行政公文寫作與審批流程指南一、適用范圍與常見應用場景本指南適用于各類組織（企業(yè)、事業(yè)單位、機關等）的行政公文寫作規(guī)范及審批流程管理，覆蓋日常辦公中的高頻文種處理場景，主要包括：組織內部管理：如發(fā)布通知、通報工作進展、向上級匯報工作（報告）、請求指示或批準（請示）等；跨部門協(xié)作：如與平級單位溝通事項（函）、聯合開展專項工作的方案等；對外聯絡：如向合作單位發(fā)函、回復外部詢價等；專項工作推進：如制定年度工作計劃、發(fā)布規(guī)章制度（意見、辦法）等。二、公文寫作規(guī)范流程（一）前期準備階段明確發(fā)文目的：清晰界定公文需解決的核心問題（如“申請經費”“傳達政策”“匯報進度”），避免內容模糊。收集基礎資料：包括相關政策依據、數據支撐、背景信息等（如“項目預算表”“上級最新政策文件”），保證內容真實、準確。確定文種：根據發(fā)文目的和行文關系選擇合適文種（如“請示”用于請求上級批準，“通知”用于傳達要求，“報告”用于匯報工作，不得混淆“請示”與“報告”）。（二）起草階段1.標題擬定格式：“發(fā)文機關+事由+文種”（如“公司關于舉辦2024年度員工培訓的通知”）；要求：簡潔明確，不超過25字，避免使用“關于……的申請”“關于……的報告”等冗余表述。2.主送機關指公文的主要受理單位或個人，頂格書寫，后加冒號；多個主送機關用頓號分隔，不同層級用逗號分隔（如“各部門、各分公司：”“總經理辦公室：”）；避免主送機關過多或模糊（如“相關單位”“各有關領導”）。3.撰寫結構：一般采用“開頭+主體+結尾”邏輯：開頭：說明發(fā)文依據或背景（如“根據會議精神”“為解決問題”）；主體：闡述具體事項、要求或數據（分條列項，條理清晰，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號）；結尾：根據文種確定（如“請批示”“特此通知”“妥否，請函復”）。語言：莊重、簡潔、準確，避免口語化、歧義表述（如“盡快處理”改為“于X月X日前完成”）。4.附件說明如有支撐材料（如表格、名單、政策文件），在后注明“附件：1.”；附件標題需與附件內容一致，順序按“1.2.3.”排列。5.發(fā)文機關與成文日期發(fā)文機關：寫全稱或規(guī)范化簡稱（如“集團綜合管理部”），聯合行文時主辦機關在前；成文日期：用阿拉伯數字標注（如“2024年5月20日”），會議通過的公文注明會議日期（如“2024年5月18日會議通過”）。（三）審核校對階段部門負責人審核：重點審核內容與部門業(yè)務的關聯性、數據準確性及可行性；辦公室核稿：檢查格式規(guī)范（字體、字號、行距）、文種使用是否正確、主送機關是否恰當、有無錯別字或語??；領導簽發(fā)：根據公文內容確定簽發(fā)人（如常規(guī)事項由分管領導簽發(fā)，重大事項由主要領導簽發(fā)），簽發(fā)人需手寫簽名并注明日期。（四）排版印發(fā)階段格式規(guī)范：字體：標題用二號小標宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體GB2312；行距：全文28磅，段前段后間距0行；頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，頁碼位于頁腳居中。校對：打印后需交叉校對，保證無誤后加蓋發(fā)文機關公章（騎年蓋月），通過OA系統(tǒng)或書面形式分發(fā)。三、審批管理操作步驟（一）發(fā)起審批填寫《公文審批單》（模板見下表），注明公文標題、主送機關、發(fā)文事由、緊急程度（普通/緊急/特急）、附件清單及擬稿人信息；將《公文審批單》與公文起草稿、支撐材料（如附件、數據來源）一并提交至部門負責人。（二）部門審核部門負責人在1個工作日內完成審核，重點確認內容是否符合部門職責、數據是否準確、是否需要補充材料；審核通過后簽字流轉至下一環(huán)節(jié)，不通過則退回擬稿人修改并注明修改意見。