企業(yè)資料檔案管理制度執(zhí)行手冊一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)資料檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案管理效率，為企業(yè)經(jīng)營決策、合規(guī)審計及歷史追溯提供可靠依據(jù)，特制定本執(zhí)行手冊。（二）制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司《章程》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際管理需求制定。（三）適用范圍本手冊適用于公司各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在業(yè)務(wù)活動中形成的各類具有保存價值的資料檔案，包括但不限于文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、項目檔案、聲像檔案及電子檔案等。二、管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門檔案管理部門為公司檔案管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：制定和完善檔案管理制度及操作流程；負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、整理、保管、鑒定、銷毀及利用工作；對各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督及考核；檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)及宣傳。負(fù)責(zé)人：*經(jīng)理（檔案管理部）專職檔案管理員：某、某（根據(jù)實際人數(shù)填寫）（二）各業(yè)務(wù)部門指定兼職檔案員（由部門內(nèi)勤或業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任），負(fù)責(zé)本部門檔案的初步收集、整理及移交；保證歸檔材料的真實性、完整性及規(guī)范性；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、利用等工作。兼職檔案員：各部門主任/內(nèi)勤（如市場部某、財務(wù)部*某）（三）分管領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批檔案管理制度、重大檔案銷毀方案及重要檔案借閱申請，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。分管領(lǐng)導(dǎo)：副總經(jīng)理（或總經(jīng)理助理）三、檔案分類與歸檔標(biāo)準(zhǔn)及流程（一）檔案分類標(biāo)準(zhǔn)檔案采用“年度-問題分類法”進(jìn)行一級分類，再根據(jù)檔案類型進(jìn)行二級分類，具體一級分類（年度）二級分類（類型）說明2024年文書檔案公司發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、內(nèi)部管理制度等財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、稅務(wù)資料、審計報告等人事檔案員工入職材料、勞動合同、異動記錄、離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄等項目檔案立項文件、可行性研究報告、合同、驗收報告、項目總結(jié)等聲像檔案照片、錄音、錄像、光盤等電子檔案以電子形式存儲的各類檔案（需同步打印紙質(zhì)版歸檔）（二）歸檔范圍界定文書檔案：公司層面形成的正式文件（紅頭文件）、部門請示批復(fù)、重要會議記錄（股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會）、年度工作計劃與總結(jié)等；財務(wù)檔案：月度/季度/年度財務(wù)報表、會計憑證（含原始憑證）、銀行對賬單、稅務(wù)申報表、審計報告、固定資產(chǎn)臺賬等；人事檔案：員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、勞動合同、入職登記表、績效考核記錄、獎懲決定、社保公積金繳納證明等；項目檔案：項目建議書、可行性研究報告、中標(biāo)通知書、項目合同、施工圖紙、驗收報告、項目結(jié)算資料等；聲像檔案：公司重要活動（年會、開業(yè)典禮、重大項目簽約）的照片、視頻，領(lǐng)導(dǎo)重要講話錄音等；電子檔案：OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的正式文件、設(shè)計圖紙（CAD格式）、數(shù)據(jù)分析報告、郵件往來（需存檔的重要郵件）等。