企業(yè)文件存檔與管理制度執(zhí)行手冊前言為規(guī)范企業(yè)文件資料的收集、整理、保管、利用及銷毀全流程管理，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本執(zhí)行手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件的存檔管理，涵蓋文件從形成到最終處置的全生命周期管理要求。各部門及全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行，保證文件管理制度落地見效。第一章總則一、文件管理基本原則規(guī)范統(tǒng)一：文件分類、編碼、格式、歸檔流程等遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證管理一致性。及時(shí)完整：文件形成后應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集、整理與歸檔，保證內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。安全保密：根據(jù)文件密級采取相應(yīng)的保管措施，嚴(yán)禁泄露企業(yè)商業(yè)秘密及敏感信息。便于利用：建立清晰的檢索體系，保證文件在授權(quán)范圍內(nèi)快速、準(zhǔn)確調(diào)取。權(quán)責(zé)明確：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件管理第一責(zé)任人，檔案管理員為具體執(zhí)行人，協(xié)同落實(shí)管理職責(zé)。二、文件分類與歸檔范圍（一）文件分類標(biāo)準(zhǔn)按來源劃分：內(nèi)部文件（如部門制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃）、外部文件（如合同、客戶函件、公文）。按性質(zhì)劃分：行政管理文件（人事、財(cái)務(wù)、后勤等）、業(yè)務(wù)管理文件（合同、項(xiàng)目資料、客戶檔案）、技術(shù)文件（研發(fā)圖紙、工藝標(biāo)準(zhǔn)、專利資料）。按密級劃分：公開文件（可內(nèi)部全員查閱）、內(nèi)部文件（限相關(guān)部門查閱）、秘密文件（需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱）、機(jī)密文件（僅限核心管理人員查閱）。（二）歸檔范圍以下文件均需納入歸檔管理（包括但不限于）：企業(yè)章程、股東會決議、董事會文件等基礎(chǔ)治理文件；年度工作計(jì)劃、總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等管理類文件；業(yè)務(wù)合同、招投標(biāo)文件、客戶資料、供應(yīng)商檔案等業(yè)務(wù)類文件；產(chǎn)品研發(fā)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利證書、工藝流程等技術(shù)類文件；會議紀(jì)要、通知、請示、批復(fù)等行政類文件；證件資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、許可證）、榮譽(yù)證書、外部函件等其他應(yīng)歸檔文件。第二章文件存檔全流程操作指南一、文件收集與整理階段（一）文件收集責(zé)任主體：各部門文件形成人員為收集第一責(zé)任人，部門內(nèi)勤或指定人員協(xié)助收集。收集時(shí)間要求：日常文件：每月最后一個(gè)工作日前完成當(dāng)月文件收集；項(xiàng)目文件：項(xiàng)目結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成全部項(xiàng)目文件收集；年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件匯總收集。收集要求：保證文件為最終版本，內(nèi)容清晰、無破損，電子文件需為通用格式（如PDF、Word、Excel等），紙質(zhì)文件需簽字蓋章齊全。（二）文件整理核對與篩選：對收集的文件進(jìn)行核對，剔除重復(fù)件、草稿件（除特殊需保留外），保證歸檔文件為有效版本。排序與編目：紙質(zhì)文件：按“時(shí)間順序+邏輯順序”排列，同一類文件按日期先后排序，不同類文件按分類目錄編號排序；電子文件：按“部門-年份-文件類型-日期”規(guī)則命名文件夾，文件名包含“文號/編號-題名-日期”關(guān)鍵信息（示例：“2024-行政-001-關(guān)于春節(jié)放假的通知-20240115”）。填寫文件清單：使用《歸檔文件移交清單》（詳見第三章模板）逐項(xiàng)登記文件題名、文號、日期、頁數(shù)、密級等信息，保證與實(shí)際文件一致。二、立卷與歸檔階段（一）立卷要求紙質(zhì)文件立卷：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長31cm×寬21cm×厚3cm），去除文件金屬夾、回形針等易腐蝕物品；每卷文件厚度不超過2cm，超過的需分冊裝訂，每冊標(biāo)注“共X冊第X冊”；檔案盒外側(cè)面標(biāo)注“部門-年份-文件類別-檔號”（示例：“行政部-2024-行政管理-DZ001”），盒內(nèi)附《歸檔文件目錄》（詳見第三章模板）。電子文件立卷：刻錄至一次性光盤或存儲于企業(yè)專用服務(wù)器，每年度按部門建立文件夾，文件夾內(nèi)按文件類型分類存儲；電子文件需同時(shí)保存PDF（歸檔正本）及可編輯格式（如需修改時(shí)使用），重要電子文件需進(jìn)行加密處理。（二）歸檔移交移交時(shí)間：每月25日前，各部門向檔案管理員完成當(dāng)月文件移交（年度文件按1月15日前執(zhí)行）。移交流程：移交人攜帶《歸檔文件移交清單》及整理好的文件（紙質(zhì)+電子）至檔案室；檔案管理員核對文件數(shù)量、完整性、分類準(zhǔn)確性，核對無誤后在清單上簽字確認(rèn)；移交清單一份由檔案室留存，一份由移交部門備查。三、保管與利用階段（一）保管要求存放條件：紙質(zhì)檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子檔案存儲介質(zhì)需遠(yuǎn)離磁場、強(qiáng)輻射環(huán)境，服務(wù)器需定期備份數(shù)據(jù)（每日增量備份，每周全量備份）。保管期限：根據(jù)文件價(jià)值劃分保管期限（永久、長期（10-30年）、短期（10年以下）），具體期限參照《企業(yè)文件保管期限表》（由行政部另行制定）。