行政事務(wù)處理流程與工作指引表一、行政事務(wù)常見應(yīng)用場景行政事務(wù)處理是企業(yè)日常運營的重要支撐，貫穿各部門工作全流程，常見應(yīng)用場景包括：會議組織與管理：包括部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、外部接待會等各類會議的策劃、籌備、執(zhí)行及復(fù)盤。文件流轉(zhuǎn)與歸檔：涵蓋公司內(nèi)部通知、制度文件、請示報告、合同協(xié)議等公文的起草、審核、簽批、分發(fā)、存檔管理。辦公用品與資產(chǎn)管控：涉及辦公用品申領(lǐng)、采購、發(fā)放、盤點，以及辦公設(shè)備（電腦、打印機等）、固定資產(chǎn)的登記、維護、報廢全流程。差旅與接待安排：包括員工出差審批、機票酒店預(yù)訂、行程規(guī)劃，以及外部訪客（客戶、合作伙伴、人員等）的接待、食宿、行程協(xié)調(diào)。辦公環(huán)境與后勤保障：如辦公區(qū)域清潔、綠植養(yǎng)護、設(shè)施維修（水電、空調(diào)）、節(jié)日氛圍布置等后勤支持工作。二、行政事務(wù)標準化操作流程（一）會議組織與管理流程目標：保證會議有序高效，達成預(yù)期溝通目標，避免資源浪費。步驟操作內(nèi)容責任人輸出成果時間要求1.會議需求確認接收會議發(fā)起人需求，明確會議主題、目標、參會人員、預(yù)計時長、核心議題及特殊要求（如需設(shè)備、茶歇）。行政專員*《會議需求登記表》收到需求后2小時內(nèi)2.會議方案制定根據(jù)需求確定會議時間（避開部門高峰期）、地點（會議室優(yōu)先級排序）、議程（含各環(huán)節(jié)時長）、物料清單（投影儀、麥克風、橫幅、簽到表等）、預(yù)算（如有茶歇或外部人員接待）。行政專員*《會議方案》需求確認后1個工作日內(nèi)3.會議通知發(fā)布通過企業(yè)/郵件發(fā)送會議通知，包含主題、時間、地點、議程、參會人、需準備材料及聯(lián)系人；重要會議需提前3天二次提醒。行政專員*會議通知記錄方案確認后0.5個工作日內(nèi)4.會前準備①檢查會議室設(shè)備（調(diào)試投影、音響、燈光）；②布置會場（擺放桌椅、橫幅、簽到表、文具、茶歇）；③提前1小時開啟空調(diào)，保證環(huán)境舒適。行政專員*會場布置檢查表會議開始前1小時5.會中服務(wù)①簽到引導(dǎo)（提前15分鐘引導(dǎo)參會人簽到入座）；②設(shè)備保障（全程跟進設(shè)備運行，及時處理故障）；③流程把控（提醒發(fā)言人控制時長，按議程推進）；④茶歇服務(wù)（按時提供，補充物料）。行政專員*會議簽到表、設(shè)備運行記錄會議全程6.會后整理①收集會議資料（簽到表、紀要初稿、演示文稿）；②清理會場（恢復(fù)桌椅、清理垃圾、回收物料）；③3個工作日內(nèi)完成會議紀要審核（經(jīng)會議發(fā)起人確認）并分發(fā)；④歸檔會議資料（紙質(zhì)+電子）。行政專員*會議紀要、會議資料歸檔記錄會后3個工作日內(nèi)（二）文件流轉(zhuǎn)與歸檔流程目標：規(guī)范文件管理，保證信息傳遞準確、及時，便于追溯查閱。步驟操作內(nèi)容責任人輸出成果時間要求1.文件起草根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草文件，內(nèi)容需完整（標題、主送機關(guān)、附件、發(fā)文單位、日期），格式規(guī)范（字體、字號、行距符合公司標準），邏輯清晰。起草人*文件初稿按需即時2.部門審核起草人將文件提交部門負責人審核，重點審核內(nèi)容準確性、業(yè)務(wù)合規(guī)性、文字表述規(guī)范性，審核后需簽字確認。部門負責人*《文件審核意見表》提交后1個工作日內(nèi)3.