行政公文撰寫與處理操作指南一、引言行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請(qǐng)示和答復(fù)問題、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。為規(guī)范行政公文的撰寫與處理流程，提高公文處理效率和質(zhì)量，保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性，特制定本操作指南。本指南適用于各類組織在日常行政管理中公文的擬制、辦理、管理全流程，涵蓋常見文種（如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要等）的操作規(guī)范。二、適用情境與范圍行政公文的使用場(chǎng)景廣泛，主要包括以下情形：上級(jí)部署傳達(dá)：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件、傳達(dá)上級(jí)指示精神、部署具體工作任務(wù)（如《關(guān)于貫徹落實(shí)工作的通知》）。部門協(xié)調(diào)溝通：用于平行單位或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題（如《關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開展活動(dòng)的函》）。事項(xiàng)請(qǐng)示審批：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（如《關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示》）。工作情況匯報(bào)：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作進(jìn)展、反映問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)（如《關(guān)于2023年第三季度工作情況的報(bào)告》）。會(huì)議記錄固化：用于記載和傳達(dá)會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)（如《項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》）。規(guī)章制度發(fā)布：用于發(fā)布單位內(nèi)部管理制度、規(guī)范（如《公司員工考勤管理辦法》）。三、行政公文處理全流程操作（一）擬稿階段：內(nèi)容起草與框架搭建明確發(fā)文目的與依據(jù)擬稿前需清晰界定公文的核心目標(biāo)（如告知、請(qǐng)示、部署等），并收集相關(guān)依據(jù)（如上級(jí)文件、政策法規(guī)、會(huì)議決議等）。示例：擬寫《關(guān)于開展年度安全檢查的通知》時(shí)，需明確目的是“排查安全隱患”，依據(jù)可引用“《安全生產(chǎn)法》第三十一條及公司年度安全工作計(jì)劃”。確定文種與標(biāo)題根據(jù)發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種（如“請(qǐng)示”適用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，“函”適用于不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作）。標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，不超過50字。示例：“辦公室”（發(fā)文機(jī)關(guān)）+“關(guān)于舉辦公文寫作培訓(xùn)的通知”（事由+文種）。搭建框架開頭：說明發(fā)文緣由、依據(jù)或背景（如“為提升員工公文處理能力，根據(jù)年度培訓(xùn)計(jì)劃安排……”）。主體：闡述具體事項(xiàng)、要求、措施等，內(nèi)容需邏輯清晰、條理分明（可分條列項(xiàng)，用“一、二、三……”標(biāo)注）。結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范表述（如請(qǐng)示用“妥否，請(qǐng)批示”，通知用“特此通知”，報(bào)告用“專此報(bào)告”）。規(guī)范格式要素草稿需包含以下必備要素：主送機(jī)關(guān)（公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格書寫，后加冒號(hào)）、附件說明（如有附件，注明“附件：1.X”）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期（阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2023年10月1日”）、印章（正式印發(fā)時(shí)加蓋）。（二）審核階段：規(guī)范性與準(zhǔn)確性校驗(yàn)初審（擬稿人自審）檢查內(nèi)容是否符合發(fā)文目的，數(shù)據(jù)、事實(shí)是否準(zhǔn)確，政策依據(jù)是否有效。核對(duì)格式要素是否齊全（標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等）。復(fù)審（部門負(fù)責(zé)人審核）重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否與本部門職責(zé)一致，與其他部門工作是否沖突，措施是否可行。對(duì)涉及多個(gè)部門的內(nèi)容，需組織會(huì)簽（如《關(guān)于跨部門協(xié)作項(xiàng)目的方案》需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。終審（分管領(lǐng)導(dǎo)/主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）審核公文的政策性、合規(guī)性及重要性，保證與上級(jí)要求一致。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)需在指定位置簽署姓名及日期（如“同意，簽發(fā)人：X2023年10月1日”）。（三）編號(hào)與排版階段：標(biāo)準(zhǔn)化呈現(xiàn)公文編號(hào)編號(hào)規(guī)則：“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”（如“辦發(fā)〔2023〕5號(hào)”），其中“年份”用六角括號(hào)“〔〕”標(biāo)注，阿拉伯?dāng)?shù)字。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)代字在前，其他機(jī)關(guān)代字按順序排列（如“局、辦發(fā)〔2023〕8號(hào)”）。格式排版字體與字號(hào)：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體字，用三號(hào)仿宋體字，一級(jí)標(biāo)題用黑體三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題用楷體GB2312三號(hào)。