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文檔簡(jiǎn)介
二級(jí)秘書資格考試模擬真題及答案一、單項(xiàng)選擇題1.秘書在進(jìn)行會(huì)議籌備時(shí),首先要做的工作是()A.確定會(huì)議議題B.確定會(huì)議時(shí)間C.確定會(huì)議地點(diǎn)D.確定與會(huì)人員答案:A解析:會(huì)議籌備工作中,確定會(huì)議議題是首要任務(wù),因?yàn)闀?huì)議議題決定了會(huì)議的方向和內(nèi)容,后續(xù)的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等安排都要圍繞議題來(lái)進(jìn)行。所以選A。2.以下關(guān)于信息收集方法的描述,正確的是()A.觀察法只能獲取表面信息,不能深入了解情況B.問(wèn)卷調(diào)查法適用于所有類型的信息收集C.訪談法可以獲取大量信息,但成本較低D.文獻(xiàn)檢索法只能獲取過(guò)時(shí)的信息答案:A解析:觀察法主要是通過(guò)直接觀察獲取信息,往往只能看到表面現(xiàn)象,難以深入了解事物的本質(zhì)和內(nèi)在情況,A選項(xiàng)正確;問(wèn)卷調(diào)查法有其適用范圍,并非適用于所有類型的信息收集,B選項(xiàng)錯(cuò)誤;訪談法成本相對(duì)較高,C選項(xiàng)錯(cuò)誤;文獻(xiàn)檢索法可以獲取到最新的以及不同時(shí)期的信息,并非只能獲取過(guò)時(shí)信息,D選項(xiàng)錯(cuò)誤。所以選A。3.秘書在處理突發(fā)事件時(shí),應(yīng)遵循的首要原則是()A.快速反應(yīng)原則B.以人為本原則C.依法處理原則D.保守秘密原則答案:B解析:在處理突發(fā)事件時(shí),人的生命安全和健康是最重要的,所以以人為本原則是首要原則??焖俜磻?yīng)、依法處理等原則也很重要,但都要以保障人的權(quán)益為基礎(chǔ)。所以選B。4.下列屬于文書校對(duì)方法的是()A.對(duì)校法、折校法、讀校法B.復(fù)印法、掃描法、打印法C.批注法、修改法、審核法D.裝訂法、編號(hào)法、存檔法答案:A解析:文書校對(duì)的方法主要有對(duì)校法、折校法、讀校法。復(fù)印法、掃描法、打印法是關(guān)于文書復(fù)制和輸出的方法;批注法、修改法、審核法是文書修改和審核的方式;裝訂法、編號(hào)法、存檔法是文書整理和保管的方法。所以選A。5.秘書在安排上司的工作日程時(shí),應(yīng)優(yōu)先考慮()A.重要且緊急的事項(xiàng)B.重要但不緊急的事項(xiàng)C.緊急但不重要的事項(xiàng)D.既不重要也不緊急的事項(xiàng)答案:A解析:根據(jù)時(shí)間管理的原則,重要且緊急的事項(xiàng)對(duì)工作的影響最大,需要優(yōu)先處理。所以秘書在安排上司工作日程時(shí),應(yīng)優(yōu)先考慮重要且緊急的事項(xiàng)。所以選A。6.會(huì)議記錄的重點(diǎn)不包括()A.會(huì)議的基本信息B.會(huì)議討論的主要內(nèi)容C.會(huì)議的所有發(fā)言D.會(huì)議的決議和結(jié)論答案:C解析:會(huì)議記錄的重點(diǎn)包括會(huì)議的基本信息、討論的主要內(nèi)容以及決議和結(jié)論等。而會(huì)議的所有發(fā)言可能過(guò)于瑣碎,并非都需要記錄,只需要記錄關(guān)鍵的、有價(jià)值的發(fā)言內(nèi)容。所以選C。7.以下關(guān)于檔案保管期限的說(shuō)法,正確的是()A.永久保管的檔案是指永遠(yuǎn)不能銷毀的檔案B.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年C.短期保管的檔案保管期限為10年D.檔案保管期限可以根據(jù)需要隨意更改答案:C解析:永久保管的檔案并不是永遠(yuǎn)絕對(duì)不能銷毀,在特定情況下也可能經(jīng)過(guò)嚴(yán)格程序進(jìn)行處理,A選項(xiàng)錯(cuò)誤;長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為16-50年,B選項(xiàng)錯(cuò)誤;短期保管的檔案保管期限為10年,C選項(xiàng)正確;檔案保管期限是有規(guī)定的,不能隨意更改,D選項(xiàng)錯(cuò)誤。