行政采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程規(guī)范工具一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)、事業(yè)單位及機(jī)關(guān)等組織內(nèi)部的行政類采購(gòu)活動(dòng)管理，涵蓋日常辦公物資（如文具、耗材）、固定資產(chǎn)（如電腦、辦公家具）、服務(wù)類采購(gòu)（如保潔、維修）等非生產(chǎn)性物資及服務(wù)的采購(gòu)申請(qǐng)與審批全流程。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：部門(mén)日常辦公用文具、紙張、打印耗材等低值易耗品采購(gòu)；辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、投影儀等）、家具（辦公桌椅、文件柜等）固定資產(chǎn)采購(gòu)；會(huì)議服務(wù)、場(chǎng)地租賃、保潔維修等外包服務(wù)采購(gòu)；其他單筆金額在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的行政類采購(gòu)需求。二、全流程操作步驟詳解（一）采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)需求提出申請(qǐng)人（部門(mén)員工或需求部門(mén)經(jīng)辦人）根據(jù)實(shí)際工作需要，確認(rèn)采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算金額，保證采購(gòu)內(nèi)容符合部門(mén)年度工作計(jì)劃及預(yù)算范圍。若涉及固定資產(chǎn)采購(gòu)，需提前填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)需求表》，注明設(shè)備配置要求、使用人及放置地點(diǎn)。填寫(xiě)申請(qǐng)單登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)或使用紙質(zhì)《行政采購(gòu)申請(qǐng)單》（模板詳見(jiàn)第三部分），逐項(xiàng)填寫(xiě)以下信息：申請(qǐng)人基本信息：姓名、所屬部門(mén)、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購(gòu)明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)（預(yù)估）、總價(jià)（預(yù)估）、預(yù)算科目；用途說(shuō)明：詳細(xì)描述采購(gòu)原因及具體用途（如“為支持項(xiàng)目開(kāi)展，需采購(gòu)設(shè)備1臺(tái)”）；附件材料：如供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少3家比價(jià)）、previousapproval文件（如超預(yù)算需附預(yù)算調(diào)整說(shuō)明）、技術(shù)參數(shù)要求等。提交申請(qǐng)紙質(zhì)申請(qǐng)單需經(jīng)申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；電子版通過(guò)系統(tǒng)提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批節(jié)點(diǎn)。（二）部門(mén)審核審核內(nèi)容部門(mén)負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）需核對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性、必要性及與部門(mén)工作計(jì)劃的匹配性；審核預(yù)算金額是否在部門(mén)年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需求需確認(rèn)是否已履行預(yù)算調(diào)整流程；檢查附件材料是否完整（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等）。審核結(jié)果處理審核通過(guò)：在申請(qǐng)單上簽字（或系統(tǒng)確認(rèn)），流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（財(cái)務(wù)審核/采購(gòu)部門(mén)審核）；審核不通過(guò)：注明退回原因（如“需求不明確”“超預(yù)算未說(shuō)明”），返回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）財(cái)務(wù)審核審核內(nèi)容財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核采購(gòu)預(yù)算的合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性及資金來(lái)源（如是否在可用預(yù)算額度內(nèi)）；核對(duì)報(bào)價(jià)單價(jià)格是否符合市場(chǎng)公允價(jià)格（必要時(shí)可通過(guò)市場(chǎng)詢價(jià)驗(yàn)證）；檢查采購(gòu)項(xiàng)目是否涉及固定資產(chǎn)（需確認(rèn)折舊計(jì)提方式）、是否需要繳納相關(guān)稅費(fèi)等。審核結(jié)果處理審核通過(guò)：在申請(qǐng)單上簽字（或系統(tǒng)確認(rèn)），流轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)；審核不通過(guò)：注明退回原因（如“預(yù)算不足”“價(jià)格虛高”），返回申請(qǐng)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人調(diào)整。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限劃分根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：部門(mén)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)審核即可生效；5000元＜金額≤20000元：需分管行政副總審批；金額＞20000元：需總經(jīng)理（或單位負(fù)責(zé)人）最終審批。審批內(nèi)容審批人需綜合審核采購(gòu)的必要性、預(yù)算合理性及是否符合組織整體利益；對(duì)大額或重要采購(gòu)（如大型設(shè)備、長(zhǎng)期服務(wù)），可要求申請(qǐng)人補(bǔ)充說(shuō)明或進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研。審批結(jié)果處理審批通過(guò)：簽字確認(rèn)（或系統(tǒng)審批通過(guò)），申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行；審批不通過(guò)：注明審批意見(jiàn)（如“暫緩采購(gòu)”“建議降低規(guī)格”），退回申請(qǐng)人調(diào)整。（五）采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)方式確定采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)單，選擇合適采購(gòu)方式：金額小、標(biāo)準(zhǔn)化的物品（如文具）：通過(guò)電商平臺(tái)或協(xié)議供應(yīng)商定點(diǎn)采購(gòu)；金額較大或非標(biāo)物品：需組織3家及以上供應(yīng)商比價(jià)，或采用公開(kāi)招標(biāo)（適用大型采購(gòu)）；服務(wù)類采購(gòu)：通過(guò)供應(yīng)商遴選或競(jìng)爭(zhēng)性談判確定服務(wù)商。