行政人員公文寫作規(guī)范及范例匯編引言公文是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。行政人員作為公文處理的主要承擔(dān)者，其公文寫作能力直接關(guān)系到機關(guān)工作的效率和質(zhì)量，影響政令暢通與單位形象。本匯編旨在系統(tǒng)梳理行政公文寫作的基本規(guī)范、常用文種的撰寫要點，并輔以典型范例，為行政同仁提供一套實用、規(guī)范的操作指引，以期共同提升公文處理水平。一、公文寫作的基本原則公文寫作并非簡單的文字組合，而是一項嚴(yán)肅的政治任務(wù)和細(xì)致的業(yè)務(wù)工作，需遵循以下基本原則：（一）準(zhǔn)確規(guī)范，確保權(quán)威公文內(nèi)容必須真實準(zhǔn)確，符合黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，符合客觀實際情況。用詞造句需精準(zhǔn)恰當(dāng)，避免歧義。格式需嚴(yán)格遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，確保其嚴(yán)肅性和權(quán)威性。（二）簡明扼要，注重實效公文應(yīng)力求言簡意賅，直奔主題，避免空話、套話、廢話。行文邏輯清晰，層次分明，以便受文者快速理解和執(zhí)行。注重解決實際問題，追求工作實效。（三）莊重得體，體現(xiàn)身份公文的語言風(fēng)格應(yīng)莊重、平實、得體，符合發(fā)文機關(guān)的身份和行文目的。根據(jù)不同的行文對象和內(nèi)容，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣和表達(dá)方式，既要維護機關(guān)權(quán)威，又要尊重受文者。（四）實事求是，客觀公正公文中反映的情況、數(shù)據(jù)、問題等必須真實可靠，分析問題要客觀全面，提出的措施要切實可行。避免主觀臆斷和夸大其詞。（五）及時高效，嚴(yán)守時限公文具有時效性，必須在規(guī)定時限內(nèi)完成起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)，確保信息傳遞和工作部署的及時性，以免貽誤工作。二、公文的格式規(guī)范公文格式是公文嚴(yán)肅性和規(guī)范性的重要體現(xiàn)，行政人員必須熟練掌握。國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機關(guān)公文格式》是公文格式的唯一依據(jù)。（一）眉首部分眉首部分位于公文首頁紅色分隔線以上，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。*份號：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行。*密級和保密期限：如需標(biāo)注，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。*緊急程度：如需標(biāo)注，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。*發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。*發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。*簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。（二）主體部分主體部分位于公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上，包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。*標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。*主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記，標(biāo)注方法見版記部分。*正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。*附件說明：公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。*發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。*成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。*印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。*附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。*附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。（三）版記部分版記部分位于公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上，包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等要素。*抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。編排于印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。*印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期是指公文的印制日期。編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。（四）頁碼頁碼是公文頁數(shù)順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、公文的行文規(guī)則（一）確有必要，注重效用行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性，避免文牘主義。（二）按隸屬關(guān)系行文行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。（三）準(zhǔn)確選擇文種根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系，準(zhǔn)確選用公文文種。（四）“一文一事”原則除請示性公文外，一般公文可以一文多事。但請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（五）主送與抄送規(guī)則*主送機關(guān)應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容及發(fā)文目的確定，通常只主送一個直接上級機關(guān)，如需其他相關(guān)上級機關(guān)閱知，可抄送。*向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。