企業(yè)采購流程規(guī)范化表單集一、適用范圍與典型應用場景本表單集適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團化企業(yè)）的采購管理場景，覆蓋從需求提出到付款結(jié)算的全流程規(guī)范化操作。典型應用場景包括：日常運營采購：如辦公用品、生產(chǎn)耗材、IT設備等常規(guī)物料采購；項目專項采購：如工程建設、研發(fā)項目、營銷活動等專項物資或服務采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設備故障、臨時任務）需快速響應的采購需求；供應商管理：新供應商引入、現(xiàn)有供應商評估、招投標流程等環(huán)節(jié)的規(guī)范化記錄。二、采購流程全環(huán)節(jié)操作指南（一）需求提出與審批：采購申請單流轉(zhuǎn)操作目標：保證采購需求真實、必要，且符合預算管理要求。操作步驟：需求部門發(fā)起：由需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項目部）填寫《采購申請單》，明確以下信息：采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預估單價及總價；采購用途、緊急程度（一般/緊急）、期望交付日期；附件（如技術(shù)圖紙、需求說明書、比價記錄等，若有）。示例：行政部采購“A4復印紙”，規(guī)格70g/500張，數(shù)量20箱，預估單價30元/箱，總價600元，用途為日常辦公，緊急程度為“一般”。部門負責人審核：需求部門負責人（如行政經(jīng)理*）確認采購需求的合理性（如是否為必要支出、數(shù)量是否匹配實際需求），簽字確認后提交至采購部門。采購部門復核：采購部門（如采購主管*）重點審核：采購內(nèi)容是否屬于企業(yè)集中采購目錄（若有）；預估總價是否在部門年度預算范圍內(nèi)；附件是否齊全（如技術(shù)參數(shù)是否明確，避免后續(xù)歧義）。若預算超支或需調(diào)整采購方案，退回需求部門重新申請；若審核通過，流轉(zhuǎn)至財務部門。財務部門審批：財務部門（如財務經(jīng)理）核查預算匹配度、資金來源（如是否需追加預算），確認無誤后簽字；若采購金額超過一定閾值（如超5000元），需提交至總經(jīng)理最終審批。關(guān)鍵輸出：《采購申請單》（含各級審批意見）（二）供應商選擇與比價：供應商評估表與詢價記錄操作目標：通過規(guī)范比價流程，保證采購性價比最優(yōu)，防范廉潔風險。操作步驟：供應商初選：采購部門根據(jù)采購需求，從《合格供應商名錄》中篩選3家及以上潛在供應商（若名錄無匹配供應商，需啟動新供應商引入流程）。發(fā)出詢價單：向初選供應商發(fā)出《詢價單》，明確：采購物品/服務規(guī)格、數(shù)量、交付時間、質(zhì)量標準；報價截止時間、報價方式（含稅/不含稅、運費承擔方等）；供應商需提供資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書）。收集報價與評估：采購部門收集供應商報價，填寫《詢價記錄表》，記錄各供應商報價、交期、付款條件、售后服務承諾等信息；組織相關(guān)部門（如需求部門、技術(shù)部門、財務部門）成立評估小組，對供應商進行綜合評分，評分維度包括：價格（40%）、資質(zhì)（20%）、交期（20%）、服務質(zhì)量（20%）。示例：供應商甲報價580元（含運費），交期3天；供應商乙報價550元（不含運費，運費50元），交期2天；綜合評分后乙供應商勝出。確定供應商：評估小組填寫《供應商評估表》，明確推薦供應商及理由，報采購經(jīng)理、總經(jīng)理審批。關(guān)鍵輸出：《詢價記錄表》《供應商評估表》（含供應商報價材料、資質(zhì)文件復印件）（三）合同簽訂：采購合同模板與審批操作目標：通過標準化合同條款，明確雙方權(quán)責，降低履約風險。操作步驟：合同起草：采購部門根據(jù)審批通過的供應商選擇結(jié)果，使用《采購合同模板》起草合同，核心條款包括：供需雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人、電話）；采購物品/服務明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）；質(zhì)量標準（如國標、行標或雙方約定標準）；交付條款（時間、地點、驗收方式、運費承擔方）；付款方式（如“驗收合格后30天付全款”“分期付款節(jié)點”）；違約責任（如逾期交付、質(zhì)量不達標的違約金計算方式）；爭議解決方式（如協(xié)商不成，提交企業(yè)所在地法院訴訟）。