訂單下達(dá)與合同簽訂采購(gòu)部門(mén)根據(jù)比價(jià)結(jié)果，向選定供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單（紙質(zhì)或電子訂單），明確物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間及質(zhì)量要求；單筆金額超10000元或采購(gòu)周期超3個(gè)月的，需簽訂正式采購(gòu)合同，合同需經(jīng)法務(wù)部門(mén)（如有）審核、采購(gòu)負(fù)責(zé)人及審批領(lǐng)導(dǎo)簽字。進(jìn)度跟蹤采購(gòu)專員需全程跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，保證供應(yīng)商按時(shí)交付；若遇延遲（如物流問(wèn)題、生產(chǎn)周期延長(zhǎng)），需及時(shí)通知申請(qǐng)人及相關(guān)部門(mén)。（六）驗(yàn)收入庫(kù)與付款結(jié)算驗(yàn)收物資到貨后，由申請(qǐng)人、使用部門(mén)代表及采購(gòu)部門(mén)共同參與驗(yàn)收：核對(duì)實(shí)物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購(gòu)訂單一致；測(cè)試設(shè)備功能是否達(dá)標(biāo)（如電腦開(kāi)機(jī)測(cè)試、家具查驗(yàn)是否完好）；服務(wù)類采購(gòu)需由需求部門(mén)出具《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量及完成時(shí)間。入庫(kù)登記驗(yàn)收合格后，固定資產(chǎn)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)入庫(kù)單》，登記至單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)（注明資產(chǎn)編號(hào)、使用人、存放地點(diǎn)）；低值易耗品需登記至《庫(kù)存物資臺(tái)賬》，由倉(cāng)庫(kù)管理員簽字確認(rèn)。付款結(jié)算采購(gòu)部門(mén)收集完整單據(jù)（采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、合同等），提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核；財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后，按合同約定付款方式（如轉(zhuǎn)賬、支票）辦理付款，并保留付款憑證。（七）檔案歸檔采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)部門(mén)需將《采購(gòu)申請(qǐng)單》、審批文件、報(bào)價(jià)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理成冊(cè)，按年度分類歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)相關(guān)檔案保存期限不少于5年）。三、標(biāo)準(zhǔn)模板工具：行政采購(gòu)申請(qǐng)單行政采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)基本信息申請(qǐng)人姓名***所屬部門(mén)行政部/市場(chǎng)部/財(cái)務(wù)部（請(qǐng)?zhí)顚?xiě)）聯(lián)系電話********（僅內(nèi)部填寫(xiě)，對(duì)外隱藏）申請(qǐng)日期***年**月**日采購(gòu)類別□辦公物資□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他（請(qǐng)勾選）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱————————–1例：A4復(fù)印紙2例：辦公椅…（根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)）合計(jì)金額（大寫(xiě)）********************元合計(jì)金額（小寫(xiě)）**********.**元用途說(shuō)明（請(qǐng)?jiān)敿?xì)描述采購(gòu)原因及用途，例：為支持項(xiàng)目會(huì)議，需采購(gòu)會(huì)議物資及租賃設(shè)備，預(yù)計(jì)參會(huì)50人。）附件清單□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少3家）□技術(shù)參數(shù)要求□合同草案□其他（請(qǐng)勾選并注明附件名稱）審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)簽字：***日期：***年**月**日財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)簽字：***日期：***年**月**日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)簽字：***日期：***年**月**日（如需）總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人審批簽字：***日期：***年**月**日（如需）采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行意見(jiàn)簽字：***日期：***年**月**日備注（如特殊要求、供應(yīng)商偏好、交付時(shí)間等）填寫(xiě)說(shuō)明：標(biāo)有“*”部分為必填項(xiàng)，附件需齊全且清晰；規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等需準(zhǔn)確無(wú)誤，避免模糊描述（如“一批”“若干”）；大小寫(xiě)金額需一致，涂改無(wú)效。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）預(yù)算控制與合規(guī)性采購(gòu)前必須確認(rèn)預(yù)算額度，嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算、超預(yù)算采購(gòu)；確需超預(yù)算的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)審批通過(guò)后方可執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行需按季度監(jiān)控，各部門(mén)應(yīng)優(yōu)先保障緊急、重點(diǎn)項(xiàng)目的采購(gòu)需求，非必要不追加預(yù)算。（二）審批時(shí)限與流程規(guī)范各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核/審批，無(wú)正當(dāng)理由不得拖延；緊急采購(gòu)（如突發(fā)維修）可簡(jiǎn)化流程，但事后需補(bǔ)全手續(xù)。審批流程需按順序依次進(jìn)行，不得越級(jí)審批（特殊情況需經(jīng)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面授權(quán)）。（三）供應(yīng)商選擇與價(jià)格管理供應(yīng)商需從合格供應(yīng)商名錄中選擇（名錄外供應(yīng)商需進(jìn)行資質(zhì)審核，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍等需齊全）；金額≥5000元的采購(gòu)，必須進(jìn)行3家及以上比價(jià)，比價(jià)結(jié)果需隨申請(qǐng)單一并提交；避免向關(guān)聯(lián)方或存在利益沖突的供應(yīng)商采購(gòu)，必要時(shí)需回避。（四）驗(yàn)收與檔案管理驗(yàn)收需由多方共同參與，單人驗(yàn)收無(wú)效；驗(yàn)收不合格的物資，需在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)