行政管理公文寫作指導模板一、適用情境本模板適用于各級機關、企事業(yè)單位及社會團體在行政管理過程中需規(guī)范撰寫的各類公文，包括但不限于：內部事務部署：如工作通知、會議紀要、工作方案、內部管理制度等；向上級匯報：如工作總結、請示報告、情況反映等；平級/跨部門溝通：如函件（商洽函、詢問函、答復函）、協作事項通知等；對外發(fā)布信息：如公告、通告、公開信等；專項工作推進：如調研報告、整改方案、驗收報告等。無論是日常行政管理還是專項工作落實，規(guī)范的公文能保證信息傳遞準確、責任分工明確、流程執(zhí)行高效，是機關單位實現“辦文規(guī)范化、辦事標準化”的重要工具。二、撰寫流程與操作要點公文寫作需遵循“目的明確—素材準備—結構搭建—內容填充—規(guī)范格式—審核校對”的標準化流程，具體操作（一）第一步：明確發(fā)文目的與受眾操作要點：定位核心目的：先明確公文要解決什么問題、傳遞什么信息、達成什么效果（如“部署某項工作”“請求上級指示”“告知事項”等）。分析受眾特征：根據受眾層級（上級、平級、下級或外部單位）、職能需求，調整語言風格、內容詳略及側重點。向上級行文：需突出數據支撐、問題分析及請求事項，語言謙遜嚴謹；向下級行文：需明確工作要求、責任及時限，語言簡潔有力；平級/對外行文：需注重協作意愿、事實依據，語言得體規(guī)范。示例：若為“部署年度安全檢查”，受眾為下級單位，目的需明確“檢查范圍、責任分工、完成時限”；若為“申請安全檢查經費”，受眾為上級領導，目的需突出“檢查必要性、經費預算依據及預期效果”。（二）第二步：確定公文類型與結構操作要點：根據發(fā)文目的選擇對應公文類型（如通知、請示、報告、函等），并遵循其標準結構：公文類型適用場景標準結構通知發(fā)布規(guī)章、部署工作、批轉文件標題→主送機關→（發(fā)文緣由+事項要求+執(zhí)行說明）→發(fā)文機關→成文日期請示向上級請求指示、批準標題→主送機關→（請示緣由+事項+請示要求）→發(fā)文機關→成文日期報告向上級匯報工作、反映情況標題→主送機關→（工作概況+成效/問題+下一步計劃）→發(fā)文機關→成文日期函平級商洽工作、詢問/答復問題標題→主送機關→（發(fā)函背景+事項+希望/回復要求）→發(fā)文機關→成文日期紀要記錄會議主要內容及議定事項標題→會議時間/地點/參會人員→（會議議題+討論情況+決議事項）→發(fā)文機關→成文日期注意：避免“請示”與“報告”混用（如“請示報告”錯誤表述，“請示”需一事一請，不得夾帶報告內容）。（三）第三步：收集整理素材與數據操作要點：素材來源：政策文件（上級法規(guī)、單位制度）、工作記錄（會議紀要、進度報表）、調研數據（實地走訪、問卷反饋）、案例資料（過往類似工作成效/問題）等。素材篩選：保證數據真實、案例典型、依據充分，剔除冗余信息（如與主題無關的背景描述）。邏輯梳理：按“背景—現狀—問題—方案—要求”的邏輯主線整理素材，為撰寫提供清晰脈絡。示例：撰寫“年度工作總結”時，需收集季度報表（數據支撐）、重點工作臺賬（成果案例）、問題整改記錄（改進方向）等素材，按“工作完成情況—主要成效—存在問題—下一步計劃”梳理。（四）第四步：規(guī)范撰寫內容操作要點：1.標題格式：“發(fā)文機關+事由+文種”（如“市人民辦公室關于開展2024年度安全生產大檢查的通知”），簡潔明確，不超過30字。2.主送機關頂格書寫，指公文的主要受理單位。如為多個單位，用頓號“、”分隔；如為統(tǒng)稱，用“各有關部門、單位”等表述。3.開頭（發(fā)文緣由）：簡述背景、依據或目的，用“根據……”“為……”“現就……通知如下”等句式引出下文。示例：“為深入貫徹落實《中華人民共和國安全生產法》及省、市關于安全生產工作的決策部署，切實保障人民群眾生命財產安全，經市同意，現就開展2024年度安全生產大檢查有關事項通知”主體（事項/要求）：分條列項闡述核心內容，條理清晰（用“一、”“二、”“（一）”“（二）”等序號）。通知類：明確“做什么（檢查范圍）、怎么做（工作步驟）、誰來做（責任分工）、何時完成（時限要求）”；請示類：說明“為什么請示（背景依據）、請示什么（具體事項）、希望上級如何批復（請示要求）”。結尾（執(zhí)行說明/希望要求）：根據公文類型提出落實要求或總結呼吁。