合同履行過程記錄與風險應對指南一、適用場景與價值定位本指南適用于各類商業(yè)合同（如采購合同、服務合同、銷售合同、合作開發(fā)合同等）簽訂后的全生命周期管理，尤其適合企業(yè)業(yè)務部門、法務部門、財務部門協(xié)同使用，通過系統(tǒng)化記錄履行過程、動態(tài)識別風險點，保證合同目標順利實現(xiàn)，降低履約糾紛與經濟損失。核心價值在于：過程可視化：實時跟蹤合同關鍵節(jié)點完成情況，避免遺漏重要義務；風險前置化：通過定期排查與評估，提前預警潛在履約風險；責任明確化：清晰界定各部門職責，保證問題快速響應與處理；證據(jù)固化：形成完整履約記錄，為爭議解決提供事實依據(jù)。二、操作流程與實施步驟步驟一：履前準備——責任分工與信息梳理目標：明確合同履約主體與關鍵信息，為后續(xù)跟蹤奠定基礎。成立履約小組：根據(jù)合同類型與復雜程度，由業(yè)務部門牽頭，聯(lián)合法務、財務、技術等部門組建履約小組，指定總協(xié)調人（如業(yè)務負責人*經理），明確各部門職責：業(yè)務部門：負責進度推進、客戶/供應商對接、履證材料收集；法務部門：負責條款解讀、合規(guī)審查、風險提示；財務部門：負責付款審核、發(fā)票管理、資金計劃匹配；技術部門（如涉及）：負責技術參數(shù)驗收、交付成果確認。梳理合同關鍵信息：制作《合同核心信息表》（見模板1），提取以下內容并同步至履約小組：合同主體、編號、簽訂時間、有效期；核心權利義務（如交付時間、質量標準、付款節(jié)點、違約責任）；關鍵節(jié)點清單（如預付款支付、進度驗收、最終交付、質保金返還）；特殊約定（如不可抗力、保密條款、爭議解決方式）。步驟二：履中跟蹤——進度監(jiān)控與記錄更新目標：動態(tài)掌握合同履行情況，保證按計劃推進，及時發(fā)覺偏差。制定履行計劃：根據(jù)合同關鍵節(jié)點，分解為階段性任務（如“第一階段：需求確認”“第二階段：方案設計”“第三階段：成果交付”），明確每項任務的負責人、計劃完成時間、交付標準，錄入《合同履行進度跟蹤表》（見模板2）。定期進度檢查：日常跟蹤：任務負責人每日更新任務進展，標記“未開始”“進行中”“已完成”“延期”等狀態(tài)；周例會：履約小組每周召開短會，同步重點節(jié)點進展，討論遇到的障礙；月度復盤：每月末對照履行計劃，核查整體進度，分析延期原因（如供應商延遲、需求變更）。履證材料收集：對關鍵節(jié)點的履約行為（如驗收、付款、確認函），及時收集書面材料（如簽收單、驗收報告、會議紀要），掃描存檔并與進度表關聯(lián)，保證“一事一證”。步驟三：風險識別與應對——動態(tài)排查與閉環(huán)處理目標：主動識別履約風險，采取針對性措施降低負面影響。風險排查機制：常規(guī)排查：履約小組每月結合進度檢查，從“對方履約情況”“自身履約能力”“外部環(huán)境變化”三維度識別風險（如對方逾期交付、自身技術不達標、政策調整導致合同無法履行）；專項排查：在出現(xiàn)重大變更（如需求調整、金額增減）、突發(fā)事件（如自然災害、對方經營異常）時，啟動專項風險評估。風險評估與分級：對識別出的風險，從“發(fā)生概率”（高/中/低）和“影響程度”（重大/較大/一般）兩個維度評估風險等級，參考標準重大風險：概率高且影響大（如對方違約導致合同目的無法實現(xiàn)），需24小時內上報管理層；較大風險：概率中或影響中（如延期交付但可補救），需48小時內制定應對方案；一般風險：概率低且影響?。ㄈ鏼inor文件缺失），需1周內協(xié)調解決。制定與執(zhí)行應對措施：針對不同風險等級，制定差異化應對策略，并錄入《合同履行風險應對表》（見模板3）：重大風險：優(yōu)先協(xié)商變更合同條款（如延期、解除），必要時啟動爭議解決程序（仲裁/訴訟）；較大風險：與對方溝通補救方案（如加急交付、賠償損失），同步調整自身計劃；一般風險：內部協(xié)調資源解決（如補簽文件、調整分工），避免風險升級。