供應商信息錄入與審核標準模板一、模板適用背景與應用場景新供應商準入時的信息采集與資質(zhì)審核；現(xiàn)有供應商關鍵信息變更（如法定代表人、注冊地址、資質(zhì)證書等）的更新審核；年度供應商資質(zhì)復核（如營業(yè)執(zhí)照、體系認證有效期等）；戰(zhàn)略供應商或重點供應商的信息專項梳理。二、操作流程詳解（一）信息收集與填寫規(guī)范責任部門：采購專員/供應鏈專員操作步驟：前置準備：向供應商發(fā)放《供應商信息告知函》（附件1），明確需提交的信息清單及資質(zhì)文件要求，包括但不限于：基礎信息：公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、經(jīng)營地址、法定代表人及聯(lián)系方式、成立日期、注冊資本、經(jīng)營范圍等；資質(zhì)文件：營業(yè)執(zhí)照（副本）、行業(yè)特定資質(zhì)證書（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）、ISO質(zhì)量管理體系認證證書、環(huán)境管理體系認證證書、職業(yè)健康安全管理體系認證證書等；業(yè)務能力信息：主營產(chǎn)品/服務清單、年產(chǎn)能、核心客戶案例（需提供合作證明或授權書）、質(zhì)量檢測報告、技術團隊配置等；合作條款信息：報價單（含價格有效期）、付款方式、交貨周期、售后服務承諾、違約責任條款等。信息填寫：根據(jù)供應商提交的資料，準確填寫《供應商信息標準表格》（見第三章），保證信息與原件一致，無遺漏項。對于“不適用”字段，需標注“N/A”并說明原因。初步校驗：檢查信息完整性，重點核對統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、資質(zhì)證書編號等關鍵字段是否規(guī)范填寫，資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)。若發(fā)覺問題，及時聯(lián)系供應商補充或修正。（二）部門初審執(zhí)行要點責任部門：采購部（初審負責人：采購經(jīng)理*）操作步驟：合規(guī)性審核：核查營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書等文件的真實性（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道驗證）；確認供應商經(jīng)營范圍與企業(yè)采購需求匹配（如采購醫(yī)療器械需具備相應經(jīng)營資質(zhì)）；檢查法定代表人聯(lián)系方式、注冊地址等信息是否可正常聯(lián)系。業(yè)務匹配度審核：評估供應商年產(chǎn)能、交貨周期是否滿足企業(yè)生產(chǎn)需求；核對報價單價格是否符合市場行情，付款方式是否在企業(yè)可接受范圍內(nèi)；檢查核心客戶案例中是否有同行業(yè)合作經(jīng)驗（優(yōu)先選擇有相似場景案例的供應商）。輸出結果：審核通過：簽署《供應商信息初審表》（附件2），提交至質(zhì)量部進行聯(lián)審；審核不通過：列明具體問題（如資質(zhì)過期、信息不全等），反饋至采購專員，由其聯(lián)系供應商整改后重新提交。（三）多部門聯(lián)審協(xié)作流程責任部門：質(zhì)量部、財務部、法務部（聯(lián)審負責人：質(zhì)量主管、財務經(jīng)理、法務專員*）操作步驟：質(zhì)量部聯(lián)審（重點：質(zhì)量保障能力）：審核質(zhì)量管理體系認證證書（如ISO9001）的有效性及認證范圍；核查產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告是否符合企業(yè)技術標準（如環(huán)保要求、安全指標等）；評估售后服務承諾的可行性（如響應時間、退換貨政策等）。財務部聯(lián)審（重點：財務穩(wěn)定性與風險控制）：要求供應商提供近三年財務報表（資產(chǎn)負債表、利潤表），評估其償債能力與經(jīng)營狀況；核查是否存在重大債務糾紛、行政處罰記錄（通過“信用中國”等平臺查詢）；確認付款方式與財務制度匹配度（如預付款比例、賬期等）。法務部聯(lián)審（重點：合同條款合規(guī)性）：審核合作條款中的違約責任、知識產(chǎn)權歸屬、爭議解決方式等是否合法合規(guī)；檢查供應商是否涉及重大訴訟案件（需提供無訴訟聲明或案件進展說明）；確認法定代表人授權委托書（如由非法定代表人簽署合同）的有效性。聯(lián)審會議：各部門聯(lián)審完成后，由采購部組織召開供應商評審會，匯總審核意見，形成最終評審結論；評審結論分為“推薦合作”“有條件推薦合作”“不推薦合作”三類，需記錄會議紀要并由各部門負責人簽字確認。（四）信息錄入與歸檔管理責任部門：采購專員/供應鏈專員、行政部（檔案管理員：行政專員*）操作步驟：系統(tǒng)錄入：將聯(lián)審通過的供應商信息錄入企業(yè)ERP系統(tǒng)或供應商管理平臺，關聯(lián)供應商編號（統(tǒng)一規(guī)則：地區(qū)代碼+行業(yè)代碼+流水號，如“HB-YY-001”）；資質(zhì)文件掃描件（PDF格式），保證文件命名規(guī)范（如“公司-營業(yè)執(zhí)照-2023年”），與系統(tǒng)信息一一對應。