（三）分管領導審批根據公文內容，由分管領導審批（如涉及財務事項需財務負責人會簽）；審批通過后簽字流轉，涉及跨部門協(xié)作的需相關部門會簽（如“人力資源部”“財務部”），會簽部門需在1個工作日內反饋意見。（四）主要領導簽發(fā)（重大事項）涉及公司戰(zhàn)略、重大資金（如單筆超過10萬元）、重要制度發(fā)布等公文，需報請主要領導簽發(fā)；領導審閱后，同意則簽署“同意”，不同意則注明修改意見并退回。（五）歸檔管理審批完成后，電子版公文至OA系統(tǒng)歸檔（保存期限不少于5年），紙質版公文由綜合管理部統(tǒng)一編號、裝訂、存檔；涉密公文需按保密規(guī)定單獨管理，查閱需經領導批準。四、常用公文模板示例（一）請示模板關于申請采購辦公設備的請示行政部*經理：為保障部門日常辦公需求，現有辦公電腦已使用5年，存在運行卡頓、頻繁故障等問題，影響工作效率。經統(tǒng)計，需采購臺式電腦5臺、打印機1臺，預算共計3.5萬元（明細詳見附件1）。妥否，請批示。綜合管理部2024年5月20日（二）通知模板關于舉辦2024年度消防安全培訓的通知各部門、各分公司：為強化員工消防安全意識，掌握應急處置技能，根據年度安全工作計劃，現定于2024年6月10日（周一）14:00-16:00在公司總部3樓會議室舉辦消防安全培訓，邀請市消防支隊*教官授課。參會人員：各部門負責人、安全員及員工代表（每部門不少于2人）。培訓內容：消防器材使用、火災逃生演練、安全隱患排查。注意事項：請攜帶筆記本，提前10分鐘簽到，無故不得缺席。特此通知。綜合管理部2024年5月18日（三）報告模板關于2024年第一季度工作進展的報告總經理辦公室：2024年第一季度，公司圍繞年度目標，重點推進了以下工作：一、市場拓展：新增客戶15家，完成季度銷售額1200萬元，同比增長15%；二、產品研發(fā)：完成項目2.0版本開發(fā)，已進入測試階段；二、團隊建設：組織員工培訓3場，參訓人數120人次，員工技能考核合格率92%。存在問題：部分項目進度滯后，主要因原材料供應延遲。下一步將加強與供應商溝通，保證4月底前完成。特此報告。市場部2024年3月30日（四）函模板關于商請協(xié)助舉辦行業(yè)交流會的函行業(yè)協(xié)會秘書處：為促進我司與行業(yè)企業(yè)的交流合作，計劃于2024年7月舉辦“行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展交流會”，擬邀請貴協(xié)會作為支持單位，協(xié)助邀請行業(yè)專家及會員單位參會。如蒙支持，請于6月20日前反饋參會專家名單及建議方案。感謝貴協(xié)會的協(xié)助！聯系人：*聯系方式：010-X公司2024年5月25日五、執(zhí)行要點與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范要點字體字號：標題二號小標宋，三號仿宋，一級標題三號黑體，二級標題三號楷體；行距頁碼：全文28磅行距，頁碼居中，頁腳距邊界2.5cm；印章位置：公章需壓成文日期，騎年蓋月（日期在中間，公章覆蓋日期部分）。（二）內容質量要求邏輯清晰：按“背景-事項-要求”展開，避免內容跳躍；數據準確：涉及數據需注明來源（如“據財務部統(tǒng)計”），避免模糊表述（如“大量”“部分”）；文種得當：“請示”需一事一請，不得夾帶報告事項；“報告”不得結尾用“請批示”。（三）審批時效管理常規(guī)公文審批時限不超過3個工作日，緊急公文需標注“急件”，審批時限不超過1個工作日；超時未審批的公文，由綜合管理部催辦，保證流程閉環(huán)。（四）保密與合規(guī)涉密公文需標注密級（如“秘密”“機密”），嚴格控制知悉范圍；發(fā)布規(guī)章制度類公文，需經法務部門審核合規(guī)性，避免與法律法規(guī)沖突。（五）常見錯誤規(guī)避主送機關錯誤：避免“各有關領導”“相關部門”，明確具體單位或