行政管理文件歸檔管理標準化模板一、適用范圍與應用場景本模板適用于各類企事業(yè)單位、機關(guān)及社會團體（以下統(tǒng)稱“組織”）的行政管理文件歸檔管理工作，涵蓋日常運營中產(chǎn)生的各類需長期保存或具有查考價值的紙質(zhì)及電子文件。具體應用場景包括但不限于：年度工作計劃、總結(jié)、報告類文件；會議紀要、通知、函件等日常辦公文件；人事管理中的勞動合同、員工檔案、獎懲記錄；財務管理中的憑證、賬簿、報表（除需單獨保管的會計檔案外）；合同協(xié)議、資質(zhì)證明、證照年檢等合規(guī)性文件；項目管理中的立項文件、實施方案、驗收報告；其他具有保存價值的行政管理類文件。二、標準化操作流程（一）文件收集：明確范圍與責任主體收集范圍：按照“應歸盡歸”原則，各部門需在文件形成后3個工作日內(nèi)，將屬于歸檔范圍的文件原件（或加蓋部門章的復印件）及電子版移交至行政部檔案管理員。責任分工：各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，需指定專人負責文件初步整理與移交；行政部檔案管理員負責對接收文件的完整性、規(guī)范性進行初步審核。（二）文件分類：科學劃分與統(tǒng)一標準一級分類：按部門劃分，如“行政部”“人力資源部”“財務部”“市場部”等（部門代碼可自定義，如“XZ”“HR”“CW”）。二級分類：按文件類型劃分，如“綜合管理”“會議管理”“人事管理”“財務管理”“合同管理”“項目管理”等。三級分類：按文件性質(zhì)或年度劃分，如“制度文件”“通知文件”“2024年度”“2023年度”等。示例：行政部2024年綜合管理類制度文件可分類為“XZ-綜合管理-2024-制度”。（三）文件整理：規(guī)范格式與去除冗余檢查文件完整性：核對文件是否有缺頁、漏簽、模糊不清等情況，重要文件（如合同、報表）需保證正副本齊全。去除金屬裝訂物：回形針、大頭針、訂書釘?shù)纫籽趸饘傥镄枞坎鸪?，避免文件長期保存時受腐蝕。折疊與對齊：對超規(guī)格文件（如工程圖紙、海報）按A4標準折疊，折疊后文字、圖表需向外，便于查閱；文件頁邊對齊，裝訂側(cè)預留2cm裝訂區(qū)域。電子文件整理：電子文件需以“一級分類-二級分類-三級分類-文件名”格式命名（如“XZ-綜合管理-2024-考勤管理制度”），存儲于指定服務器文件夾，定期備份（建議雙備份，本地+云端）。（四）文件編號：唯一標識與可追溯性編號規(guī)則：采用“部門代碼-二級分類代碼-年度-流水號”組合，流水號按文件形成時間順序從001開始編制。示例：行政部2024年第3份綜合管理類制度文件編號為“XZ-ZH-2024-003”。編號標注：紙質(zhì)文件在首頁右上角用鉛筆清晰標注編號，電子文件在文件屬性中添加“編號”字段；同一批文件需編制《文件歸檔目錄》，與文件一一對應。（五）文件裝訂與登記：固定信息與規(guī)范記錄裝訂要求：紙質(zhì)文件采用“三孔一線”裝訂法（孔距8cm，距上邊緣1cm），使用棉線裝訂，結(jié)打在背面；文件厚度超過2cm時，需拆分為多冊，每冊單獨編號并注明“共X冊第X冊”。登記備案：檔案管理員在接收文件后1個工作日內(nèi)，填寫《行政管理文件歸檔登記表》（見表1），記錄文件編號、名稱、形成部門、日期、密級、份數(shù)、存放位置等信息，并同步更新電子檔案臺賬。（六）檔案入庫與保管：環(huán)境控制與安全防護入庫上架：紙質(zhì)檔案按編號順序裝入無酸檔案盒，盒面標注“部門-分類-年度-起止流水號”（如“行政部-綜合管理-2024-001-005”）；檔案盒按“部門-分類-年度”順序排列于檔案柜，柜面張貼標識（如“XZ-綜合管理-2024”），每柜一冊《檔案柜存放索引》。保管要求：檔案庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備溫濕度計并每日記錄；定期檢查檔案盒有無破損、蟲蛀、霉變，發(fā)覺問題及時處理；電子檔案每半年進行一次備份，并定期檢查備份文件的可讀性。