喜茶企業(yè)采購流程演講人：日期:CATALOGUE目錄01采購需求規(guī)劃02供應(yīng)商管理03采購執(zhí)行操作04貨物驗(yàn)收流程05財(cái)務(wù)處理機(jī)制06流程優(yōu)化控制01采購需求規(guī)劃需求識(shí)別與確認(rèn)010203原料需求分析基于門店銷售數(shù)據(jù)、季節(jié)性產(chǎn)品計(jì)劃及庫存情況，識(shí)別茶葉、鮮果、乳制品等核心原料的采購需求，確保與產(chǎn)品研發(fā)和供應(yīng)鏈能力匹配。非原料類需求評(píng)估包括包裝材料（如杯具、吸管）、設(shè)備（制冰機(jī)、萃茶機(jī)）及門店耗材，需結(jié)合環(huán)保政策與用戶體驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩選。供應(yīng)商協(xié)同確認(rèn)與長期合作的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商溝通產(chǎn)能、交貨周期及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保需求可執(zhí)行性，避免因市場波動(dòng)導(dǎo)致的斷供風(fēng)險(xiǎn)。成本精細(xì)化核算優(yōu)先保障高周轉(zhuǎn)原料（如鮮奶、草莓）和戰(zhàn)略新品核心材料的采購資金，次要分配至可替代性強(qiáng)的常規(guī)物料。優(yōu)先級(jí)資金分配跨部門協(xié)作審核聯(lián)合財(cái)務(wù)、研發(fā)及運(yùn)營部門評(píng)審預(yù)算合理性，確保資金分配符合品牌“真品質(zhì)”定位與門店擴(kuò)張節(jié)奏。根據(jù)歷史采購數(shù)據(jù)、市場行情預(yù)測及新品開發(fā)計(jì)劃，分品類（如茶葉、水果、包材）制定采購預(yù)算，預(yù)留10%-15%彈性空間應(yīng)對(duì)價(jià)格波動(dòng)。預(yù)算制定與分配針對(duì)芒果、葡萄等時(shí)令水果，提前3-6個(gè)月鎖定產(chǎn)地直供訂單，避免集中上市期價(jià)格飆升或品質(zhì)不穩(wěn)定問題。季節(jié)性原料前置采購建立備用供應(yīng)商名單及快速響應(yīng)流程，應(yīng)對(duì)突發(fā)性需求（如爆款產(chǎn)品原料短缺），確保48小時(shí)內(nèi)補(bǔ)貨到倉。應(yīng)急采購機(jī)制與第三方物流合作定制冷鏈配送方案，對(duì)高易損原料（如芝士、鮮果）實(shí)施全程溫控與時(shí)效追蹤，損耗率控制在5%以內(nèi)。物流時(shí)效監(jiān)控采購時(shí)效性規(guī)劃02供應(yīng)商管理供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)原料品質(zhì)與安全性優(yōu)先選擇具備國際認(rèn)證（如ISO、HACCP、有機(jī)認(rèn)證）的供應(yīng)商，確保茶葉、水果、乳制品等原料符合國家食品安全標(biāo)準(zhǔn)，且需提供每批次質(zhì)檢報(bào)告。01供應(yīng)鏈穩(wěn)定性評(píng)估供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、倉儲(chǔ)能力及物流體系，要求其具備應(yīng)對(duì)季節(jié)性需求波動(dòng)的能力，避免斷供風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)社會(huì)責(zé)任考察供應(yīng)商在環(huán)保（如農(nóng)藥殘留控制、包裝可降解）、勞工權(quán)益（如公平薪酬、安全生產(chǎn)）等方面的合規(guī)性，與喜茶可持續(xù)發(fā)展理念匹配。成本與性價(jià)比在保證質(zhì)量前提下，通過競標(biāo)或議價(jià)機(jī)制篩選報(bào)價(jià)合理的供應(yīng)商，平衡成本與品質(zhì)，避免單一供應(yīng)商壟斷。020304資質(zhì)初審收集供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品檢測報(bào)告等基礎(chǔ)文件，由采購與法務(wù)團(tuán)隊(duì)聯(lián)合審核，淘汰資質(zhì)不全或存在違規(guī)記錄的候選方。樣品測試要求供應(yīng)商提供小批量樣品，由喜茶研發(fā)中心進(jìn)行盲測（如茶湯風(fēng)味、水果新鮮度）及實(shí)驗(yàn)室檢測（如農(nóng)殘、微生物指標(biāo)），通過后方可進(jìn)入下一階段。