企業(yè)應(yīng)收賬款催收函模板一、催收函的重要性與基本原則應(yīng)收賬款催收函并非簡單的催款通知，它承載著企業(yè)的商業(yè)信譽(yù)和法律立場。其核心目標(biāo)是促使客戶盡快支付欠款，同時(shí)盡可能維護(hù)雙方未來的合作關(guān)系（在特定情況下）。因此，在撰寫和發(fā)送催收函時(shí)，應(yīng)遵循以下基本原則：1.清晰性：函件內(nèi)容必須明確無誤，使收件人能夠迅速理解欠款事由、金額及我方要求。2.準(zhǔn)確性：涉及合同編號、發(fā)票日期、金額等關(guān)鍵信息務(wù)必準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤引發(fā)爭議。3.專業(yè)性：行文應(yīng)保持專業(yè)、禮貌的口吻，避免使用威脅、侮辱性語言，以理服人。4.及時(shí)性：在約定付款期限屆滿后，應(yīng)盡快發(fā)出催收函，避免拖延導(dǎo)致款項(xiàng)回收難度增加。5.留痕性：建議通過可追蹤的方式發(fā)送（如掛號信、快遞簽收、加蓋公章的郵件掃描件等），并妥善保存發(fā)送憑證。二、催收函撰寫要點(diǎn)一份規(guī)范的催收函應(yīng)包含以下核心要素：*標(biāo)題：明確標(biāo)識為“催款函”、“關(guān)于XX款項(xiàng)的催收函”等，使人一目了然。*稱謂：準(zhǔn)確的客戶單位全稱及相關(guān)負(fù)責(zé)人（如有）。*欠款基本事實(shí)：清晰陳述雙方業(yè)務(wù)往來的背景，包括但不限于：合同名稱/編號、發(fā)貨日期、提供服務(wù)日期、發(fā)票號碼及日期、約定付款日期等。*欠款金額：明確列出截至發(fā)函日的欠款總金額，如有逾期利息或違約金，也應(yīng)一并說明計(jì)算方式及金額。*催收要求：明確提出我方期望的付款期限及具體付款方式。*后續(xù)措施：適度提及若未能按期付款，我方可能采取的進(jìn)一步行動（如暫停供貨、法律途徑等），但需把握分寸。*聯(lián)系方式：提供我方聯(lián)系人及聯(lián)系方式，方便對方溝通。*落款：發(fā)函單位全稱（并加蓋公章）、發(fā)函日期。三、不同情境下的催收函模板（一）初次催收函（溫和提醒型）此函適用于欠款剛逾期不久，或預(yù)計(jì)客戶可能因疏忽導(dǎo)致未及時(shí)付款的情況。語氣應(yīng)友好、禮貌，以提醒為主。---關(guān)于貴司拖欠XX款項(xiàng)的溫馨提示函[客戶公司全稱]暨[客戶負(fù)責(zé)人尊稱，如：XX經(jīng)理/先生/女士]：貴司與我司于[YYYY年MM月DD日]簽訂的《[合同名稱]》（合同編號：[合同編號]），我司已按約履行了[貨物交付/服務(wù)提供]義務(wù)。相關(guān)[貨物/服務(wù)]已于[YYYY年MM月DD日]完成[交付/驗(yàn)收]，我司亦于[YYYY年MM月DD日]向貴司開具了編號為[發(fā)票編號]、金額為人民幣[XX]元（大寫：人民幣[XX]整）的增值稅[專用/普通]發(fā)票。根據(jù)合同第[X]條第[X]款約定，上述款項(xiàng)應(yīng)于[YYYY年MM月DD日]前支付。截至本函發(fā)出之日，該筆款項(xiàng)已逾期[X]日/尚未支付。我們理解貴司可能因日常事務(wù)繁忙有所疏忽，特此溫馨提醒。懇請貴司盡快安排款項(xiàng)支付，以便雙方合作的順利進(jìn)行。如對上述款項(xiàng)有任何疑問，請隨時(shí)與我司[聯(lián)系人姓名]聯(lián)系，聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]，電子郵箱：[聯(lián)系郵箱]。感謝貴司的理解與配合！順祝商祺！