采購需求分析及供應商選擇表（通用工具模板）一、適用范圍與應用場景本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及組織的采購活動，尤其適用于需要進行系統(tǒng)化需求梳理、多維度供應商評估的場景，包括但不限于：日常運營采購：如辦公用品、生產(chǎn)原材料、服務外包等常規(guī)物資或服務的采購需求分析與供應商篩選；項目專項采購：如新建項目設備采購、IT系統(tǒng)建設、工程服務等大型或復雜項目的供應商選擇；緊急/臨時采購：在突發(fā)需求下，快速明確核心需求并評估供應商應急響應能力；戰(zhàn)略供應商合作：針對長期合作供應商的準入評估及績效跟蹤前的需求梳理。通過標準化工具的使用，可保證采購需求清晰、供應商選擇過程透明，有效降低采購風險，提升采購效率與質量。二、采購需求分析與供應商選擇全流程操作指南（一）需求提出與初步確認操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購需求申請表》，明確需求背景（如“因生產(chǎn)產(chǎn)能提升，需新增設備”）、初步需求內容（物料/服務名稱、預估數(shù)量、期望交付時間）、預算范圍（最高可接受單價/總價）。部門審核：需求部門負責人*經(jīng)理對需求的必要性、合理性進行審核，簽字確認后提交至采購部門。采購對接：采購專員*對接收到需求后，與需求部門溝通，確認需求是否明確（如規(guī)格型號、技術參數(shù)、質量標準等模糊信息需進一步細化），避免需求描述不清導致后續(xù)采購偏差。輸出成果：《采購需求申請表》（需求部門簽字版）（二）需求細化與規(guī)格明確操作主體：需求部門主導，采購部門、技術部門（如需）協(xié)同操作步驟：需求拆解：需求部門將初步需求拆解為具體規(guī)格參數(shù)，例如：若采購辦公電腦，需明確品牌型號（如“聯(lián)想ThinkPadT142023款”）、配置（i5處理器/16G內存/512G固態(tài)硬盤）、數(shù)量（10臺）、用途（設計部圖形設計）；若采購保潔服務，需明確服務范圍（辦公區(qū)公共區(qū)域、車間）、服務標準（每日保潔時長、垃圾清運頻次、考核指標）。技術參數(shù)確認：涉及技術復雜的需求（如生產(chǎn)設備、IT系統(tǒng)），需技術部門*工參與審核技術參數(shù)，保證符合生產(chǎn)或使用要求，避免因參數(shù)錯誤導致采購物資無法使用。預算核定：采購專員根據(jù)細化后的需求，結合歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格行情，核定初步預算，并提交財務部門*主管審核確認。輸出成果：《采購需求規(guī)格說明書》（含技術參數(shù)、預算明細，需求部門、技術部門、財務部門簽字確認）（三）供應商信息收集操作主體：采購部門操作步驟：渠道篩選：根據(jù)采購需求類型，通過以下渠道收集供應商信息：公開渠道：采-購網(wǎng)、行業(yè)招標平臺、企業(yè)官網(wǎng)供應商招募公告；定向尋源：針對行業(yè)內有口碑的供應商（如設備制造商、保潔服務公司）主動聯(lián)系；歷史合作：梳理過往合作供應商庫，篩選符合本次需求的潛在供應商。信息登記：將收集到的供應商信息錄入《供應商信息登記表》，內容包括：供應商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（內部保密，僅采購部門留存）、主營業(yè)務、資質等級（如ISO9001認證、特種設備生產(chǎn)許可證）、合作案例（近3年類似項目業(yè)績）。輸出成果：《供應商信息登記表》（含至少3-5家潛在供應商信息）（四）供應商資格預審操作主體：采購部門、需求部門、法務部門（如需）操作步驟：資質審核：采購部門核查供應商的營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質證書（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、建筑資質證書）、稅務登記證等是否在有效期內，保證供應商具備合法經(jīng)營資格。能力評估：結合供應商過往合作案例，評估其供貨能力（如產(chǎn)能、庫存）、服務能力（如售后響應速度、技術支持團隊）、財務狀況（如近1年資產(chǎn)負債表，避免供應商因資金問題影響交付）。合規(guī)審查：法務部門（或指定人員）審查供應商是否存在重大訴訟、失信記錄（如列入“經(jīng)營異常名錄”），保證合作風險可控。篩選結果：淘汰不符合資格要求的供應商，確定3家及以上進入綜合評估環(huán)節(jié)的供應商名單。