實(shí)地考察組建跨部門小組（含品控、采購、研發(fā)）對(duì)供應(yīng)商工廠進(jìn)行突擊檢查，重點(diǎn)評(píng)估生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、衛(wèi)生管理及庫存條件是否符合標(biāo)準(zhǔn)。動(dòng)態(tài)評(píng)分機(jī)制合作期間采用KPI考核（如交貨準(zhǔn)時(shí)率、投訴率、售后響應(yīng)速度），每季度匯總數(shù)據(jù)，對(duì)排名末尾的供應(yīng)商啟動(dòng)整改或替換程序。供應(yīng)商評(píng)估流程合同簽訂與維護(hù)條款定制化合同需明確原料規(guī)格、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交貨周期、違約責(zé)任等細(xì)節(jié)，針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)品類（如鮮果）附加保險(xiǎn)條款，覆蓋運(yùn)輸損耗或質(zhì)量問題。長期合作激勵(lì)對(duì)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商提供3-5年框架協(xié)議，約定采購量階梯返利或技術(shù)協(xié)作（如聯(lián)合開發(fā)定制茶底），增強(qiáng)供應(yīng)鏈黏性。爭議解決機(jī)制設(shè)立仲裁條款，約定第三方檢測機(jī)構(gòu)（如SGS）為爭議判定方，并保留法律訴訟作為最終手段，確保雙方權(quán)益。定期復(fù)審與優(yōu)化每年召開供應(yīng)商大會(huì)，同步市場趨勢與政策變化，修訂合同條款（如環(huán)保包裝要求），推動(dòng)供應(yīng)鏈持續(xù)升級(jí)。03采購執(zhí)行操作訂單創(chuàng)建與審批需求分析與計(jì)劃制定系統(tǒng)化訂單生成與多級(jí)審批供應(yīng)商篩選與比價(jià)采購部門根據(jù)門店銷售數(shù)據(jù)、庫存情況及新品研發(fā)需求，制定原材料采購計(jì)劃，明確采購品類、數(shù)量及交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保供應(yīng)鏈高效運(yùn)轉(zhuǎn)。基于喜茶“真品質(zhì)”標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇具備有機(jī)認(rèn)證、可追溯源頭的茶葉、水果、乳制品供應(yīng)商，通過比價(jià)、樣品測試等方式評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)，確保原料符合食品安全與風(fēng)味要求。通過ERP系統(tǒng)生成電子采購訂單，提交至區(qū)域采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門及供應(yīng)鏈總監(jiān)三級(jí)審批，重點(diǎn)審核預(yù)算合規(guī)性、供應(yīng)商合作歷史及緊急采購必要性，避免冗余采購或資金風(fēng)險(xiǎn)。審批通過的訂單通過供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送至供應(yīng)商，并附詳細(xì)技術(shù)參數(shù)（如茶葉等級(jí)、水果糖度范圍），供應(yīng)商需在24小時(shí)內(nèi)確認(rèn)訂單可行性，超時(shí)未響應(yīng)則觸發(fā)備選供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)機(jī)制。訂單發(fā)送與跟蹤實(shí)時(shí)訂單同步與確認(rèn)依托GPS及溫控傳感器實(shí)時(shí)追蹤冷鏈運(yùn)輸車輛位置、溫濕度數(shù)據(jù)，對(duì)偏離路線或溫度異常的運(yùn)輸批次自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警，采購專員及時(shí)協(xié)調(diào)補(bǔ)救措施（如中途換車或就近調(diào)配庫存）。物流動(dòng)態(tài)監(jiān)控與異常預(yù)警系統(tǒng)記錄供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、貨損率及質(zhì)量抽檢結(jié)果，作為后續(xù)合作優(yōu)先級(jí)調(diào)整依據(jù)，對(duì)連續(xù)3次評(píng)分低于80分的供應(yīng)商啟動(dòng)重新評(píng)估流程。