[你公司全稱]（公章）[經(jīng)辦人姓名及職務(wù)，可選][YYYY年MM月DD日]---（二）二次催收函（嚴(yán)肅警告型）此函適用于初次催收后，客戶仍未付款或未給出明確付款承諾的情況。語氣應(yīng)比初次催收更為嚴(yán)肅，明確指出逾期的不利影響。---關(guān)于立即支付XX欠款的催收函[客戶公司全稱]暨[客戶負(fù)責(zé)人尊稱，如：XX經(jīng)理/先生/女士]：就貴司拖欠我司貨款/服務(wù)費(fèi)事宜，我司曾于[YYYY年MM月DD日]向貴司發(fā)出《溫馨提示函》（或通過[其他溝通方式]進(jìn)行了提醒），但截至本函發(fā)出之日，貴司仍未支付所欠款項(xiàng)。具體欠款事宜如下：1.合同依據(jù)：《[合同名稱]》（合同編號：[合同編號]）2.服務(wù)/貨物內(nèi)容：[簡述服務(wù)內(nèi)容或貨物名稱規(guī)格數(shù)量]3.發(fā)票信息：編號[發(fā)票編號]，金額人民幣[XX]元（大寫：人民幣[XX]整），開票日期[YYYY年MM月DD日]4.約定付款日期：[YYYY年MM月DD日]5.當(dāng)前逾期天數(shù)：[X]天6.截至目前尚欠金額：人民幣[XX]元（大寫：人民幣[XX]整），[如合同約定有逾期罰息，請?jiān)诖颂幜忻饔?jì)算方式及金額：逾期罰息自[YYYY年MM月DD日]起，按[合同約定利率或法定利率]計(jì)算至實(shí)際付清之日止，暫計(jì)至[YYYY年MM月DD日]為人民幣[XX]元]貴司的延遲付款行為已對我司的正常資金周轉(zhuǎn)造成了一定影響。現(xiàn)再次鄭重函告貴司，請務(wù)必高度重視此事，并立即采取有效措施，于[YYYY年MM月DD日]前將上述全部欠款（包括逾期罰息，如有）支付至我司以下指定賬戶：開戶名：[你公司全稱]開戶行：[你公司開戶銀行]賬號：[你公司銀行賬號]如貴司仍未能按期足額支付，我司將不得不考慮采取包括但不限于暫停后續(xù)合作、委托專業(yè)律師進(jìn)行追討等進(jìn)一步措施，屆時(shí)由此產(chǎn)生的一切額外費(fèi)用（包括但不限于律師費(fèi)、訴訟費(fèi)、保全費(fèi)、差旅費(fèi)等）及法律后果將由貴司全部承擔(dān)。為避免不必要的麻煩，維護(hù)雙方過往的合作基礎(chǔ)，懇請貴司盡快予以回復(fù)并安排付款。如有任何付款計(jì)劃或異議，請于收到本函后[X]個(gè)工作日內(nèi)書面回復(fù)我司聯(lián)系人[聯(lián)系人姓名]（聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]）。特此函告，望貴司審慎對待！[你公司全稱]（公章）[法務(wù)部或財(cái)務(wù)部，可選][YYYY年MM月DD日]---（三）最終催收函/律師函前通知（最后通牒型）此函適用于多次催收無果，或客戶以各種理由拖延付款的情況。語氣應(yīng)極為嚴(yán)厲，明確告知再不付款將采取法律行動。此類函件發(fā)出前，建議內(nèi)部已就采取法律措施做出初步?jīng)Q定。---關(guān)于拖欠XX款項(xiàng)的最后通牒函[客戶公司全稱]：鑒于貴司長期拖欠我司款項(xiàng)，經(jīng)我司多次催收（包括但不限于[YYYY年MM月DD日]的《溫馨提示函》及[YYYY年MM月DD日]的《催收函》），貴司均未能履行付款義務(wù)。截至本函發(fā)出之日，貴司尚欠我司款項(xiàng)明細(xì)如下：1.合同編號：[合同編號]2.欠款事由：[貨款/服務(wù)費(fèi)等]3.欠款總金額：人民幣[XX]元（大寫：人民幣[XX]整）4.逾期天數(shù)：已逾期[X]天5.逾期利息/違約金：根據(jù)合同約定/相關(guān)法律法規(guī)，截至[YYYY年MM月DD日]，產(chǎn)生逾期利息/違約金人民幣[XX]元，上述金額將持續(xù)計(jì)算至實(shí)際清償完畢之日。