企業(yè)資料保密及合規(guī)審查表格使用指南一、適用工作場(chǎng)景與資料類型本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類敏感資料的保密性及合規(guī)性審查，具體場(chǎng)景包括但不限于：新員工入職資料審核：涉及員工個(gè)人信息、崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)、保密協(xié)議等；重要文件流轉(zhuǎn)前審查：如未公開(kāi)的財(cái)務(wù)報(bào)告、戰(zhàn)略合作協(xié)議、技術(shù)研發(fā)文檔等；外部合作資料共享：向供應(yīng)商、客戶或第三方機(jī)構(gòu)提供的企業(yè)資質(zhì)、項(xiàng)目資料等；合規(guī)審計(jì)資料準(zhǔn)備：應(yīng)對(duì)監(jiān)管檢查（如稅務(wù)、市場(chǎng)監(jiān)管）、行業(yè)認(rèn)證等需提交的文件；離職員工資料交接：涉及員工在職期間接觸的核心業(yè)務(wù)資料、客戶信息等。需審查的資料類型涵蓋：紙質(zhì)文件（合同、檔案、報(bào)表）、電子文檔（Word、Excel、PDF、設(shè)計(jì)圖紙）、數(shù)據(jù)載體（U盤、硬盤、云存儲(chǔ)文件）及口頭傳達(dá)的敏感信息（需轉(zhuǎn)化為書(shū)面記錄后審查）。二、表格使用全流程操作指南步驟一：明確審查對(duì)象與密級(jí)劃分確定資料范圍：根據(jù)使用場(chǎng)景，梳理需審查的資料清單，明確資料名稱、編號(hào)、載體形式（紙質(zhì)/電子）及當(dāng)前保管人。劃分密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：參照企業(yè)《保密管理制度》，將資料分為“公開(kāi)級(jí)”“內(nèi)部級(jí)”“秘密級(jí)”“機(jī)密級(jí)”四類（示例：公開(kāi)級(jí)—企業(yè)宣傳冊(cè)；內(nèi)部級(jí)—部門周報(bào)；秘密級(jí)—客戶名單；機(jī)密級(jí)—核心技術(shù)參數(shù)）。步驟二：收集資料并填寫基本信息資料提交：由資料保管人或使用人將需審查的資料（含電子檔及紙質(zhì)復(fù)印件）提交至合規(guī)部門或指定審查人。填寫基礎(chǔ)信息：在《企業(yè)資料保密及合規(guī)審查表》中完整填寫以下內(nèi)容：資料名稱、編號(hào)、密級(jí)、資料類型（紙質(zhì)/電子）、頁(yè)數(shù)/文件大?。惶峤徊块T、提交人、聯(lián)系方式；資料用途（如“新員工入職培訓(xùn)”“外部投標(biāo)使用”）；預(yù)計(jì)使用期限及接觸人員范圍（如“僅市場(chǎng)部經(jīng)理、專員查閱，使用期限1個(gè)月”）。步驟三：逐項(xiàng)開(kāi)展保密審查對(duì)照《企業(yè)保密管理規(guī)范》，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：敏感信息識(shí)別：是否包含法律定義的敏感信息（如個(gè)人身份證號(hào)、銀行賬號(hào)、未公開(kāi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)專利、商業(yè)秘密等）；權(quán)限設(shè)置合理性：電子資料是否加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)權(quán)限是否與“最小必要原則”匹配（如機(jī)密級(jí)資料是否僅限核心人員訪問(wèn)）；傳遞與存儲(chǔ)安全：紙質(zhì)資料是否專柜存放、電子資料是否通過(guò)企業(yè)內(nèi)部安全渠道傳輸（如加密郵箱、企業(yè)網(wǎng)盤）；脫敏處理情況：若需對(duì)外提供，是否對(duì)敏感信息進(jìn)行脫敏（如隱藏客戶聯(lián)系方式中的部分號(hào)碼、隱去財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中的具體金額單位）。步驟四：合規(guī)性審查要點(diǎn)法律法規(guī)符合性：資料內(nèi)容是否符合《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《個(gè)人信息保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》等規(guī)定（如涉及個(gè)人信息的，是否取得明確授權(quán)）；公司制度一致性：是否違反企業(yè)《文件管理制度》《合同管理辦法》等內(nèi)部規(guī)范（如合同條款是否未經(jīng)法務(wù)審核對(duì)外提供）；授權(quán)鏈條完整性：資料是否經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批（如機(jī)密級(jí)資料需部門負(fù)責(zé)人*總監(jiān)及分管副總裁簽字確認(rèn)）；風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估：若資料涉及跨境數(shù)據(jù)傳輸、重大商業(yè)合作等，需額外評(píng)估合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如是否需進(jìn)行數(shù)據(jù)出境安全評(píng)估）。步驟五：出具審查意見(jiàn)與整改判定審查結(jié)果：根據(jù)審查情況，選擇“通過(guò)”“不通過(guò)”或“有條件通過(guò)”：通過(guò)：資料無(wú)保密及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，可按既定用途使用；不通過(guò)：存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如泄露商業(yè)秘密、違反個(gè)人信息保護(hù)規(guī)定），需停止使用并退回提交人；有條件通過(guò)：存在輕微風(fēng)險(xiǎn)（如權(quán)限設(shè)置需優(yōu)化、部分?jǐn)?shù)據(jù)需脫敏），需整改后重新審查。填寫審查意見(jiàn)：在表格中明確說(shuō)明審查結(jié)論，對(duì)“不通過(guò)”或“有條件通過(guò)”的情況，需列出具體整改要求（如“刪除第3頁(yè)客戶身份證號(hào)”“對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表中的具體金額進(jìn)行模糊化處理”）。簽字確認(rèn)：審查人（如合規(guī)專員經(jīng)理）、部門負(fù)責(zé)人（如總監(jiān)）需簽字確認(rèn)，并注明審查日期。步驟六：資料歸檔與記錄留存歸檔管理：審查通過(guò)的資料，由合規(guī)部門在3個(gè)工作日內(nèi)將《審查表》原件（含電子掃描件）歸檔至“保密審查檔案”，與對(duì)應(yīng)資料編號(hào)關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)；記錄追蹤：對(duì)“有條件通過(guò)”的資料，需跟蹤整改情況，整改完成后重新審查并記錄結(jié)果；定期復(fù)盤：每季度匯總審查記錄，分析高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如“某類合同條款未審核”），優(yōu)化審查標(biāo)準(zhǔn)。三、企業(yè)資料保密及合規(guī)審查標(biāo)準(zhǔn)模板企業(yè)資料保密及合規(guī)審查表基礎(chǔ)信息資料名稱《2024年Q3產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃》資料編號(hào)FP-Q3-2024-015密級(jí)□公開(kāi)級(jí)□內(nèi)部級(jí)□秘密級(jí)■機(jī)密級(jí)資料類型□紙質(zhì)□電子頁(yè)數(shù)/文件大小25頁(yè)/2.3MB提交部門研發(fā)部提交人*工號(hào)：RD202405聯(lián)系方式內(nèi)線分機(jī)8025資料用途向合作方“*科技公司”展示技術(shù)方案（需簽訂保密協(xié)議）預(yù)計(jì)使用期限自審查通過(guò)起2個(gè)月接觸人員范圍研發(fā)部總監(jiān)、經(jīng)理、工程師；合作方指定對(duì)接人總保密審查審查結(jié)果（√）說(shuō)明1.是否包含未公開(kāi)核心技術(shù)參數(shù)（如電路圖、算法邏輯）■是□否核心算法部分已加密，僅提供技術(shù)方案概述2.電子資料訪問(wèn)權(quán)限是否與“最小必要原則”匹配■是□否存儲(chǔ)于企業(yè)加密云盤，僅上述接觸人員可查看3.對(duì)外提供前是否進(jìn)行脫敏處理■是□否已刪除具體實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)中的原始樣本編號(hào)4.傳遞渠道是否符合安全要求■是□否通過(guò)企業(yè)內(nèi)部加密郵件發(fā)送，并附加數(shù)字簽名合規(guī)審查審查結(jié)果（√）說(shuō)明1.是否涉及國(guó)家秘密或法律法規(guī)禁止內(nèi)容□是■否內(nèi)容無(wú)違反《保守國(guó)家秘密法》情形2.是否符合公司《文件管理制度》（如合同需法務(wù)審核）□是■否技術(shù)方案無(wú)需法務(wù)預(yù)審，但已標(biāo)注“內(nèi)部保密”3.授權(quán)審批是否完整（機(jī)密級(jí)需部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)簽字）□是■否附研發(fā)部*總監(jiān)《資料使用審批單》（編號(hào)：SP-202408-006）4.是否存在數(shù)據(jù)出境風(fēng)險(xiǎn)（如向境外主體提供）□是■否合作方為境內(nèi)注冊(cè)企業(yè)，無(wú)數(shù)據(jù)出境問(wèn)題審查結(jié)論|□通過(guò)■有條件通過(guò)□不通過(guò)|

