綜合部門溝通協(xié)調(diào)會議紀(jì)要模板一、適用范圍本模板適用于企業(yè)綜合管理部門牽頭組織的各類跨部門溝通協(xié)調(diào)會議，包括但不限于：年度/季度工作推進(jìn)協(xié)調(diào)會、跨部門項目協(xié)作會、資源調(diào)配對接會、流程優(yōu)化研討會、突發(fā)問題聯(lián)動解決會等。通過規(guī)范記錄會議內(nèi)容，明確責(zé)任分工與時間節(jié)點，保證跨部門協(xié)作高效有序，推動企業(yè)整體運營目標(biāo)達(dá)成。二、會議紀(jì)要撰寫步驟（一）會前準(zhǔn)備：保證會議信息完整收集會議基礎(chǔ)信息與會議組織者（如綜合部門主管）確認(rèn)會議名稱、時間（具體到上/下午:）、地點（會議室名稱/線上會議）、主持人（經(jīng)理/主任）、記錄人（專員）。提前獲取參會部門及人員名單（含缺席人員及請假原因），如：市場部經(jīng)理、研發(fā)部主管、生產(chǎn)部*專員等，保證記錄到關(guān)鍵決策人。梳理會議議題與議程向組織者索要會議議題清單（通常不超過5個核心議題，避免發(fā)散），明確每個議題的討論目標(biāo)（如“確定Q3產(chǎn)品推廣資源分配方案”“解決生產(chǎn)與銷售部門訂單交付沖突”）。準(zhǔn)備過往會議紀(jì)要、相關(guān)數(shù)據(jù)報表（如項目進(jìn)度表、資源需求清單）作為會議參考資料，記錄時可標(biāo)注“詳見附件1”。準(zhǔn)備會議記錄工具電子設(shè)備：電腦（提前安裝Word/Excel）、錄音設(shè)備（需提前告知參會人員錄音，保證合規(guī)）；紙質(zhì)材料：空白會議紀(jì)要模板、筆（用于手寫關(guān)鍵信息，防止電子設(shè)備故障）。（二）會中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息記錄會議基本信息按模板表格“會議基本信息”欄填寫，包括：會議名稱（如“2024年Q3跨部門資源協(xié)調(diào)會”）；時間（2024年X月X日14:00-16:30）；地點（3樓第一會議室/騰訊會議號X）；主持人（經(jīng)理）、記錄人（專員）；參會人員（按部門列明，如“市場部：經(jīng)理、專員；研發(fā)部：主管、工程師”）；缺席人員（如“生產(chǎn)部：*主管（因公出差）”，備注請假原因）。逐議題記錄討論核心內(nèi)容按“議題-討論要點-分歧點-共識點”結(jié)構(gòu)記錄，避免流水賬，聚焦關(guān)鍵信息：議題：直接引用會議議程中的議題名稱（如“議題一：Q3產(chǎn)品推廣資源分配”）；討論要點：記錄各部門發(fā)言的核心觀點（如“市場部提出需增加短視頻推廣預(yù)算萬元，覆蓋3個新一線城市；研發(fā)部建議優(yōu)先保障核心功能開發(fā)資源，推廣預(yù)算可壓縮萬元”）；分歧點：明確標(biāo)注未達(dá)成一致的爭議（如“雙方對推廣預(yù)算分配比例存在分歧，市場部希望占比60%，研發(fā)部認(rèn)為應(yīng)占比50%”）；共識點：記錄初步一致的結(jié)論（如“同意按市場部55%、研發(fā)部45%的比例分配推廣預(yù)算，具體明細(xì)由市場部3日內(nèi)提交”）。記錄決議與待辦事項決議：對討論結(jié)果形成明確結(jié)論（如“決議：Q3推廣總預(yù)算萬元，按市場部55%、研發(fā)部45%分配，市場部于X月X日前提交詳細(xì)分配方案”）；待辦事項：按“任務(wù)描述-責(zé)任部門/人-協(xié)作部門-完成時間-備注”五要素記錄，保證可執(zhí)行（示例見表1“待辦事項”欄）。標(biāo)注附件與特殊說明如會議涉及附件（如《Q3資源分配需求表》《訂單交付流程優(yōu)化圖》），在紀(jì)要末尾注明“附件：1.Q3資源分配需求表（市場部提供）；2.訂單交付流程優(yōu)化圖（研發(fā)部提供）”；對特殊情況進(jìn)行說明（如“會議決定臨時增加議題‘客戶投訴處理流程優(yōu)化’，由客服部牽頭，各部門于X月X日前反饋意見”）。（三）會后整理：規(guī)范輸出與分發(fā)整理初稿會后2小時內(nèi)完成紀(jì)要初稿，按“會議基本信息-會議議題及討論情況-會議決議-待辦事項-附件”結(jié)構(gòu)梳理；檢查信息準(zhǔn)確性：核對參會人員名單、決議內(nèi)容、待辦事項的責(zé)任人與時間節(jié)點，保證與錄音/手寫記錄一致；語言精煉：刪除口語化表達(dá)（如“我覺得”“大概”），用“會議明確”“決議如下”等正式表述。審核與確認(rèn)初稿完成后，提交主持人（*經(jīng)理）審核，重點確認(rèn)決議與待辦事項是否準(zhǔn)確、無遺漏；如涉及跨部門爭議，需將相關(guān)內(nèi)容同步至各部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)（如“市場部與研發(fā)部對預(yù)算分配的共識點已分別由經(jīng)理、主管確認(rèn)”）。