填寫規(guī)范模板1：合同需求溝通表項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同名稱（如“設(shè)備采購(gòu)合同”）需求提出部門（如“采購(gòu)部”）需求提出人*聯(lián)系方式（內(nèi)部辦公電話，禁止留手機(jī)號(hào)）合同主體（甲方）（公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）合同主體（乙方）（對(duì)方公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼，如為個(gè)人需注明姓名、身份證號(hào)）合同標(biāo)的（如“型號(hào)為的打印機(jī)10臺(tái)”）數(shù)量/規(guī)格合同金額（大寫：；小寫：￥）履行期限（如“自合同簽訂之日起30日內(nèi)交付”）付款方式（如“預(yù)付30%，驗(yàn)收合格后付70%”）特殊要求（如“需提供3年免費(fèi)保修”“需符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”）附件清單（如“技術(shù)參數(shù)表、報(bào)價(jià)單”）需求方負(fù)責(zé)人簽字*日期年月日模板2：合同審查申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同名稱合同編號(hào)（初擬編號(hào)，如“CG-2024-001”）起草部門起草人*聯(lián)系方式審查部門（如“法務(wù)部”）審查人*合同背景簡(jiǎn)述（如“為采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備，與公司簽訂合同”）重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)（如“付款條件、違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”）計(jì)劃審查完成時(shí)間年月日起草人簽字*部門負(fù)責(zé)人簽字*日期年月日模板3：合同審查要點(diǎn)清單審查維度審查要點(diǎn)主體資格1.乙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效（是否在存續(xù)期內(nèi)、是否被吊銷注銷）；2.簽約人是否為法定代表人，如需授權(quán)委托書，授權(quán)范圍是否明確，委托書是否真實(shí)有效。內(nèi)容合法性1.合同條款是否違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定；2.是否存在“顯失公平”“惡意串通”等可撤銷情形；3.爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確，管轄約定是否有效。條款完整性1.是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議方法等必備條款；2.附件清單是否完整，附件內(nèi)容與主合同是否一致。業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1.履行能力風(fēng)險(xiǎn)（乙方生產(chǎn)/供貨資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況）；2.履約風(fēng)險(xiǎn)（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不明確、交付期限過(guò)短）；3.付款風(fēng)險(xiǎn)（預(yù)付款比例過(guò)高、付款條件模糊）。其他1.術(shù)語(yǔ)定義是否清晰，有無(wú)歧義；2.合同文本是否有修改痕跡，修改處是否雙方簽字確認(rèn)。模板4：合同審查意見(jiàn)表合同名稱合同編號(hào)審查人*審查日期年月日審查結(jié)論□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)審查意見(jiàn)（具體條款修改建議，示例：1.第3.2條“驗(yàn)收合格后付款”應(yīng)明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程；2.第5.1條違約金比例建議調(diào)整為合同總額的10%，以督促履約。）修改情況反饋（由起草人填寫，示例：“已按意見(jiàn)修改第3.2條，補(bǔ)充驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；第5.1條違約金比例已調(diào)整?！保彶槿撕炞?日期年月日模板5：合同審批表合同名稱合同編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*審批事項(xiàng)□簽訂□合同變更□合同解除合同主要內(nèi)容（簡(jiǎn)要說(shuō)明標(biāo)的、金額、履行期限等）部門意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：*日期：年月日法務(wù)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：*日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：*日期：年月日總經(jīng)理意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：*日期：年月日模板6：合同歸檔清單合同編號(hào)合同名稱簽訂日期甲方乙方合同金額（元）履行期限歸檔日期存放位置備注CG-2024-001設(shè)備采購(gòu)合同2024-03-15公司公司100,0002024-03-15至2024-04-152024-03-16A柜-1層-3格已驗(yàn)收模板7：合同借閱申請(qǐng)表借閱人*所屬部門聯(lián)系方式合同名稱合同編號(hào)借閱事由（如“財(cái)務(wù)付款需核對(duì)合同金額”“審計(jì)檢查需調(diào)閱合同”）借閱用途借閱期限年月日至年月日部門負(fù)責(zé)人簽字*檔案管理員簽字*歸還狀態(tài)□已歸還□未歸還（歸還日期：）日期年月日模板8：合同履約評(píng)估表合同名稱合同編號(hào)履約部門評(píng)估人*評(píng)估日期年月日履約情況□已完全履約□部分履約□未履約未履約/部分履約原因（如“乙方延遲交付15天，因原材料短缺”“甲方未支付尾款，因雙方對(duì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)存在爭(zhēng)議”）遺留問(wèn)題處理（如“已與乙方協(xié)商，延遲交付按合同約定支付違約金”“已組織雙方重新明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”）評(píng)估人簽字*部門負(fù)責(zé)人簽字*法務(wù)復(fù)核意見(jiàn)*日期年月日模板9：檔案銷毀清單合同編號(hào)合同名稱歸檔日期保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人備注CG-2020-001服務(wù)合同2020-05-105年保管期限已到2025-05-10張、李無(wú)異議四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與優(yōu)化建議（一）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)主體審查缺失：未核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等，可能導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法追責(zé)。建議：建立“主體資格審查臺(tái)賬”，對(duì)合作方實(shí)行“準(zhǔn)入-年審-退出”動(dòng)態(tài)管理。條款約定模糊：如“驗(yàn)收合格”“合理期限”等表述易引發(fā)爭(zhēng)議。建議：在合同中明確量化標(biāo)準(zhǔn)（如“驗(yàn)收合格指符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，且無(wú)外觀瑕疵”）。（二）操作流程風(fēng)險(xiǎn)審查流程遺漏：未經(jīng)法務(wù)審查直接簽訂合同，可能導(dǎo)致法律漏洞。建議：將“法務(wù)審查”作為合同簽訂的前置環(huán)節(jié)，特殊緊急事項(xiàng)需事后補(bǔ)審并說(shuō)明原因。歸檔材料不全：缺失簽署頁(yè)或附件，影響合同法律效力。建議：制定“合同歸檔材料清單”，明確必須包含的文件清單，歸檔前由檔案管理員逐項(xiàng)核對(duì)。（三）信息安全風(fēng)險(xiǎn)檔案保管不當(dāng)：紙質(zhì)檔案丟失、電子檔案泄露。建議：紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，電子檔