合同審批與跟蹤管理模板一、典型應用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，尤其適合涉及多部門協(xié)作、審批流程復雜、需動態(tài)跟蹤合同履行的場景。具體包括但不限于：采購類合同：如原材料采購、設備采購、服務外包等，需對接采購部、財務部、法務部及供應商；銷售類合同：如產品銷售、服務提供等，需協(xié)調銷售部、法務部、財務部及客戶；合作類合同：如項目合作、聯(lián)營協(xié)議等，需涉及業(yè)務部門、法務部、管理層及合作方；內部協(xié)議：如崗位職責協(xié)議、資源使用協(xié)議等，需跨部門審批及歸檔。通過標準化流程，可解決合同審批效率低、履約進度不透明、責任不清晰等問題，保證合同管理合規(guī)、高效。二、標準化操作流程（一）合同發(fā)起與提交發(fā)起準備業(yè)務經辦人根據業(yè)務需求，擬定合同文本（需包含合同名稱、簽約主體、標的、數量/質量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決等核心要素）；收集對方主體資質材料（如營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等，保證對方簽約主體合法有效）；若涉及特殊條款（如保密、知識產權、擔保等），需提前與法務部溝通確認。系統(tǒng)/線下提交將合同文本、對方資質材料、業(yè)務需求說明（如《合同立項審批單》）通過OA系統(tǒng)或線下提交至部門負責人初審；注明合同類型、預計簽訂日期、關鍵風險點（如大額付款、長期履約等）。（二）多級審批流程根據合同金額、類型及重要性，設置差異化審批層級（以下為通用示例，企業(yè)可自定義）：審批層級審批人審核重點部門初審業(yè)務部門負責人業(yè)務真實性、需求合理性、條款與業(yè)務目標匹配度、資源可行性法務審核法務部專員/負責人合同合法性（條款是否符合法律法規(guī)、是否存在法律風險）、完整性（要素是否齊全）、邏輯嚴謹性財務審核財務部負責人付款方式與預算匹配度、稅費條款合理性、發(fā)票開具要求、財務風險控制點分管領導審批公司分管副總/總監(jiān)業(yè)務戰(zhàn)略一致性、資源協(xié)調必要性、審批權限內金額把控最終審批總經理/決策層重大合同（如金額超限、涉及核心業(yè)務）的戰(zhàn)略合規(guī)性、最終決策權審批要求：各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內完成反饋（緊急合同可縮短時限，需注明“加急”）；審批意見需明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明具體修改理由或否決原因；法務或財務審核不通過的，經辦人需根據意見修改后重新提交，直至所有環(huán)節(jié)審批通過。（三）合同簽署與用印簽署準備審批通過后，經辦人確認合同文本最終版本，保證所有審批意見已落實，避免文本與審批版本不一致；打印合同文本（一式X份，根據簽約方數量確定），檢查頁碼、簽署頁（法定代表人/授權代表人簽字、蓋章處）是否完整。用印申請通過OA系統(tǒng)或線下提交《合同用印申請單》，附最終版合同文本、審批通過截圖/記錄；辦公室/行政部審核用印申請與審批一致性，確認無誤后安排用印。簽署與分發(fā)雙方法定代表人或授權代表人簽字（需核對授權委托書，保證權限有效），加蓋合同專用章或公章（嚴禁用部門章或個人章替代）；簽署完成后，經辦人留存X份正本（如企業(yè)留存1份，對方1份，財務1份，法務1份），其余副本按需分發(fā)，并做好《合同簽收記錄》。（四）合同歸檔歸檔時限：合同簽署完成后3個工作日內，經辦人將合同正本、審批文件、對方資質材料、簽署記錄等整理成冊，提交至檔案管理部門。歸檔要求：材料齊全：包括但不限于合同文本、審批流程記錄、對方營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書、補充協(xié)議、變更文件等；編號規(guī)范：采用“合同類型-年份-序號”規(guī)則（如“采-2024-001”），避免重復；保管安全：檔案室需做好防火、防潮、防蟲措施，電子版合同同步存儲至企業(yè)服務器，定期備份。