合同審批：采購部門負責人審核合同條款與采購需求、供應商承諾的一致性；法務部門（或法務專員*）審核合同合法性、條款嚴謹性（如避免歧義條款、違約責任對等）；總經(jīng)理*審批合同，重大合同（如金額超10萬元）需經(jīng)董事會審批。合同簽訂與分發(fā)：審批通過后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，原件至少一式兩份（企業(yè)留存一份，供應商留存一份），復印件分發(fā)至需求部門、財務部門、倉儲部門。關(guān)鍵輸出：《采購合同》（含審批流程記錄、合同簽訂臺賬）（四）訂單執(zhí)行與交付：采購訂單與到貨確認操作目標：保證供應商按合同約定交付，實物與需求一致。操作步驟：下達采購訂單：采購部門根據(jù)審批通過的合同，填寫《采購訂單》，明確訂單編號、供應商信息、采購物品明細、交付時間、交付地點等，加蓋采購專用章后發(fā)送至供應商。供應商備貨與發(fā)貨：供應商根據(jù)訂單要求備貨，發(fā)貨前需向采購部門提供《發(fā)貨清單》（含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號、發(fā)貨日期）。到貨驗收：采購部門、需求部門、倉儲部門共同到貨驗收，核對實物與《采購訂單》《發(fā)貨清單》是否一致（數(shù)量、規(guī)格、型號）；需求部門（或技術(shù)部門）負責質(zhì)量驗收，如檢測物品功能、參數(shù)是否符合合同標準，填寫《到貨驗收單》，驗收結(jié)果分為“合格”“不合格”“讓步接收”（需注明原因及后續(xù)處理方式）；倉儲部門確認無誤后辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬。示例：到貨驗收時發(fā)覺1箱復印紙受潮，驗收結(jié)果為“不合格”，采購部門需聯(lián)系供應商退換貨，并記錄退換貨原因。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》《發(fā)貨清單》《到貨驗收單》（含驗收照片、檢測報告等附件）（五）付款結(jié)算：付款申請單與財務審核操作目標：保證付款依據(jù)充分、流程合規(guī)，避免超付或錯付。操作步驟：付款申請發(fā)起：采購部門根據(jù)合同約定付款節(jié)點（如“驗收合格后”），填寫《付款申請單》，附以下材料：《采購合同》復印件；《到貨驗收單》；供應商開具的有效發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票）；付款通知書（若供應商有指定收款賬戶）。財務部門審核：財務部門重點審核：付款申請單與合同、驗收單、發(fā)票信息是否一致（金額、供應商名稱、發(fā)票號碼等）；付款節(jié)點是否符合合同約定（如是否達到付款條件）；發(fā)票真?zhèn)尾轵灒ㄍㄟ^稅務平臺驗證）。付款審批與執(zhí)行：財務經(jīng)理審核無誤后，按企業(yè)權(quán)限分級審批（如5000元以下由財務經(jīng)理審批，5000元以上需總經(jīng)理審批）；審批通過后，財務部門通過銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，并在《付款申請單》上標注付款日期、付款憑證號。資料歸檔：采購部門將付款申請單、發(fā)票、驗收單等資料整理歸檔，形成“采購-付款”閉環(huán)記錄。關(guān)鍵輸出：《付款申請單》（含付款憑證、發(fā)票復印件、驗收單等附件）三、核心表單模板及填寫說明（一）采購申請單表單編號CG-2024-X申請部門行政部申請人*聯(lián)系方式138申請日期2024–期望交付2024–采購內(nèi)容物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量A4復印紙70g/500張箱20采購用途日常辦公消耗緊急程度一般附件清單1.辦公用品需求明細表（行政部-001）審批意見部門負責人_______________*（簽字）日期：2024–采購部門_______________*（簽字）日期：2024–財務部門_______________*（簽字）日期：2024–總經(jīng)理_______________*（簽字）日期：2024–填寫說明：“表單編號”按“部門代碼-年份-序號”規(guī)則編制（如采購部門代碼“CG”，2024年第10號采購申請單編號為“CG-2024-010”）；“預估單價”需參考歷史采購價格或市場均價，不得虛報；“緊急程度”分為“一般”（3-5個工作日交付）、“緊急”（1-2個工作日交付），緊急采購需注明原因。