供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)記錄交付協(xié)調(diào)管理到貨質(zhì)檢與入庫標(biāo)準(zhǔn)化倉庫按《喜茶原料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行到貨抽檢（如水果農(nóng)殘檢測、牛乳微生物指標(biāo)），不合格批次立即退貨并扣減供應(yīng)商履約保證金，合格原料貼標(biāo)錄入WMS系統(tǒng)，標(biāo)注批次號(hào)與保質(zhì)期。跨部門協(xié)同調(diào)度根據(jù)門店實(shí)時(shí)需求與倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)，物流團(tuán)隊(duì)優(yōu)化配送路線，確保短保原料（如草莓、芝士）在24小時(shí)內(nèi)配送至門店，同時(shí)與研發(fā)部門共享原料批次信息以支持新品測試。應(yīng)急補(bǔ)貨機(jī)制針對(duì)突發(fā)需求（如節(jié)日促銷備貨），啟用“綠色通道”供應(yīng)商池，簡化審批流程，優(yōu)先調(diào)配區(qū)域中心倉庫存，確保72小時(shí)內(nèi)完成補(bǔ)貨，避免門店斷貨影響用戶體驗(yàn)。04貨物驗(yàn)收流程收貨規(guī)范與記錄所有到貨需由專人核對(duì)采購訂單、供應(yīng)商送貨單及實(shí)物信息（品名、規(guī)格、數(shù)量、批次號(hào)），確保三者一致后方可簽收，并同步錄入ERP系統(tǒng)生成電子臺(tái)賬。標(biāo)準(zhǔn)化收貨流程對(duì)需低溫保存的原料（如鮮奶、水果），需即時(shí)檢測到貨溫度（≤4℃），檢查外包裝完整性及冰袋狀態(tài)，記錄溫度數(shù)據(jù)并保存至冷鏈追溯系統(tǒng)。冷鏈產(chǎn)品特殊要求每批次原料需索取供應(yīng)商質(zhì)檢報(bào)告及檢疫證明（如進(jìn)口水果需提供海關(guān)通關(guān)單），通過掃描二維碼或條形碼關(guān)聯(lián)至喜茶內(nèi)部溯源平臺(tái)，確保全程可追溯。批次溯源管理感官指標(biāo)檢測茶葉需符合色澤翠綠、無陳味標(biāo)準(zhǔn)；水果類（如葡萄、草莓）要求成熟度達(dá)85%以上，無腐爛、蟲蛀；鮮奶需通過氣味、色澤及流動(dòng)性測試，拒絕結(jié)塊或異常沉淀。質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)理化指標(biāo)抽檢每周隨機(jī)抽取10%批次原料送第三方實(shí)驗(yàn)室檢測，茶葉農(nóng)殘（如氰戊菊酯≤0.1mg/kg）、水果糖度（葡萄≥16°Brix）、牛奶蛋白質(zhì)含量（≥3.2g/100ml）等指標(biāo)需符合《喜茶原料質(zhì)量白皮書》要求。微生物控制即飲類原料（如果醬）需檢測菌落總數(shù)（≤1000CFU/g）、大腸桿菌（陰性），抽樣比例按AQL2.5級(jí)執(zhí)行，不合格批次整批退貨。異常問題處理退貨與索賠流程48小時(shí)內(nèi)出具《質(zhì)量異常報(bào)告》并附照片證據(jù)，供應(yīng)商需在72小時(shí)內(nèi)確認(rèn)退貨方案，按合同條款承擔(dān)物流費(fèi)用及違約金（貨值20%-50%）。03預(yù)防性改進(jìn)措施每月匯總TOP3質(zhì)量問題（如2023年Q1草莓損耗率偏高），聯(lián)合供應(yīng)商優(yōu)化采摘標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式，并通過SCM系統(tǒng)動(dòng)態(tài)調(diào)整合格供應(yīng)商評(píng)分。0201即時(shí)封存與分級(jí)響應(yīng)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題后，30分鐘內(nèi)隔離異常貨物并貼紅色標(biāo)識(shí)，重大質(zhì)量問題（如霉變、異物）需升級(jí)至品控總監(jiān)，啟動(dòng)供應(yīng)商約談機(jī)制。05財(cái)務(wù)處理機(jī)制發(fā)票核對(duì)流程財(cái)務(wù)部門在收到供應(yīng)商開具的增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票后，需立即登記發(fā)票信息，包括發(fā)票號(hào)碼、金額、開票日期及供應(yīng)商名稱，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。供應(yīng)商發(fā)票接收與登記財(cái)務(wù)人員需嚴(yán)格核對(duì)采購訂單、入庫驗(yàn)收單與發(fā)票內(nèi)容是否一致，重點(diǎn)檢查商品名稱、數(shù)量、單價(jià)及總金額，避免因信息不符導(dǎo)致付款延誤或糾紛。