跟蹤與閉環(huán)：風險應對措施明確責任人及完成時限，執(zhí)行后更新風險狀態(tài)（“處理中”“已解決”“持續(xù)監(jiān)控”），保證“事事有跟進，件件有結果”。步驟四：履后總結——歸檔與經驗沉淀目標：固化履約成果，總結經驗教訓，優(yōu)化后續(xù)合同管理。履約資料歸檔：合同履行結束后，整理所有履約記錄（進度表、風險應對表、溝通記錄、履證材料等），按“合同編號+年份”分類歸檔，保存期限不少于合同終止后5年。履約評價：履約小組從“進度達標率”“風險控制效果”“對方滿意度”三個維度對本次履約進行評分（優(yōu)秀/良好/合格/不合格），形成《合同履約評價報告》，作為供應商/客戶管理及合同模板優(yōu)化的依據(jù)。經驗復盤：針對履約中暴露的問題（如高頻風險點、跨部門協(xié)作不暢），組織復盤會，輸出改進措施（如修訂合同條款模板、優(yōu)化風險排查清單），納入企業(yè)合同管理體系。三、標準化記錄工具模板1：合同核心信息表合同編號合同名稱簽訂日期生效日期有效期至甲方（委托方）名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：聯(lián)系人：*經理乙方（服務方/供應方）名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：聯(lián)系人：*主管合同金額（大寫）￥______元付款方式□一次性付款□分期付款（節(jié)點：______）□其他：______核心交付義務1.2.3.交付/驗收時間□____年__月__日前□節(jié)點式驗收（節(jié)點1：__月__日；節(jié)點2：__月__日）違約責任甲方：______乙方：______爭議解決方式□協(xié)商□提交______仲裁委員會仲裁□向甲方所在地人民法院起訴備注（特殊約定）1.2.模板2：合同履行進度跟蹤表合同編號：______合同名稱：______總協(xié)調人：*經理更新日期：____年__月__日關鍵節(jié)點/任務計劃完成時間負責人實際完成時間需求確認書簽署2024-03-15業(yè)務專員*2024-03-15第一批貨物交付2024-04-30采購主管*2024-05-05進度款支付2024-05-10財務會計*-…………模板3：合同履行風險應對表合同編號：______風險識別日期：____年__月__日識別人：*法務風險描述（示例：乙方未按期交付第一批貨物，可能導致我方項目進度延期）風險等級□重大□較大□一般（評估依據(jù)：概率“中”，影響“較大”）風險原因1.供應商生產設備故障；2.未提前預警交付延遲風險影響范圍項目整體進度可能延期__天，影響下游環(huán)節(jié)啟動應對措施1.與乙方協(xié)商：要求其提供最遲交付日期（5月10日前）及延期補償方案（按合同第__條承擔違約責任）；2.內部調整：啟動備用供應商備選方案，降低延期影響責任部門/人業(yè)務部門（經理）、法務部門（專員）完成時限2024-05-08前完成乙方溝通，5月10日前確定最終交付方案處理結果□處理中□已解決（結果：乙方承諾5月10日前交付，補償延期貨款__%）□持續(xù)監(jiān)控更新日期：____年__月__日四、關鍵要點與風險提示責任到人，避免推諉：每個關鍵節(jié)點需明確唯一負責人，進度更新與風險應對責任落實到具體崗位，保證“事事有人管”。記錄及時，客觀真實：履證材料需在事件發(fā)生后24小時內收集，記錄內容需基于事實（如“延期5天”而非“嚴重延遲”），避免主觀表述引發(fā)爭議。動態(tài)調整，拒絕僵化：合同履行過程中如遇不可抗力或對方需求變更，需及時啟動協(xié)商程序，簽訂補充協(xié)議，