行政復(fù)核行政部對文件格式（頁碼、頁眉頁腳、公章位置）、審批流程完整性（是否需多部門會簽）進行復(fù)核，不符合要求則退回修改。行政專員*復(fù)核記錄審核通過后0.5個工作日內(nèi)4.領(lǐng)導(dǎo)審批按文件重要性提交對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)（部門經(jīng)理/總監(jiān)/總經(jīng)理）審批，審批人確認文件內(nèi)容無誤后簽字。審批領(lǐng)導(dǎo)*審批簽批單復(fù)核通過后1個工作日內(nèi)5.文件分發(fā)審批通過后，行政部按分發(fā)范圍（紙質(zhì)/電子）進行分發(fā)，紙質(zhì)文件需登記《文件分發(fā)臺賬》（接收人簽字、份數(shù)、日期），電子文件通過企業(yè)/OA系統(tǒng)發(fā)送。行政專員*《文件分發(fā)臺賬》審批通過后0.5個工作日內(nèi)6.歸檔管理①文件辦結(jié)后，行政部將紙質(zhì)文件（含原件、審核意見、審批單）裝訂成冊，電子文件分類存儲（按“年份-月份-文件類型”命名）；②每月底對當月文件進行統(tǒng)一歸檔，更新《文件歸檔目錄》；③保管期限按公司檔案管理制度執(zhí)行（如永久保存10年、定期保存5年）。行政專員*《文件歸檔目錄》、檔案柜存儲記錄每月底前3個工作日內(nèi)（三）辦公用品與資產(chǎn)管控流程目標：合理控制辦公成本，保證物資供應(yīng)及時，資產(chǎn)使用規(guī)范。1.辦公用品管理步驟操作內(nèi)容責任人輸出成果時間要求①申領(lǐng)員工通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，部門負責人審批。申請人、部門負責人《辦公用品申領(lǐng)單》按需即時②采購行政部匯總申領(lǐng)需求，每月25日前制定下月《辦公用品采購計劃》（按“常用備貨+緊急補貨”分類），經(jīng)行政經(jīng)理*審批后聯(lián)系供應(yīng)商（比價3家），保證質(zhì)量合格、價格合理。行政專員、行政經(jīng)理《辦公用品采購計劃》、采購訂單每月25日前③入庫采購物品到貨后，行政專員核對數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格，填寫《辦公用品入庫單》（供應(yīng)商簽字確認），登記《辦公用品庫存臺賬》（更新入庫時間、數(shù)量、庫存余量）。行政專員*《辦公用品入庫單》、《庫存臺賬》到貨后1個工作日內(nèi)④發(fā)放員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》到行政部領(lǐng)取，行政專員核對后發(fā)放，同步更新《庫存臺賬》（減少庫存數(shù)量）。行政專員、申請人領(lǐng)取簽字記錄即時⑤盤點每月最后一個工作日行政專員進行庫存盤點，核對臺賬與實際庫存，差異率超5%需排查原因（損耗/丟失/漏登記），形成《月度盤點報告》報行政經(jīng)理*。行政專員、行政經(jīng)理《月度盤點報告》每月最后一個工作日2.固定資產(chǎn)管理步驟操作內(nèi)容責任人輸出成果時間要求①入賬新購固定資產(chǎn)（電腦、打印機等）到貨后，行政部粘貼資產(chǎn)標簽（編號+名稱），填寫《固定資產(chǎn)登記卡》（含購置日期、金額、使用人、存放地點），錄入《固定資產(chǎn)臺賬》。行政專員*《固定資產(chǎn)登記卡》、《固定資產(chǎn)臺賬》到貨后2個工作日內(nèi)②調(diào)撥部門間資產(chǎn)調(diào)撥需提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請單》（經(jīng)雙方部門負責人確認），行政部更新臺賬（變更使用人、存放地點），并通知相關(guān)人員。