所以選C。8.秘書在接待來(lái)訪客人時(shí),首先要()A.了解客人的來(lái)意B.請(qǐng)客人就座C.為客人倒茶D.向客人介紹自己答案:A解析:接待來(lái)訪客人時(shí),首先要了解客人的來(lái)意,這樣才能有針對(duì)性地進(jìn)行后續(xù)的接待安排。請(qǐng)客人就座、倒茶、介紹自己等都是在了解來(lái)意之后可以進(jìn)行的環(huán)節(jié)。所以選A。9.下列不屬于商務(wù)禮儀中握手禮儀規(guī)范的是()A.尊者先伸手B.握手時(shí)力度要適中C.握手時(shí)間越長(zhǎng)越好D.握手時(shí)要注視對(duì)方答案:C解析:商務(wù)禮儀中,握手時(shí)尊者先伸手,握手力度要適中,并且要注視對(duì)方。而握手時(shí)間并非越長(zhǎng)越好,一般以3-5秒為宜。所以選C。10.秘書在撰寫會(huì)議紀(jì)要時(shí),應(yīng)采用的人稱是()A.第一人稱B.第二人稱C.第三人稱D.無(wú)所謂人稱答案:C解析:會(huì)議紀(jì)要通常是客觀記錄會(huì)議情況,應(yīng)采用第三人稱的視角來(lái)撰寫,這樣可以體現(xiàn)其客觀性和公正性。所以選C。二、多項(xiàng)選擇題1.秘書的職業(yè)素養(yǎng)包括()A.政治素養(yǎng)B.道德素養(yǎng)C.知識(shí)素養(yǎng)D.能力素養(yǎng)答案:ABCD解析:秘書需要具備多方面的職業(yè)素養(yǎng)。政治素養(yǎng)能保證其在工作中把握正確的方向;道德素養(yǎng)是其行為規(guī)范的準(zhǔn)則;知識(shí)素養(yǎng)為工作提供理論支持;能力素養(yǎng)則是完成各項(xiàng)工作任務(wù)的保障。所以ABCD都正確。2.會(huì)議的功能有()A.信息交流功能B.決策功能C.協(xié)調(diào)功能D.動(dòng)員功能答案:ABCD解析:會(huì)議可以讓參會(huì)人員交流信息,實(shí)現(xiàn)信息共享;通過(guò)討論和表決等方式做出決策;協(xié)調(diào)不同部門或人員之間的關(guān)系和工作;還可以對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行動(dòng)員,激發(fā)他們的積極性和行動(dòng)力。所以ABCD選項(xiàng)都屬于會(huì)議的功能。3.文書處理的基本原則包括()A.準(zhǔn)確原則B.及時(shí)原則C.安全原則D.保密原則答案:ABCD解析:文書處理要保證內(nèi)容準(zhǔn)確,避免出現(xiàn)錯(cuò)誤;要及時(shí)處理,提高工作效率;確保文書的安全,防止損壞或丟失;同時(shí)對(duì)涉及機(jī)密的文書要嚴(yán)格保密。所以ABCD都是文書處理的基本原則。4.秘書在安排商務(wù)旅行時(shí),需要考慮的因素有()A.目的地的情況B.旅行的時(shí)間和行程C.交通工具的選擇D.住宿的安排答案:ABCD解析:安排商務(wù)旅行時(shí),了解目的地的情況有助于做好各項(xiàng)準(zhǔn)備;合理安排旅行時(shí)間和行程可以提高旅行效率;選擇合適的交通工具能確保出行的便捷和舒適;妥善安排住宿可以讓旅行者有良好的休息環(huán)境。所以ABCD都需要考慮。5.檔案整理的工作內(nèi)容包括()A.分類B.編號(hào)C.編目D.裝訂答案:ABCD解析:檔案整理包括對(duì)檔案進(jìn)行分類,以便更好地管理和查找;編號(hào)可以為檔案建立唯一標(biāo)識(shí);編目是編制檔案的目錄,方便檢索;裝訂則是對(duì)檔案進(jìn)行物理上的整理和固定。所以ABCD都是檔案整理的工作內(nèi)容。6.秘書在溝通協(xié)調(diào)工作中,應(yīng)遵循的原則有()A.尊重原則B.公正原則C.溝通原則D.協(xié)調(diào)原則答案:ABCD解析:在溝通協(xié)調(diào)工作中,尊重他人可以建立良好的溝通基礎(chǔ);公正地處理問(wèn)題能贏得各方的信任;積極進(jìn)行溝通是實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)的前提;遵循協(xié)調(diào)原則可以平衡各方利益,解決矛盾。