示例：“請各單位高度重視，加強組織領導，保證檢查工作取得實效。如有特殊情況，及時向市安委會辦公室反饋?！?.附件如內容需補充圖表、名單、文件全文等，在下空一行左空2字編排“附件：”，后標全角冒號和附件名稱（如“附件：2024年度安全生產大檢查重點內容清單”）。5.發(fā)文機關與成文日期發(fā)文機關：署機關全稱或規(guī)范化簡稱，聯合行文時主辦機關在前。成文日期：用阿拉伯數字將年、月、日標全（如“2024年5月20日”），加蓋印章（單一機關發(fā)文，印章用紅色，上不壓，下壓成文日期）。（五）第五步：審核校對與定稿操作要點：內容審核：檢查是否達成發(fā)文目的、數據是否準確、依據是否充分、要求是否明確；格式審核：對照《政機關公文處理工作條例》檢查文號、標題、主送機關、結構、附件等要素是否規(guī)范；語言校對：修正錯別字、標點錯誤，避免口語化表述（如“把”“搞”改為“將”“開展”），保證語句通順、邏輯嚴密；復核確認：重要公文需經部門負責人同志、分管領導同志審核簽字，保證無誤后定稿印發(fā)。三、通用公文結構模板及填寫示例以“通知”類公文為例，模板結構及填寫示例（一）模板結構要素填寫位置及規(guī)范要求文號標題上方居中，由“機關代字〔年份〕序號號”組成（如“X政辦發(fā)〔2024〕15號”）標題文號下方居中，格式“發(fā)文機關+事由+文種”，字體方正小標宋簡體二號主送機關標題下方頂格書寫，后加冒號，字體仿宋GB2312三號主送機關下一行空2字符起寫，首段說明緣由，主體分條列項，字體仿宋GB2312三號，行距28磅附件下空一行左空2字寫“附件：”，后標冒號和附件名稱，字體仿宋GB2312三號發(fā)文機關下空3行（或附件下空1行）右空4字署機關全稱，字體仿宋GB2312三號成文日期發(fā)文機關下一行右空4字用阿拉伯數字標全年月日，字體仿宋GB2312三號印章成文日期中間，紅色，上不壓，下壓日期（“年”“月”不壓）（二）填寫示例市人民辦公室文件X政辦發(fā)〔2024〕15號市人民辦公室關于開展2024年度安全生產大檢查的通知各縣（區(qū)）人民，市人民各部門、各直屬機構：為深入貫徹落實《中華人民共和國安全生產法》及省、市關于安全生產工作的決策部署，切實保障人民群眾生命財產安全，經市同意，現就開展2024年度安全生產大檢查有關事項通知一、檢查范圍全市所有生產經營單位，重點包括：礦山、危險化學品、建筑施工、交通運輸、人員密集場所（商場、醫(yī)院、學校等）、特種設備使用單位等。二、檢查時間2024年6月1日至6月30日。三、主要內容（一）安全生產責任制落實情況；（二）安全管理制度建立及執(zhí)行情況；（三）風險隱患排查治理情況；（四）從業(yè)人員安全培訓及持證上崗情況；（五）應急預案制定及演練情況。四、工作要求（一）加強組織領導。各單位要成立由主要負責同志*任組長的檢查工作組，制定具體實施方案，保證檢查工作有序開展。（二）強化問題整改。對檢查發(fā)覺的隱患，要建立臺賬，明確整改責任、措施和時限，實行銷號管理。（三）及時總結反饋。請各單位于7月5日前將檢查工作總結（含附件：隱患整改清單）報送市安委會辦公室。市人民辦公室2024年5月20日（印章）四、寫作規(guī)范與常見問題規(guī)避（一）用語規(guī)范準確嚴謹：使用規(guī)范書面語，避免歧義（如“大概”“可能”改為“預計”“原則上”）；簡潔莊重：刪減冗余詞匯（如“為了……的目的”改為“為……”），避免口語化、情緒化表達；統(tǒng)一規(guī)范：單位名稱首次出現用全稱，后可用簡稱；時間表述用“2024年5月”而非“今年五月”。（二）格式標準要素齊全：嚴格按照《政機關公文格式》（GB/T9704-2012）設置文號、標題、主送機關等要素，避免遺漏；排版規(guī)范：頁碼位于頁腳居中，字體仿宋GB2312三號；一級標題用黑體三號，二級標題用楷體GB2312三號，三級標題仿宋GB2312三號加粗。（三）邏輯清晰層次分明：按“總—分”或“背景—問題—方案”邏輯展開，條理清晰，避免內容交叉重復；一事一題：一份公文只集中說明一個主題（如請示需“一文一事”），避免內容龐雜。（四）常見問題規(guī)避標題不規(guī)范：如“通知”類公文缺少事由（錯誤：“通知”；正確：“關于工作的通知”）；主送機