法律合同審核及管理標準化流程工具模板一、標準化流程的適用范圍與核心價值本標準化流程適用于企業(yè)法務(wù)部門、外部合作律師及業(yè)務(wù)部門（如采購、銷售、市場、人力資源等）在處理各類商業(yè)合同時的審核與管理工作，覆蓋合同起草、審核、修訂、簽署、履行跟蹤及歸檔全生命周期。其核心價值在于通過統(tǒng)一操作規(guī)范，降低合同法律風(fēng)險（如條款歧義、主體不適格、違約責(zé)任缺失等），提升合同處理效率（減少反復(fù)修訂、跨部門溝通成本），并為企業(yè)合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計與合規(guī)審計提供結(jié)構(gòu)化支持。特別適用于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等常見商業(yè)合同類型。二、標準化操作流程步驟步驟一：合同發(fā)起與前置資料準備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（合同需求發(fā)起人，如銷售經(jīng)理、采購專員）操作內(nèi)容：明確合作需求：梳理合作背景、交易目的、雙方權(quán)利義務(wù)核心要點（如標的物規(guī)格、服務(wù)范圍、價款支付方式等），形成《業(yè)務(wù)需求說明》。收集對方主體信息：要求合作方提供最新加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（需核實“三證合一”信息）、法定代表人身份證明（如為授權(quán)簽署，需提供授權(quán)委托書及授權(quán)人身份證明）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、認證證書等），保證主體資格合法有效。起草合同初稿：根據(jù)企業(yè)《合同示范文本庫》（如有）或行業(yè)慣例，結(jié)合業(yè)務(wù)需求起草合同初稿，內(nèi)容需包含合同基本要素：當事人信息、標的、數(shù)量/質(zhì)量標準、價款/報酬及支付方式、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、生效條件等。填寫《合同審核需求表》（詳見模板一）：明確合同類型、緊急程度、特殊需求（如需約定保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等），并附上合同初稿及對方主體資料。輸出成果：合同初稿、《業(yè)務(wù)需求說明》、《合同審核需求表》、對方主體資料（復(fù)印件）。步驟二：法務(wù)部門初審責(zé)任主體：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理*（根據(jù)合同金額及重要性分級審核）操作內(nèi)容：形式審查：檢查合同文本是否完整（如有附件需核對數(shù)量）、頁碼是否連續(xù)、簽署處是否留空等基礎(chǔ)格式問題。主體資格審查：核驗對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標的，是否存在經(jīng)營異常（如吊銷、注銷）或嚴重失信記錄（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”初步核查，必要時要求對方提供最新信用報告）。合法性審查：重點審核條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，是否存在無效或可撤銷情形（如“霸王條款”、違反法律強制性規(guī)定）。邏輯性與完整性審查：檢查合同條款是否存在矛盾（如履行期限與付款條件沖突）、權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確且可執(zhí)行（如“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”需明確具體計算方式）、爭議解決方式是否約定明確（如明確由“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”而非“某地法院”）。風(fēng)險評估：結(jié)合業(yè)務(wù)背景，識別合同潛在風(fēng)險（如履約能力風(fēng)險、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風(fēng)險、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險等），并提出初步風(fēng)險應(yīng)對建議。輸出成果：《合同審核意見表》（詳見模板二），明確標注“通過”“需修改后再次審核”或“不通過”及具體修改意見。步驟三：業(yè)務(wù)與法務(wù)協(xié)同修訂責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（需求對接人，如銷售經(jīng)理）、法務(wù)專員操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門接收法務(wù)初審意見后，3個工作日內(nèi)完成意見響應(yīng)：對采納的條款進行修改，對未采納的需說明理由（如“該條款為行業(yè)慣例，客戶不接受調(diào)整”），并反饋至法務(wù)部門。法務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門的修訂內(nèi)容進行復(fù)核，重點確認修改后是否仍存在法律風(fēng)險，是否滿足核心合規(guī)要求。雙方就爭議條款進行溝通協(xié)商，必要時可邀請上級領(lǐng)導(dǎo)（如業(yè)務(wù)總監(jiān)、法務(wù)總監(jiān)）參與決策，直至達成一致。輸出成果：合同修訂稿（雙方確認版）、《合同審核意見表》（修訂版）。