調(diào)出/調(diào)入部門負責人、行政專員《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請單》、臺賬更新記錄申請確認后1個工作日內(nèi)③維修資產(chǎn)使用人發(fā)覺故障后提交《維修申請單》，行政部聯(lián)系維修方（優(yōu)先售后/定點服務(wù)商），維修后填寫《維修記錄單（含費用）》，使用人簽字確認。使用人、行政專員《維修申請單》、《維修記錄單》即時申請，24小時內(nèi)響應(yīng)④報廢資產(chǎn)報廢（使用年限超5年/損壞無法修復(fù)）需提交《固定資產(chǎn)報廢申請單》（附鑒定意見），經(jīng)行政經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，行政部注銷臺賬，處置殘值（按公司財務(wù)流程）。使用部門、行政專員、行政經(jīng)理、總經(jīng)理《固定資產(chǎn)報廢申請單》、臺賬注銷記錄每季度末集中處理（四）差旅與接待安排流程1.員工差旅管理步驟操作內(nèi)容責任人輸出成果時間要求①申請員工通過OA系統(tǒng)提交《差旅申請單》，注明出差事由、時間、地點、交通工具（高鐵/飛機/汽車）、住宿標準（按公司職級）、預(yù)估費用，部門負責人審批。申請人、部門負責人《差旅申請單》出差前3天提交（緊急出差可后補）②審批部門負責人審批后，按出差天數(shù)/金額提交對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)（部門經(jīng)理/總監(jiān)/總經(jīng)理）審批，超預(yù)算需說明原因。審批領(lǐng)導(dǎo)*審批簽批單1個工作日內(nèi)③預(yù)訂審批通過后，行政專員按申請預(yù)訂機票/高鐵票（提前7天預(yù)訂可享折扣）、酒店（選擇協(xié)議酒店，單人標間），預(yù)訂后通過企業(yè)告知員工行程（含航班號/車次、酒店地址、入住信息）。行政專員*預(yù)訂確認單預(yù)批通過后1個工作日內(nèi)④出差員工出差期間需保留票據(jù)（發(fā)票抬頭為公司全稱、項目明細齊全），出差結(jié)束后3個工作日內(nèi)提交《差旅報銷單》（附票據(jù)），行政部核對行程與票據(jù)一致性。申請人*《差旅報銷單》、票據(jù)出差結(jié)束后3個工作日內(nèi)⑤報銷財務(wù)部審核報銷單無誤后，按流程付款，行政部更新《差旅臺賬》（記錄員工出差頻率、費用）。財務(wù)專員、行政專員報銷付款記錄、《差旅臺賬》提交后5個工作日內(nèi)2.外部訪客接待管理步驟操作內(nèi)容責任人輸出成果時間要求①接待申請業(yè)務(wù)部門提交《訪客接待申請單》，注明訪客單位、姓名、職務(wù)、人數(shù)、來訪目的、接待標準（如需宴請/禮品）、陪同人員，部門負責人審批。業(yè)務(wù)部門、部門負責人《訪客接待申請單》接待前2天提交（緊急接待可后補）②方案制定行政部根據(jù)申請制定《接待方案》，包括行程（機場/車站接送、會議室安排、參觀路線）、餐飲（按標準選擇餐廳，提前確認菜單）、物料（橫幅、宣傳冊、禮品），報行政經(jīng)理*審批。行政專員、行政經(jīng)理《接待方案》申請確認后1個工作日內(nèi)③前期準備①預(yù)訂接送車輛（協(xié)議租車公司）、餐廳包間；②準備會議室（調(diào)試設(shè)備、擺放席卡、礦泉水、資料）；③采購禮品（按公司標準，提前1天到位）；④通知訪客及陪同人員（發(fā)送行程確認函）。行政專員*準備清單接待前1天完成④接待執(zhí)行①接站：提前30分鐘到機場/車站舉牌等候，引導(dǎo)訪客上車；②會見：引導(dǎo)至會議室，介紹雙方人員，按議程推進；③餐飲：引導(dǎo)至餐廳，確認菜單及忌口；④送站：提前確認離程信息，安排車輛送站，禮貌道別。