整改要求（如有）|1.補(bǔ)充《合作方保密協(xié)議》簽字頁(yè)掃描件（需在2個(gè)工作日內(nèi)提交）；2.刪除第18頁(yè)“未公開(kāi)測(cè)試環(huán)境IP地址”（需在1個(gè)工作日內(nèi)完成）。|

審查人意見(jiàn)|資料核心內(nèi)容已做脫敏處理，權(quán)限設(shè)置合規(guī)，但需補(bǔ)充合作方保密協(xié)議以完善合規(guī)鏈條。簽字：*經(jīng)理日期：2024年8月10日|

部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)|同意審查意見(jiàn)，按整改要求完善后可使用。簽字：*總監(jiān)日期：2024年8月11日|四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵管理要點(diǎn)1.密級(jí)劃分動(dòng)態(tài)調(diào)整資料密級(jí)并非固定不變，需根據(jù)資料價(jià)值、泄露風(fēng)險(xiǎn)及外部環(huán)境變化定期評(píng)估（如每半年復(fù)核一次）。例如已公開(kāi)的專利技術(shù)可從“秘密級(jí)”降級(jí)為“公開(kāi)級(jí)”，涉及重大商業(yè)合作的臨時(shí)方案需臨時(shí)升級(jí)為“機(jī)密級(jí)”。2.審查時(shí)效性管理常規(guī)審查：提交資料后，合規(guī)部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審查并反饋結(jié)果；緊急審查（如突發(fā)項(xiàng)目需對(duì)外提供資料）：需啟動(dòng)“加急流程”，由提交部門負(fù)責(zé)人簽字說(shuō)明緊急事由，合規(guī)部門在24小時(shí)內(nèi)完成審查。3.問(wèn)題整改閉環(huán)管理對(duì)“有條件通過(guò)”的資料，提交人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成整改并重新提交，合規(guī)部門需二次確認(rèn)整改結(jié)果，未按期整改的需暫停資料使用權(quán)限，并上報(bào)部門負(fù)責(zé)人。4.保密責(zé)任追溯《審查表》作為保密責(zé)任的重要依據(jù)，需明確資料保管人、使用人的保密義務(wù)。若發(fā)生資料泄露，可通過(guò)審查記錄追溯責(zé)任主體（如未按審查要求設(shè)置權(quán)限導(dǎo)致泄露，由原審查人及資料保管人共同承擔(dān)責(zé)任）。5.定期培訓(xùn)與更新每季