企業(yè)行政采購申請審核流程表一、適用范圍與使用場景本流程表適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因辦公需求發(fā)起的行政類采購申請，涵蓋日常辦公物資（如文具、紙張、清潔用品）、辦公設備（如電腦、打印機、辦公家具）、服務采購（如維修服務、保潔服務、會議服務）等場景。不適用范圍：生產(chǎn)原料采購、市場推廣活動采購、固定資產(chǎn)新建項目采購（此類采購需使用專項流程表）。典型使用場景：部門辦公耗材不足需補充；新員工入職需配置辦公設備；辦公區(qū)域設施損壞需維修；部門組織內(nèi)部活動需采購服務或物資。二、詳細操作流程說明（一）采購申請發(fā)起（申請人操作）填寫申請表：申請人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或《行政采購申請表》，完整填寫以下信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價（需注明是否含稅）；采購用途（需具體說明，如“為市場部配置新員工辦公電腦”“行政部會議室桌椅維修”）；預計到貨日期（如無固定日期可填“盡快”）；附件清單（如報價單、需求說明、圖片等，需保證清晰可查）。提交申請：填寫完成后，在OA系統(tǒng)中提交申請至部門負責人審核，或打印紙質(zhì)版經(jīng)部門負責人簽字后提交至行政部。注意事項：采購物品/名稱需規(guī)范，避免使用“辦公用品”“一堆紙”等模糊表述；預估單價需參考近期市場價格或歷史采購記錄，偏差超過20%需附說明；附件需包含至少1份供應商報價單（緊急采購可后補，但需在備注中說明）。（二）部門負責人審核（部門負責人操作）審核內(nèi)容：采購必要性：確認物品/服務是否為部門工作必需，是否存在替代方案（如舊設備維修而非新購）；預算控制：核對采購金額是否在部門年度預算范圍內(nèi)，超預算需說明理由并標注“需特批”；規(guī)格合理性：確認物品規(guī)格是否符合部門實際需求（如電腦配置是否滿足崗位工作要求）。審核結(jié)果處理：審核通過：在OA系統(tǒng)中“同意”并流轉(zhuǎn)至行政部，或在紙質(zhì)版申請表上簽字；審核不通過：注明駁回原因（如“非必需品”“預算不足”），退回申請人修改后重新提交。時限要求：1個工作日內(nèi)完成審核，逾期未處理系統(tǒng)自動提醒。（三）行政部審核（行政專員/主管操作）審核內(nèi)容：政策合規(guī)性：確認采購是否符合企業(yè)《行政采購管理辦法》（如是否屬于集中采購目錄內(nèi)物品、是否需招標）；規(guī)格與標準：核對物品規(guī)格是否符合企業(yè)統(tǒng)一標準（如辦公電腦品牌、型號需在供應商名錄內(nèi)）；供應商資質(zhì)：審查附件中報價單的供應商是否為企業(yè)合格供應商庫內(nèi)單位（非庫內(nèi)供應商需提供營業(yè)執(zhí)照復印件及資質(zhì)證明）；數(shù)量合理性：結(jié)合部門人數(shù)、歷史用量等，確認采購數(shù)量是否合理（如文具類按季度用量申請，避免囤積）。審核結(jié)果處理：審核通過：流轉(zhuǎn)至財務部審核；審核不通過：注明駁回原因（如“供應商未在合格庫內(nèi)”“規(guī)格不符合標準”），并指導申請人調(diào)整。時限要求：2個工作日內(nèi)完成審核，特殊情況（如需核實供應商資質(zhì)）可延長至3個工作日。（四）財務部審核（財務專員/主管操作）審核內(nèi)容：預算準確性：核對采購總金額是否與部門預算余額匹配，超預算部門是否已走特批流程；價格合理性：對比歷史采購價格及市場均價，確認預估單價是否合理（如價格偏高需附供應商比價說明）；付款方式：確認付款方式是否符合企業(yè)財務制度（如是否需預付款、尾款支付條件）。審核結(jié)果處理：審核通過：流轉(zhuǎn)至對應審批領(lǐng)導；審核不通過：注明駁回原因（如“預算不足”“價格虛高”），退回申請人或行政部調(diào)整。時限要求：2個工作日內(nèi)完成審核。（五）領(lǐng)導審批（分管領(lǐng)導/總經(jīng)理操作）審批權(quán)限：金額≤5000元：部門負責人+行政部+財務部審核通過后，分管總監(jiān)審批；5000元＜金額≤20000元：分管總監(jiān)審批后，總經(jīng)理審批；金額＞20000元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審批。審批內(nèi)容：采購事項的戰(zhàn)略匹配度：是否與企業(yè)整體發(fā)展方向一致；投入產(chǎn)出比：高價值采購需簡要說明預期效益（如新購設備預計提升工作效率%）。