分發(fā)與歸檔審核通過后，24小時內(nèi)通過企業(yè)內(nèi)部郵件/協(xié)同工具（如釘釘、企業(yè)）分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門抄送人（如公司領(lǐng)導(dǎo)*總）；郵件標(biāo)題注明“【會議紀(jì)要】+會議名稱+日期”，附紀(jì)要全文及附件；將紀(jì)要電子版（含附件）歸檔至企業(yè)共享服務(wù)器“會議紀(jì)要/2024年/X月”文件夾，保存期限不少于3年。三、會議紀(jì)要模板表格表1：綜合部門溝通協(xié)調(diào)會議紀(jì)要（一）會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱2024年Q3跨部門資源協(xié)調(diào)會會議時間2024年X月X日14:00-16:30會議地點3樓第一會議室（線上：騰訊會議號X）主持人*經(jīng)理（綜合管理部）記錄人*專員（綜合管理部）參會人員市場部：經(jīng)理、專員；研發(fā)部：主管、工程師；生產(chǎn)部：主管；財務(wù)部：專員缺席人員生產(chǎn)部：*主管（因公出差，提前報備）會議議題1.Q3產(chǎn)品推廣資源分配；2.訂單交付流程優(yōu)化；3.下月部門協(xié)作重點安排（二）會議議題及討論情況議題序號議題名稱討論要點分歧點共識點1Q3產(chǎn)品推廣資源分配市場部：需增加短視頻推廣預(yù)算萬元，覆蓋3個新一線城市，預(yù)計提升銷量20%；研發(fā)部：核心功能開發(fā)需額外萬元，建議推廣預(yù)算壓縮萬元。市場部認(rèn)為推廣預(yù)算占比應(yīng)≥60%，研發(fā)部認(rèn)為應(yīng)≤50%。同意推廣總預(yù)算萬元，按市場部55%、研發(fā)部45%分配；市場部3日內(nèi)提交詳細(xì)分配方案。2訂單交付流程優(yōu)化銷售部：當(dāng)前訂單審批環(huán)節(jié)多（需5部門簽字），平均交付周期7天，客戶投訴率15%；生產(chǎn)部：研發(fā)部圖紙變更頻繁（月均10次），導(dǎo)致生產(chǎn)延誤。研發(fā)部認(rèn)為圖紙變更是客戶需求調(diào)整，非本部門責(zé)任；銷售部要求簡化審批流程。決議：①訂單審批流程由5部門縮減至3部門（銷售、生產(chǎn)、綜合管理），綜合管理部2日內(nèi)出新流程圖；②研發(fā)部圖紙變更需提前3天通知生產(chǎn)部，緊急變更需同步抄送銷售部。3下月部門協(xié)作重點安排綜合管理部：牽頭組織Q3工作復(fù)盤會；各部門提交月度工作計劃。無各部門于X月X日前提交月度工作計劃（含需協(xié)調(diào)資源），綜合管理部匯總后于X月X日前下發(fā)。（三）會議決議序號決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時間1確定Q3推廣總預(yù)算萬元，按市場部55%、研發(fā)部45%分配市場部、研發(fā)部X月X日前2訂單審批流程優(yōu)化：縮減至銷售、生產(chǎn)、綜合管理3部門，2日內(nèi)出新流程圖綜合管理部X月X日前3研發(fā)部圖紙變更需提前3天通知生產(chǎn)部，緊急變更抄送銷售部研發(fā)部X月X日起執(zhí)行（四）待辦事項序號任務(wù)描述責(zé)任部門/人協(xié)作部門完成時間備注1提交Q3推廣預(yù)算詳細(xì)分配方案市場部*專員研發(fā)部*主管X月X日前需包含渠道、費用明細(xì)2提交訂單審批優(yōu)化流程圖綜合管理部*專員銷售部、生產(chǎn)部X月X日前郵件抄送主持人*經(jīng)理3提交月度工作計劃及協(xié)調(diào)需求各部門負(fù)責(zé)人綜合管理部X月X日前按模板填寫（附件2）（五）附件Q3資源分配需求表（市場部提供）月度工作計劃模板（綜合管理部提供）四、撰寫要點與注意事項（一）客觀準(zhǔn)確，避免主觀表述記錄時以“會議明確”“決議如下”為依據(jù)，不添加個人觀點（如“市場部的建議合理”改為“市場部提出建議”）；對未達(dá)成一致的議題，標(biāo)注“待下次會議討論”，而非模糊表述“暫緩處理”。（二）決議與待辦事項需“五明確”明確內(nèi)容：任務(wù)描述具體（如“優(yōu)化訂單審批流程”而非“改進(jìn)工作”）；明確責(zé)任：責(zé)任到部門/人（如“研發(fā)部*主管”而非“研發(fā)部”）；明確協(xié)作方：跨部門任務(wù)需標(biāo)注協(xié)作部門（如“市場部專員牽頭，財務(wù)部專員配合”）；明確時限：日期具體到“X月X日”而非“下周”“月底”；明確成果：需提交的成果（如“流程圖”“方案”）需在備注中說明。（三）及時性與閉環(huán)管理會后24小時內(nèi)分發(fā)紀(jì)要，保證各部門第一