所以ABCD都是應(yīng)遵循的原則。7.以下屬于秘書信息工作的有()A.信息收集B.信息整理C.信息傳遞D.信息存儲(chǔ)答案:ABCD解析:秘書的信息工作包括收集各種有用的信息;對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理,使其條理清晰;將整理好的信息傳遞給相關(guān)人員;以及對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ),以便后續(xù)查詢和使用。所以ABCD都屬于秘書信息工作的范疇。8.商務(wù)談判的策略有()A.開(kāi)局策略B.報(bào)價(jià)策略C.討價(jià)還價(jià)策略D.成交策略答案:ABCD解析:商務(wù)談判過(guò)程中,開(kāi)局策略可以營(yíng)造良好的談判氛圍;報(bào)價(jià)策略關(guān)系到自身利益的爭(zhēng)?。挥憙r(jià)還價(jià)策略用于在價(jià)格等方面進(jìn)行協(xié)商;成交策略則是為了促成交易的達(dá)成。所以ABCD都是商務(wù)談判的策略。9.秘書在處理人際關(guān)系時(shí),應(yīng)做到()A.真誠(chéng)待人B.善于傾聽(tīng)C.主動(dòng)溝通D.保持距離答案:ABC解析:真誠(chéng)待人能贏得他人的信任和好感;善于傾聽(tīng)可以更好地理解他人的需求和想法;主動(dòng)溝通有助于建立良好的人際關(guān)系。而保持距離不利于良好人際關(guān)系的建立,應(yīng)保持適度的親近和互動(dòng)。所以ABC正確。10.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的內(nèi)容包括()A.場(chǎng)地租賃費(fèi)用B.設(shè)備租賃費(fèi)用C.餐飲費(fèi)用D.資料印刷費(fèi)用答案:ABCD解析:會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算需要考慮多個(gè)方面,場(chǎng)地租賃費(fèi)用是會(huì)議舉辦的基本開(kāi)支;設(shè)備租賃費(fèi)用用于滿足會(huì)議的設(shè)備需求;餐飲費(fèi)用為參會(huì)人員提供飲食保障;資料印刷費(fèi)用用于制作會(huì)議相關(guān)的資料。所以ABCD都屬于會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的內(nèi)容。三、判斷題1.秘書可以根據(jù)自己的判斷決定是否將重要信息傳達(dá)給上司。()答案:×解析:秘書的職責(zé)是及時(shí)、準(zhǔn)確地將重要信息傳達(dá)給上司,不能根據(jù)自己的判斷擅自決定是否傳達(dá),否則可能會(huì)影響上司的決策。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。2.會(huì)議結(jié)束后,秘書只需將會(huì)議記錄存檔即可,無(wú)需對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。()答案:×解析:會(huì)議結(jié)束后,秘書不僅要將會(huì)議記錄存檔,還應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié),分析會(huì)議的效果、存在的問(wèn)題等,以便為今后的會(huì)議組織提供經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)方向。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。3.檔案的保管期限一旦確定,就不能再進(jìn)行調(diào)整。()答案:×解析:在特殊情況下,經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的程序和評(píng)估,檔案的保管期限是可以進(jìn)行調(diào)整的。