輸出成果：《供應商資格預審表》（采購部門、法務部門簽字確認，附供應商資質證明文件復印件）（五）供應商綜合評估操作主體：評估小組（由采購部門、需求部門、技術部門、財務部門負責人組成，組長由采購總監(jiān)*擔任）操作步驟：制定評估標準：根據(jù)采購需求優(yōu)先級，設定各維度權重（示例）：評估維度權重說明價格30%報價與預算對比，性價比分析質量25%產(chǎn)品合格率、質量認證、技術參數(shù)符合度交付能力20%交貨期、產(chǎn)能、應急響應方案服務15%售后服務政策、培訓支持、投訴處理合作案例10%同類行業(yè)合作經(jīng)驗、客戶評價資料收集：向入圍供應商發(fā)出《供應商資料提交函》，要求其在規(guī)定時間內提供：正式報價單（含單價、總價、報價有效期、付款條件）；產(chǎn)品樣品（如需，或提供第三方檢測報告）；服務方案（如保潔服務需提供人員配置、作業(yè)流程、考核標準）；合作案例證明（如合同關鍵頁復印件、客戶推薦信）。量化打分：評估小組根據(jù)《供應商綜合評估表》，對每個供應商在價格、質量、交付、服務、案例五個維度進行打分（百分制），計算加權平均分。輸出成果：《供應商綜合評估表》（評估小組全體成員簽字，含打分明細及匯總）（六）供應商選擇與結果確認操作主體：評估小組、采購審批負責人操作步驟：結果排序：根據(jù)綜合評估得分，對供應商進行降序排序，得分最高者為首選供應商，次高者為備選供應商。談判確認：采購部門與首選供應商進行商務談判（如價格、付款周期、交付細節(jié)），若談判未達成一致，啟動與備選供應商的談判。審批上報：確定最終候選供應商后，采購部門整理《采購選擇報告》（含需求分析、評估過程、候選供應商對比、推薦意見），提交至采購審批負責人*總經(jīng)理審批。結果通知：審批通過后，向中選供應商發(fā)出《中選通知書》，向未中選供應商發(fā)出《結果告知函》（內附未中選原因說明，如綜合得分差距）。輸出成果：《采購選擇報告》（審批簽字版）、《中選通知書》、《結果告知函》（七）合同簽訂與執(zhí)行跟蹤操作主體：采購部門、法務部門、需求部門操作步驟：合同擬定：采購部門根據(jù)談判結果，擬定采購合同，明確標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、驗收標準、違約責任等條款，法務部門審核合同合規(guī)性。合同簽訂：雙方授權代表簽字蓋章，合同正式生效。執(zhí)行跟蹤：采購部門跟蹤供應商履約情況（如生產(chǎn)進度、發(fā)貨物流），需求部門按合同約定驗收（如數(shù)量清點、質量檢測），保證交付成果符合需求。輸出成果：《采購合同》（簽字蓋章版）、《驗收報告》（需求部門簽字確認）三、采購需求分析及供應商選擇核心表格表1：采購需求申請表需求編號需求部門申請人申請日期需求背景（簡述采購原因，如“設備老化影響生產(chǎn)效率”）需求詳情物料/服務名稱規(guī)格型號/技術要求需求數(shù)量期望交付時間————–—————————-————–需求優(yōu)先級□緊急□重要□一般部門負責人意見：簽字：_________日期：______表2：供應商綜合評估表供應商名稱評估日期評估小組組長評估維度權重得分（0-100）價格30%質量25%交付能力20%服務15%合作案例10%綜合得分100%評估小組意見：□推薦為首選供應商□推薦為備選供應商□不推薦簽字：_________（采購部門）_________（需求部門）_________（技術部門）日期：______表3：采購選擇報告需求編號采購項目名稱報告日期一、需求分析摘要（含核心需求、預算、交付時間等關鍵信息）二、供應商評估過程概述（入圍供應商數(shù)量、評估維度、數(shù)據(jù)來源）三、候選供應商對比表供應商名稱綜合得分報價（元）———————-————四、推薦意見（說明推薦理由，如“供應商綜合得分最高，價格合理且交付周期符合要求”）五、審批意見□同意推薦供應商：_________□需重新評估□不同意本次采購審批人簽字：_________職務：_________日期：______四、使用過程中的關鍵注意事項（一）需求描述需精準無歧義需求部門在提出采購需求時，應避免使用“優(yōu)質”“高效”等模糊詞匯，需轉化為可量化、可驗證的指標（如“辦公椅需符合人體工學設計，承重≥150kg，質保期3年以上”）。若需求存在不確定性，需提前與技術部門或潛在供應商溝通確認，避免采購后出現(xiàn)“貨不對板”問題。（二）供應商評估需客觀中立評估小組應嚴格按照預設權重和標準打分，避免因個人偏好或主觀臆斷影響結果。對供應商的資質、案例等需留存書面證明材料（如合同復印件、證書掃描件），保證評估過程可追溯。若供應商之間存在關聯(lián)關系，需主動聲明并回避評估環(huán)節(jié)。（三）預算控制需貫穿始終采購專員在需求細化階段即需介入預算核定，保證需求與預算匹配；供應商評估時，價格維度需結合預算綜合考量，若報價遠超預算（如超過20%），需供應商提供成本明細或啟動與備選供應商的談判，避免超預算采購。（四）資質審核不可流于形式供應商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質證書等是合法經(jīng)營的基礎，需重點核查證書有效期、發(fā)證機關真?zhèn)危赏ㄟ^“國家企-信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核驗），對涉及安全生產(chǎn)、特殊行業(yè)的供應商（如食品、醫(yī)療器械），還需核查其生產(chǎn)許可、衛(wèi)生許可等