行距與頁(yè)邊距：行距為28磅，頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。頁(yè)碼：頁(yè)碼位于頁(yè)面底端，對(duì)齊方式為“居中”，格式為“-1-”（阿拉伯?dāng)?shù)字，兩側(cè)各一字線）。附件說明：下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱（如“附件：1.培訓(xùn)議程”）。（四）用印與分發(fā)階段：正式生效與傳遞用印規(guī)范印章需與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致，騎年蓋月（印章下弧線壓成文日期的年、月，如“2023年10月1日”）。用印位置：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文，印章用紅色，不得出現(xiàn)“印章”“印”等字樣；聯(lián)合行文時(shí)，各發(fā)文機(jī)關(guān)印章排列整齊，每排最多3個(gè)印章。登記與分發(fā)公文印發(fā)前需在《公文發(fā)文登記表》中登記編號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、印發(fā)日期等信息（詳見模板1）。分發(fā)時(shí)需根據(jù)主送機(jī)關(guān)范圍準(zhǔn)確投遞，涉密公文需通過機(jī)要渠道傳遞，并做好簽收記錄。（五）歸檔階段：留存與查閱管理整理組卷公文辦理完畢后，根據(jù)“年度—文種—問題”原則分類整理，剔除無留存價(jià)值的草稿、重復(fù)件。一份公文為一個(gè)保管單位，與附件、原件與復(fù)印件一并歸檔。移交與保管次年3月底前前一年度公文移交檔案部門，移交時(shí)需填寫《公文歸檔移交清單》（詳見模板2），雙方簽字確認(rèn)。涉密公文按保密規(guī)定存放，借閱需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記，保證信息安全。四、常用公文模板參考模板1：公文發(fā)文登記表編號(hào)公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)份數(shù)印發(fā)日期簽收人備注辦發(fā)〔2023〕5號(hào)關(guān)于舉辦公文寫作培訓(xùn)的通知各部門202023.9.28局函〔2023〕12號(hào)關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開展安全檢查的函區(qū)應(yīng)急管理局32023.10.8模板2：請(qǐng)示類公文模板關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)：為提升部門工作效率，目前我部門現(xiàn)有打印機(jī)已使用5年，頻繁出現(xiàn)卡紙、打印模糊等問題，影響日常文件處理。經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研，一臺(tái)激光打印機(jī)（型號(hào)：HPM479fdw）價(jià)格為8000元，符合辦公需求。根據(jù)《公司固定資產(chǎn)管理辦法》第八條規(guī)定，特申請(qǐng)購(gòu)置上述打印機(jī)，經(jīng)費(fèi)從部門辦公經(jīng)費(fèi)中列支。妥否，請(qǐng)批示。綜合管理部2023年10月1日模板3：會(huì)議紀(jì)要模板項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要時(shí)間：2023年9月30日14:00-16:00地點(diǎn)：公司301會(huì)議室參會(huì)人員：（總經(jīng)理）、（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）、（財(cái)務(wù)部經(jīng)理）、趙六（技術(shù)部主管）缺席人員：無記錄人：周七會(huì)議議題：研究項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)度及存在問題會(huì)議內(nèi)容：一、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展：目前項(xiàng)目已完成需求分析和方案設(shè)計(jì)，進(jìn)入開發(fā)階段，整體進(jìn)度滯后原計(jì)劃5天，主要原因是技術(shù)部人員調(diào)配緊張。二、技術(shù)部主管趙六補(bǔ)充說明：已增派2名開發(fā)人員，預(yù)計(jì)10天內(nèi)追回滯后進(jìn)度。三、財(cái)務(wù)部經(jīng)理：項(xiàng)目預(yù)算剩余10萬元，可支持臨時(shí)采購(gòu)開發(fā)設(shè)備。四、總經(jīng)理要求：技術(shù)部需在10月10日前提交進(jìn)度調(diào)整計(jì)劃；綜合管理部協(xié)調(diào)解決人員調(diào)配問題；項(xiàng)目組每周五提交進(jìn)度報(bào)告。散會(huì)時(shí)間：16:00報(bào)送：、趙六分送：綜合管理部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部五、關(guān)鍵要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）文種選擇規(guī)范請(qǐng)示與報(bào)告區(qū)別：“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，一文一事（如《關(guān)于申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》）；“報(bào)告”無需批復(fù)，可綜合匯報(bào)工作（如《年度工作總結(jié)報(bào)告》）。函與請(qǐng)示區(qū)別：“函”用于不相隸屬機(jī)關(guān)（如與兄弟單位商洽工作），“請(qǐng)示”用于下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)，不可混用。（二）內(nèi)容表述要求避免使用模糊詞匯（如“大概”“可能”），需明確具體數(shù)據(jù)、時(shí)間、責(zé)任主體（如“10月15日前完成”而非“近期完成”）。政策引用需準(zhǔn)確，注明文件名稱、文號(hào)、條款（如“依據(jù)《省安全生產(chǎn)條例》第十五條”）。（三）格式易錯(cuò)點(diǎn)提醒標(biāo)題中不得使用書名號(hào)（除法規(guī)、規(guī)章名稱外），如“關(guān)于《辦法》的通知”應(yīng)改為“關(guān)于印發(fā)辦法的通知”。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，不得寫為零八年或二〇二三年，應(yīng)寫為“2023年10月1日”。附件說明與附件名稱需一致，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，如“附件：1.培訓(xùn)議程（不含日程表