企業(yè)郵箱使用規(guī)范及郵件存檔管理模板一、引言為規(guī)范企業(yè)郵箱使用行為，保障信息安全與業(yè)務連續(xù)性，提高工作效率，特制定本規(guī)范。本模板適用于企業(yè)全體員工，涵蓋郵箱使用場景、操作流程、存檔管理及風險防范等內(nèi)容，旨在建立統(tǒng)一、高效、安全的郵箱使用體系。二、企業(yè)郵箱典型應用場景（一）日常辦公溝通用于部門內(nèi)部工作安排、進度同步、問題反饋等非正式業(yè)務交流，如“項目周會安排通知”“客戶需求對接跟進”等，需保證信息傳遞及時、準確。（二）對外業(yè)務往來與客戶、供應商、合作伙伴等外部單位進行正式溝通，包括合同洽談、訂單確認、售后服務等郵件（如“項目合同草案發(fā)送”“產(chǎn)品訂單確認函”），此類郵件需體現(xiàn)專業(yè)性，并作為業(yè)務憑證留存。（三）內(nèi)部通知傳達企業(yè)發(fā)布正式制度、公告、會議通知、人事變動等信息（如《關于2024年春節(jié)放假安排的通知》《員工手冊修訂版發(fā)布》），需保證全員覆蓋，重要通知需要求收件人“已讀回執(zhí)”。（四）文件資料傳遞傳遞工作文檔、報表、方案等電子文件，需注意附件命名規(guī)范（如“部門2024年Q1銷售報表_財務部_.xlsx”），避免發(fā)送超大文件（建議單附件不超過50MB，超大文件通過企業(yè)網(wǎng)盤分享并附）。三、企業(yè)郵箱使用全流程操作規(guī)范（一）賬號管理規(guī)范賬號申請新員工入職時，由部門負責人填寫《企業(yè)郵箱賬號申請表》（見表1），提交至IT部門審核。IT部門在2個工作日內(nèi)完成賬號創(chuàng)建，并通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)放初始密碼（密碼包含字母、數(shù)字及特殊字符，長度不少于8位）。密碼設置與修改員工首次登錄需修改初始密碼，之后每90天強制修改一次密碼，禁止使用連續(xù)密碼（如“56”“abcdef”）或與過往密碼重復。密碼不得泄露給他人，如懷疑密碼泄露，需立即通過自助服務平臺或聯(lián)系IT部門重置。賬號權限與注銷員工離職或轉(zhuǎn)崗時，部門負責人需提前3個工作日通知IT部門，IT部門在1個工作日內(nèi)凍結(jié)賬號權限，離職員工辦理完交接后，IT部門注銷賬號并備份其郵件數(shù)據(jù)（保留期限不少于1年）。（二）郵件撰寫與發(fā)送規(guī)范主題命名清晰簡潔，包含核心內(nèi)容，如“【審批】項目預算申請-市場部-”“【通知】周五下午3點產(chǎn)品培訓會-人力資源部”。涉及緊急事項需標注“【緊急】”，重要郵件需標注“【重要】”。撰寫開頭需明確收件人，如“尊敬的王經(jīng)理：您好！”；結(jié)尾需署名（姓名+部門+聯(lián)系方式），如“此致，敬禮！銷售部電話：8888”。內(nèi)容邏輯清晰，避免使用模糊表述（如“大概”“可能”），涉及數(shù)據(jù)、時間等關鍵信息需準確無誤。禁止在發(fā)送與工作無關內(nèi)容（如廣告、私人閑聊、敏感信息等）。收件人、抄送與密送收件人（To）：必須回復或執(zhí)行郵件內(nèi)容的對象，如“客戶對接人”“審批領導”。抄送（Cc）：需知曉郵件內(nèi)容但不需直接執(zhí)行的對象，如部門同事、相關協(xié)作方。密送（Bcc）：需隱藏收件人信息的對象（如群發(fā)通知時避免泄露全員郵箱），禁止濫用密送功能。附件處理附件需壓縮打包（超過10MB時），壓縮包命名規(guī)則為“郵件主題_附件名稱_發(fā)送人”。發(fā)送前需檢查附件內(nèi)容是否完整、格式是否正確（如PDF、Word、Excel等常用辦公格式），避免發(fā)送病毒文件（需通過企業(yè)殺毒軟件掃描）。（三）郵件接收與處理規(guī)范查收時效工作日需每2小時查收一次郵箱，非工作時間需每日18:00后查收一次，緊急郵件需在30分鐘內(nèi)響應。郵件分類與歸檔收到郵件后需立即處理：需回復的郵件在24小時內(nèi)回復；需轉(zhuǎn)交的郵件通過“轉(zhuǎn)發(fā)”功能注明處理意見后發(fā)送給相關人員；需存檔的郵件按“存檔管理”要求整理。垃圾郵件處理系統(tǒng)自動攔截的垃圾郵件無需手動處理，誤判郵件可在“垃圾郵件”文件夾中標記“非垃圾郵件”；收到疑似釣魚郵件（如索要密碼、銀行卡信息等），需立即刪除并向IT部門舉報。四、郵件存檔管理規(guī)范（一）存檔范圍以下郵件需納入存檔管理，保存期限根據(jù)郵件類型確定（見表2）：對外業(yè)務合同、訂單、協(xié)議類郵件；內(nèi)部審批流程郵件（如報銷、請假、項目立項等）；重要會議紀要、決策通知類郵件；客戶投訴、投訴處理結(jié)果類郵件；法律法規(guī)要求留存的其他郵件。（二）存檔方式與流程本地存檔（適用于重要且需頻繁查閱的郵件）在個人電腦創(chuàng)建“郵件存檔”文件夾，按“年份-月份-部門-郵件類型”分層（如“2024-05-市場部-合同郵件”）。