檔案歸檔：將《供應商信息標準表格》《供應商信息初審表》《聯(lián)審會議紀要》、資質(zhì)文件復印件等整理成冊，標注“供應商檔案-編號-名稱”；檔案存放于行政部專用檔案柜，電子檔案備份至企業(yè)服務器，保存期限不少于供應商合作結束后3年。信息更新：對于供應商信息變更（如地址遷移、資質(zhì)升級），需重新提交變更申請及證明文件，參照上述流程審核通過后更新系統(tǒng)及檔案；每年12月開展供應商信息年度復核，保證所有資質(zhì)證書、聯(lián)系方式等關鍵信息有效。三、供應商信息標準表格信息類別字段名稱填寫要求示例基礎信息公司全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，不含簡稱市科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位數(shù)字或字母，需驗證有效性91110108MA0567注冊地址詳細至省、市、區(qū)（縣）、街道、門牌號北京市海淀區(qū)路123號經(jīng)營地址若與注冊地址不同，需填寫實際經(jīng)營地北京市朝陽區(qū)產(chǎn)業(yè)園456號法定代表人與營業(yè)執(zhí)照一致，填寫全名聯(lián)系人及職務優(yōu)先填寫采購對接人，注明職務（采購經(jīng)理）聯(lián)系電話固定電話或手機號，保證暢通010-5678子郵箱企業(yè)官方郵箱，避免使用個人郵箱contactxxtech成立日期YYYY-MM-DD格式2015-03-15注冊資本幣種（如人民幣）+金額人民幣1000萬元經(jīng)營范圍以營業(yè)執(zhí)照為準，簡述核心業(yè)務技術開發(fā)、技術咨詢、銷售電子產(chǎn)品資質(zhì)文件營業(yè)執(zhí)照（副本）需提供掃描件，在有效期內(nèi)見附件行業(yè)資質(zhì)證書如涉及特殊行業(yè)，需提供對應資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證）見附件ISO9001質(zhì)量管理體系認證認證編號、有效期、認證范圍ISO9001:2015，認證編號：00120Q10015R0M，有效期至2026-05-10環(huán)境管理體系認證（ISO14001）同上，若無可填“N/A”N/A業(yè)務能力信息主營產(chǎn)品/服務清單列出3-5項核心產(chǎn)品/服務，注明規(guī)格型號智能手機：型號（屏幕6.7英寸，5G網(wǎng)絡）年產(chǎn)能單位（如臺/年、噸/年）智能手機：500萬臺/年核心客戶案例客戶名稱（可使用簡稱）、合作年限、合作內(nèi)容A企業(yè)（通信行業(yè)），2020年至今，提供手機配件質(zhì)量檢測報告近半年內(nèi)第三方檢測機構報告，關鍵指標達標見附件（符合GB/T2423.1-2008標準）技術團隊配置研發(fā)人員數(shù)量、占比，核心技術背景研發(fā)人員50人，占員工總數(shù)25%，其中博士5人合作條款信息報價單（含有效期）產(chǎn)品名稱、規(guī)格、單價（含稅）、有效期型號手機：3000元/臺，有效期至2024-12-31付款方式如“電匯，30%預付款，70%到貨后30天內(nèi)付清”電匯，30%預付款，70%到貨后30天內(nèi)付清交貨周期明確常規(guī)訂單、緊急訂單交貨時間常規(guī)訂單7天，緊急訂單3天售后服務承諾響應時間、質(zhì)保期、退換貨政策24小時內(nèi)響應，質(zhì)保1年，7天無理由退換貨違約責任條款明確延遲交貨、質(zhì)量不達標等違約處理方式延遲交貨按日收取0.05%違約金，質(zhì)量問題無條件退換四、關鍵注意事項（一）信息真實性核查要點資質(zhì)文件核驗：所有資質(zhì)證書需通過官方渠道驗證（如“國家市場監(jiān)督管理總局”查詢營業(yè)執(zhí)照、“全國認證認可信息公共服務平臺”查詢認證證書），避免偽造或過期文件。聯(lián)系方式有效性：法定代表人、聯(lián)系人電話需進行通話測試，保證可正常接通；郵箱需發(fā)送驗證郵件，確認接收權限。經(jīng)營地址核實：通過地圖軟件或實地走訪確認經(jīng)營地址是否存在，避免“皮包公司”風險。（二）資質(zhì)文件有效性管理動態(tài)監(jiān)控：資質(zhì)證書臨近到期前3個月，由采購部提前通知供應商提交復審資料，保證資質(zhì)連續(xù)性。分類管理：區(qū)分“必備資質(zhì)”（如營業(yè)執(zhí)照）和“附加資質(zhì)”（如ISO認證），必備資質(zhì)缺失直接判定為“不推薦合作”。（三）跨部門協(xié)作注意事項明確審核時限：各部門需在收到《供應商信息標準表格》后3個工作日內(nèi)完成審核，逾期未反饋視為“無異議”。爭議處理機制：若各部門審核意見存在分歧，由采購部上報供應鏈總監(jiān)組織協(xié)調(diào)會議，最終以會議決議為準。（四）