定期檢查：檔案管理員每季度檢查一次檔案保管情況，對破損、變質(zhì)文件及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；每年對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性檢測，保證可正常讀取。（二）利用流程查閱權(quán)限：公開文件：員工可直接在檔案室查閱；內(nèi)部文件：需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意；秘密及以上文件：需經(jīng)分管副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。查閱流程：查閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見第三章模板），注明借閱理由、文件名稱、借閱期限（最長不超過7個(gè)工作日）；經(jīng)審批后，檔案管理員調(diào)取文件，紙質(zhì)檔案原則上不得帶出檔案室，確需借出的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；查閱或借閱完畢，查閱人應(yīng)在《文件借閱登記簿》上簽字確認(rèn)，檔案管理員檢查文件完整性。復(fù)制要求：復(fù)制文件需經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件上需加蓋“檔案復(fù)印”章，與原件具有同等效力。四、鑒定與銷毀階段（一）鑒定流程鑒定周期：檔案管理員每兩年組織一次檔案鑒定工作，由行政部、業(yè)務(wù)部、法務(wù)部相關(guān)人員組成鑒定小組。鑒定內(nèi)容：檢查檔案保管期限是否到期、文件是否仍有保存價(jià)值，對到期檔案提出“繼續(xù)保管”“銷毀”等意見。審批確認(rèn)：鑒定結(jié)果形成《檔案鑒定報(bào)告》，報(bào)總經(jīng)理審批后生效。（二）銷毀流程銷毀清單：對批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理員編制《文件銷毀審批表》（詳見第三章模板），列明文件名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因等信息。監(jiān)銷執(zhí)行：銷毀時(shí)需由檔案管理員、行政部負(fù)責(zé)人共同監(jiān)銷，保證銷毀過程徹底（紙質(zhì)檔案需碎紙?zhí)幚?，電子檔案需徹底刪除并格式化存儲介質(zhì)）。記錄存檔：監(jiān)銷人在《文件銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，該表格由檔案室永久保存，以備追溯。第三章模板表格表3-1歸檔文件移交清單序號文件題名文號/編號形成日期頁數(shù)密級移交人接收人備注12024年度工作計(jì)劃行辦2024012024-01-058內(nèi)部2與A公司采購合同采合2024022024-01-1512秘密………部門負(fù)責(zé)人簽字：__________檔案管理員簽字：__________移交日期：____年__月__日表3-2文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱文件名稱：____________________檔號：____________________借閱原因□工作參考□業(yè)務(wù)辦理□其他：____________________借閱期限自_年_月_日至_年__月__日（共__天）審批意見部門負(fù)責(zé)人：__________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)：__________日期：____年__月__日（密級及以上文件需此欄）借閱人簽字：__________檔案管理員簽字：__________歸還日期：____年__月__日表3-3文件銷毀審批表文件名稱檔號數(shù)量保管期限形成日期銷毀原因2022年季度財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)2022Q13冊10年2022-03-30保管期限已到期，無繼續(xù)保存價(jià)值………………鑒定小組意見□同意銷毀□繼續(xù)保管□其他：____________________鑒定人：__________日期：____年__月__日部門意見負(fù)責(zé)人：__________日期：____年__月__日總經(jīng)理審批__________日期：____年__月__日監(jiān)銷人__________銷毀日期____年__月__日第四章執(zhí)行注意事項(xiàng)一、文件命名與編碼規(guī)范紙質(zhì)文件標(biāo)題需簡潔明了，包含“事由+文種+日期”（如“關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知”），避免使用“最新”“最終”等模糊詞匯；電子文件編碼規(guī)則為“部門代碼-年份-文件類別流水號”（部門代碼示例：行政部“XZ”，財(cái)務(wù)部“CW”），保證編碼唯一性，便于檢索。二、電子文件特殊管理要求電子文件形成后需同步進(jìn)行“雙套制”歸檔（紙質(zhì)+電子），重要電子文件需附加“元數(shù)據(jù)”（如形成時(shí)間、操作人員、修改記錄）；電子檔案存儲服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限，僅檔案管理員及授權(quán)人員可操作，定期更新密碼（每季度至少一次）；涉及電子簽章的文件，需保證簽章有效性，簽章信息與文件主體綁定，防止篡改。三、保密文件管理紅線秘密、機(jī)密文件需存入帶密碼鎖的專用檔案柜，鑰匙由檔案管理員及部門負(fù)責(zé)人分別保管；嚴(yán)禁通過個(gè)人郵箱、等非加密渠道傳輸保密文件，確需傳輸?shù)男枋褂闷髽I(yè)加密辦公系統(tǒng)；員工離職或崗位調(diào)動時(shí)，需辦理文件交接手續(xù)，不得私自帶走或留存企業(yè)文件。四、特殊情況處理文件遺失或損壞：發(fā)覺文件遺失或損壞，責(zé)任人需立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，同時(shí)提交《文件遺失/損壞報(bào)告》，說明原因及補(bǔ)救措施，經(jīng)行政部核實(shí)后視情節(jié)處理；跨部門協(xié)作文件：由牽頭部門負(fù)責(zé)收集歸檔，協(xié)作部門配合提供相關(guān)材料，并在《歸檔文件移交清單》中注明協(xié)作部門；檔案室搬遷