*受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。*上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。*同級機關(guān)可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。四、常用公文文種及寫作要點與范例（一）通知通知是適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的文種。是行政工作中使用頻率最高、適用范圍最廣的文種之一。特點：使用范圍廣，行文方向靈活（多為下行文，也可平行），內(nèi)容單一，事項明確。寫作要點：1.標(biāo)題：通常為“發(fā)文機關(guān)+事由+通知”或“事由+通知”。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件時，標(biāo)題中應(yīng)體現(xiàn)“批轉(zhuǎn)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣。2.主送機關(guān)：根據(jù)通知內(nèi)容確定，可面向特定機關(guān)，也可面向社會。3.正文：一般包括通知緣由、通知事項、執(zhí)行要求三部分。緣由部分簡明扼要說明發(fā)文原因、依據(jù)或目的；事項部分具體列出通知的內(nèi)容、要求或安排，條理要清晰；執(zhí)行要求部分提出希望或強調(diào)注意事項。4.落款：發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。范例：關(guān)于召開XX工作會議的通知各相關(guān)部門、各直屬單位：為總結(jié)上階段XX工作進展情況，分析當(dāng)前面臨形勢，部署下階段重點任務(wù)，經(jīng)研究決定，召開XX工作會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、會議時間：XXXX年X月X日（星期X）上午X:XX二、會議地點：機關(guān)X樓會議室三、參會人員：各部門、各單位負(fù)責(zé)人四、會議內(nèi)容：1.傳達(dá)上級關(guān)于XX工作的最新指示精神；2.通報上階段XX工作完成情況及存在問題；3.研究部署下階段XX工作重點及推進措施。五、其他事項：1.請參會人員提前安排好工作，準(zhǔn)時參會，原則上不得請假。如確需請假，請于X月X日前向XX辦公室書面報備。2.請準(zhǔn)備X份簡要工作匯報材料（電子版），內(nèi)容圍繞會議議題，突出重點、問題及建議。特此通知。（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX辦公室（印章）XXXX年X月X日（二）報告報告是適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問的文種。特點：陳述性、單向性（上行文）、事后性或事中性。寫作要點：1.標(biāo)題：一般為“發(fā)文機關(guān)+事由+報告”或“事由+報告”。2.主送機關(guān)：只有一個，即直屬上級機關(guān)。3.正文：通常包括開頭、主體、結(jié)尾三部分。開頭簡明扼要說明報告的目的、依據(jù)或背景；主體部分詳細(xì)闡述報告的核心內(nèi)容，如工作進展、取得成效、存在問題、經(jīng)驗教訓(xùn)等，應(yīng)實事求是，條理清晰；結(jié)尾常用“特此報告”、“以上報告，請審閱”等結(jié)束語。4.注意：報告中不得夾帶請示事項。范例：關(guān)于XX項目進展情況的報告XX領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)您的指示，我部門負(fù)責(zé)推進的XX項目目前進展順利?，F(xiàn)將項目最新進展情況報告如下：一、項目總體情況XX項目自XXXX年X月啟動以來，各項工作按計劃穩(wěn)步推進。截至目前，已完成[主要階段性任務(wù)]，完成項目總工作量的[百分比]。二、主要工作進展（一）[具體工作1]：已完成[具體成果]，達(dá)到[預(yù)期目標(biāo)]。（二）[具體工作2]：正在進行[當(dāng)前狀態(tài)]，預(yù)計X月X日前完成。（三）[具體工作3]：[進展描述]。三、存在問題與困難（一）[問題1]：簡述問題表現(xiàn)及原因。（二）[問題2]：簡述問題表現(xiàn)及原因。四、下一步工作計劃（一）[計劃措施1]：明確工作內(nèi)容、責(zé)任人及完成時限。（二）[計劃措施2]：明確工作內(nèi)容、責(zé)任人及完成時限。（三）針對上述問題，擬采取[解決方案]。以上報告，請審閱。XX部門（印章）XXXX年X月X日（三）請示請示是適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的文種。特點：請求性、期復(fù)性、單一性（一文一事）、預(yù)先性（事前行文）。寫作要點：1.標(biāo)題：一般為“發(fā)文機關(guān)+事由+請示”或“事由+請示”。事由需明確指出請求批準(zhǔn)或指示的核心事項。2.主送機關(guān)：只有一個，即有批準(zhǔn)權(quán)或有指示權(quán)的直接上級機關(guān)。不得多頭主送或越級請示。3.正文：通常包括請示緣由、請示事項、請求批準(zhǔn)或指示三部分。緣由部分是請示的關(guān)鍵，要充分、合理地闡述提出請示的背景、原因、必要性和依據(jù)，以引起上級重視并獲得批準(zhǔn)；事項部分要清晰、具體地列出請求上級批準(zhǔn)或指示的事項，做到一文一事；結(jié)尾部分明確提出請求，如“妥否，請批示”、“以上請示，懇請批準(zhǔn)”等。4.落款：發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。范例：關(guān)于申請XX經(jīng)費的請示XX領(lǐng)導(dǎo)（或XX委員會）：為保障我單位XX工作（或項目）的順利開展，根據(jù)[相關(guān)政策依據(jù)或工作需要]，需購置一批XX設(shè)備/開展XX活動。經(jīng)初步測算，所需經(jīng)費約XX萬元。具體預(yù)算如下：1.XX設(shè)備：XX臺，單價XX元，合計XX元；2.XX材料：XX批，單價XX元，合計XX元；3.其他費用：XX元?？傆嫞篨X元。鑒于我單位現(xiàn)有經(jīng)費緊張，難以獨立承擔(dān)上述費用。為確保XX工作（或項目）按時完成，特向您（貴委）申請XX經(jīng)費XX萬元。妥否，請批示。XX單位（印章）XXXX年X月X日（四）函函是適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的文種。特點：多向性（平行文為主，也可用于不相隸屬的上下級之間）、靈活性、單一性。寫作要點：1.標(biāo)題：一般為“發(fā)文機關(guān)+事由+函”或“事由+函”。根據(jù)內(nèi)容可分為“商洽函”、“詢問函”、“答復(fù)函”、“請批函”等。2.主送機關(guān)：一個或多個不相隸屬的機關(guān)。3.正文：根據(jù)函的