三單匹配驗(yàn)證財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)需驗(yàn)證發(fā)票的稅務(wù)合規(guī)性，包括發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)（通過國家稅務(wù)總局平臺(tái)）、稅率適用性及發(fā)票章完整性，確保符合稅務(wù)法規(guī)要求。稅務(wù)合規(guī)性審核010203付款審批步驟電子審批系統(tǒng)留痕所有付款申請(qǐng)需通過OA系統(tǒng)提交，經(jīng)多級(jí)審批（如區(qū)域經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理）電子簽批，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確?？勺匪菪浴Ｘ?cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核財(cái)務(wù)總監(jiān)需核查付款金額與合同條款、發(fā)票的一致性，評(píng)估當(dāng)前現(xiàn)金流狀況，確保付款不會(huì)影響企業(yè)資金鏈安全。部門負(fù)責(zé)人初審采購部門負(fù)責(zé)人需審核采購合同的履行情況，確認(rèn)貨物或服務(wù)已按約定交付且質(zhì)量達(dá)標(biāo)，并在付款申請(qǐng)單上簽署意見。財(cái)務(wù)記錄更新應(yīng)付賬款明細(xì)錄入財(cái)務(wù)人員需在ERP系統(tǒng)中及時(shí)更新應(yīng)付賬款明細(xì)，標(biāo)注發(fā)票狀態(tài)（已核銷/未核銷）、付款期限及供應(yīng)商信用評(píng)級(jí)，便于后續(xù)賬期管理。銀行流水對(duì)賬每月末財(cái)務(wù)部需將付款記錄與銀行對(duì)賬單逐筆核對(duì)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際支出一致，發(fā)現(xiàn)差異需立即調(diào)賬并查明原因。成本中心分?jǐn)傖槍?duì)跨部門采購（如門店設(shè)備、總部物料），財(cái)務(wù)需按成本中心分?jǐn)傎M(fèi)用，生成分部門損益報(bào)表，支持管理層決策分析。06流程優(yōu)化控制供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率通過量化供應(yīng)商訂單交付的及時(shí)性，確保原材料供應(yīng)與生產(chǎn)計(jì)劃無縫銜接，減少因延遲導(dǎo)致的庫存短缺或生產(chǎn)線停滯風(fēng)險(xiǎn)。采購成本節(jié)約率對(duì)比預(yù)算與實(shí)際支出，分析采購談判、批量折扣等策略的有效性，定期優(yōu)化供應(yīng)商合作條款以降低整體成本。質(zhì)量合格率對(duì)每批次原材料進(jìn)行抽檢，統(tǒng)計(jì)符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)的比例，確保水果、茶葉、乳制品等核心原料的高品質(zhì)要求。流程周期時(shí)長從需求提報(bào)到訂單完成的平均耗時(shí)監(jiān)測，識(shí)別審批環(huán)節(jié)或系統(tǒng)效率瓶頸，提升供應(yīng)鏈響應(yīng)速度?？冃гu(píng)估指標(biāo)改進(jìn)措施實(shí)施數(shù)字化采購系統(tǒng)升級(jí)引入ERP或SRM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)需求預(yù)測、訂單自動(dòng)化處理及供應(yīng)商協(xié)同，減少人工操作誤差并提高數(shù)據(jù)透明度。根據(jù)績效評(píng)估結(jié)果劃分A/B/C級(jí)供應(yīng)商，優(yōu)先與高評(píng)分供應(yīng)商簽訂長期協(xié)議，淘汰低效或高風(fēng)險(xiǎn)的合作伙伴。定期召開采購、品控、財(cái)務(wù)部門聯(lián)席會(huì)議，同步市場行情與生產(chǎn)需求變化，動(dòng)態(tài)調(diào)整采購策略。開展供應(yīng)鏈管理、談判技巧等專項(xiàng)培訓(xùn)，設(shè)立成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)制度，激發(fā)采購團(tuán)隊(duì)主動(dòng)優(yōu)化意識(shí)。供應(yīng)商分級(jí)管理跨部門協(xié)作機(jī)制員工培訓(xùn)與激勵(lì)每年核查供應(yīng)商的食品生產(chǎn)許可證、檢驗(yàn)報(bào)告及