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。4.秘書在接待客人時(shí),應(yīng)始終保持熱情和微笑,無(wú)論客人的態(tài)度如何。()答案:√解析:這是秘書接待工作的基本要求,熱情和微笑可以營(yíng)造良好的接待氛圍,體現(xiàn)良好的職業(yè)素養(yǎng),即使客人態(tài)度不好,也應(yīng)保持專業(yè)。所以該說(shuō)法正確。5.商務(wù)禮儀中,女士在任何場(chǎng)合都可以穿著涼鞋參加。()答案:×解析:在一些正式的商務(wù)場(chǎng)合,穿著涼鞋是不符合禮儀規(guī)范的,一般應(yīng)穿著正式的皮鞋等。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。6.文書處理中,只要文件內(nèi)容正確,格式可以不規(guī)范。()答案:×解析:文書處理不僅要求文件內(nèi)容正確,格式也必須規(guī)范,規(guī)范的格式有助于提高文書的可讀性和專業(yè)性,便于文件的傳遞和處理。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。7.秘書在安排上司日程時(shí),應(yīng)盡量將時(shí)間安排得緊湊,以提高工作效率。()答案:×解析:安排上司日程時(shí),要留有余地,不能過(guò)于緊湊,以免因突發(fā)情況導(dǎo)致日程混亂,同時(shí)也給上司適當(dāng)?shù)男菹⒑驼{(diào)整時(shí)間。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。8.信息收集的渠道越多越好,不需要考慮信息的質(zhì)量。()答案:×解析:信息收集不僅要注重渠道的多樣性,更要關(guān)注信息的質(zhì)量,只有高質(zhì)量的信息才能為決策提供有效的支持。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。9.秘書在撰寫會(huì)議紀(jì)要時(shí),可以加入自己的主觀意見(jiàn)。()答案:×解析:會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀記錄會(huì)議情況,不能加入自己的主觀意見(jiàn),要保證其客觀性和公正性。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。10.商務(wù)談判中,只要達(dá)成協(xié)議,就不需要對(duì)協(xié)議進(jìn)行審核。()答案:×解析:商務(wù)談判達(dá)成協(xié)議后,必須對(duì)協(xié)議進(jìn)行審核,確保協(xié)議內(nèi)容符合雙方的意愿和相關(guān)法律法規(guī),避免出現(xiàn)漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。所以該說(shuō)法錯(cuò)誤。四、簡(jiǎn)答題1.簡(jiǎn)述秘書的主要工作職責(zé)。(1).協(xié)助上司處理日常事務(wù),如安排日程、處理郵件、接聽(tīng)電話等。(2).負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和記錄工作,包括確定會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn),通知與會(huì)人員,準(zhǔn)備會(huì)議資料,記錄會(huì)議內(nèi)容等。(3).進(jìn)行信息的收集、整理、分析和傳遞,為上司的決策提供支持。(4).處理文書工作,如文件的起草、審核、校對(duì)、印發(fā)和歸檔等。(5).接待來(lái)訪客人,安排商務(wù)活動(dòng),協(xié)調(diào)與各方的關(guān)系。(6).管理檔案,確保檔案的安全和完整,并方便查詢和使用。(7).完成上司交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。2.說(shuō)說(shuō)會(huì)議籌備工作的主要內(nèi)容。(1).確定會(huì)議的基本信息,包括會(huì)議的議題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。