（七）檔案借閱與歸還：流程管控與責任追溯借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》（見表2），經(jīng)部門負責人審批后，交檔案管理員備案；涉密檔案（如未公開合同、人事敏感信息）需經(jīng)分管領(lǐng)導*總審批。借閱時限：普通檔案借閱期限不超過5個工作日，涉密檔案不超過3個工作日，確需延期的需重新申請。歸還與檢查：借閱人需在到期前歸還檔案，檔案管理員檢查文件完整性（有無涂改、缺頁、損毀）后，在《檔案借閱登記表》（見表3）中記錄歸還日期；如文件損毀或丟失，借閱人需提交書面說明，按組織規(guī)定承擔責任。（八）檔案鑒定與銷毀：合規(guī)處置與風險防范鑒定周期：檔案管理員每兩年組織一次檔案鑒定工作，會同行政部、法務部（或合規(guī)部門）對到期檔案進行價值評估。銷毀條件：保存期限已滿（如普通通知、會議紀要保存5年，制度文件保存10年，涉密文件按保密規(guī)定期限）、無繼續(xù)保存價值的檔案，可列入《檔案銷毀清冊》（見表4）。銷毀流程：《檔案銷毀清冊》需經(jīng)分管領(lǐng)導*總審批后，由檔案管理員和監(jiān)銷人（一般為行政部負責人或指定人員）共同監(jiān)銷，銷毀時需拍照或錄像留存記錄，銷毀后在清冊上簽字確認，銷毀記錄永久保存。三、核心表格模板表1：行政管理文件歸檔登記表文件編號文件名稱形成部門形成日期密級（公開/內(nèi)部/秘密）份數(shù)存放位置（檔案柜-盒）歸檔人備注XZ-ZH-2024-0012024年度行政工作計劃行政部2024-01-05內(nèi)部201柜-01盒張*HR-RL-2024-002員工考勤管理制度（修訂版）人力資源部2024-02-20內(nèi)部302柜-05盒李*替代2023版表2：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期借閱用途王*市場部2024-03-01編制季度總結(jié)需參考2023年市場活動方案文件編號文件名稱部門負責人審批分管領(lǐng)導審批（涉密檔案填寫）SC-HY-2023-0082023年度市場活動方案同意劉*表3：檔案借閱登記表借閱日期文件編號文件名稱借閱人歸還日期狀態(tài)（在借/已還）監(jiān)管人2024-03-01SC-HY-2023-0082023年度市場活動方案王*2024-03-05已還張*表4：檔案銷毀清冊序號文件編號文件名稱形成日期保存期限銷毀原因?qū)徟吮O(jiān)銷人銷毀日期1XZ-TZ-2019-015關(guān)于2019年五一放假的通知2019-04-255年保存期限已滿*總趙*2024-03-152CW-PJ-2018-0032018年第三季度費用報銷憑證2018-07-103年保存期限已滿*總趙*2024-03-15四、關(guān)鍵管理要點（一）保密性管理涉密檔案（如未公開合同、商業(yè)計劃書、人事任免文件）需單獨存放于帶鎖保密柜，限制借閱權(quán)限，僅相關(guān)部門負責人及經(jīng)授權(quán)人員可查閱；電子涉密文件需加密存儲，嚴禁通過非加密郵箱、即時通訊工具傳輸。（二）及時性要求文件形成后3個工作日內(nèi)完成移交歸檔，避免拖延導致文件散失；每月5日前，檔案管理員需上月《文件歸檔登記表》及電子檔案臺賬提交行政部負責人審核。（三）規(guī)范性檢查檔案管理員每月對檔案柜進行一次整理，保證編號順序正確、盒面標識清晰；每季度開展一次檔案抽查，重點檢查文件完整性、編號準確性及借閱記錄規(guī)范性，發(fā)覺問題及時整改。（四）人員培訓行政部每年組織1-2次檔案管理培訓，內(nèi)容包括歸檔流程、分類標準、保密要求等，各部門新員工入職時需接受檔案管理基礎(chǔ)培訓。