將需存檔郵件另存為“.eml”或“.pdf”格式（PDF格式需包含附件內(nèi)容），文件名格式為“日期_主題_發(fā)件人_收件人”（如“20240515_合同簽訂確認_客戶李總_銷售部”）。云端存檔（適用于所有需長期保存的郵件）通過企業(yè)郵箱自帶的“郵件歸檔”功能或企業(yè)云盤進行存檔，歸檔文件夾命名規(guī)則與本地存檔一致。云端存檔需設置訪問權限，僅郵件相關人員及部門負責人可查閱，保證數(shù)據(jù)安全。存檔操作步驟篩選郵件：在郵箱中勾選需存檔郵件，通過“篩選”功能按“日期”“主題”“發(fā)件人”分類。分類整理：根據(jù)郵件類型（合同、審批、通知等）將郵件移動至對應存檔文件夾。記錄登記：填寫《郵件存檔登記表》（見表3），記錄郵件主題、存檔路徑、存檔人、存檔日期等信息。定期備份：IT部門每月對云端存檔數(shù)據(jù)進行備份，本地存檔員工每季度自行備份至企業(yè)網(wǎng)盤。（三）存檔期限與查閱存檔期限（見表2）郵件類型存檔期限負責部門業(yè)務合同、協(xié)議類合同終止后5年法務部、業(yè)務部內(nèi)部審批類（報銷、立項）審批完成后3年財務部、行政部通知公告類發(fā)布后1年行政部客戶往來類業(yè)務結(jié)束后2年銷售部、客服部查閱流程員工因工作需要查閱存檔郵件時，需填寫《郵件查閱申請表》（見表4），經(jīng)部門負責人審批后，由IT部門或檔案管理員協(xié)助調(diào)取。涉及敏感信息的郵件（如客戶隱私、財務數(shù)據(jù)），需經(jīng)分管領導審批后方可查閱，查閱過程需留痕記錄。五、配套工具模板清單表1：企業(yè)郵箱賬號申請表申請部門申請人聯(lián)系電話崗位入職日期市場部售專員2024-05-01申請理由□新入職□轉(zhuǎn)崗□其他（請注明）__________部門負責人意見簽字：__________日期：_______IT部門審核□同意創(chuàng)建賬號□需補充材料審核人：*日期：_______表2：郵件存檔期限分類表存檔類別具體內(nèi)容示例保存期限歸檔責任人合同協(xié)議類采購合同、服務協(xié)議、保密協(xié)議5年法務專員*趙六審批流程類費用報銷單、項目立項申請、請假審批3年行政專員*孫七客戶溝通類客戶需求確認函、投訴處理記錄2年客服主管*周八內(nèi)部通知類制度文件、會議通知、人事任命1年行政專員*孫七表3：郵件存檔登記表存檔日期郵件主題發(fā)件人收件人存檔路徑（本地/云端）存檔人備注2024-05-15【合同】產(chǎn)品采購合同-供應商A采購部*法務部*趙六云端/2024-05/采購部/合同*含附件掃描件2024-05-16【審批】差旅報銷申請-銷售部*財務部*孫七總經(jīng)理*周八本地/D:/報銷/20240516*孫七已審批完成表4：郵件查閱申請表申請人部門聯(lián)系電話查閱日期*市場部138001380002024-05-20郵件信息主題：【合同】項目合作框架協(xié)議（2023版）發(fā)件人：法務部*趙六日期：2023-08-10查閱原因□工作參考□審計檢查□其他（請注明）__________部門負責人審批簽字：__________日期：_______查閱結(jié)果□允許查閱□拒絕查閱（原因：__________）檔案管理員簽字：*孫七日期：_______六、安全合規(guī)與風險防范要點（一）禁止行為禁止使用企業(yè)郵箱發(fā)送與工作無關的郵件（如私人廣告、涉密信息、違法內(nèi)容等）。禁止將企業(yè)郵箱密碼告知他人，或使用他人賬號登錄郵箱。禁止偽造郵件發(fā)件人、篡改郵件內(nèi)容或偽造郵件發(fā)送時間。禁止未經(jīng)審批刪除重要郵件或存檔郵件（如業(yè)務合同、審批記錄等）。（二）違規(guī)處理員工違反本規(guī)范，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職等處分；造成企業(yè)損失的，需承擔賠償責任；涉嫌違法的，移交司法機關處理。（三）定期自查與培訓部門負責人每月對本部門員工郵箱使用情況進行自查，重點檢查存檔完整性、密碼合規(guī)性等，并填寫《郵箱使用自查表》（見表5）提交至行政部。企業(yè)每半年組織一次郵箱使用規(guī)范培訓，內(nèi)容包括安全防護、存檔流程、違規(guī)案例等，保證員工熟悉最新要求。（四）特殊情況處理郵件系統(tǒng)故障時，員工需立即聯(lián)系IT部門，同時使用備用郵箱（如企業(yè)）處理緊急事務，故障修復后需將郵件補錄至企業(yè)郵箱。收到涉及法律糾紛、投訴舉報的郵件，需第一時間上報部門負責人及法務部門，不得擅自回復或刪除。七、附則本規(guī)范由企業(yè)行政部負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。如遇法律法規(guī)或企業(yè)政策調(diào)整，本規(guī)范將同步更新，最新版本通過企業(yè)內(nèi)部公告發(fā)