(2).發(fā)出會(huì)議通知,明確告知參會(huì)人員會(huì)議的相關(guān)信息,提醒他們做好準(zhǔn)備。(3).準(zhǔn)備會(huì)議資料,如會(huì)議議程、報(bào)告、提案等,根據(jù)需要進(jìn)行印刷和分發(fā)。(4).安排會(huì)議場(chǎng)地,進(jìn)行場(chǎng)地的布置,確保場(chǎng)地的設(shè)施設(shè)備齊全、正常運(yùn)行,如桌椅、音響、投影儀等。(5).安排會(huì)議餐飲、住宿等后勤保障工作,為參會(huì)人員提供便利。(6).確定會(huì)議的主持人、記錄人等工作人員,并進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和分工。(7).制定會(huì)議的應(yīng)急預(yù)案,以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況。3.簡(jiǎn)述文書校對(duì)的重要性和方法。重要性:-(1).保證文書內(nèi)容的準(zhǔn)確性,避免因文字錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等影響文書的質(zhì)量和傳達(dá)的信息。-(2).維護(hù)文書的嚴(yán)肅性和專業(yè)性,一份校對(duì)準(zhǔn)確的文書能體現(xiàn)出組織或個(gè)人的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度。-(3).防止因文書錯(cuò)誤導(dǎo)致的誤解、糾紛或決策失誤等不良后果。方法:-(1).對(duì)校法:將原稿放在左邊,校樣放在右邊,先看原稿,后對(duì)校樣,逐字逐句進(jìn)行校對(duì)。-(2).折校法:把校樣放在桌上,將原稿夾在兩手的手指間壓在校樣上,并把原稿上的字句對(duì)準(zhǔn)校樣相應(yīng)位置的字句逐字逐句進(jìn)行校對(duì)。-(3).讀校法:一人朗讀原稿,另一人核對(duì)校樣,通過(guò)聲音的傳遞來(lái)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。4.談?wù)劽貢跍贤▍f(xié)調(diào)工作中的作用和原則。作用:-(1).橋梁作用:秘書是上司與下屬、不同部門之間、組織與外部之間溝通的橋梁,促進(jìn)信息的傳遞和交流。-(2).協(xié)調(diào)作用:協(xié)調(diào)各方利益和關(guān)系,解決矛盾和沖突,使各項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行。-(3).反饋?zhàn)饔茫杭皶r(shí)將各方的意見(jiàn)和建議反饋給相關(guān)人員,為決策提供參考。-(4).潤(rùn)滑作用:營(yíng)造良好的溝通氛圍,緩解緊張的人際關(guān)系,提高工作效率。原則:-(1).尊重原則:尊重他人的意見(jiàn)、感受和權(quán)利,避免傷害他人的自尊心。-(2).公正原則:在處理問(wèn)題時(shí)要公平公正,不偏袒任何一方。-(3).溝通原則:積極主動(dòng)地進(jìn)行溝通,保持信息的暢通。-(4).協(xié)調(diào)原則:以解決問(wèn)題為目標(biāo),尋求各方都能接受的解決方案。5.簡(jiǎn)述檔案管理的基本要求。(1).完整性:確保檔案的收集全面、完整,不遺漏重要的文件和資料。(2).準(zhǔn)確性:檔案內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤,包括文件的日期、編號(hào)、內(nèi)容等信息。(3).系統(tǒng)性:對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、編號(hào)和編目,使其具有系統(tǒng)性和條理性,便于查找和使用。(4).安全性:采取必要的措施保證檔案的安全,防止檔案的損壞、丟失和泄露,如防火、防潮、防蟲(chóng)等。(5).保密性:對(duì)涉及機(jī)密的檔案要嚴(yán)格保密,限制訪問(wèn)權(quán)限,確保機(jī)密信息不被泄露。(6).可利用性:檔案管理的最終目的是為了利用,要建立方便快捷的查詢和借閱制度,提高檔案的利用率。