貴司的嚴(yán)重違約行為已給我司造成了實(shí)質(zhì)性的經(jīng)濟(jì)損失，并嚴(yán)重?fù)p害了雙方的合作信任基礎(chǔ)?，F(xiàn)我司鄭重向貴司發(fā)出最后通牒：請貴司務(wù)必在收到本函后[X]個(gè)工作日內(nèi)（即[YYYY年MM月DD日]前），將上述全部欠款及相應(yīng)逾期利息/違約金一次性支付至我司指定賬戶（賬戶信息同前）。若貴司在上述指定期限內(nèi)仍未履行付款義務(wù)，我司將立即終止與貴司的一切合作，并正式啟動法律程序，通過訴訟/仲裁等方式追究貴司的全部法律責(zé)任，包括但不限于追索欠款本金、利息、違約金、賠償金以及為實(shí)現(xiàn)債權(quán)所支出的全部費(fèi)用。屆時(shí)，貴司除需承擔(dān)上述款項(xiàng)外，還將承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切不良法律后果和商業(yè)信譽(yù)損失。望貴司權(quán)衡利弊，珍惜最后的協(xié)商機(jī)會，立即采取行動解決欠款問題。如有任何付款安排，請?jiān)谏鲜銎谙迌?nèi)書面回復(fù)我司[聯(lián)系人姓名]（聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]）。特此函告！[你公司全稱]（公章）[法務(wù)部或財(cái)務(wù)部]（可選）[YYYY年MM月DD日]---四、催收函的使用建議1.針對性調(diào)整：上述模板僅為通用格式，企業(yè)在實(shí)際使用時(shí)，務(wù)必根據(jù)與客戶的關(guān)系、欠款金額大小、逾期時(shí)間長短、客戶過往信用記錄以及當(dāng)前溝通狀況等因素進(jìn)行針對性修改和調(diào)整，切忌不加改動地直接套用。2.證據(jù)留存：無論通過何種方式發(fā)送催收函（郵寄、郵件、傳真等），均需確保能夠證明對方已收到。建議采用掛號信、EMS或其他可追蹤的快遞方式寄送紙質(zhì)函件（并保留好郵寄憑證、回執(zhí)），同時(shí)輔以電子郵件發(fā)送掃描件，并要求對方簽收確認(rèn)。重要函件的發(fā)送過程應(yīng)全程留痕。3.語氣把握：催收函的語氣應(yīng)隨著催收階段的深入而逐步升級，但始終應(yīng)保持專業(yè)和克制，避免使用攻擊性、侮辱性或情緒化的語言。4.內(nèi)容核實(shí)：發(fā)送前務(wù)必仔細(xì)核對函中所有信息，特別是合同號、發(fā)票號、金額、日期等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，確保準(zhǔn)確無誤。5.內(nèi)部審批：根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理制度，重要的催收函（尤其是二次及以上催收函）在發(fā)送前應(yīng)經(jīng)過必要的內(nèi)部審批流程。6.后續(xù)跟進(jìn)：發(fā)送催收函后，并非萬事大吉，應(yīng)主動與客戶進(jìn)行電話或當(dāng)面溝通，了解其態(tài)度和付款意向，并根據(jù)反饋及時(shí)調(diào)整后續(xù)策略。7.法律咨詢：對于大額、疑難或可能涉及訴訟的應(yīng)收賬款，建議在發(fā)送正式催收函前咨詢專業(yè)律師的意見，以確保函件內(nèi)容的合法性和有效性，并為可能的法律行動做好準(zhǔn)備。五、總結(jié)應(yīng)收賬款的有效管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，而催收函則是這一管理體系中不可