（三）歸檔時間要求文書檔案：次年3月31日前完成上一年度文件歸檔；財務(wù)檔案：會計年度終了后，次年4月30日前完成憑證、賬簿歸檔，年度報表歸檔時間為次年6月30日前；人事檔案：員工入職手續(xù)辦結(jié)后5個工作日內(nèi)完成歸檔；員工異動（晉升、調(diào)崗、離職）后3個工作日內(nèi)更新檔案；項目檔案：項目驗收通過后15個工作日內(nèi)完成歸檔；聲像檔案：活動結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成歸檔；電子檔案：文件形成后3個工作日內(nèi)至檔案管理系統(tǒng)，并同步打印紙質(zhì)版歸檔。（四）歸檔操作步驟1.檔案收集（由兼職檔案員負(fù)責(zé)）收集范圍：按照上述歸檔范圍，全面收集本部門形成的應(yīng)歸檔材料；收集要求：材料需為原件（如無原件，需注明“復(fù)印件”并加蓋部門公章），字跡清晰、內(nèi)容完整，無涂改（特殊情況下需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。2.檔案整理（由兼職檔案員初步整理，檔案管理部門指導(dǎo)）組卷：按“一事一卷”或“一類一卷”原則組卷，同一事項的文件材料裝訂為一卷；排序：卷內(nèi)材料按“重要程度-時間順序”排列，如：批復(fù)在前、請示在后，正本在前、草稿在后；編頁：采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁碼（正面編寫在右上角，反面編寫在左上角），空白頁不編寫；填寫卷內(nèi)目錄：包括序號、責(zé)任者、文件標(biāo)題、日期、頁號、備注等（詳見模板1）。3.檔案鑒定（由檔案管理部門牽頭，組織業(yè)務(wù)部門鑒定）對歸檔材料的價值進(jìn)行鑒定，確定保管期限（永久、長期、短期）；鑒定結(jié)果需經(jīng)鑒定小組（由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)組成）簽字確認(rèn)。4.檔案編號（由檔案管理員負(fù)責(zé)）編號規(guī)則：一級分類代碼（如“2024”）+二級分類代碼（如“文書-01”）+案卷流水號（如“001”）；示例：2024年文書檔案第1卷編號為“2024-文書-001”。5.檔案編目與裝訂（由檔案管理員負(fù)責(zé)）填寫《案卷封面》（詳見模板2），包括檔號、題名、年度、保管期限、檔號、密級等；案卷采用左側(cè)裝訂，裝訂整齊、牢固，無倒頁、錯頁；編制《檔案總目錄》《檔案分類目錄》（詳見模板3），錄入檔案管理系統(tǒng)。6.檔案移交（由兼職檔案員與檔案管理員共同完成）移交時填寫《檔案移交清單》（詳見模板4），注明檔號、案卷題名、數(shù)量、移交人、接收人、移交日期；雙方核對無誤后簽字確認(rèn)，一式兩份，移交部門與檔案管理部門各存一份。四、檔案保管與利用管理（一）檔案保管要求庫房管理：檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防磁等設(shè)施；庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%；定期檢查庫房環(huán)境（每月至少1次），做好溫濕度記錄；庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁非檔案管理人員隨意進(jìn)入。檔案存放：檔案柜應(yīng)統(tǒng)一編號，按“分類-年度-檔號”順序排列，標(biāo)識清晰；聲像檔案需單獨存放，避免擠壓，電子檔案需定期備份（每月1次），備份介質(zhì)包括硬盤、光盤等，異地存放（如分公司或保險柜）。檔案清點：每年6月開展檔案清點工作，核對檔案數(shù)量與目錄是否一致，發(fā)覺問題及時上報；對破損、褪色檔案及時修復(fù)或復(fù)制。（二）檔案保管期限劃分檔案類型保管期限示例文書檔案永久公司章程、股東會決議、年度工作報告長期（10-30年）重要會議紀(jì)要、內(nèi)部管理制度、請示批復(fù)短期（5-10年）一般工作總結(jié)、會議通知、部門活動方案財務(wù)檔案永久年度財務(wù)決算報告、審計報告、會計檔案銷毀清冊長期（10-30年）會計賬簿、財務(wù)報表短期（5-10年）會計憑證、銀行對賬單（10年以下）人事檔案永久員工入職材料、勞動合同、獎懲決定（重大）長期（10-30年）績效考核記錄、培訓(xùn)記錄短期（5-10年）離職手續(xù)、社保繳納證明（非關(guān)鍵）項目檔案永久重大項目立項文件、驗收報告、合同（重要）長期（10-30年）一般項目合同、施工圖紙短期（5-10年）項目進(jìn)度表、會議紀(jì)要（項目期間）（三）檔案借閱與利用流程借閱申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板5），注明借閱檔案名稱、檔號、借閱事由、借閱期限、用途；部門負(fù)責(zé)人審核簽字（如涉及密級檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。