文學社郵件管理規(guī)定第一章總則文學社作為文化交流與創(chuàng)作的重要平臺，為進一步規(guī)范內部及對外郵件管理，提升溝通效率，保障信息安全，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于文學社全體員工及合作客戶，旨在通過系統(tǒng)化的郵件管理流程，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，強化服務意識，促進文學社高質量發(fā)展。適用范圍1.內部適用：文學社各部門員工日常工作郵件的收發(fā)、存儲、轉發(fā)及歸檔；2.外部適用：與合作機構、作者、讀者及媒體等外部主體的郵件往來管理；3.系統(tǒng)覆蓋：所有通過文學社官方郵箱系統(tǒng)（包括企業(yè)郵箱、工作郵箱等）進行的郵件通信。核心原則1.高效性：郵件處理遵循“及時響應、精準傳達”原則，確保信息傳遞的時效性；2.安全性：嚴格執(zhí)行郵件加密、防病毒及權限控制措施，防范信息泄露風險；3.規(guī)范性：統(tǒng)一郵件格式、稱謂及附件命名規(guī)則，提升專業(yè)形象；4.可追溯性：建立郵件存檔制度，確保重要溝通記錄完整保存。第二章郵件系統(tǒng)管理1.賬戶管理-文學社統(tǒng)一分配郵箱賬號，員工需妥善保管登錄密碼，定期（每季度）修改密碼，避免使用簡單密碼（如生日、123456等）；-嚴禁將個人郵箱用于工作溝通，所有業(yè)務往來必須使用指定工作郵箱；-新員工入職后3日內完成郵箱綁定企業(yè)郵箱系統(tǒng)，并提交賬號使用申請至行政部備案。2.系統(tǒng)維護-行政部負責定期檢查郵件服務器運行狀態(tài)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定；-發(fā)現(xiàn)郵件延遲、丟失等問題，需立即上報技術部排查，并記錄處理過程；-郵箱存儲空間不足時，員工需及時清理垃圾郵件及過期文件，行政部每月進行系統(tǒng)備份。第三章內部郵件管理1.收件處理-郵件到達后需在24小時內查看，重要郵件需優(yōu)先處理；-未經授權不得擅自轉發(fā)外部郵件至其他同事，涉及敏感信息需經部門主管審批；-工作郵件回復需使用“已讀”“待辦”“退回”等狀態(tài)標記，確保跟進效率。2.發(fā)送規(guī)范-郵件標題需明確主題（如“稿件審核反饋-XX部”“活動籌備會議通知”），避免使用無意義標題；-稱謂規(guī)范：內部郵件使用“部門+姓名”（如“編輯部張三”），外部郵件使用全名及職務；-附件命名需統(tǒng)一格式：“項目名稱-日期-版本號”（如“年度征文大賽策劃案-202311-1.0”）。3.保密要求-涉及未公開的選題計劃、作者信息、財務數(shù)據(jù)等敏感內容，必須加密發(fā)送或使用企業(yè)內網傳輸；-嚴禁在郵件中透露客戶隱私，如聯(lián)系方式、投稿意向等，需單獨建立客戶信息管理系統(tǒng)；-離職員工需交還郵箱賬號及郵件存檔，行政部封存相關記錄。第四章外部郵件管理1.合作機構往來-與出版社、文化機構等合作方郵件需使用官方模板，落款包含文學社全稱及聯(lián)系方式；-涉及版權授權、稿費結算等郵件需留存雙方簽名的電子版，財務部定期核對；-重大合作項目需抄送至社務委員會成員，確保決策透明。2.作者與讀者溝通-作者投稿反饋需在3個工作日內回復，明確退稿理由或修改意見；-讀者咨詢需分類處理（如投稿咨詢、活動報名等），各部指定專人負責；-郵件回復需體現(xiàn)人文關懷，避免使用標準化模板，適當加入個性化表達。第五章郵件存檔與備份1.存檔制度-重要郵件（如年度報告、合同文件、重大決策郵件）需歸檔至電子檔案系統(tǒng)，由行政部專人管理；-存檔周期：內部工作郵件保存3年，外部合作郵件保存5年，按法律法規(guī)要求執(zhí)行；-存檔格式統(tǒng)一為PDF，避免使用壓縮包或圖片格式存儲。2.備份措施-每月1日及15日進行郵件全量備份，行政部驗證備份有效性；-備份存儲于異地服務器，防止單點故障導致數(shù)據(jù)丟失；-郵件丟失時，需通過系統(tǒng)日志及通信記錄追溯原因，并上報技術部修復。第六章違規(guī)處理與績效考核1.違規(guī)行為-未經授權泄露郵件內容、延遲回復重要郵件、擅自刪除存檔郵件等行為，視情節(jié)嚴重程度給予警告或降級處分；-因郵件管理不善導致經濟糾紛或聲譽損失，需承擔相應賠償責任，并通報批評。2.績效考核-將郵件響應時效、信息安全執(zhí)行情況納入員工績效考核指標，占比不超過10%；-每季度評選“郵件管理標兵”，給予1000元獎勵及榮譽證書；-部門郵件處理效率低于行業(yè)平均水平的，部門負責人需提交改進方案。第七章安全與應急措施1.病毒防護-所有郵件附件默認掃描病毒，員工需定期更新殺毒軟件，禁止下載來源不明的文件；-發(fā)現(xiàn)釣魚郵件或詐騙信息，立即隔離并上報行政部，同時通知全體員工警惕防范。2.應急響應-郵件系統(tǒng)突發(fā)故障時，技術部需在1小時內啟動應急預案，優(yōu)先恢復核心業(yè)務郵件服務；-重大輿情事件需通過郵件快速傳達內部指令，確保各部門協(xié)同應對。第八章附則1.本規(guī)定自2023年12月