（五）履約跟蹤與預警跟蹤責任：業(yè)務部門為合同履約第一責任人，法務部、財務部協(xié)同配合，定期跟蹤合同履行進度。跟蹤內容：履行進度：是否按約定時間、質量、數量完成交付/服務；付款情況：收款方信息、金額、時間是否與合同一致，發(fā)票是否及時取得；變更管理：履行過程中如需變更合同內容（如標的、金額、期限），需重新履行審批流程，簽訂《補充協(xié)議》；風險預警：對方存在違約風險（如延遲交付、質量不達標）或企業(yè)自身可能違約（如資金不足），需及時上報管理層并制定應對方案。跟蹤頻率：常規(guī)合同：每月跟蹤1次，填寫《合同履約跟蹤表》；重大合同（如金額超100萬元、履行期超1年）：每兩周跟蹤1次，提交履約報告；即將到期合同：提前1個月啟動到期提醒，確認是否續(xù)約或終止。三、核心模板表格表1：合同審批表（通用版）合同基本信息內容合同名稱合同編號（由檔案管理部門統(tǒng)一填寫）合同類型□采購□銷售□合作□服務□其他______簽約方甲方：____________________乙方：____________________合同金額大寫：____________________小寫：____________________履行期限______年_月_日至______年_月_日業(yè)務部門經辦人聯(lián)系方式：____________________（內部短號）附件清單1.合同草案2.對方營業(yè)執(zhí)照復印件3.授權委托書4.其他______審批流程審批意見審批人日期部門負責人初審□同意□修改后同意（修改說明：____________________）□不同意（理由：______）*經理法務部審核□同意□修改后同意（修改說明：____________________）□不同意（理由：______）*法務財務部審核□同意□修改后同意（修改說明：____________________）□不同意（理由：______）*總監(jiān)分管領導審批□同意□修改后同意（修改說明：____________________）□不同意（理由：______）*總最終審批□同意□修改后同意（修改說明：____________________）□不同意（理由：______）*總經理備注|（如加急說明、特殊條款備注等）|||表2：合同履約跟蹤表合同編號合同名稱簽約方履行狀態(tài)當前節(jié)點負責人上次跟蹤日期本次跟蹤日期履行情況描述（進度、付款、變更等）存在問題應對措施下次跟蹤日期□待履行□履行中□已完成□已終止□待履行□履行中□已完成□已終止（注：根據企業(yè)合同數量動態(tài)添加行）四、關鍵注意事項（一）合同內容審核要點合法性：保證合同主體資格合法（如對方需具備相應資質或經營許可），條款不違反法律法規(guī)強制性規(guī)定（如“霸王條款”可能無效）；完整性：核心要素（標的、價款、履行期限、違約責任等）不得缺失，避免模糊表述（如“盡快”“大概”需明確具體標準）；風險防控：關注付款條件（如預付款比例、到賬節(jié)點）、違約責任（對等原則，避免單方面加重己方義務）、爭議解決方式（優(yōu)先約定己方所在地法院/仲裁機構）。（二）審批流程管理權限管控：嚴格執(zhí)行審批權限，嚴禁越級審批或“先簽字后補流程”；對超權限合同，需按層級上報至決策層審批；時限管控：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內完成，逾期未反饋視為“同意”（需在制度中明確）；緊急合同可通過“綠色通道”審批，但需事后補全流程記錄。（三）履約跟蹤責任避免“重審批、輕跟蹤”：業(yè)務部門需定期更新履約情況，發(fā)覺問題及時上報，杜絕“只簽不管”；跨部門協(xié)同：法務部需對履約中的法律風險（如對方違約證據）提供支持，財務部需跟蹤付款/收款進度，保證資金安全。（四）檔案與保密管理檔案完整性：合同履行過程中產生的補充協(xié)議、變更文件、往來函件等均需作為合同附件歸檔，保證合同全流程可追溯；信息保密：合同文本及審批信息涉及商業(yè)秘密，嚴禁泄露給無關