借閱審批：普通檔案：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；密級檔案（絕密、機(jī)密、秘密）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部單位借閱：需加蓋單位公章，經(jīng)公司總經(jīng)理審批。檔案借閱：借閱人憑審批后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；檔案管理員核對檔案信息，確認(rèn)無誤后交付借閱人，并登記《檔案借閱登記簿》（詳見模板6）；借閱期限：普通檔案不超過7天，密級檔案不超過3天，如需延長，需提前辦理續(xù)借手續(xù)（續(xù)借不超過3天）。檔案歸還：借閱人需在借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案是否完好、有無缺失；如有損壞或丟失，按公司《檔案管理規(guī)定》處理（詳見“五、監(jiān)督與考核”部分）；歸還后，在《檔案借閱登記簿》上登記歸還日期，借閱人簽字確認(rèn)。檔案利用：借閱人僅可在指定區(qū)域（檔案閱覽室）查閱檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案材料；如需復(fù)制檔案，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋“檔案證明章”；嚴(yán)禁將檔案帶出檔案閱覽室（特殊經(jīng)審批的除外），嚴(yán)禁擅自拍照、復(fù)印、掃描檔案。（四）電子檔案管理存儲要求：電子檔案存儲于公司指定的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)需具備權(quán)限管理、備份恢復(fù)、操作日志等功能；電子檔案需定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份介質(zhì)需標(biāo)注備份日期、內(nèi)容、責(zé)任人，存放在安全地點。歸檔要求：電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，歸檔時需注明電子檔案的格式（如PDF、DOCX、DWG等）、存儲路徑及關(guān)聯(lián)信息；電子檔案需進(jìn)行真實性、完整性、可用性檢測，檢測合格后方可歸檔。利用要求：電子檔案的借閱需通過檔案管理系統(tǒng)線上申請，審批流程與紙質(zhì)檔案一致；電子檔案的復(fù)制需經(jīng)系統(tǒng)管理員授權(quán)，復(fù)制件需添加水印（包含借閱人信息、復(fù)制時間）。五、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員（如有）、專職檔案管理員為成員，負(fù)責(zé)檔案價值鑒定及銷毀審批。（二）檔案鑒定流程鑒定啟動：檔案管理部門于每年11月啟動檔案鑒定工作，編制《檔案鑒定計劃》，明確鑒定范圍、時間、參與人員。價值鑒定：鑒定小組對照《檔案保管期限表》，對到期檔案逐一鑒定，確定“繼續(xù)保存”“銷毀”兩種結(jié)果；對有爭議的檔案，由法務(wù)專員提出意見，必要時組織外部專家評審。編制清冊：對擬銷毀檔案，編制《檔案銷毀清冊》（詳見模板7），包括檔號、案卷題名、年度、保管期限、數(shù)量、鑒定意見、銷毀日期等。（三）檔案銷毀流程銷毀審批：《檔案銷毀清冊》需經(jīng)鑒定小組組長（分管領(lǐng)導(dǎo)）審批，總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可實施銷毀。銷毀執(zhí)行：銷毀時由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、監(jiān)銷人（一般為審計部門人員或紀(jì)檢人員）共同在場；銷毀方式：紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案采用徹底刪除（低級格式化）或物理銷毀（如銷毀硬盤）；銷毀過程中，監(jiān)銷人需全程監(jiān)督，保證檔案信息無法恢復(fù)。銷毀記錄：銷毀完成后，監(jiān)銷人、銷毀人、檔案管理員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。