行政專員、陪同人員接待過程記錄（照片/簽到表）接待全程⑤后續(xù)跟進①接待結(jié)束后1個工作日內(nèi)，行政部整理《接待總結(jié)》（含費用明細、反饋意見）報行政經(jīng)理*；②3個工作日內(nèi)向訪客發(fā)送感謝信（企業(yè)/郵件）；③歸檔接待資料（申請單、方案、總結(jié)、照片）。行政專員*《接待總結(jié)》、感謝信記錄接待結(jié)束后3個工作日內(nèi)三、行政事務(wù)常用模板表單（一）會議需求登記表會議主題會議類型預(yù)計時間預(yù)計時長參會人數(shù)核心議題特殊要求聯(lián)系人聯(lián)系方式例：2024年Q3銷售目標推進會部門例會2024-07-1514:002小時12分解銷售指標、討論資源需求需投影儀、白板筆*1385678（二）文件審核意見表文件名稱文件編號起草人審核部門審核內(nèi)容審核意見審核人審核日期《公司考勤管理制度（修訂版）》XZ-ZD-2024-001*行政部①遲到扣款標準是否合理；②調(diào)休流程是否明確建議增加“彈性考勤”條款，需與人力資源部會簽*2024-07-10（三）辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量用途審批人市場部趙六*2024-07-12A4打印紙80g包5日常打印周七*（四）固定資產(chǎn)登記卡資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期購置金額使用人存放地點責任部門保管狀態(tài)XZ-ZC-2024-008聯(lián)想臺式機ThinkCentreM7002024-01-154500元孫八*3樓辦公區(qū)3-01行政部正常（五）訪客接待申請表訪客單位訪客姓名職務(wù)人數(shù)來訪時間離開時間來訪目的接待標準陪同人員科技有限公司周九*總經(jīng)理32024-07-2009:0012:00商務(wù)洽談午餐（人均150元）、禮品（300元）吳十*四、行政事務(wù)處理關(guān)鍵注意事項（一）溝通協(xié)調(diào)原則跨部門協(xié)作：涉及多部門的行政事務(wù)（如大型會議、跨部門項目），需提前召開協(xié)調(diào)會明確分工，避免推諉；重要事項需抄送各部門負責人確認。信息同步：行政部需及時向相關(guān)部門/人員同步事務(wù)進展（如會議時間變更、物資到貨情況），避免信息滯后導(dǎo)致工作延誤。對外溝通：外部訪客接待時，需統(tǒng)一口徑（如公司政策、項目進展），未經(jīng)允許不得隨意承諾；供應(yīng)商對接需保留溝通記錄（郵件/），便于追溯。（二）時間節(jié)點把控提前規(guī)劃：常規(guī)事務(wù)（如月度辦公用品采購、季度檔案歸檔）需制定固定時間表，避免臨時抱佛腳；非常規(guī)事務(wù)（如緊急會議、突發(fā)維修）需在24小時內(nèi)響應(yīng)并給出處理方案。預(yù)留緩沖期：預(yù)訂機票、酒店等需提前3-7天，避免因節(jié)假日/旺季導(dǎo)致資源緊張；大型活動（如年會、展會）需提前1個月啟動籌備。（三）資料歸檔規(guī)范分類清晰：文件/資料需按“年度-月份-類型”分類存儲，電子文件需命名規(guī)范（如“202407-行政部-會議紀要-銷售推進會”），紙質(zhì)文件需加裝封面、目錄。保管期限：嚴格按照公司檔案管理制度執(zhí)行，到期檔案需經(jīng)行政經(jīng)理、總經(jīng)理審批后方可銷毀，銷毀時需有2人以上在場并簽字確認。（四）應(yīng)急處理預(yù)案會議突發(fā)情況：設(shè)備故障時，立即啟用備用設(shè)備（如投影儀斷電則切換至會議室備用電腦）；重要人員遲到時，可調(diào)整議程順序，先進行其他環(huán)節(jié)。物資短缺：辦公用品庫存不足時，優(yōu)先調(diào)用其他部門閑置物資（如A4紙不足，向行政部申領(lǐng)備用庫存），同時啟動緊急采購流程。訪客突發(fā)狀況：如遇訪客臨時取消行程，需在1小時內(nèi)通知相關(guān)