五、論述題1.論述秘書如何做好上司的參謀助手工作。(1).信息提供方面:秘書要廣泛收集各類信息,包括行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)信息、政策法規(guī)等。通過(guò)多種渠道,如網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、雜志、會(huì)議等,確保信息的全面性和及時(shí)性。對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分析,提取有價(jià)值的內(nèi)容,以簡(jiǎn)潔明了的方式呈現(xiàn)給上司。例如,可以制作信息簡(jiǎn)報(bào)、數(shù)據(jù)分析圖表等,幫助上司快速了解關(guān)鍵信息。根據(jù)上司的工作需求和決策方向,有針對(duì)性地提供信息,為上司的決策提供有力的支持。(2).決策輔助方面:在決策前,秘書要協(xié)助上司進(jìn)行問(wèn)題的界定和分析,收集相關(guān)的背景資料和數(shù)據(jù),為上司提供多種決策方案。對(duì)每個(gè)決策方案進(jìn)行評(píng)估和分析,指出其優(yōu)缺點(diǎn)和可能帶來(lái)的影響,幫助上司權(quán)衡利弊。在決策過(guò)程中,及時(shí)向上司反饋各方的意見(jiàn)和建議,促進(jìn)決策的科學(xué)性和民主性。決策實(shí)施后,秘書要跟蹤決策的執(zhí)行情況,及時(shí)向上司反饋執(zhí)行中的問(wèn)題和效果,以便上司進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。(3).日常事務(wù)處理方面:合理安排上司的日程,確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。避免日程安排過(guò)于緊湊或沖突,為上司留出適當(dāng)?shù)男菹⒑退伎紩r(shí)間。高效處理文件和郵件,篩選重要信息及時(shí)呈送上司,同時(shí)按照上司的要求進(jìn)行文件的起草、審核和印發(fā)等工作。協(xié)調(diào)好與各部門和人員的關(guān)系,為上司創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾,避免影響上司的工作。(4).溝通協(xié)調(diào)方面:作為上司與下屬、外部單位之間的溝通橋梁,秘書要準(zhǔn)確傳達(dá)上司的意圖和要求,同時(shí)及時(shí)將下屬和外部的意見(jiàn)和建議反饋給上司。組織和協(xié)調(diào)各類會(huì)議和活動(dòng),確保信息的有效交流和溝通。在會(huì)議中,做好記錄和總結(jié)工作,為上司提供決策參考。處理好各種人際關(guān)系,化解矛盾和沖突,維護(hù)良好的工作氛圍和團(tuán)隊(duì)合作精神。2.論述商務(wù)談判的策略和技巧。策略:-(1).開(kāi)局策略:-營(yíng)造良好的開(kāi)局氛圍,通過(guò)友好的交流、適當(dāng)?shù)暮训确绞?,建立和諧的談判關(guān)系。-確定談判的目標(biāo)和底線,明確自己的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì),制定相應(yīng)的開(kāi)局策略。例如,如果自己處于優(yōu)勢(shì)地位,可以采取積極主動(dòng)的策略;如果處于劣勢(shì)地位,可以采取穩(wěn)健防守的策略。-觀察對(duì)方的態(tài)度和表現(xiàn),了解對(duì)方的需求和意圖,為后續(xù)的談判做好準(zhǔn)備。-(2).報(bào)價(jià)策略:-合理確定報(bào)價(jià)水平,既要考慮自身的利益,又要考慮市場(chǎng)行情和對(duì)方的接受程度??梢圆捎孟雀吆蟮突蛳鹊秃蟾叩膱?bào)價(jià)方式。-在報(bào)價(jià)時(shí),要說(shuō)明報(bào)價(jià)的依據(jù)和理由,增加報(bào)價(jià)的可信度。同時(shí),要注意報(bào)價(jià)的表
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