步驟四：終審與簽署責(zé)任主體：終審人（根據(jù)合同金額分級：如10萬元以下由法務(wù)經(jīng)理終審，10萬元以上由總經(jīng)理終審）、授權(quán)簽署人（法定代表人或其授權(quán)代表）操作內(nèi)容：終審：終審人重點審核重大條款（如違約責(zé)任上限、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力范圍、合同解除條件等），確認合同內(nèi)容是否符合企業(yè)戰(zhàn)略利益及風(fēng)險控制要求，簽署《合同終審意見表》。簽署準備：打印最終版合同（一式X份，根據(jù)簽署方數(shù)量及歸檔需求確定），保證文本清晰、無涂改（如有修改需雙方蓋章或簽字確認）；如為授權(quán)簽署，需提前辦理《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限。正式簽署：按合同約定順序簽署（通常先由乙方簽署，再由甲方簽署），法定代表人簽字需親筆簽名，蓋章需加蓋公章或合同專用章（騎縫章需同時覆蓋合同封面、封底及所有頁縫）。輸出成果：簽署版合同、《合同終審意見表》、《授權(quán)委托書》（如適用）。步驟五：合同履行跟蹤與歸檔責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履行責(zé)任人，如項目經(jīng)理）、法務(wù)專員操作內(nèi)容：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），同步跟蹤對方履約情況，記錄履行過程中的異常問題（如延遲交付、質(zhì)量瑕疵等），及時向法務(wù)部門反饋，必要時啟動違約處理程序（如發(fā)送催告函、主張違約金）。履行完畢確認：合同義務(wù)全部履行后，雙方簽署《履行確認書》（或通過驗收報告、付款憑證等確認）。歸檔管理：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后5個工作日內(nèi)，將合同正本、附件、《合同審核/終審意見表》《授權(quán)委托書》《履行確認書》等資料整理成冊，移交至法務(wù)部門；法務(wù)部門對合同資料進行編號（規(guī)則：年份-部門-合同類型-序號，如“2024-采-購-001”），登記《合同歸檔清單》（詳見模板四），并按“一事一檔”原則存檔（電子版同步歸入企業(yè)合同管理系統(tǒng)）；合同保存期限：一般合同不少于10年，涉及知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決的合同不少于20年，法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。輸出成果：《履行確認書》（如適用）、《合同歸檔清單》、合同檔案（紙質(zhì)+電子）。三、核心工具模板模板一：合同審核需求表合同編號合同名稱合同類型（□采購□銷售□服務(wù)□其他________）對方主體名稱對方統(tǒng)一社會信用代碼業(yè)務(wù)部門聯(lián)系人聯(lián)系電話需求提交日期合作背景與目的（簡述合作內(nèi)容、交易金額、預(yù)計履行期限等）特殊需求（□需約定保密條款□知識產(chǎn)權(quán)歸屬□違約責(zé)任上限________）附件清單□合同初稿□對方營業(yè)執(zhí)照□資質(zhì)證書□業(yè)務(wù)需求說明________部門負責(zé)人簽字日期模板二：合同審核意見表合同編號審核階段（□初審□終審）審核人審核日期審核模塊存在問題修改建議審核結(jié)論主體資格（例：對方營業(yè)執(zhí)照過期）要求提供最新執(zhí)照□通過□需修改□不通過合法性（例：違約責(zé)任約定不明）增加“逾期付款按日萬分之五支付違約金”完整性（例：未約定爭議解決方式）增加“協(xié)商不成，由甲方所在地法院管轄”風(fēng)險評估（例：標的物交付標準模糊）明確“交付需符合GB/T19001-2016標準”綜合意見審核人簽字日期模板三：合同簽署登記表合同編號合同名稱簽署日期簽署地點簽署方（甲方）簽署人職務(wù)簽署方（乙方）簽署人職務(wù)授權(quán)委托書編號（如適用）合同份數(shù)份數(shù)：____原件持有部門□甲方□乙方□法務(wù)部存放位置歸檔日期歸檔人模板四：合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同編號簽署日期歸檔日期保存期限□10年□20年□其他_____存放位置（檔案柜/系統(tǒng)路徑）歸檔人備注（如履行狀態(tài)、是否涉訴）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作要點（一）主體資格審查：嚴防“皮包公司”與無資質(zhì)合作核驗對方營業(yè)執(zhí)照時，需確認其與簽約主體一致（如分公司簽約需提供總公司授權(quán)書），避免因主體不適格導(dǎo)致合同無效；對方為特殊行業(yè)（如食品、建筑、醫(yī)療）時，需查驗其行業(yè)許可證，保證資質(zhì)在有效期內(nèi)。（二）條款表述：避免模糊與歧義價款條款需明確金額、幣種、計價單位（如“人民幣10萬元，含稅”），避免“約”“大概”等模糊表述；履行期限需具體到日期（如“2024年12月31日前交付”），而非“盡快”“合理期限內(nèi)”；違約責(zé)任需量化（如“逾期付款按日萬分之五計算違約金”）而非籠統(tǒng)約定“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”。（三）保密與知識產(chǎn)權(quán)：明確權(quán)屬與范圍涉及商業(yè)秘密的合同，需約定保密范圍（技術(shù)信息、經(jīng)營信息等）、保密期限（一般不短于合同履行期后2年）及違約責(zé)任；知識產(chǎn)權(quán)條款需明確歸屬（如“改進成果歸甲方所有”）及使用權(quán)限（如“乙方僅可為履行合同之目的使用甲方商標”）。（四）爭議解決：優(yōu)先約定管轄與方式爭議解決方式優(yōu)先選擇“訴訟”（約定由甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院），避免“仲裁”（需明確仲裁機構(gòu)，如“仲裁委員會”），降低維權(quán)成本；避免“提交雙方協(xié)商解決”的單一