審批結(jié)果處理：審批通過：審批結(jié)果流轉(zhuǎn)至行政部，啟動采購執(zhí)行；審批不通過：注明駁回原因，流程終止。時限要求：分管總監(jiān)1個工作日，總經(jīng)理2個工作日，集體審批3個工作日。（六）采購執(zhí)行（行政采購專員操作）供應商選擇：集中采購目錄內(nèi)物品：從企業(yè)合格供應商庫內(nèi)按“質(zhì)優(yōu)價廉”原則選擇供應商，至少對比2家報價；集中采購目錄外物品：需公開詢價（3家及以上供應商），形成《比價記錄表》附于采購檔案。下單與合同簽訂：金額≤10000元：直接向供應商下單，保留訂單截圖、發(fā)票等憑證；金額＞10000元：簽訂采購合同，明確交付時間、質(zhì)量標準、違約責任等條款，法務部審核合同（如需）。進度跟蹤：下單后及時與供應商確認交付時間，提前1天提醒申請人準備收貨。時限要求：審批通過后5個工作日內(nèi)完成供應商選擇及下單，緊急采購（如48小時內(nèi)需到貨）可縮短至2個工作日。（七）入庫驗收（申請人+行政部+財務部操作）驗收組織：物品到貨后，申請人、行政專員、財務專員共同到場驗收（小額物品可由申請人+行政部驗收）。驗收內(nèi)容：數(shù)量核對：與采購訂單數(shù)量一致；質(zhì)量檢查：物品是否完好、規(guī)格是否符合要求、功能是否正常（如電腦需開機測試）；單據(jù)核對：供應商是否提供正規(guī)發(fā)票（抬頭為企業(yè)全稱、稅號準確）、合格證、保修卡等。驗收結(jié)果處理：驗收合格：三方在《入庫驗收單》上簽字，行政部更新《行政物資臺賬》，財務部憑單據(jù)及發(fā)票入賬；驗收不合格：當場拒收，行政部在24小時內(nèi)聯(lián)系供應商退換貨，流程重新至“采購執(zhí)行”環(huán)節(jié)。時限要求：到貨后1個工作日內(nèi)完成驗收。（八）付款結(jié)算（財務部操作）單據(jù)審核：財務部核對《采購申請表》《審批單》《入庫驗收單》《發(fā)票》等單據(jù)是否齊全、一致。付款流程：現(xiàn)金/轉(zhuǎn)賬付款：按企業(yè)財務制度辦理，付款后1個工作日內(nèi)向行政部反饋付款憑證；對公付款：需提前3個工作日向供應商提供付款信息，避免逾期影響合作。檔案歸檔：所有單據(jù)按“一單一檔”原則整理，掃描存檔電子版，紙質(zhì)版由財務部保存至少3年。時限要求：單據(jù)齊全后5個工作日內(nèi)完成付款（大額付款需提前協(xié)調(diào)資金安排）。三、采購申請審核流程表模板申請單號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□辦公物資□辦公設備□服務采購□其他_________物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）是否含稅稅率□是□否采購用途（請具體說明，如“為行政部采購打印機墨盒50支，用于日常文件打印”）預計到貨日期緊急程度□普通□緊急（需注明原因）附件清單（如報價單、需求說明、圖片等，請注明名稱及數(shù)量）部門負責人審核意見：簽字：日期：行政部審核意見：簽字：日期：財務部審核意見：簽字：日期：領(lǐng)導審批□分管總監(jiān)審批：意見：簽字：日期：□總經(jīng)理審批：意見：簽字：日期：□集體審批：會議紀要編號：日期：采購執(zhí)行結(jié)果供應商名稱：訂單號：實際到貨日期：入庫驗收情況驗收結(jié)果：□合格□不合格（不合格原因：_________）申請人簽字：行政部簽字：財務部簽字：日期：付款狀態(tài)□未付款□已付款（付款日期：_________，憑證號：_________）四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避申請材料完整性：未填寫規(guī)格型號、數(shù)量或未附報價單的申請，行政部有權(quán)直接退回；緊急采購需在備注中注明“緊急”，并在24小時內(nèi)補全附件。審批時限管理：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，逾期未處理系統(tǒng)自動抄送其上級領(lǐng)導；申請人可隨時通過OA系統(tǒng)查詢審批進度，如遇停滯可直接聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)。預算與合規(guī)控制：嚴禁拆分采購金額規(guī)避審批（如將6000元采購拆為2筆3000元）；超預算采購必須提前走特批流程，未獲批不得擅自執(zhí)行。供應