（四）檔案銷毀注意事項未經(jīng)鑒定小組審批，任何單位和個人不得擅自銷毀檔案；銷毀前需再次核對《檔案銷毀清冊》與檔案實物，保證無錯銷、漏銷；銷毀過程中需做好安全防護(hù)，避免檔案內(nèi)容泄露。六、監(jiān)督與考核管理（一）監(jiān)督檢查機(jī)制日常監(jiān)督：檔案管理部門每月對各單位檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點檢查歸檔及時性、材料完整性、整理規(guī)范性等，形成《檔案檢查記錄表》（詳見模板8）。專項檢查：每年6月開展檔案管理專項檢查，由分管領(lǐng)導(dǎo)帶隊，檔案管理部門、審計部門、紀(jì)檢部門共同參與，檢查結(jié)果納入部門年度績效考核。問題整改：對檢查中發(fā)覺的問題，下達(dá)《檔案整改通知書》（詳見模板9），明確整改內(nèi)容、整改期限，整改完成后由檔案管理部門驗收。（二）考核與獎懲考核指標(biāo)：歸檔及時率（≥95%）：未按時歸檔的檔案數(shù)量/應(yīng)歸檔檔案數(shù)量×100%；歸檔完整率（≥98%）：缺失材料的檔案數(shù)量/應(yīng)歸檔檔案數(shù)量×100%；歸檔規(guī)范率（≥97%）：整理不規(guī)范的檔案數(shù)量/應(yīng)歸檔檔案數(shù)量×100%；檔案安全率（0%）：檔案丟失、損壞、泄露事件次數(shù)。獎懲措施：對考核優(yōu)秀的單位和個人（歸檔及時率、完整率、規(guī)范率均≥98%，無安全），給予通報表揚及物質(zhì)獎勵（如部門獎金、個人績效加分）；對考核不合格的單位（歸檔及時率、完整率、規(guī)范率任一項低于95%），給予通報批評，扣減部門年度考核分?jǐn)?shù)；對擅自銷毀、涂改、丟失檔案，或泄露檔案信息的，按公司《獎懲管理制度》給予紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本手冊由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）生效日期本手冊自2024年X月X日起施行，原《企業(yè)資料檔案管理制度》同時廢止。（三）修訂流程本手冊如需修訂，由檔案管理部門提出修訂意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后發(fā)布修訂版。模板列表模板編號模板名稱適用場景模板1卷內(nèi)目錄檔案整理階段模板2案卷封面檔案裝訂階段模板3檔案分類目錄檔案編目階段模板4檔案移交清單檔案移交階段模板5檔案借閱申請表檔案借閱申請模板6檔案借閱登記簿檔案借閱登記模板7檔案銷毀清冊檔案銷毀階段模板8檔案檢查記錄表檔案監(jiān)督檢查模板9檔案整改通知書問題整改模板1：卷內(nèi)目錄序號責(zé)任者文件標(biāo)題日期頁號備注1公司辦公室關(guān)于2024年度工作計劃的請示2024-01-051-22總經(jīng)理關(guān)于2024年度工作計劃的批復(fù)2024-01-1033人力資源部2024年員工培訓(xùn)方案2024-01-154-8………………模板2：案卷封面檔號：2024-文書-001題名：2024年度工作計劃與總結(jié)年度：2024年保管期限：長期檔號：2024-文書-001密級：普通編制單位：公司辦公室編制日期：2024年3月15日模板3：檔案分類目錄（示例：文書檔案）檔號案卷題名年度保管期限移交日期存放位置備注2024-文書-0012024年度工作計劃與總結(jié)2024長期2024-03-20A1-01-012024-文書-0022024年重要會議紀(jì)要2024長期2024-03-22A1-01-022024-文書-003公司內(nèi)部管理制度（2024版）2024永久2024-03-25A1-01-03模板4：檔案移交清單移交部門移交日期序號檔號案卷題名數(shù)量（卷）備注市場部2024-03-1812024-項目-005市場拓展項目檔案522024-文書-010市場部2024年工作總結(jié)1移交人*某（市場部兼職檔案員）接收人*某（檔案管理員）部門負(fù)責(zé)人簽字*主任（市場部）模板5：檔案借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期歸還日期財務(wù)部*某1382024-04-102024-04-15檔案名稱及檔號借閱事由借閱期限用途備注2023年財務(wù)報表（2023-財-003）審計部年度審計5天提供審計依據(jù)需蓋“檔案證明章”部門負(fù)責(zé)人意見檔案管理部門意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見（密級檔案）審批結(jié)果備注同意。*主任（財務(wù)部）同意借閱。*經(jīng)理（檔案管理部）同意