（二）供應商評估表采購項目A4復印紙采購評估日期2024–參與供應商序號供應商名稱報價（元）交期（天）1辦公用品有限公司580（含運費）32商貿(mào)有限公司600（不含運費）2評估維度權(quán)重評分標準供應商1得分價格40%最低價得滿分，每高1%扣2分40資質(zhì)20%A級20分，B級15分，C級10分15交期20%最短交期得滿分，每多1天扣3分17服務20%服務承諾最優(yōu)得滿分，其他按比例扣分18總分100%90推薦供應商商貿(mào)有限公司理由價格適中、資質(zhì)最優(yōu)、服務承諾佳審批意見_______________*（采購經(jīng)理簽字）_______________*（總經(jīng)理簽字）日期：2024–填寫說明：“資質(zhì)等級”根據(jù)供應商過往合作業(yè)績、信用記錄評定（A級為優(yōu)質(zhì)供應商，B級為合格供應商，C級為待觀察供應商）；評分需客觀公正，附供應商報價單、資質(zhì)文件復印件作為支撐材料。（三）采購合同（模板節(jié)選）采購合同合同編號：CGHT-2024-X甲方（采購方）：有限公司地址：市區(qū)路號聯(lián)系人：*電話：010-X乙方（供應方）：商貿(mào)有限公司地址：市區(qū)路號聯(lián)系人：*電話：010-X第一條采購內(nèi)容物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間A4復印紙70g/500張箱20306002024–第二條質(zhì)量標準乙方提供的復印紙需符合GB/T24999-2010《復印紙》標準，規(guī)格誤差率≤1%，克重偏差≤±2%。第三條交付與驗收交付地點：甲方倉庫（市區(qū)路號）；驗收：甲方應在貨物交付后3個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽字確認；若質(zhì)量不合格，乙方需在5個工作日內(nèi)退換貨。第四條付款方式甲方驗收合格后30個工作日內(nèi)，乙方開具增值稅專用發(fā)票，甲方收到發(fā)票后10個工作日內(nèi)支付全款（600元）。第五條違約責任乙方逾期交付，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金；逾期超過10日，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款，每逾期1日按應付未付金額的0.5%支付違約金。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：有限公司乙方（蓋章）：商貿(mào)有限公司法定代表人（簽字）：*法定代表人（簽字）：*日期：2024–日期：2024–（四）到貨驗收單訂單編號PO-2024-X供應商名稱商貿(mào)有限公司驗收信息物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量A4復印紙70g/500張箱20驗收結(jié)果質(zhì)量驗收□合格□不合格□讓步接收（說明：_____________）外觀檢查□無破損□有破損（數(shù)量：_____，原因：_____）數(shù)量核對□訂單一致□不一致（短缺：_____箱，溢余：_____箱）驗收結(jié)論□同意入庫□拒收□待處理（原因：_____________）驗收人員采購：*需求部門：*倉儲：*填寫說明：“驗收結(jié)果”需勾選對應選項，不合格或需說明情況時，需詳細記錄原因；驗收人員需至少3人共同簽字，保證驗收過程客觀公正。四、關(guān)鍵風險點與操作規(guī)范（一）需求提出環(huán)節(jié)風險：需求部門虛報數(shù)量或超預算采購，導致資源浪費。規(guī)范：需求部門需提供詳細的需求依據(jù)（如歷史消耗數(shù)據(jù)、項目計劃表），采購部門需核查需求合理性，財務部門需嚴格審核預算。（二）供應商選擇環(huán)節(jié)風險：未經(jīng)比價直接選擇固定供應商，滋生廉潔風險；或供應商資質(zhì)造假，導致質(zhì)量不達標。規(guī)范：嚴格執(zhí)行“3家及以上供應商比價”原則，評估小組需審核供應商資質(zhì)原件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等），留存復印件備查。（三）合同簽訂環(huán)節(jié)風險：合同條款模糊（如“質(zhì)量合格”“盡快交付”），導致履約爭議。規(guī)范：使用標準化合同模板，明確技術(shù)參數(shù)、交付時間、違約責任等關(guān)鍵條款，重大合同需經(jīng)法務部門審核。（四）驗收環(huán)節(jié)風險：驗收流于形式，未發(fā)覺質(zhì)量問題或數(shù)量短缺，后